Combien de Temps une Église Doit-elle Conserver ses Documents Financiers ?
À conserver en permanence: Demande de reconnaissance du statut d’exonération fiscale, lettre de décision reconnaissant le statut d’exonération fiscale, statuts et règlement intérieur, procès-verbaux du conseil d’administration, dossiers relatifs aux biens immobiliers
À conserver pendant 3 ans: États financiers, relevés bancaires, chèques, rapprochements bancaires, chèques annulés, comptes créditeurs et débiteurs, reçus de toutes les dépenses payées par l’église
À conserver pendant 4 ans: Dossiers relatifs à l’emploi (fiches de paie, remboursement des frais des employés, feuilles de temps)
En tant que pasteur qui aime guider, enseigner et connecter avec ma congrégation, il est difficile de s'enthousiasmer pour les directives et politiques de conservation des documents. Hélas, les dossiers financiers de l’église sont une partie nécessaire dans la gestion de chaque assemblée. Mal gérés, les conséquences peuvent être sévères :
- Des dossiers inexacts peuvent entraîner des dîmes manquées, des dons non suivis et des erreurs dans la budgétisation, ce qui perturbe la santé financière de l’église.
- Ne pas conserver les documents adéquats peut conduire à la non-conformité fiscale et à des audits, mettant l’église en risque d’amendes ou de pénalités.
- Une mauvaise tenue de dossier peut engendrer un manque de transparence, amenant la communauté à perdre confiance dans le leadership de l’église et ses capacités de gestion.
Donc, même si les registres et les tableaux ne sont pas votre tasse de thé, accrochez-vous. J’ai rassemblé pour vous des recommandations et des étapes qui clarifieront les raisons et méthodes de conservation des dossiers. Pour commencer, avoir des outils logiciels de don pour église efficaces peut faciliter la tenue des dossiers financiers (et il n'est pas nécessaire d’être féru d’informatique pour les utiliser.)
Recommandations générales
Tous les documents de l’église doivent être gérés et conservés afin de prouver que la paroisse se conforme à toutes les règles fiscales et exigences caritatives. Vous devez être en mesure de présenter un historique de tous les reçus et dépenses pour l'année concernée en cas d’audit. Conservez les dossiers financiers de l’église aussi longtemps que court le délai de prescription sur la déclaration déposée.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Vous vous demandez peut-être, combien de temps exactement ? Eh bien, cela dépend.
Directives de l’IRS :
La période de conservation des dossiers financiers d’une église dépend de la nature ou de l’action documentée par le registre. L’IRS a publié des directives consultables ici.
Certains dossiers doivent être conservés de façon permanente alors que d'autres peuvent être détruits après seulement 3 ans. Toutefois, avant de jeter les documents anciens, vérifiez bien que vous n’avez pas à les conserver pour d’autres raisons, comme la fiscalité locale ou d’État, les contrats d’assurance, ou les créanciers.
Quels types de documents doivent être conservés par l’église ?
En suivant de bonnes pratiques de gestion financière d’église durant l’année, de nombreux documents importants sont générés. Voici une liste des types de documents à garder, ainsi que la durée de conservation recommandée :
À garder de façon permanente :
- Demande de reconnaissance du statut d’exonération fiscale
- Lettre de reconnaissance du statut d’exonération fiscale
- Documents de constitution et statuts
- Procès-verbaux du conseil
- Documents relatifs aux biens immobiliers
Conservez tous les documents qui justifient les revenus et les dépenses déclarés sur les déclarations fiscales. La durée de conservation de ces pièces est aussi longue que le délai de prescription de la déclaration déposée. Le délai de prescription s’achève lorsque l’église ne peut plus modifier la déclaration et que l’IRS ne peut plus exiger de taxes supplémentaires. En général, ce délai est de 3 ans à compter de la date limite de dépôt ou de la date de dépôt (la plus tardive des deux).
Conservez les documents suivants pendant 3 ans :
- États financiers
- Relevés bancaires
- Chèques, rapprochements bancaires, chèques annulés
- Registres des comptes créditeurs et débiteurs
- Justificatifs de toutes les dépenses payées par l’église
Les informations relatives à l’emploi doivent être conservées pendant quatre ans après le dépôt du quatrième trimestre de l’année. Cela comprend :
- Dossiers de taxes sur les salaires
- Dépenses remboursées aux employés
- Feuilles de temps
Documents numériques vs documents physiques :
Avec toutes les avancées technologiques, conserver des documents électroniques peut sembler être la voie à suivre. Avant de prendre une décision, consultez cette liste d’avantages et d’inconvénients pour pouvoir faire un choix éclairé sur ce qui convient le mieux à votre église.
| Documents physiques | |
| Avantages : | Inconvénients : |
| Documents numériques | |
| Avantages : | Inconvénients : |
Étapes pratiques pour la gestion des documents
La gestion documentaire dans une église peut paraître moins intimidante avec une liste d’étapes concrètes pour vous guider. Suivez ces conseils et vous serez bien parti pour créer et tenir vos registres comme un pro.
1 : Établissez une politique de conservation des documents
Une politique de gestion documentaire fixe des règles claires sur les documents à conserver, leur mode d’archivage et leur durée de conservation. Ces documents comprennent les registres permanents comme les statuts, les actes constitutifs et les procès-verbaux du conseil. Il y aura aussi des documents non permanents tels que les dossiers du personnel et les informations déclarées pour les impôts.
Une politique de conservation doit préciser comment éliminer correctement les documents afin de préserver la confidentialité des informations sensibles. Assurez-vous qu’elle soit claire et facile à suivre : il ne faut pas avoir un doctorat en sciences de l’information pour la comprendre !
2 : Utilisez un stockage sécurisé
Que vous conserviez tout en version papier ou en version électronique, vous devez garantir que les documents sont stockés dans un lieu sécurisé et bien organisé. Beaucoup de ces informations peuvent être sensibles.
Les documents physiques doivent être conservés dans une armoire verrouillée ou une pièce sécurisée, avec un accès limité à un petit nombre de personnes.
Si vos documents sont électroniques, ils doivent être protégés par mot de passe ou stockés dans un espace privé accessible uniquement aux personnes autorisées.
Dans notre église (New Life Fellowship, à Cambridge, Ontario), comme dans beaucoup d’autres j’en suis sûr, nous avons une combinaison de documents physiques et électroniques selon la nature du document. L’un ou l’autre, voire les deux, ne sont ni bons ni mauvais, tant que votre église dispose d’une politique claire (voir ci-dessus).
3 : Catégorisez et étiquetez les documents
Il n’y a rien de plus frustrant que de pénétrer dans une salle d’archives (ou sur un disque dur) pour chercher un document qui n’est pas classé, ni structuré. On finit souvent par le trouver au dernier endroit où on aurait cherché, n’est-ce pas ?
Des heures peuvent être perdues à cause d’un manque d’organisation et d’étiquetage. C’est encore plus vrai si jamais vous subissez un audit des impôts. Épargnez-vous du stress en mettant en place une organisation de dossiers facile à utiliser et bien étiquetée. Vous me remercierez plus tard.
4 : Mettez régulièrement à jour les documents
Tenir à jour les registres est la bonne méthode à adopter. À mesure que les églises grandissent et que la technologie évolue, le changement est inévitable. Il y a de fortes chances que la mission et les statuts de 1972 paraissent très dépassés et inadaptés aujourd’hui. Il est important de mettre à jour ces informations pour que votre église s’épanouisse dans le contexte actuel.
De plus, mettre à jour les documents vous permettra d’éliminer ceux que vous n’êtes plus obligé de conserver. Cela libérera de l’espace de stockage et vous permettra de garder facilement accessibles les informations vraiment importantes.
5 : Assurez la conformité avec les exigences légales
Familiarisez-vous avec les lois locales, ainsi que les exigences de l'État et du gouvernement fédéral en matière de conservation des dossiers et de dépôt des déclarations fiscales. Demandez des conseils juridiques lorsque cela s'avère nécessaire. (Ceci peut sembler être une tâche décourageante, surtout si vous êtes comme moi et que vous n’êtes pas devenu pasteur par passion pour la gestion documentaire ou les sciences de l’information.)
Trouver les bonnes personnes à intégrer dans votre comité financier d’église (ou conseil d’administration) est essentiel pour tenir des dossiers appropriés et assurer la conformité avec tous les organismes de réglementation locaux. Je suis très reconnaissant envers le conseil d’administration de mon église (New Life Fellowship). Je sais que je peux leur faire confiance pour les détails concernant les finances de l’église, et cela m’allège (mentalement et physiquement) de pouvoir leur laisser cette responsabilité.
6 : Formez le personnel et les bénévoles
Maintenant que vous avez mis en place une politique claire et complète de tenue de dossiers, il est temps de former tous les membres du personnel de l’église et les bénévoles concernés à suivre ces directives. Rendez les politiques facilement accessibles pour eux et communiquez régulièrement les procédures établies afin qu’ils sachent comment et quand les appliquer.
Vous cherchez plus d’informations ?
La gestion des dossiers financiers n’est qu’un des aspects du ministère pastoral. Si vous souhaitez plus de ressources sur ce sujet ou d’autres aspects de la gestion financière, je peux vous aider.
- Augmentez vos dons en ligne grâce à des pages de dons en ligne efficaces
- Téléchargez des modèles de lettres de remerciement pour dons à des fins fiscales
- Demandez efficacement des dons dans votre église à l’aide de messages courts pour les offrandes
- Découvrez ce que la Bible dit (et ne dit pas !) à propos de la générosité dans la Bible
- Découvrez les grands avantages de l’utilisation des meilleurs outils de comptabilité pour églises
Conclusion
Savoir combien de temps conserver les dossiers (par exemple : les dossiers de dîme) dépend des exigences liées à la durée de conservation de chaque document.
La réponse n’est pas toujours immédiate, mais si vous suivez les étapes décrites ci-dessus, vous serez bien parti pour établir et maintenir des archives fiables et efficaces pour votre église pendant de nombreuses années.
Abonnez-vous à notre newsletter !
Restez connecté pour entendre davantage de pasteurs expérimentés et de responsables d’église. Abonnez-vous dès aujourd’hui. Nous serions ravis de vous accueillir !