¿Durante cuánto tiempo debe una iglesia conservar sus registros financieros?
Conservar permanentemente: Solicitud de reconocimiento de la condición de exenta de impuestos, carta de determinación que reconoce la condición de exenta de impuestos, registros corporativos y estatutos, actas de la junta directiva, registros de propiedades
Conservar durante 3 años: Estados financieros, extractos bancarios, cheques, conciliaciones, cheques cancelados, cuentas por pagar y por cobrar, recibos de todos los gastos pagados por la iglesia
Conservar durante 4 años: Registros laborales (registros de impuestos sobre la nómina, gastos de empleados reembolsados, tarjetas de control horario)
Como pastor al que le encanta pastorear, enseñar y conectar con su congregación, es difícil entusiasmarse con las pautas y políticas de conservación de registros. Sin embargo, los registros financieros de la iglesia son una parte necesaria de la gestión de cualquier iglesia. Cuando se hace mal, las consecuencias son graves:
- Los registros inexactos pueden provocar diezmos omitidos, donaciones sin registrar y errores en la elaboración del presupuesto, lo que perjudica la salud financiera de su iglesia.
- No conservar los registros adecuados podría dar lugar al incumplimiento de las leyes fiscales y a auditorías, exponiendo a su iglesia al riesgo de multas o sanciones.
- Una mala gestión de los registros puede provocar una falta de transparencia, haciendo que su comunidad pierda la confianza en el liderazgo de la iglesia y en su capacidad para administrar los recursos.
Así que, aunque los libros contables y las hojas de cálculo no sean lo suyo, tenga paciencia. He reunido recomendaciones y pasos para usted que aclararán los porqués y los procedimientos de la conservación de registros. Para empezar, contar con herramientas eficaces de software para donaciones de la iglesia puede simplificar la gestión de los registros financieros (y no tiene que ser un experto en tecnología para poder utilizarlas).
Recomendaciones generales
Todos los registros de la iglesia deben gestionarse y conservarse para demostrar, mediante los documentos justificativos, que la iglesia cumple todas las normas fiscales y los requisitos para organizaciones benéficas. Debe poder mostrar un registro de todos los ingresos y gastos del año en cuestión en caso de una auditoría. Conserve los registros financieros de la iglesia durante el tiempo que dure el plazo de prescripción de la declaración presentada.
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Quizá se pregunte: ¿cuánto tiempo es eso? Bueno, depende.
Pautas del IRS:
Saber durante cuánto tiempo conservar los registros financieros de la iglesia depende del acontecimiento o la acción que documente el registro. El IRS ha establecido pautas para su consulta.
Algunos registros deben conservarse permanentemente, mientras que otros pueden destruirse después de tan solo 3 años. Sin embargo, antes de deshacerse de esos registros antiguos, asegúrese de que no necesite conservarlos para otros fines, como impuestos estatales o locales, pólizas de seguro o acreedores.
¿Qué tipos de registros de la iglesia deben conservarse?
A lo largo de un año de aplicación de buenas pautas de gestión financiera de la iglesia, se generarán muchos registros importantes. Esta es una lista de los tipos de registros que deben conservarse y del tiempo durante el que deben conservarse:
Conservar permanentemente:
- Solicitud de reconocimiento de la exención fiscal
- Carta de resolución que reconoce la exención fiscal
- Registros corporativos y estatutos
- Actas de la junta directiva
- Registros de propiedades
Conserve todos los registros que respalden los ingresos y las deducciones declarados en sus declaraciones de impuestos. El periodo de conservación de estos registros es igual a la duración del plazo de prescripción. El plazo de prescripción termina cuando la iglesia ya no puede modificar la declaración y el IRS ya no puede reclamar impuestos adicionales. Por lo general, este periodo es de 3 años después de la fecha límite de presentación o de la fecha en que se presenta la declaración, la que sea posterior.
Conserve lo siguiente durante 3 años:
- Estados financieros
- Extractos bancarios
- Cheques, conciliaciones y cheques cancelados
- Registros de cuentas por pagar y por cobrar
- Recibos de todos los gastos pagados por la iglesia
La información laboral debe conservarse durante cuatro años después de presentar la declaración del cuarto trimestre del año. Esto incluye:
- Registros de impuestos sobre nóminas
- Gastos de empleados reembolsados
- Tarjetas de registro horario
Registros digitales frente a registros físicos:
Con todos los avances tecnológicos, conservar registros electrónicos puede parecer la mejor opción. Antes de tomar una decisión, consulta esta lista de ventajas y desventajas para que puedas decidir con conocimiento de causa qué es lo mejor para tu iglesia.
| Registros físicos | |
| Ventajas: | Desventajas: |
Pasos prácticos para la gestión de registros
La gestión de los registros de la iglesia puede resultar menos abrumadora si cuentas con una lista de pasos prácticos y sólidos que te sirvan de guía. Sigue estos pasos y estarás bien encaminado para crear y mantener tus registros como un profesional.
1: Establece una política de conservación de registros
Una política de gestión de registros establece directrices claras sobre qué registros deben conservarse, cómo deben almacenarse y durante cuánto tiempo. Estos registros incluirán documentos permanentes, como estatutos, actas de constitución y actas de las reuniones de la junta directiva. También habrá documentos no permanentes, como registros laborales e información presentada para las declaraciones de impuestos.
Una política de gestión de registros debe incluir instrucciones sobre cómo eliminar los registros adecuadamente para mantener la confidencialidad de la información sensible. Asegúrate de que la política esté redactada de forma clara y sencilla para que no necesites un doctorado en Biblioteconomía para entenderla.
2: Utiliza un almacenamiento seguro
Tanto si conservas una copia física de todo como si utilizas registros electrónicos, debes asegurarte de que los documentos se almacenen en un lugar seguro y organizado. Gran parte de la información almacenada puede contener datos sensibles.
Los archivos físicos deben conservarse en un armario o una habitación cerrados con llave, y el acceso a la información debe estar limitado a un número reducido de personas.
Si tus registros son electrónicos, deben estar protegidos con contraseña o almacenarse en una unidad privada a la que solo puedan acceder las personas que lo necesiten.
En nuestra iglesia (New Life Fellowship, en Cambridge, Ontario), como estoy seguro de que ocurre en muchas otras, tenemos una combinación de registros físicos y electrónicos, dependiendo de la naturaleza del documento. Tener uno u otro, o ambos, no es ni bueno ni malo, siempre que tu iglesia tenga una política establecida (consulta lo anterior).
3: Categoriza y etiqueta los registros
No hay nada más frustrante que entrar en un almacén (o en una unidad informática) para encontrar un documento sin estructura ni categorías que te ayuden a buscar. Siempre está en el último lugar en el que buscas, ¿verdad?
Se pueden perder horas en una búsqueda que se habría podido evitar si los registros se hubieran organizado y etiquetado correctamente. Esto nunca es más importante que cuando te someten a una auditoría del IRS. Evítate algunos quebraderos de cabeza configurando una estructura de archivos fácil de usar y claramente etiquetada. Me lo agradecerás más adelante.
4: Actualiza periódicamente los registros
Mantener los registros actualizados siempre es la mejor opción. A medida que las iglesias crecen y la tecnología evoluciona, el cambio es inevitable. Lo más probable es que la misión y los estatutos de 1972 parezcan bastante desactualizados e irrelevantes hoy en día. Es importante mantener esta información al día para que tu iglesia pueda prosperar en la época y la cultura en las que vivimos.
No solo eso, sino que mantener los registros actualizados garantizará que estés eliminando los registros que ya no estás obligado a conservar. Esto ayudará con las limitaciones de almacenamiento y asegurará que la información importante que puedas necesitar no esté desordenada ni sea difícil de encontrar.
5: Garantiza el cumplimiento de los requisitos legales
Familiarízate con las leyes locales y con los requisitos estatales y federales para la conservación de registros y la presentación de declaraciones de impuestos. Busca asesoramiento legal cuando corresponda. (Esta puede ser una tarea abrumadora, especialmente si eres como yo y no entraste en el ministerio pastoral por tu pasión y vocación por las ciencias de la información bibliotecaria.)
Encontrar a las personas adecuadas para formar parte de tu comité de finanzas de la iglesia (o junta directiva) es fundamental para mantener registros adecuados y garantizar el cumplimiento de todos los organismos reguladores de tu zona. Estoy muy agradecido por la junta directiva de mi iglesia (New Life Fellowship). Sé que puedo confiarles los detalles de las finanzas de la iglesia, y me quita un gran peso de encima (mental y físicamente) poder dejarlos en sus manos.
6: Capacita al personal y a los voluntarios
Ahora que has establecido una política de conservación de registros clara y completa, es hora de capacitar a todo el personal y a los voluntarios pertinentes de la iglesia sobre cómo seguir estas directrices. Haz que las políticas estén fácilmente disponibles para que puedan consultarlas y comunica periódicamente los procedimientos descritos para que sepan cómo y cuándo aplicarlos.
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Conclusión
Saber cuánto tiempo conservar los registros (es decir: los registros de diezmos) depende de los requisitos de conservación de ese registro.
No siempre es una respuesta sencilla, pero si sigues los pasos descritos anteriormente, estarás bien encaminado para establecer y mantener registros de la iglesia fiables y eficientes durante muchos años.
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