Jos kirkkotilojen hallintaosaamisesi koostuu ilmastointiteipistä ja hartaasta rukouselämästä, tämä artikkeli on sinua varten. Olen palvellut kirkoissa koko ikäni sekä vapaaehtoisena että palkattuna työntekijänä – ja ymmärrän tilanteesi. Usein sinun vastuullesi jää:
- Rikkinäisten asioiden korjaaminen (ovet, valot, putkisto jne.)
- Aikatauluristiriitojen ratkaiseminen (niitä syntyy usein)
- Tapahtumien jälkien siivoaminen (nuorisoryhmän yöpyminen... huokaus. Puistattaa vieläkin)
Ja kaikki tämä liian pienellä budjetilla... Kaikesta tästä huolimatta kirkkotilojen hallinta on tärkeä tehtävä. Hyvin hoidettuna tuloksena on viihtyisä, turvallinen ja toimiva ympäristö, jossa seurakuntayhteisö voi kokoontua.
Kirkkotilojen hallinnointi helpottuu huomattavasti, kun käytössäsi on hyvät työkalut. Siksi tiimini ja minä olemme tutkineet, vertailleet ja laittaneet järjestykseen markkinoiden parhaat seurakunnan hallintaohjelmistot (etsitkö ilmaisten seurakunnan hallintaohjelmistojen vertailua? Meiltä löytyy sellainen). Tässä oppaassa tarkastelemme kuitenkin ohjeita, parhaita käytäntöjä ja tarkistuslistoja, joita jokainen seurakunnan johtaja tarvitsee.
Tässä artikkelissa käsittelen seuraavia aiheita:
- Mitä kirkkotilojen hallinta on?
- Mitä kirkkotilojen hallinnoijat tekevät?
- Kirkkotilojen hallinnan ohjeet ja vinkit
- Kirkkotilojen hallintaohjelmisto
Mitä kirkkotilojen hallinta on?
Yksinkertaisimmillaan kirkkotilojen hallinta tarkoittaa kirkon rakennuksen asianmukaisesta kunnossapidosta huolehtimista (huom.: kirkon korjausavustuksia on todella olemassa. Tutustu niihin!) sekä säännöllisen päivittäisen kunnossapidon että kirkon vuokraamisen tai yhteisötapahtumien taikka muiden suurten tai pienten ryhmien käytön aikana. Kirkon kiinteistöjen hallinta on samankaltaista, mutta lähestymistapa tähän aiheeseen on hieman erilainen.
Siinä on kyse siitä, että rakennuksen turvallisuudesta ja siivoustarpeista huolehditaan ennakoivasti ja säännöllisesti.
Have an account? Log In
Mitä kirkkotilojen hallinnoijat tekevät?
Kirkkotilojen hallinnoijan tehtävänä on pitää kirkon rakennus hyvässä kunnossa. Hän vastaa kunnossapidosta, vapaaehtoisten tai työntekijöiden organisoinnista, tulevien mahdollisten tarpeiden ennakoinnista ja suunnittelusta sekä monesta muusta asiasta.
Kirkkotilojen hallinnoijan tai tilajohtajan tehtävä on erittäin tärkeä. Tehtävänkuvaus voi toki vaihdella henkilöstön ja seurakunnan koon mukaan. Yleensä tehtävään kuuluu kunnossapitoaikataulujen suunnittelu ja organisointi, urakoitsijoiden arviointi ja palkkaaminen sekä varautumissuunnitelmien laatiminen esimerkiksi sähkökatkojen varalle.
Tilojen hallinnoijan tulisi olla hyvä “ihmistuntija”. Olipa kyse vastuiden jakamisesta seurakunnan vapaaehtoiselle, yhteistyöstä palkattujen paikallisten urakoitsijoiden kanssa tai rakennuksen vuokranneiden tahojen kanssa työskentelystä, hänen on pystyttävä viestimään selkeästi ja luomaan hyvät suhteet.
Hänen on pystyttävä huolehtimaan hyvästä viestinnästä seurakunnan hallintoprojekteissa ja määräaikojen määrittämisessä. Tilojen hallinnoija osallistuu seurakunnan taloushallintoon antamalla näkemyksensä tilojen kunnossapidon budjetista. Siksi hänen odotetaan myös pitävän seurakunnan kuluihin ja kunnossapitoon liittyvät asiakirjat täsmällisinä ja hyvässä järjestyksessä.
Kirkkotilojen hallinnan ohjeet ja vinkit
Kirkkotilojen hallinnoijilla tulisi kaikilla olla yksityiskohtaiset ohjeet ja tarkistuslistat kaikkia tiloihin liittyviä tarpeita varten. Tämä auttaa järjestämään ja yksinkertaistamaan prosessia. Tässä muutamia nopeita vinkkejä tehokkaaseen tilojen hallintaan.
Aihe: Yhteisötilojen vuokraus (maksuton sopimusmalli)
Seurakunnan tiloja ei käytetä ainoastaan seurakuntayhteisön tarpeisiin, vaan niitä vuokrataan usein myös yhteisön tapahtumiin ja juhliin. Siksi on tärkeää, että seurakuntarakennuksen vuokraamista varten on laadittu tilojen vuokrasopimukset.
Sopimuksessa määritellään kiinteistön omistajan (seurakunnan) ja rakennuksen vuokraavan organisaation velvollisuudet ja odotukset. Siinä tulisi selventää säännöt, siivousta koskevat odotukset ja kaikki muut tehtävät, jotka tulee hoitaa rakennusta vuokrattaessa.
Täältä löydät hyvän lähteen siihen, mitä oikeudellisia seikkoja vuokrasopimuksiin tulisi sisällyttää. Tätä ei tule pitää oikeudellisena neuvona; varmista aina asianajajan kanssa ennen oikeudellisten asiakirjojen tai sopimusten käyttöä.
Aihe: Seurakunnan siivous- ja huoltotarkistuslistat
Seurakuntarakennukset ovat usein vilkkaita paikkoja, joissa käy paljon ihmisiä myös viikon aikana. Siksi on erittäin tärkeää pitää rakennus puhtaana. Tämä on myös hyvä tapa osoittaa arvostusta seurakunnalle. Haluat tarjota heille turvallisen ja terveellisen rakennuksen, josta he voivat nauttia joka viikko.
Seurakunnan huollon tarkistuslista on hyvä tapa laatia ohjeistus kiinteistöpäällikölle. Se antaa ohjeita tarkistettavista alueista ja auttaa varmistamaan, että rakennuksen tarkistukset tehdään säännöllisesti.
Tehokas siivous- ja huoltoaikataulu auttaa paitsi pitämään seurakunnan hyvässä kunnossa myös huolehtimaan kaikista rakennuksen tarpeista ajoissa. Näin varmistetaan, ettei mitään jää huomaamatta.
Aihe: Ennaltaehkäisevät toimenpiteet
Monet seurakunnan huoltokustannukset voivat johtua odottamattomista tilanteista: katon vuodosta, ilmanvaihto- ja lämmitysjärjestelmän rikkoutumisesta tai siitä, että pesukarhuperhe asettuu asumaan katolle. Tällaiset ongelmat voivat häiritä seurakunnan toimintaa merkittävästi. Seurakuntarakennuksen järjestelmien säännöllinen tarkastaminen ja vaihtosuunnitelmien laatiminen auttavat vähentämään yllättäviä kustannuksia.
Aihe: Vapaaehtoiset
Anna vapaaehtoisille mahdollisuus palvella! Rehellisesti sanottuna yksi seurakuntayhteisöjen hienoimmista puolista on aktiivinen yhteisö! Seurakunnan jäsenet palvelevat mielellään, ja seurakunnan vapaaehtoisten hallinnoiminen siivouksessa tai maisemoinnissa auttaa heitä tuntemaan suurempaa tarkoitusta ja osallisuutta.
Ehkä järjestätte suuret seurakunnan siivoustalkoot 2–3 kertaa vuodessa, jolloin huolehditte maisemoinnista ja pysäköintialueesta sekä rakennuksen perusteellisesta suursiivouksesta. Minulla on monia lämpimiä muistoja suurista seurakunnan siivouspäivistä. Paikalle tuotiin ruokaa ja kahvia, ja se vahvisti todella yhteisöllisyyden ja perheen tunnetta.
Toimituksen suositus
Hyvä taloudenhoito on seurakuntasi mission perusta. Tähän kokoamani resurssit voivat ohjata taloushallintoasi ja tukea läpinäkyvyyttä ja luottamusta:
- Selkeä seurakunnan tilikartta helpottaa talouden seurantaa ja tarkkaa raportointia.
- Opi seurakuntien rahastokirjanpidosta, jotta voit käsitellä kohdennettuja varoja vastuullisesti.
- Ota käyttöön seurakunnan talouden parhaat käytännöt vahvistaaksesi talouden asianmukaista valvontaa.
- Tämä pastoreiden asumislisää käsittelevä opas selittää verohyötyjä, jotka tukevat pastoreiden tarpeita.
Käytä näitä kymmenysten ja uhrilahjojen viestejä edistääksesi anteliaisuutta ja uskollista taloudenhoitoa.
More Articles
Seurakunnan toimitilojen hallintaohjelmisto
Kuten useimpien ohjelmistojen kohdalla, myös toimitilojen hallintaan tarkoitettujen ohjelmistojen tavoitteena on lisätä tiimisi tehokkuutta ja tuloksellisuutta. Ajattele sitä auttavana ystävänä tai liittolaisena. Se voi auttaa työtilausten hallinnassa, ennaltaehkäisevien huoltotehtävien aikatauluttamisessa, huoltosuunnitelman laatimisessa sekä työvoima- tai varastokustannusten seurannassa!
Jos et tiedä, mistä aloittaa, tutustu tähän artikkeliin, jossa esitellään 10 parasta seurakunnan toimitilojen hallintaohjelmistoa.
Lopuksi ajatuksia toimitilapäälliköistä
Jos ajatus toimitilojen huoltopäälliköstä tuntuu sinusta vieraalta, et ole yksin. Todellisuudessa monet seurakunnat luottavat joko vapaaehtoisiin tai toimitilatiimiin rakennuksen ylläpidossa ja siivouksessa, ja olen myös nähnyt tämän kuuluvan seurakuntasihteerin työnkuvaan.
Erinomainen seurakunnan toimitilapäällikkö ymmärtää, että hänen vastuullaan on paljon omaisuutta; hän on erittäin arvokas työntekijä ja seurakuntasi toiminnan kannalta ratkaisevan tärkeä. Arvosta häntä sen mukaisesti!
Tilaa The Lead Pastor -uutiskirje saadaksesi lisää tietoa seurakunnan hallinnosta!
