Per quanto tempo una chiesa dovrebbe conservare i documenti finanziari?
Conservare permanentemente: Domanda per il riconoscimento dello status di esenzione fiscale, lettera di determinazione che riconosce lo status di esenzione fiscale, documenti societari e statuto, verbali del consiglio, documenti relativi agli immobili
Conservare per 3 anni: Rendiconti finanziari, estratti conto bancari, assegni, riconciliazioni, assegni annullati, debiti e crediti, ricevute per tutte le spese pagate dalla chiesa
Conservare per 4 anni: Documenti relativi all'impiego (documenti fiscali delle buste paga, spese dei dipendenti rimborsate, cartellini delle presenze)
In qualità di pastore che ama guidare, insegnare e creare legami con la propria congregazione, è piuttosto difficile entusiasmarsi per le linee guida e le politiche sulla conservazione dei documenti. Eppure, i documenti finanziari della chiesa sono una parte necessaria della gestione di ogni chiesa. Quando vengono gestiti male, le conseguenze sono pesanti:
- Documenti inaccurati possono portare a decime non registrate, donazioni non tracciate ed errori nella pianificazione finanziaria, compromettendo la salute finanziaria della vostra chiesa.
- La mancata conservazione di documenti adeguati potrebbe comportare la non conformità alle leggi fiscali e agli audit, esponendo la vostra chiesa al rischio di multe o sanzioni.
- Una conservazione inadeguata dei documenti può portare a una mancanza di trasparenza, facendo perdere alle vostre persone la fiducia nella leadership della chiesa e nella vostra capacità di amministrare le risorse.
Quindi, anche se registri e fogli di lavoro non fanno per voi, non arrendetevi. Ho raccolto per voi raccomandazioni e passaggi che chiariranno il perché e il come della conservazione dei documenti. Per cominciare, disporre di strumenti software efficaci per la gestione delle donazioni della chiesa può semplificare la tenuta dei documenti finanziari (e non dovete essere esperti di tecnologia per riuscire a usarli).
Raccomandazioni generali
Tutti i documenti della chiesa devono essere gestiti e conservati per dimostrare, attraverso la documentazione di supporto, che la chiesa rispetta tutte le norme fiscali e i requisiti per gli enti di beneficenza. Dovrete essere in grado di mostrare un registro di tutte le entrate e le uscite relative all'anno in questione in caso di audit. Conservate i documenti finanziari della chiesa per tutto il periodo di prescrizione previsto per la dichiarazione presentata.
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Vi starete chiedendo: quanto dura questo periodo? Beh, dipende.
Linee guida dell'IRS:
La durata della conservazione dei documenti finanziari della chiesa dipende dall'evento o dall'azione documentata dal documento stesso. L'IRS ha pubblicato linee guida di riferimento.
Alcuni documenti devono essere conservati permanentemente, mentre altri possono essere distrutti dopo soli 3 anni. Tuttavia, prima di eliminare i documenti più vecchi, assicuratevi di non doverli conservare per altri scopi, ad esempio per le imposte statali o locali, le polizze assicurative o i creditori.
Quali tipi di documenti della chiesa devono essere conservati?
Nel corso di un anno di applicazione di buone linee guida per la gestione finanziaria della chiesa, verranno generati molti documenti importanti. Ecco un elenco dei tipi di documenti che devono essere conservati e del periodo di conservazione previsto:
Conservare permanentemente:
- Domanda di riconoscimento dello status di esenzione fiscale
- Lettera di determinazione che riconosce lo status di esenzione fiscale
- Documenti societari e statuto
- Verbali del consiglio direttivo
- Documenti relativi alle proprietà
Conservate tutti i documenti che comprovano le entrate e le detrazioni riportate nelle dichiarazioni fiscali. Il periodo di conservazione di questi documenti corrisponde alla durata del periodo di prescrizione. Il periodo di prescrizione termina quando la chiesa non può più modificare la dichiarazione e l'IRS non può più accertare imposte aggiuntive. In generale, questo periodo dura 3 anni dalla scadenza o dalla presentazione della dichiarazione (a seconda di quale evento si verifichi più tardi).
Conservate quanto segue per 3 anni:
- Rendiconti finanziari
- Estratti conto bancari
- Assegni, riconciliazioni e assegni annullati
- Documenti relativi ai debiti e ai crediti
- Ricevute di tutte le spese pagate dalla chiesa
Le informazioni relative all'impiego devono essere conservate per quattro anni dopo la presentazione della dichiarazione relativa al quarto trimestre dell'anno. Ciò include:
- Documenti relativi alle imposte sul lavoro
- Spese dei dipendenti rimborsate
- Cartellini delle ore lavorate
Documenti digitali o documenti cartacei:
Con tutti i progressi della tecnologia, conservare documenti elettronici può sembrare la scelta migliore. Prima di prendere qualsiasi decisione, dai un'occhiata a questo elenco di pro e contro, così potrai decidere con cognizione di causa cosa sia meglio per la tua chiesa.
| Documenti cartacei | |
| Pro: | Contro: |
| Documenti digitali | |
| Pro: | Contro: |
Passaggi pratici per la gestione degli archivi
La gestione degli archivi della chiesa può sembrare meno scoraggiante con un elenco di solidi passaggi pratici che possano guidarti. Segui questi passaggi e sarai sulla buona strada per creare e gestire i tuoi archivi come un professionista.
1: Stabilire una politica di conservazione dei documenti
Una politica di gestione degli archivi stabilisce linee guida chiare su quali documenti debbano essere conservati, come debbano essere archiviati e per quanto tempo. Questi documenti includeranno documenti permanenti, come statuti, atti costitutivi e verbali delle riunioni del consiglio. Ci saranno anche documenti non permanenti, come i documenti relativi ai dipendenti e le informazioni presentate per le dichiarazioni fiscali.
Una politica di gestione degli archivi dovrebbe includere indicazioni su come eliminare correttamente i documenti, per tutelare la riservatezza delle informazioni sensibili. Assicurati che la politica sia esposta in modo chiaro e semplice da seguire, così non ti servirà un dottorato in biblioteconomia solo per capirla.
2: Utilizzare un'archiviazione sicura
Che tu conservi una copia cartacea di tutto o documenti elettronici, devi assicurarti che i documenti siano archiviati in un luogo sicuro e organizzato. Gran parte delle informazioni archiviate potrebbe contenere dati sensibili.
I documenti cartacei dovrebbero essere conservati in un armadio o in una stanza chiusa a chiave, consentendo l'accesso alle informazioni solo a un numero limitato di persone.
Se i tuoi documenti sono elettronici, dovrebbero essere protetti da password o archiviati in un'unità privata, alla quale possano accedere solo le persone necessarie.
Nella nostra chiesa (New Life Fellowship, a Cambridge, Ontario), come immagino accada in molte altre, disponiamo di una combinazione di documenti cartacei ed elettronici, a seconda della natura del documento. Avere l'uno o l'altro, oppure entrambi, non è né positivo né negativo, purché la tua chiesa disponga di una politica in merito (vedi sopra).
3: Categorizzare ed etichettare i documenti
Non c'è nulla di più frustrante che entrare in una stanza adibita all'archiviazione (o in un'unità del computer) per trovare un documento senza una struttura o categorie che ti aiutino nella ricerca. È sempre nell'ultimo posto in cui guardi, non è vero?
Si possono perdere ore nella ricerca, ore che si sarebbero potute evitare se i documenti fossero stati organizzati ed etichettati correttamente. Questo è particolarmente importante quando e se sei sottoposto a un controllo da parte dell'IRS. Risparmiati qualche grattacapo impostando una struttura di file facile da usare e con etichette chiare. Mi ringrazierai più tardi.
4: Aggiornare regolarmente i documenti
Tenere i documenti aggiornati è sempre la scelta migliore. Man mano che le chiese crescono e la tecnologia si evolve, il cambiamento è inevitabile. È probabile che la missione e gli statuti del 1972 oggi sembrino piuttosto superati e irrilevanti. È importante mantenere aggiornate queste informazioni, affinché la tua chiesa possa prosperare nel tempo e nella cultura in cui viviamo oggi.
Inoltre, mantenere registri aggiornati garantirà lo smaltimento dei registri che non è più necessario conservare. Questo aiuterà a gestire i limiti di spazio di archiviazione e farà sì che le informazioni importanti di cui potresti aver bisogno non siano disordinate e difficili da trovare.
5: Garantire la conformità ai requisiti legali
Acquisisci familiarità con le leggi locali e con i requisiti statali e federali relativi alla conservazione dei registri e alla presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Se necessario, richiedi una consulenza legale. (Può essere un compito scoraggiante, soprattutto se, come me, non hai scelto di fare il pastore per la tua passione e il tuo interesse per le scienze dell'informazione bibliotecaria.)
Trovare le persone giuste da inserire nel comitato finanziario della tua chiesa (o nel consiglio direttivo) è fondamentale per mantenere registri adeguati e garantire la conformità a tutti gli enti normativi della tua zona. Sono davvero grato per il consiglio direttivo della mia chiesa (New Life Fellowship). So di potermi fidare di loro per i dettagli delle finanze della chiesa e poterli lasciare nelle loro mani mi solleva da un grande peso (mentalmente e fisicamente).
6: Formare il personale e i volontari
Ora che hai stabilito una politica di conservazione dei registri chiara e completa, è il momento di formare tutto il personale della chiesa e i volontari interessati su come seguire queste linee guida. Rendi le politiche facilmente accessibili e comunica regolarmente le procedure indicate, in modo che sappiano come e quando applicarle.
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La gestione dei registri finanziari è solo un aspetto della guida di una chiesa. Se desideri altre risorse su questo o su altri aspetti della gestione finanziaria, posso aiutarti.
- Aumenta le donazioni online con pagine web efficaci per le donazioni online
- Scarica modelli di lettere di ringraziamento per le donazioni a fini fiscali
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Conclusione
Sapere per quanto tempo conservare i documenti (cioè: i registri delle decime) dipende dai requisiti di conservazione di quel documento.
Non è sempre una risposta semplice, ma se segui i passaggi illustrati sopra, sarai sulla buona strada per stabilire e mantenere registri della chiesa affidabili ed efficienti per molti anni a venire.
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