La guida completa del pastore alla gestione dei registri della chiesa
Registri disordinati sono una via rapida verso il caos ministeriale. (Se una buona gestione dei registri della chiesa ti sembra davvero noiosissima, pensa a quanto sarebbe emozionante perdere lo status di ente benefico... meglio evitarlo, no?)
Gestire una chiesa significa molto più che organizzare i servizi domenicali e i programmi. Richiede anche una meticolosa tenuta dei registri. Sebbene questo compito possa sembrare tedioso, rappresenta la base di una chiesa ben amministrata. Fortunatamente, il mio team ed io abbiamo analizzato, valutato e classificato il miglior software per la gestione della chiesa per facilitare questa attività. E se il budget della tua chiesa è davvero limitato, abbiamo anche i nostri consigli sui migliori software gratuiti per la gestione della chiesa.
La gestione dei registri della chiesa è importante perché garantisce trasparenza, conformità legale ed efficienza amministrativa. (La durata di conservazione dei documenti finanziari dipende dalle linee guida dell'IRS.) Ma: quei report finanziari della chiesa ti consentono di tracciare le donazioni, monitorare la partecipazione, mantenere la salute finanziaria e ottimizzare il software di contabilità della tua chiesa.
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Ricorda: la tua chiesa ha un obbligo verso la propria missione e deve rendere conto ai membri e allo Stato. Anche se può essere impegnativo, dedicare tempo e risorse alla gestione dei registri dovrebbe essere un punto fermo irrinunciabile.
Abbi cura di conoscere bene lo stato del tuo gregge, poni mente ai tuoi armenti.
Proverbi 27:23
Quanta 'gestione dei registri della chiesa' è necessaria?
Che tipo di documenti dovrebbe conservare la tua chiesa? Registri dettagliati aiutano a monitorare parametri importanti della chiesa come presenza dei fedeli, cronologia delle donazioni online e finanze. Alcuni registri devono essere conservati più a lungo di altri, quindi è fondamentale informarsi sulle leggi locali riguardanti la conservazione dei documenti in vigore nel proprio paese, stato o provincia.
La tua chiesa dovrebbe conservare registri di tutto ciò che influenza il suo funzionamento:
- Finanze
- Presenze dei fedeli
- Donazioni di persona e online
- Elenco di personale e volontari
- Documenti legali
- Documenti storici
Per quanto tempo una chiesa deve conservare i registri?
Documenti diversi prevedono differenti tempi di conservazione. Il tuo programma di gestione dei registri deve quindi includere una tabella di conservazione dei documenti. Questo ti aiuta a monitorare lo stato generale della chiesa—e a restare conforme alle leggi.
Le leggi federali e quelle del proprio stato o provincia determinano il periodo di conservazione obbligatorio dei registri in una chiesa. Alcuni documenti finanziari, come dichiarazioni dei redditi e report dei salari, vanno mantenuti per diversi anni.
Per le nostre chiese americane, l'IRS ha creato una guida sulla conformità per le entità 501(c)(3). In generale, le linee guida fornite dall'IRS sono le seguenti:
Documenti da conservare permanentemente
- Documenti societari, inclusi atto costitutivo e statuto.
- Verbali delle riunioni, compresi tutti i report correlati.
- Report di revisione contabile.
- Bilanci annuali.
- Dichiarazioni dei redditi presentate.
- Registrazioni e dichiarazioni annuali societarie.
- Documenti e corrispondenza relativi all'esenzione fiscale.
- Documenti relativi alle proprietà (fa parte della strategia di gestione delle proprietà della chiesa)
Documenti conservati per 10 anni
- Polizze assicurative.
Documenti conservati per 7 anni
- Estratti conto bancari, assegni annullati e riconciliazioni bancarie.
- Fogli di lavoro e documenti di supporto per le dichiarazioni fiscali.
- Moduli IRS.
- Registri delle tasse sui salari, inclusi registri delle paghe, moduli W-4 e detrazioni salariali.
- Note spese dei dipendenti.
- Registri del personale dipendente dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
- Contratti e relativa corrispondenza.
- Documentazione sugli investimenti.
- Registrazioni e fogli di lavoro delle revisioni annuali.
- Lettere assicurative e tutta la corrispondenza.
- Registri delle donazioni individuali.
- Registri dei conti da pagare.
- Bollettini fiscali, ricevute e rendiconti fiscali.
Documenti conservati per 2 anni
- Cartellini e fogli presenze.
- Buste per offerte individuali.
Secondo la Canada Revenue Agency (CRA):
- Copie ufficiali delle ricevute di donazione (eccetto quelle per donazioni decennali) Devono essere conservate per almeno due anni dal termine dell'anno della donazione.
- Registri delle donazioni decennali: Devono essere conservati finché la chiesa è registrata e almeno 2 anni dopo la chiusura della chiesa.
- Verbali delle riunioni di direttori/fiduciari/esecutivi: Questi devono essere conservati finché la chiesa è registrata e per almeno 2 anni dopo la chiusura della chiesa.
- Verbali delle assemblee dei membri: Questi devono essere conservati finché la chiesa è registrata e per almeno due anni dopo la sua chiusura.
- Documenti di governance e statuto: Questi devono essere conservati finché la chiesa è registrata e per 2 anni dopo la chiusura.
- Libri mastri, o altri registri che contengano riepiloghi delle transazioni e dei conti correlati: Devono essere conservati per 6 anni dalla fine dell'ultimo anno fiscale mentre la chiesa è registrata e per 2 anni dopo la chiusura della chiesa,
- Bilanci, documenti di origine e copie delle dichiarazioni informative annuali: Devono essere conservati per 6 anni dalla fine dell'ultimo anno fiscale oppure, se la chiesa è stata chiusa, per 2 anni dopo la data di revoca.
Documenti da conservare permanentemente
- Documenti societari, inclusi statuto e regolamento interno
- Verbali delle riunioni, compresi tutti i report correlati.
- Relazioni di revisione contabile
- Bilanci annuali
- Dichiarazioni dei redditi presentate
- Depositi o dichiarazioni annuali della società
- Documentazione e corrispondenza relativa all’esenzione fiscale
- Documenti patrimoniali
Documenti da conservare per 10 anni
- Polizze assicurative
Documenti da conservare per sette anni
- Estratti conto bancari, assegni annullati e riconciliazioni bancarie
- Fogli di lavoro e documentazione di supporto per le dichiarazioni fiscali
- Moduli IRS
- Documenti relativi alle tasse salari, inclusi registri delle buste paga, moduli W-4 e detrazioni salariali
- Note spese dei dipendenti
- Documenti personali dei dipendenti dopo la cessazione del rapporto di lavoro
- Contratti e corrispondenza correlata
- Documentazione sugli investimenti
- Documentazione annuale di revisione e relativi fogli di lavoro
- Lettere assicurative e tutta la corrispondenza
- Registri delle donazioni singole
- Documentazione dei conti da pagare
- Cartelle, ricevute e rendiconti fiscali
Documenti da conservare per due anni
- Cartellini e fogli presenze
- Buste individuali delle offerte
Conserva copie digitali dei tuoi documenti su servizi di cloud storage come Google Drive o Dropbox. Questo garantisce che i tuoi archivi siano protetti da backup e possano essere accessibili ovunque ti trovi. INOLTRE: spesso il cloud storage include il controllo automatico delle versioni, così puoi facilmente tornare a una versione precedente di un documento se necessario.
Come gestire al meglio gli archivi della chiesa
La gestione degli archivi richiede attenzione ai dettagli e una passione per i numeri. Bisognerà quindi individuare la persona giusta per gestire gli archivi. Il consiglio della chiesa dovrebbe nominare una persona per sovrintendere al programma di gestione dei documenti.
E viste l’importanza dell’archiviazione, di norma è meglio che il responsabile degli archivi sia un membro del personale della chiesa o del clero a tempo pieno e non un volontario proveniente dalla congregazione.
Ma ogni cosa sia fatta con decoro e con ordine.
1 Corinzi 14:40
Crea una politica per la gestione dei documenti
Una policy di conservazione documentale stabilisce per quanto tempo conservare i documenti e indica linee guida e procedure specifiche per la distruzione sicura dei documenti. Questo garantisce che chiunque gestisca gli archivi della tua chiesa comprenda chiaramente le modalità e cosa va mantenuto. Consiglio anche di utilizzare il tuo software per le offerte della chiesa per generare registrazioni regolari e pertinenti!
Identifica gli archivi della chiesa che andrai a gestire
Dovrai determinare quali documenti è imperativo conservare in base alle leggi locali del tuo stato. Usa le linee guida qui sopra come punto di partenza.
Implementa una tabella di conservazione
Dovrai capire cosa funziona meglio per la tua chiesa in base alle leggi locali. Molto dipenderà anche dal fatto che tu conservi registri cartacei o digitali e da come intendi revisionare e verificare le statistiche e i registri con regolarità. Molte chiese scoprono che software specializzati per la gestione degli eventi aiutano a semplificare la gestione delle registrazioni delle attività della chiesa. Nomina una persona responsabile dell’implementazione e assicurati che tutto il personale della chiesa comprenda e segua le linee guida del sistema di archiviazione. Una stanza centralizzata per i registri cartacei potrebbe essere una buona idea.
Stabilisci politiche di conservazione e distruzione
Qualunque cosa tu decida, assicurati che la tua politica sia adeguatamente documentata per iscritto. Sarebbe anche utile farla esaminare da un consulente legale e approvarla dal consiglio di amministrazione. Questo dimostra che è stata una decisione organizzativa ponderata, non solo qualcosa che hai assemblato di tua iniziativa.
Ecco alcuni esempi di politiche di conservazione e distruzione dei documenti che puoi utilizzare come punto di partenza.
- Esempio di politica di conservazione dei documenti: The Evangelical Council for Financial Accountability
- Esempi di guida alla conservazione dai territori locali: The North Texas Conference of the United Methodist Church
Migliorare il processo di gestione dei registri della tua chiesa
Sai già che un solido programma di gestione dei registri è fondamentale per il successo della tua chiesa. Anche se sei soddisfatto della strategia attuale, potrebbero esserci aree da migliorare.
Per prima cosa, revisiona e controlla i tuoi registri attuali. Questo potrebbe includere la compilazione di eventuali lacune, come i verbali delle riunioni mancanti o statuti ufficiali che devono ancora essere documentati.
Con la saggezza si costruisce la casa e con l’intelligenza essa si consolida; con la conoscenza le sue stanze si riempiono di beni preziosi e delicati.
proverbi 24:3-4
Ecco alcune domande da porti mentre migliori la gestione dei tuoi registri:
- Usi un centro per i registri o i tuoi documenti sono in sede?
- Quanto sono precisi e aggiornati i tuoi registri?
- Stai archiviando o eliminando i tuoi registri inattivi?
- Stai utilizzando un software per la gestione della chiesa o dei registri?
Una parte importante nel rispondere a queste domande è se disponi di copie cartacee o digitali dei tuoi registri. Secondo me, assegnare spazio per la conservazione di pile di documenti cartacei e fascicoli è facoltativo. Ovviamente, il metodo preferito per conservare i registri è quello digitale, principalmente perché i file digitali hanno molte più probabilità di sopravvivere a un disastro. Inoltre, è molto più veloce cercare tra i file digitali rispetto ai documenti cartacei ed è più semplice inviarli elettronicamente!
I registri digitali possono essere conservati su un hard disk del computer, su un server di rete nella tua sede oppure nel cloud.
La scelta dell’opzione di archiviazione più adatta alla tua chiesa dipenderà dai tuoi desideri o dalle tue necessità. Parla con aziende che conoscono la tecnologia di digitalizzazione e archiviazione dei documenti e discuti il modo migliore per indicizzare i registri e facilitarne la ricerca e il recupero.
Tieni anche conto della sicurezza dei registri: la perdita di dati può essere devastante per una chiesa o qualsiasi attività. Ti consiglio di consultare i consulenti legali della tua chiesa per avere indicazioni su come creare un programma di conservazione dei registri che sia conforme ai requisiti legali locali.
Considera un software per la gestione della chiesa
Un software per la gestione della chiesa può essere fondamentale nell’aiutare a gestire ogni tipo di registro, inclusi i registri finanziari, quelli dei membri della congregazione e altri come quelli descritti sopra. Ecco alcuni aspetti da considerare quando si cerca un software di gestione per la chiesa:
- Interfaccia utente (UI): Le chiese di solito hanno molti membri e si gestisce una grande quantità di informazioni da ciascun membro. Vorrai un’interfaccia che sia chiaramente comprensibile e facile da usare. Avere un'interfaccia troppo complicata o difficile da usare aggiungerà tempo e frustrazione inutili alla tua giornata. Ecco perché penso sia importante che abbia anche un'app mobile. Vuoi che sia facilmente accessibile.
- Sicurezza: La tua congregazione si fida della chiesa con informazioni importanti, come numeri di telefono, email e numeri di carte di credito, per donazioni online. Il software deve essere sicuro.
- Rapporto qualità-prezzo: Ha funzioni che rendono il prezzo ragionevole? Offrono una prova gratuita? Avere una prova gratuita è indispensabile. Vuoi essere sicuro che il software sia adatto alla tua chiesa. Non vuoi impegnarti in un contratto o pagamento per poi scoprire che il software è troppo complicato o non conforme alle esigenze della tua chiesa.
La gestione dei registri della chiesa è fondamentale per il successo della tua comunità. Scegliere il software giusto è essenziale! Prenditi il tempo di fare le dovute ricerche, così prenderai la decisione migliore per la tua chiesa. Abbiamo già fatto il lavoro per aiutarti a scegliere il software di gestione chiesa "proprio giusto".
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