Come Impostare l’Amministrazione della Chiesa: 7 Passaggi Fondamentali
I momenti più gratificanti del servizio ministeriale e della fondazione di una chiesa sono vedere i frutti del proprio lavoro nei nuovi membri della comunità, nella salvezza, nel battesimo e altro ancora. Tuttavia, la realtà è che ci sono molte fasi preliminari che portano a questi momenti, come scoprire come impostare l'amministrazione della chiesa.
L'amministrazione della chiesa è una delle parti meno entusiasmanti della creazione di una comunità, ma non per questo meno fondamentale della nostra missione rispetto al resto. In realtà, senza l’organizzazione, la struttura e la guida di veri amministratori, una chiesa può incontrare difficoltà in ogni altro ambito.
Anche se imparare a impostare un’amministrazione efficace può essere difficile e a volte frustrante, spero di poterti semplificare questo percorso. So per esperienza personale che il budget della chiesa, la burocrazia, il software, i documenti e tutto il resto possono essere noiosi e ripetitivi, ma ne vale la pena. Ecco come impostare ed implementare l'amministrazione della chiesa nel modo corretto.
Vuoi di più da The Lead Pastor?
Registrati gratuitamente per continuare a leggere questo articolo:
Have an account? Log In
Tratterò:
- Cos'è l'amministrazione della chiesa?
- Come impostare l’amministrazione della chiesa?
- Software di amministrazione per una corretta gestione della chiesa
Cos'è l'amministrazione della chiesa?
L'amministrazione della chiesa è il coordinamento di persone, risorse e sistemi a supporto dei ministeri della chiesa.
La gestione del budget finanziario, la struttura della comunità, la gestione dei responsabili della chiesa, la pianificazione, la gestione degli eventi parrocchiali, le informazioni di contatto e moltissimi altri aspetti fanno parte dell’amministrazione della chiesa.
Perché è importante l’amministrazione della chiesa?
L'importanza di un’amministrazione ecclesiale ben impostata nasce dal fatto che costituisce le basi per tutto il resto del ministero. Senza di essa, ci si ritrova con una confusione disorganizzata senza una reale struttura, che farà molto più fatica del necessario o di quanto dovrebbe.
L'amministrazione porta quell’ordine necessario e spesso ignorato in quello che, altrimenti, sarebbe un viaggio selvaggio e sorprendente nella sequela di Gesù. Spontaneità e flessibilità sono sicuramente cruciali per accogliere nuovi membri, ma spesso dimentichiamo dell’organizzazione attenta che può trattenere ed incoraggiare quei membri.
L’amministrazione fornisce la base dalla quale avviene ogni cosa all’interno della chiesa locale. Collega i vari ministeri ed è il tramite grazie al quale tutto può svolgersi in modo pacifico.
I tuoi responsabili amministrativi, che abbiano frequentato o meno un corso di formazione per amministratori parrocchiali , fanno da ponte tra la mensa, il ministero verso i senzatetto, i mezzi, il gruppo giovani, il centro per bambini e ogni altra realtà che rende la tua chiesa un organismo unico. Questa unità è essenziale per il successo delle chiese che desiderano continuare la missione di diffondere la Buona Novella per molte generazioni a venire, soprattutto man mano che la comunità cresce.
Come impostare l’amministrazione della chiesa?
Le questioni pratiche relative all’impostare l’amministrazione di una chiesa non sono affatto divertenti quanto altri aspetti della costruzione di una comunità. Detto questo, questi passaggi dovrebbero, spero, semplificare il processo in modo leggermente meno frustrante. Ho tratto questi step dalla mia esperienza personale come membro del team amministrativo di una chiesa.
1. Fai un passo indietro e osserva
Prima di avere un’amministrazione parrocchiale completa, serve prendersi un momento per valutare la propria situazione specifica. Ogni comunità è diversa e va gestita in modo personalizzato. Alcuni degli ambiti da considerare sono: la struttura attuale, i vari ministeri, il calendario e il personale.
L'obiettivo è avere una panoramica della situazione attuale per capire da dove partire. È anche il momento in cui si analizzano i risparmi esistenti, le entrate previste ogni anno, e così via. Il punto è osservare tutto ciò che si ha a disposizione e mettere tutto per iscritto in modo chiaro.
2. Assumi le persone giuste
Quando hai ben compreso la tua situazione, è il momento di procedere e costruire l’area amministrativa della chiesa. È in questa fase che consiglio di iniziare ad assumere le persone adatte con descrizioni dettagliate di ogni mansione. Creare un’amministrazione dedicata avrà un certo costo, ma alla fine sarà ripagato.
Non è necessario assumere subito tutto lo staff amministrativo, ma è utile almeno inserire una/un assistente amministrativa e un responsabile finanziario, oltre a identificare una persona che conosca la gestione di enti non profit e si occupi della struttura giuridica. Riempiti questi ruoli fondamentali, si potrà davvero avviare qualcosa di solido.
3. Pianifica la tua infrastruttura
Con alcuni membri del tuo staff che agiscono come amministratori, puoi iniziare a pianificare la tua infrastruttura. Questo include l'organizzazione generale della chiesa così come dettagli finanziari come la raccolta fondi. È qui che costruirai una mappa dell'intera chiesa e dei suoi ministeri (consiglio: assicurati che questa mappa sia facilmente accessibile nei registri della tua chiesa!)
Quali ministeri sono i tuoi punti focali? Quali dipendono da altri, come ad esempio il team degli autobus che risponde al ministero giovanile? Quanti membri dello staff ha o necessita ogni dipartimento? Qual è il budget che dedicherai a ciascun ministero e perché?
Qui entra in gioco anche l'organizzazione dello staff della chiesa. Chi è responsabile di quale ministero? Chi è il punto di contatto per le informazioni riguardanti, ad esempio, i gruppi femminili? Chi guida i vari ministeri e tiene tutto sotto controllo? Dove si inseriscono i membri del consiglio della chiesa e il pastore principale?
L'infrastruttura è una parte vitale dell'amministrazione della tua chiesa, quindi prenditi il tempo necessario e valuta davvero ogni singola sezione con la stessa attenzione. Ti consiglio di aspettare alcune settimane e poi rivedere ciò che hai elaborato per la tua infrastruttura una volta finita. In questo modo, potrai apportare modifiche con una mente lucida.
4. Crea un reparto IT
Raccomando che ogni chiesa abbia un vero e proprio reparto IT o almeno un tecnico IT responsabile di tutto.
Il tuo tecnico IT dovrebbe occuparsi dei computer, del software della chiesa, del sito web della chiesa e di altra attrezzatura per assicurarsi che tutto sia aggiornato e in grado di svolgere tutto ciò di cui hai bisogno. Ogni ministero dovrebbe essere dotato dell'hardware e del software più recenti (software di gestione chiesa e software finanziario per chiese almeno) per poter gestire budget, pianificazione ed esecuzione delle attività.
Questo non è il posto dove risparmiare e comprometterti, perché ti servirà il meglio che puoi permetterti, sia in termini di attrezzatura che di personale, per trasmettere in diretta, scattare foto, condividere online e collegare tra loro i diversi dipartimenti. Il reparto IT è una delle forze di coesione tra tutto ciò che avviene nella tua chiesa locale.
5. Definisci le tue procedure
Una parte del lavoro dei tuoi amministratori sarà quella di elaborare documentazione e procedure dettagliate per tutto ciò che avviene nella tua chiesa. Qui elabori il business plan/proposte della chiesa, dichiarazioni di missione, piani di gestione dei rischi e molto altro.
La responsabilità dell'amministratore è fornire informazioni su ogni singolo aspetto della chiesa. Definisci tutti i ministeri, i ruoli di ciascun membro del personale, i passaggi per ogni possibile scenario dal migliore al peggiore, e non lasciare spazio a sorprese. Così organizzi la tua chiesa nel modo migliore possibile.
6. Dedicare le tue risorse
Una delle responsabilità dell'amministrazione è capire il modo migliore per allocare le risorse, sia finanziarie sia di altro tipo, per le attività della chiesa. Qui entra in gioco il tuo contabile e altri membri dello staff, che possono concentrarsi sull'assicurare che vengano seguite le migliori pratiche contabili della chiesa quando si prepara il budget per ogni ministero. Aiuteranno a garantirti di non andare oltre le tue possibilità.
C'è inoltre la questione delle risorse umane allo stesso tempo. I membri della chiesa, inclusi il gruppo di leadership e i volontari, sono anch'essi risorse da distribuire tra i vari ministeri di evangelizzazione e, come avviene per il denaro, alcuni dipartimenti ne hanno bisogno più di altri.
Hai a disposizione solo una quantità limitata di persone e fondi, quindi spetta alla tua amministrazione distribuirli in modo adeguato.
7. Organizza la leadership e fissa obiettivi per il successo futuro
Quando finalmente le tue finanze della chiesa sono a posto, tutti si sentono a loro agio nelle proprie posizioni e i bisogni della chiesa in ciascun ministero sono soddisfatti, è il momento di guardare al futuro. Il comitato finanziario della chiesa gioca un ruolo fondamentale. L'amministrazione della chiesa non serve solo a valutare e attuare la situazione attuale della tua chiesa locale, ma anche a pianificare il futuro.
Gli amministratori dovrebbero aiutare a pianificare il futuro e partecipare alla creazione degli obiettivi che hai programmato. Il team amministrativo è la tua risorsa principale per pianificare come finanziare i diversi progetti della chiesa da gestire e come verranno realizzati.
Se hai volontari disponibili ma poco qualificati, potrebbe valere la pena investire in alcuni ottimi corsi ministeriali online.
Inoltre, possono aiutare in caso di espansione e sapere quanti nuovi membri dello staff saranno necessari in futuro e come gestire questo processo. Tutto questo ti aiuterà a predisporti per un successo a lungo termine.
Software di amministrazione della chiesa per una gestione efficace
Gran parte delle attività condotte dall’amministrazione di una chiesa vengono gestite attraverso software dedicati alla gestione della chiesa, o ChMS. La maggior parte dei principali strumenti ChMS del settore è progettata per supportare varie funzioni ed esigenze. Ovviamente avrai bisogno di software standard come Google Workspace, Microsoft Excel, Word e così via, ma esistono anche programmi specializzati.
Se vuoi approfondire i software per la gestione della chiesa e operare secondo i principi migliori di gestione, ecco alcuni articoli da esplorare:
- Tendenze globali nella domanda di software per la gestione della chiesa
- Caratteristiche chiave dei software di gestione della chiesa
- Vantaggi dell'utilizzo di software di gestione della chiesa
- Prezzi comuni per i software di gestione della chiesa
Con il software di gestione della chiesa potrai tenere traccia delle informazioni dei dipendenti, della gestione dei volontari, dei membri della chiesa, degli eventi, delle risorse finanziarie, delle offerte e molto altro. Il software amministrativo è indispensabile per organizzare in modo semplice le comunicazioni della chiesa tra i vari dipartimenti.
Attraverso l’utilizzo di questo software e con il supporto di una persona IT dedicata, sarai in grado di eseguire più facilmente i passaggi sopra descritti per allocare le tue risorse, pianificare il futuro, creare documentazione per tutte le situazioni e molto altro. Vale anche la pena rimanere aggiornati sulle nuove tecnologie e strumenti che possono aiutarti a lavorare più velocemente e in modo più efficiente, come l’IA nell’amministrazione della chiesa.
Come i social media si inseriscono nell’amministrazione della chiesa
L’amministrazione della chiesa abbraccia moltissimi aspetti all’interno del tuo ministero, dal lato finanziario a quello organizzativo e oltre. Senza dubbio, è per questo che hai bisogno di un team dedicato di amministratori per vagliare e dare un senso a ogni elemento della tua comunità. Scopri dove puoi trovare una formazione dedicata per l’amministrazione della chiesa qui.
Questo include anche i social media, che sono un pilastro per l’amministrazione della chiesa e il marketing per le chiese, argomento che non ho nemmeno trattato in questa guida.
Facebook, Instagram, Twitter, TikTok e altre app sono oggi componenti indispensabili di internet per ogni chiesa. Orientarsi su questi siti può essere difficile, ma spero che la mia precedente analisi su tutto quello che c’è da sapere riguardo a social media marketing per le chiese possa essere d’aiuto.
