Guida Completa del Pastore alla Gestione dei Registri della Chiesa
Registri disordinati portano rapidamente al caos ministeriale. (Se una buona gestione dei registri della chiesa ti sembra estremamente noiosa, pensa solo a quanto sarebbe emozionante perdere lo status di ente di beneficenza... meglio evitare, giusto?)
Gestire una chiesa significa molto più che organizzare i culti domenicali e gli altri programmi. Richiede anche un’attenta tenuta dei registri. Anche se può sembrare una faccenda noiosa, la registrazione accurata è la base di una chiesa ben organizzata. Fortunatamente, il mio team ed io abbiamo ricercato, valutato e classificato i migliori software di gestione per chiese per semplificare questo compito. E se il budget della tua chiesa è davvero limitato, abbiamo anche i nostri consigli sui migliori software gratuiti per la gestione della chiesa.
La gestione dei registri in chiesa è importante perché garantisce trasparenza, conformità legale e gestione efficiente. (Per quanto tempo conservare i registri finanziari dipende dalle linee guida dell’IRS.) Tuttavia, i report finanziari della chiesa ti permettono di tracciare le donazioni, monitorare la presenza, mantenere la salute finanziaria e ottimizzare il software di contabilità della tua chiesa.
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Ricorda: la tua chiesa ha un obbligo verso la sua missione e una responsabilità nei confronti dei membri e dello Stato. Anche se può essere difficile, dedicare tempo e risorse alla gestione dei registri non dovrebbe essere negoziabile.
Abbi cura di conoscere lo stato delle tue greggi e presta attenzione ai tuoi armenti.
Proverbi 27:23
Quanta 'gestione dei registri della chiesa' è necessaria?
Quali tipi di registri dovrebbe conservare la tua chiesa? Registri dettagliati ti aiutano a monitorare misurazioni importanti della chiesa come la presenza dei partecipanti, la cronologia delle donazioni online e la situazione finanziaria. Alcuni documenti devono essere conservati più a lungo di altri, quindi è essenziale informarsi sulla normativa in materia di conservazione dei documenti nel tuo paese, stato o provincia.
La chiesa dovrebbe conservare i registri di tutto ciò che riguarda il suo funzionamento:
- Finanze
- Presenza dei membri
- Donazioni in presenza e online
- Elenco di personale e volontari
- Documenti legali
- Documenti storici
Per quanto tempo una chiesa dovrebbe conservare i registri?
Documenti diversi hanno diversi periodi di conservazione. Il tuo programma di gestione dei registri deve includere una tabella di conservazione dei documenti. Questo ti dà una panoramica completa della salute della chiesa e ti aiuta a restare conforme alla legge.
Le leggi federali, statali o provinciali determinano per quanto tempo una chiesa deve conservare i documenti. Alcuni documenti finanziari, come le dichiarazioni dei redditi e i report delle buste paga, devono essere mantenuti per almeno diversi anni.
Per le nostre chiese americane, l’IRS ha creato una guida per la conformità degli enti 501(c)(3). In generale, le istruzioni dell’IRS sono le seguenti:
Documenti da conservare in modo permanente
- Documentazione societaria, tra cui atto costitutivo e statuto.
- Verbali delle riunioni, inclusi tutti i report collegati.
- Report dei revisori dei conti.
- Bilanci annuali.
- Dichiarazioni dei redditi inviate.
- Rendiconti o iscrizioni annuali societarie.
- Documenti e corrispondenza relativi all’esenzione fiscale.
- Documenti di proprietà (parte della gestione immobiliare della chiesa)
Documenti conservati per 10 anni
- Polizze assicurative.
Documenti conservati per 7 anni
- Estratti conto bancari, assegni annullati e riconciliazioni bancarie.
- Fogli di lavoro e documenti di supporto per le dichiarazioni dei redditi.
- Moduli IRS.
- Registri delle imposte sui salari, inclusi registri delle buste paga, moduli W-4 e detrazioni salariali.
- Note spese dei dipendenti.
- Documenti del personale dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
- Contratti e relativa corrispondenza.
- Registrazioni di investimenti.
- Documenti di revisione annuale e fogli di lavoro.
- Lettere assicurative e tutta la corrispondenza.
- Registri delle donazioni individuali.
- Registri dei conti fornitori.
- Fatture fiscali, ricevute e estratti conto.
Documenti conservati per 2 anni
- Cartellini e fogli presenze.
- Buste per le offerte individuali.
Secondo la Canada Revenue Agency (CRA):
- Copie ufficiali delle ricevute di donazione (ad eccezione di quelle per donazioni a 10 anni) Devono essere conservate per almeno due anni dalla fine dell'anno della donazione.
- Registri delle donazioni a 10 anni: Devono essere conservati finché la chiesa resta registrata e per almeno 2 anni dopo la chiusura.
- Verbali delle riunioni di direttori/trustee/esecutivo: Questi devono essere conservati finché la chiesa è registrata e per almeno 2 anni dopo la chiusura.
- Verbali delle riunioni dei membri: Devono essere conservati per tutto il periodo in cui la chiesa è registrata e per almeno due anni dopo la chiusura.
- Documenti di governance e statuto: Devono essere conservati finché la chiesa è registrata e per due anni dopo la chiusura.
- Libri contabili o altri registri contenenti sommari delle transazioni e relativi conti: Devono essere conservati per 6 anni dalla fine dell’ultimo anno fiscale mentre la chiesa è registrata e per 2 anni dopo la chiusura,
- Bilanci, documenti di origine e copie delle dichiarazioni informative annuali: Devono essere conservati per 6 anni dalla fine dell’ultimo anno fiscale o, se la chiesa ha chiuso, per 2 anni dalla revoca della registrazione.
Documenti da conservare permanentemente
- Documenti societari, inclusi atto costitutivo e statuto
- Verbali delle riunioni, comprensivi di tutti i relativi rapporti.
- Rapporti di revisione contabile
- Bilanci annuali
- Dichiarazioni dei redditi presentate
- Depositi o dichiarazioni annuali societari
- Documenti e corrispondenza relativi all'esenzione fiscale
- Documenti relativi alle proprietà
Documenti da conservare per 10 anni
- Polizze assicurative
Documenti da conservare per sette anni
- Estratti conto bancari, assegni annullati e riconciliazioni bancarie
- Fogli di lavoro e documentazione di supporto per le dichiarazioni dei redditi
- Moduli IRS
- Documenti relativi alle imposte sul personale, inclusi registri paga, moduli W-4 e detrazioni salariali
- Rendiconti spese dei dipendenti
- Documenti personali dei dipendenti dopo la cessazione
- Contratti e relativa corrispondenza
- Documenti sugli investimenti
- Documenti e fogli di lavoro delle revisioni annuali
- Lettere e corrispondenza assicurativa
- Documenti delle donazioni individuali
- Documenti dei conti da pagare
- Fatture, ricevute e attestazioni fiscali
Documenti da conservare per due anni
- Cartellini e fogli presenze
- Buste di offerte individuali
Conserva copie digitali dei tuoi documenti su servizi di cloud storage come Google Drive o Dropbox. Questo garantisce che i tuoi documenti siano salvati tramite backup e accessibili ovunque. INOLTRE: il cloud storage include spesso il controllo automatico delle versioni, così puoi facilmente ripristinare versioni precedenti di un documento se necessario.
Come gestire al meglio i documenti della chiesa
La gestione dei documenti richiede attenzione ai dettagli e una certa affinità con i numeri. Per questo è necessario nominare la persona giusta alla gestione dei documenti. Il consiglio della chiesa dovrebbe designare una persona responsabile per il programma di gestione dei documenti.
E poiché la gestione documentale è così importante, di solito è preferibile che il responsabile dei documenti sia un membro a tempo pieno dello staff o del clero, piuttosto che un volontario della congregazione.
Ma tutto deve avvenire con decoro e secondo ordine.
1 Corinzi 14:40
Crea una politica per la gestione dei documenti
Una politica di conservazione dei documenti stabilisce per quanto tempo devono essere mantenuti i documenti e include linee guida e procedure su come e quando eliminarli. In questo modo, tutti coloro che si occupano della documentazione della chiesa conoscono le procedure e sanno cosa bisogna conservare. Raccomando inoltre di utilizzare il vostro software di donazioni per chiese per generare documenti regolari e pertinenti!
Identifica i documenti della chiesa che andrai a gestire
Dovrai determinare quali documenti è fondamentale conservare in base alle leggi locali del tuo stato. Usa le linee guida sopra come punto di partenza.
Implementa un calendario di conservazione
Dovrai capire cosa funziona per la tua chiesa in base alle leggi locali. Molto dipenderà anche dal fatto che tu stia conservando registri fisici o digitali e da come revisionerai e controllerai statistiche e registrazioni con regolarità. Molte chiese trovano che software specializzati per la gestione di eventi aiutino a semplificare la tenuta dei registri delle attività parrocchiali. Nomina una persona responsabile dell’implementazione di questo sistema e assicurati che tutto il personale comprenda e segua le linee guida del sistema di archiviazione. Un archivio centrale per i documenti cartacei può essere una buona idea.
Stabilisci Politiche di Conservazione e Distruzione dei Registri
Qualunque decisione prendi, assicurati che la tua politica sia adeguatamente documentata per iscritto. È inoltre consigliabile sottoporla al parere di un legale e farla approvare dal consiglio direttivo della tua chiesa. Questo dimostra che si tratta di una decisione organizzativa ponderata, non solo di qualcosa di improvvisato.
Qui trovi alcuni esempi di politiche di conservazione e distruzione dei registri per chiese da cui puoi partire.
- Esempio di politica per la conservazione dei registri: The Evangelical Council for Financial Accountability
- Esempi di guida per la conservazione da chiese locali: The North Texas Conference of the United Methodist Church
Migliorare il Processo di Gestione dei Registri della Tua Chiesa
Sai già che un solido programma di gestione dei registri è fondamentale per il successo della tua chiesa. Anche se sei soddisfatto della tua strategia attuale, potrebbero esserci aree da migliorare.
Per prima cosa, verifica e revisiona i registri attuali. Ciò potrebbe includere la raccolta delle informazioni mancanti, come verbali di riunioni o statuti ufficiali ancora da documentare.
Con la saggezza si costruisce la casa, e con l’intelligenza si consolida; con la conoscenza le sue stanze si riempiono di tesori rari e preziosi.
Proverbi 24:3-4
Ecco alcune domande da porti mentre migliori la gestione dei registri:
- Utilizzi un centro di archiviazione o i registri sono in sede?
- Quanto sono accurati e aggiornati i tuoi registri?
- Archivi o elimini i registri inattivi?
- Utilizzi software di gestione parrocchiale o di gestione dei registri?
Una delle chiavi per rispondere a queste domande è se disponi di copie cartacee o digitali dei registri. A mio avviso, destinare spazio per pile di documenti cartacei è opzionale. Naturalmente, il metodo preferibile di conservazione è quello digitale, principalmente perché i file elettronici hanno molte più probabilità di sopravvivere a un disastro. Inoltre, è molto più rapido cercare tra i file digitali rispetto a quelli cartacei, ed è più facile inviarli elettronicamente!
I registri digitali possono essere conservati su un hard disk del computer, su un server di rete presso la tua sede o nel cloud.
La scelta dell’opzione di archiviazione più adatta per la tua chiesa dipenderà dai tuoi desideri o bisogni. Parla con aziende esperte in digitalizzazione e archiviazione dei documenti e discuti il modo migliore per indicizzare i registri e facilitarne la ricerca e il recupero.
Tieni anche presente la sicurezza dei documenti: la perdita di dati può essere devastante per una chiesa o qualsiasi organizzazione. Ti consiglio di consultare gli esperti legali della tua chiesa per avere indicazioni su come creare un programma di conservazione dei registri conforme ai requisiti di legge locali.
Valuta un Software di Gestione Parrocchiale
Il software di gestione parrocchiale può essere fondamentale per aiutarti a gestire tutti i tipi di registri, inclusi quelli finanziari, di appartenenza dei membri e altri come quelli descritti sopra. Ecco alcune cose da considerare quando cerchi un software di gestione parrocchiale:
- Interfaccia utente (UI): Le chiese solitamente hanno molti membri, e gestisci una grande quantità di informazioni per ognuno. Vorrai un’interfaccia che sia chiaramente comprensibile e facile da usare. Un’interfaccia troppo complicata o difficile da utilizzare aggiungerà tempo e frustrazione inutili alla tua giornata. Ecco perché credo sia importante che abbia anche un’app mobile. Vuoi che sia facilmente accessibile.
- Sicurezza: La tua congregazione affida alla chiesa informazioni importanti, come numeri di telefono, email e numeri di carte di credito per le donazioni online. Il software deve essere sicuro.
- Rapporto qualità/prezzo: Ha funzionalità che giustificano il prezzo? Offrono una prova gratuita? È fondamentale avere una prova gratuita. Vuoi assicurarti che il software sia davvero adatto alla tua chiesa. Non vorresti impegnarti con un contratto o un pagamento e poi scoprire che il software è troppo complicato o non allineato alle esigenze della tua parrocchia.
La gestione degli archivi parrocchiali è fondamentale per il successo della tua chiesa. Scegliere il software giusto è vitale! Prenditi il tempo per ricercare e scegliere la soluzione migliore per la tua comunità. Noi abbiamo già fatto il grosso del lavoro per aiutarti a scegliere il software gestionale parrocchiale "giusto".
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