5 consigli e strumenti per la comunicazione del personale della chiesa per l’unità
La comunicazione tra il personale della chiesa potrebbe non essere l'aspetto più affascinante o interessante nella costruzione della tua congregazione, ma senza di essa stai già partendo nella direzione sbagliata. È una delle componenti più essenziali per costruire una comunità di credenti prospera.
Ho passato diversi anni della mia giovane età adulta a gettare le basi per la comunicazione tra lo staff della chiesa all’interno del reparto bambini in cui lavoravo all’Angelus Temple di Los Angeles, California. Senza molte indicazioni da seguire, il nostro team ha dovuto affrontare molte difficoltà in questo ambito e commesso parecchi errori lungo il percorso (immagina se avessi avuto la giusta ispirazione disponibile in alcuni dei migliori media conference per chiese di quest’anno!)
Spero di darti alcuni suggerimenti che ho imparato a mie spese negli anni, così che tu non debba fare lo stesso. Dopotutto, la comunicazione tra lo staff della chiesa è al centro della creazione di un team coeso e unito. Se riesci a guidare i tuoi collaboratori sullo stesso percorso e con gli stessi obiettivi, sarà molto più semplice attirare nuovi credenti e integrarli nella comunità.
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Parlerò di:
- Come Migliorare la Comunicazione tra i Membri dello Staff della Chiesa
- 5 Migliori Pratiche per la Comunicazione dello Staff della Chiesa
- Strumenti per la Comunicazione dello Staff della Chiesa
Come Migliorare la Comunicazione tra i Membri dello Staff della Chiesa
Non ho problemi ad essere trasparente sulle mie esperienze passate. Ho visto persone, inclusi diversi leader importanti di chiese in cui ho lavorato, allontanarsi da un team e, tristemente in alcuni casi, dal cristianesimo stesso a causa della mancanza di una comunicazione adeguata. E alcuni di loro erano guide fondamentali nelle loro chiese.
In alcune di queste situazioni, purtroppo, tutto ciò si poteva facilmente evitare: la causa era proprio la mancanza di una comunicazione appropriata tra i membri dello staff. Siamo solo umani, quindi i conflitti sono inevitabili, le convinzioni ogni tanto purtroppo differiranno e tutti finiranno col ferirsi, da una parte o dall’altra.
Come te, vorrei che non fosse così, ma succede ugualmente ed è necessario creare procedure per migliorare la comunicazione e prevenire che queste situazioni distruggano per sempre i rapporti. Il primo passo è una trasparenza massima.
Questo è l’elemento chiave che suggerisco in ogni aspetto della comunicazione e che ritengo sempre essenziale. Se hai un gruppo di collaboratori, anche numeroso, la trasparenza è la chiave. Ad esempio, se un gruppo viene scelto per guidare un programma di sensibilizzazione e beneficenza in città, spiegalo chiaramente a tutti e spiega anche il perché della scelta di quelle persone.
Cerca di prevenire gelosie e risentimenti tra i membri dello staff. Sforzati di mantenere tutti coinvolti, anche se, come nell’esempio sopra, non è il ruolo preferito per alcuni nell’attività. Avere un direttore della comunicazione può aiutare anche in questo.
Sempre riprendendo l’esempio di cui sopra: se qualcuno si lamenta di non essere stato incluso in un’attività di suo interesse, spiega con attenzione la motivazione alle tue scelte e magari offri la possibilità di collaborare in altro modo o in un programma separato, pensato appositamente per lui o per farlo guidare.
Come Si Inserisce la Comunicazione dello Staff nella Tua Strategia di Comunicazione?
Un modello di piano di comunicazione per la chiesa completo e dedicato può evitare che leader importanti e credenti si allontanino dalla tua congregazione. In passato abbiamo già parlato di comunicazione in generale e di quanto sia fondamentale per condividere il Vangelo.
Dopotutto, se non riusciamo a condividere la Buona Notizia utilizzando i moderni metodi di comunicazione, non arriverà mai a chi ne ha davvero bisogno nel mondo. Quando elabori la tua strategia di comunicazione generale, però, anche lo staff e i vari reparti devono far parte delle iniziative.
È fondamentale non dimenticare i tuoi co-leader, co-pastori e membri dello staff nella creazione di un piano di comunicazione. Tutto inizia dai vertici, dai leader del tuo ministero. Se non ti assicuri che siano allineati tra loro, sarà quasi impossibile attuare e mantenere una strategia di comunicazione efficace.
Per questo ti consiglio di approfondire ciò che Ben Sampson dice su come creare un piano di comunicazione per la chiesa. Esistono cinque passaggi principali nel processo comunicativo: occorre identificare il pubblico di riferimento, cosa comunicare, quando farlo e altro ancora. Ciò comporta anche distinguere tra comunicazioni esterne e interne, e integrarle perfettamente tra loro.
5 consigli e buone pratiche per la comunicazione dello staff della chiesa
Ecco cinque delle migliori pratiche di comunicazione tra lo staff della chiesa che ho imparato durante la mia esperienza nel team di leadership ministeriale. Puoi anche utilizzare l'intelligenza artificiale nella comunicazione della chiesa insieme a queste buone pratiche.
1. Crea confini e regole di comunicazione
Sapere quando e come dire qualcosa al tuo staff è un delicato equilibrio. Raccomando di stabilire alcune regole su come funziona la comunicazione nella tua chiesa. Secondo me, è utile e positivo avere dei limiti.
Senza limiti, tutto può succedere, e succederà. Potresti aver bisogno di un team di comunicazione dedicato a stabilire confini e regole.
Nella pratica, questo significa stabilire giorni e orari per le riunioni dello staff e per comunicare le novità della chiesa. Se la tua chiesa è chiusa il lunedì dopo un intenso weekend di servizi e attività, approfitta di quella giornata di riposo. Non inviare email di lavoro o messaggi di testo in quel giorno e non permettere nemmeno ai membri dello staff di farlo.
Se sei in vacanza, a meno che non sia una vera emergenza, usa quel tempo per rilassarti e ricaricarti. Ma i confini dovrebbero riguardare anche altro rispetto a email ed eventi. Crea limiti chiari anche tra i membri dello staff stesso.
Anch’io sono stato un giovane membro dello staff e ho visto in prima persona quanto sia comune che nascano relazioni sentimentali tra colleghi dalle idee affini, anche se io, per fortuna, non vi ho mai preso parte. Non avere timore a scoraggiare completamente le frequentazioni amorose tra membri dello staff o, almeno, a stabilire delle linee guida per queste situazioni.
Se queste regole vengono infrante, purtroppo, bisogna prevedere delle sanzioni. Ti incoraggio a fare in modo che le conseguenze siano proporzionate al comportamento. Se ad esempio due membri dello staff si frequentano contro le regole, non significa che qualcuno debba essere licenziato.
Potrebbe bastare spostarli in reparti diversi o una sospensione temporanea. Alla fine, però, dovrai discuterne insieme allo staff per capire cosa funziona meglio per i membri della tua chiesa.
Quello che ha funzionato nella mia chiesa, dove la leadership non metteva alcun limite alle relazioni o alle comunicazioni nemmeno nei giorni di riposo, potrebbe non funzionare nel tuo staff. Questa considerazione è ancora più importante se non coinvolgi tutti nella discussione sulle regole migliori da seguire.
Nel mio caso, la chiesa aveva già impostato il suo stile prima che io arrivassi. L’assenza di limiti significava che potevo essere contattato o ricevere richieste anche durante le vacanze.
Sapevo che essere contattato nei miei giorni di riposo per aprire la chiesa non faceva per me, ma non avevo voce in capitolo sull’impostazione dei confini di comunicazione.
Curiosamente, anche dopo aver lasciato quella chiesa per un’altra opportunità, venivo ancora spesso contattato per aiutare con certe attività. Ti raccomando caldamente di non commettere gli stessi errori, ma di dare modo a tutti di esprimere i propri suggerimenti e opinioni.
2. Favorisci Legami Spirituali Equamente
Certo, solo lavoro e niente divertimento è comunque un problema. Regole e linee guida sono necessarie, ma lo è anche divertirsi. Evita di far diventare la chiesa e il servizio nel ministero soltanto un dovere o un impiego, perché deve essere anche piacevole. La comunione e il legame tra i membri risale ai tempi di Gesù e dei suoi seguaci (vedi Marco 2:15).
Esistono molti modi per creare legami tra il personale della tua chiesa. Alcuni tra quelli che preferisco sono le uscite, le serate di giochi, le feste e simili. Le feste di Natale e d’estate a casa del nostro pastore erano sempre due dei momenti più attesi dell’anno per me quando lavoravo all’Angelus Temple.
Fai cose buffe come giocare a mimi, condividere cibi e dolci preferiti, o perfino assegnare piccoli premi per motivi divertenti. Consiglio di non limitare questi momenti a una o due volte l’anno; è efficace anche organizzare uscite mensili dello staff per rafforzare questi rapporti.
Divertirsi e celebrare insieme vittorie e sconfitte farà sì che il tuo gruppo di collaboratori diventi la mente e il corpo uniti a cui Gesù ci chiama come chiesa. Questo aiuterà anche nei conflitti e nelle difficoltà che si presenteranno in futuro, perché avere rapporti stretti con gli altri membri dello staff può aiutare a risolvere i problemi.
3. Sii un Libro Aperto
Un grande problema che vedo spesso è quello delle chiese che si comportano come libri chiusi. Non mantenere segreti e non permettere che si diffondano pettegolezzi tra il tuo staff. Lo capisco, a volte può succedere qualcosa di imbarazzante e non vuoi che si diffonda. Ma ti assicuro che, prima o poi, si verrà comunque a sapere e le conseguenze saranno molto peggiori.
Quando si verificano problemi, errori o accadono eventi dietro le quinte, condividili con tutti i membri dello staff. Spiega chiaramente cosa è successo, perché è successo e quali sono i passi che la chiesa intende intraprendere con le persone coinvolte. Assicurati che tutti siano informati e d’accordo con le eventuali conseguenze.
Se crei una tendenza ai segreti nella tua chiesa, questo porterà a sfiducia, divisioni e al fallimento della missione stessa della chiesa. L’ho visto con i miei occhi. Un esempio che posso condividere riguarda un ministro che lasciò una chiesa che frequentavo e servivo.
Le circostanze della sua partenza erano un mistero e neanche ne venne data comunicazione. Era presente in chiesa una settimana, guidava il gruppo giovani di cui facevo parte, e la settimana seguente era sparito. Perfino io, che allora ero un membro dello staff, dovetti chiedere in giro per avere spiegazioni.
Anche gli altri fecero lo stesso, e iniziarono a non fidarsi più dei responsabili della chiesa, perché veniva loro nascosta la verità. Ciò portò decine di persone, inclusi ragazzi del ministero e altri responsabili dei giovani, ad abbandonare la chiesa. Il gruppo giovani ci mise circa cinque anni a tornare ai numeri di prima dopo questo singolo episodio.
Le persone vanno e vengono, le cose succedono, ma sicuramente non doveva andare così. Essere aperti con il proprio staff può assicurare che, anche quando la situazione è difficile, si possa comunque superarla insieme.
4. Preparati ai Conflitti
Vale la pena sottolineare che una parte fondamentale di una comunicazione efficace è sapere che il conflitto è inevitabile. Non siamo persone perfette; siamo solo esseri umani. Le persone possono avere opinioni diverse, qualcuno può commettere un errore e possono verificarsi situazioni difficili.
A volte trovo che questi problemi siano ancora più frequenti in chiesa, perché il nemico, in modo particolare, attacca le comunità che prosperano e sono centrate su Gesù (vedi 1 Pietro 5:8).
La chiave non è restare sorpresi quando accade qualcosa, ma avere sempre un piano per gestire i conflitti. Riguardo ai problemi di comunicazione, nello specifico, spesso le persone arriveranno a discutere e litigare anche nel ministero.
Prevedi questi momenti e sappi già cosa fare quando si presenteranno. Se nasce un disaccordo tra due membri dello staff, affrontalo subito e individua la vera causa del problema. Se si tratta di una mancanza di comunicazione da parte tua o di un altro membro, affrontala con decisione e fai in modo che non si ripeta più.
5. Punta Sempre alla Pace
Punta sempre alla pace nel tuo ministero. La pace deve essere l’obiettivo, con amore e unità che guidano ogni azione della tua squadra. Quando nasce un conflitto, l’obiettivo principale deve essere quello di ristabilire la pace nel miglior modo possibile.
Per riuscirci, il primo passo deve essere indagare e ascoltare tutte le parti coinvolte. Molte volte si tratterà di una questione di “ha detto, ha risposto”, con diverse versioni della vicenda. Comprendi il più possibile sulla comunicazione fallita o sulla disputa e chiedi consiglio a persone spiritualmente mature prima di prendere una decisione.
Spesso le persone prendono posizione o sono di parte, quindi consiglio di sentire responsabili esterni di altre chiese oppure mentori di fiducia. Possono offrirti un parere obiettivo su cosa fare. Quando sei pronto a ristabilire la pace, riunisci le parti coinvolte e cerca di risolvere la situazione insieme con una conversazione trasparente e piena di amore.
Un esempio per farti capire meglio: due giovani membri dello staff si frequentavano (da cui il mio punto precedente sull’importanza dei confini). La relazione finì con una lite che coinvolse tutti in ministero. Ognuno di loro fu preso da parte separatamente e ci si confrontò con ciascuno.
Entrambe le parti sono state ascoltate dagli altri membri dello staff riguardo a come e perché la relazione sia terminata. Ognuno ha avuto la possibilità di riconciliarsi e decidere il prossimo passo da intraprendere. Poiché entrambi hanno avuto voce in capitolo nella questione, è stato raggiunto un accordo pacifico e uno dei due si è trasferito in un altro dipartimento.
Nessuna delle due persone ha lasciato la chiesa e sono stati in grado di continuare a servire in un campo che amavano senza provare risentimento o sentirsi bloccati. Se stabilisci che la pace è al centro del tuo staff, sarà più semplice risolvere questi conflitti in modo amichevole.
Strumenti di comunicazione per lo staff della chiesa
Oggi esistono tanti strumenti a nostra disposizione per comunicare con lo staff della chiesa oltre ai semplici social media e al sito web della chiesa. Con le pratiche e gli obiettivi sopra elencati, ci sono software e programmi che possono aiutarti a raggiungerli.
Abbiamo una guida dedicata ai 10 migliori software di comunicazione per chiese. Tra questi si trovano software come Elexio per le comunicazioni email di massa, ottimo per collegarsi in una sola volta con grandi gruppi di membri del team, e Breeze che è fantastico per pianificare eventi di sensibilizzazione o per lavorare con enti no profit.
Ce ne sono altri che mi sento di suggerire, come ad esempio un'app di messaggistica dedicata per i membri del tuo team. Slack è l'app di chat di riferimento che utilizzo nella maggior parte dei miei lavori, in quanto è molto più flessibile e rapida rispetto a una email o persino a un messaggio di testo in alcuni casi.
Slack include una chat istantanea e la possibilità di creare canali specifici all'interno di un unico gruppo Slack per i diversi dipartimenti, come ad esempio uno per il ministero giovanile, il banco alimentare, i giovani adulti e altri ancora.
Consiglio anche software come Zoom, perfetto quando i messaggi di chat non bastano, ma non siete tutti insieme e c'è bisogno di una videochiamata. Infine, è indispensabile avere una cartella e un calendario condivisi. Google e la sua suite di Documenti, Fogli e Calendario rappresentano una soluzione completa per pianificare eventi, collaborare su fogli di progetto ed essere sempre allineati.
Puoi trovare altre app di comunicazione per chiese qui.
I tuoi prossimi passi
Con questi strumenti e queste pratiche, spero che tu riesca a garantire una comunicazione dello staff della chiesa positiva e d'impatto. Questo è uno dei primi passi verso un corpo ecclesiale unito, pronto ad andare là fuori e a diffondere il Vangelo di Gesù.
Detto ciò, però, sapere cosa fare e metterlo davvero in pratica è più facile a dirsi che a farsi. Ti consiglio di leggere le mie considerazioni sulla comunicazione in chiesa nel suo complesso. Comunicare con il tuo staff è solo un tassello di un puzzle molto grande e talvolta impegnativo. Orientarsi in altre aree, come raggiungere i potenziali membri e la comunità, può essere difficile, ma noi siamo qui per aiutarti.
