Amministrazione della chiesa: guida completa per i leader
Amministrazione della chiesa è la gestione organizzata e strategica delle risorse di una chiesa—persone, finanze, strutture e programmi—per sostenere efficacemente la sua missione e i suoi ministeri.
Non riguarda soltanto le pratiche burocratiche o la programmazione. In sostanza, l’amministrazione della chiesa consiste nel gestire con responsabilità ciò che Dio ha affidato alla chiesa, affinché la cura pastorale, il discepolato, l’evangelizzazione e il culto possano prosperare senza essere ostacolati da confusione, conflitti o esaurimento.
In oltre 20 anni di esperienza nella leadership della chiesa, ho imparato direttamente che l’amministrazione è una parte cruciale della gestione della chiesa. Se il vostro team non dispone di un responsabile amministrativo competente, conoscete già lo stress e la frustrazione che ne derivano. Anche gli apostoli della chiesa di Atti 2 compresero il ruolo fondamentale dell’amministrazione (da qui la nomina dei primi diaconi).
In qualità di pastori, abbiamo la responsabilità della corretta amministrazione delle nostre chiese. Sebbene siano disponibili strumenti software straordinari per gestire la vostra chiesa, nulla può sostituire una buona conoscenza dei fondamenti dell’amministrazione della chiesa.
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Che cos’è l’amministrazione della chiesa?
La nostra definizione operativa dell’amministrazione della chiesa sarà la seguente: organizzare le risorse e le persone della chiesa locale per amare Dio e amare gli altri.
Sono disponibili molte risorse e opzioni di formazione per l’amministrazione della chiesa, sia che il vostro team amministrativo contribuisca alla gestione della chiesa, alle finanze della chiesa o alla comunità della chiesa.
Gestione della chiesa: molto più di un semplice bilancio della chiesa
Quando i leader della chiesa pensano alla gestione di una chiesa, 9 volte su 10 iniziano immediatamente a concentrarsi sulla gestione del bilancio della chiesa.
Dobbiamo però evitare questo approccio, perché non si tratta soltanto di preoccuparsi della manutenzione dei ministeri e dell’edificio della chiesa, ma della struttura organizzativa della chiesa locale, al fine di adempiere alla sua missione di edificare il Regno di Gesù Cristo.
I libri di Tito e 1 Timoteo forniscono istruzioni chiare sulla leadership organizzativa all’interno della chiesa locale, delineando la necessità e il ruolo sia degli anziani sia dei diaconi all’interno di ogni comunità ecclesiale. Tuttavia, sono veramente le parole di Gesù in Matteo sui comandamenti più importanti, cioè amare Dio e amare gli altri come se stessi.
Contrariamente a ciò che altri potrebbero pensare nel rispondere alla domanda “che cos’è l’amministrazione della chiesa?”, non si tratta di creare strutture organizzative più complicate all’interno della vostra chiesa, ma di fare di questi due comandamenti l’obiettivo di ogni fase del processo amministrativo. È questo ciò a cui mireremo nel resto di questo articolo.
Finanze della chiesa: più delle sole risorse finanziarie
Abbiamo stabilito che una parte della definizione dell’amministrazione della chiesa consiste nel definire le attività della nostra chiesa attraverso la prospettiva dell’amore per Dio e dell’amore per gli altri. La considerazione logica successiva riguarda il modo in cui includiamo elementi come la generazione di report finanziari della chiesa accurati e utilizzabili, come la raccolta fondi, l’evangelizzazione e persino i membri dello staff, all’interno di questo contesto. NOTA: questo è solitamente l’ambito del comitato finanziario della chiesa.
Se riflettiamo attentamente sui modi in cui scegliamo di amare Dio e amare gli altri, come Gesù ci comanda, allora queste domande possono diventare molto più semplici. Il problema è che raramente permettiamo loro di esserlo.
Se noi, come leader della chiesa, possiamo chiederci “esiste un modo migliore di spendere questo denaro che dimostri più amore sia verso Dio sia verso gli altri?”, allora siamo già a metà strada dal prendere la decisione migliore.
Abbiamo davvero bisogno di bollettini più belli? Considerate questo: sarà un atto d’amore più grande verso Dio e/o gli altri rispetto a un’altra opzione?
È più amorevole verso Dio e/o gli altri destinare fondi a un maggior numero di eventi della chiesa? Oppure esiste un modo migliore di spendere questi fondi?
Tuttavia, quando consideriamo l’amministrazione della chiesa attraverso una struttura organizzativa definita, con questi due comandamenti di amare Dio e amare gli altri, dovremmo iniziare a renderci conto che abbiamo a disposizione molto più delle semplici risorse finanziarie da allocare.
La gestione del bilancio della chiesa deve includere anche le risorse non finanziarie che possiamo utilizzare per amare Dio e amare gli altri.
Per esempio, una volta ho lavorato in una chiesa che aveva più uffici che membri del personale.
Così hanno trasformato un ufficio in una dispensa alimentare, hanno ricevuto in dono un frigorifero e un congelatore a pozzetto e hanno iniziato a contattare le madri single della nostra comunità ecclesiale.
Avevamo accesso a uno spazio fisico che poteva essere utilizzato per qualcosa di più di un ufficio vuoto. Avevamo accesso a risorse non finanziarie e abbiamo deciso di usarle per amare le persone spesso trascurate e non apprezzate tra noi.
Non limitarti a considerare l’amministrazione della chiesa come un’attività di pareggio del bilancio.
Comunità della chiesa: evangelizzazione, discepolato e gestione del rischio
Ora che abbiamo chiarito le definizioni organizzative e finanziarie del lavoro di amministrazione della chiesa, è il momento di occuparci dell’aspetto umano di questo lavoro. Considerare l’amministrazione della chiesa come il lavoro di creare, costruire e riprodurre la comunità ecclesiale deve essere una caratteristica distintiva delle attività della nostra chiesa.
Quando andiamo oltre la preoccupazione per il personale della chiesa, i servizi di culto e la scuola domenicale, possiamo iniziare a vedere le persone della nostra comunità non semplicemente come un mezzo per far funzionare senza intoppi i servizi domenicali, ma come il motivo per cui facciamo ciò che facciamo.
È compito della dirigenza della chiesa tenere sempre presenti le proprie comunità. Non solo perché è chiamata a predicare, insegnare, evangelizzare e molto altro. Piuttosto, teniamo presenti questi membri della nostra comunità perché sono il motivo per cui abbiamo una struttura organizzativa.
È un punto sottile, ma che deve essere valutato attentamente. Non dobbiamo chiederci «che cos’è l’amministrazione della chiesa?» a causa della nostra comunità ecclesiale, ma per la nostra comunità ecclesiale.
Questo significa che non facciamo evangelizzazione perché siamo obbligati a farlo. Non creiamo piani, programmi e processi per il discepolato perché ne abbiamo bisogno. Non creiamo queste opportunità perché ci si aspetta che lo facciamo.
Al contrario, ci preoccupiamo di come amare al meglio Dio attraverso le nostre persone e di come amare al meglio gli altri attraverso la nostra comunità. Ciò significa che dobbiamo adottare una gestione del rischio per i nostri programmi, le nostre strutture e le nostre risorse.
A volte, il modo migliore in cui la nostra comunità ecclesiale può essere amata e amare gli altri sarà un po’ diverso da quello che avevamo previsto. Per una chiesa in cui ho lavorato, questo ha significato far costruire un campo da baseball, avviare un campionato di softball e organizzare un grande torneo di Wiffle Ball per il gruppo giovanile.
È stato un grande investimento sia di risorse finanziarie sia di lavoro, ma avevamo costantemente più di 100 adolescenti che partecipavano a una giornata di eventi di Wiffle Ball (organizzata dalla nostra instancabile squadra di gestione degli eventi della chiesa), durante la quale veniva mostrato loro che le nostre persone si interessavano a loro e si prendevano cura di loro.
Si sono rotte delle cose? Sì. Abbiamo dovuto chiamare la polizia un anno a causa di una rissa scoppiata? Sì. Alla fine è andato tutto bene e siamo riusciti comunque ad amare Dio e amare gli altri attraverso quella situazione? Puoi scommetterci.
L’amministrazione della chiesa è il processo di organizzare le risorse e le persone della chiesa locale per amare Dio e amare gli altri. Non riguarda una serie di sistemi per tenere tutti sotto controllo, un modo per far quadrare il libretto degli assegni né un modo per accontentare le nostre persone. Riguarda la scelta intenzionale di amare Dio e amare gli altri con ogni mezzo necessario.
Chi è un amministratore della chiesa?
Lo so, probabilmente state pensando: «abbiamo risposto a “cos’è l’amministrazione della chiesa?”, ma adesso?»
Beh, vale la pena sottolineare che dobbiamo decidere chi debba essere considerato amministratore della nostra chiesa. L'assistente amministrativo? I pastori esecutivi? I pastori principali? Un consiglio?
Se vogliamo essere onesti, non possiamo rispondere noi per voi. Possiamo però dire che probabilmente si tratta di un po’ di ciascuna di queste figure, indipendentemente dalla vostra particolare corrente cristiana.
Quando pensiamo all'amministrazione della chiesa in termini di amore verso Dio e verso gli altri, non dobbiamo pensare solo alle descrizioni delle mansioni, anche se ce ne sono molte in circolazione. Piuttosto, consideriamo il lavoro di amministrazione della chiesa come un ministero, con persone diverse coinvolte nelle varie fasi del processo.
Il pastore principale o il pastore esecutivo può occuparsi della struttura organizzativa della chiesa, mentre l'assistente amministrativo gestisce le risorse e l'amministrazione dell'ufficio, e i diaconi rimangono concentrati sul servizio alle necessità delle persone affidate alle loro cure.
Tutti i leader della chiesa hanno mansioni tipiche dell'amministratore della chiesa.
Software per l'amministrazione della chiesa
Come abbiamo detto all'inizio di questo articolo, una buona gestione responsabile è un mandato biblico. Gestire le nostre risorse e le nostre persone è della massima importanza mentre ci concentriamo sull'amministrazione della chiesa. Sebbene molti aspetti dell'amministrazione vadano oltre i limiti delle app e dei software che consentono di tenere traccia delle presenze, delle decime e delle opportunità di servizio, è comunque una buona pratica rimanere aggiornati sulla realtà pratica della fase di sviluppo in cui si trova la vostra chiesa ed esplorare nuove tecnologie e strumenti, come l'intelligenza artificiale nell'amministrazione della chiesa.
Infatti, abbiamo raccolto una selezione dei migliori software per l'amministrazione della chiesa. Non solo vi permettono di monitorare alcune informazioni di base, come nomi e indirizzi, ma anche di tenere traccia di date ed eventi importanti per ogni membro. Tuttavia, la nostra parte preferita? GoDoChurch offre Percorsi di crescita, così che i membri possano partecipare a seminari e corsi per avanzare autonomamente attraverso un programma di discepolato, parallelamente al vostro o completamente da soli.
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L'amministrazione della chiesa è più della logistica; è la struttura che aiuta la vostra chiesa a prosperare nella sua missione di servire Dio e gli altri. Costruendo solidi sistemi amministrativi, dando autonomia al vostro team e gestendo bene le risorse, potrete guidare con fiducia e chiarezza.
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