La guía completa del pastor para la gestión de los registros de la iglesia
Los registros desordenados son un camino rápido hacia el caos administrativo del ministerio. (Si una buena gestión de los registros de la iglesia te parece suuuuper aburrida, piensa en lo emocionante que sería perder el estatus de organización benéfica… evitémoslo, ¿de acuerdo?)
Dirigir una iglesia implica mucho más que los servicios y programas dominicales. También requiere llevar registros meticulosamente. Aunque llevar registros pueda parecer aburrido, es la base de una iglesia bien gestionada. Por suerte, mi equipo y yo hemos investigado, evaluado y clasificado los mejores programas de gestión eclesial para simplificar esta tarea. Y, si el presupuesto de tu iglesia es muy ajustado, también tenemos nuestras recomendaciones de los mejores programas gratuitos de gestión eclesial.
La gestión de los registros de la iglesia es importante porque garantiza la transparencia, el cumplimiento legal y una administración eficiente. (El tiempo que conserves tus registros financieros depende de las directrices del IRS.) Pero esos informes financieros de la iglesia te permiten hacer un seguimiento de las donaciones, controlar la asistencia, mantener la salud financiera y perfeccionar el programa de contabilidad de tu iglesia.
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Recuerda: tu iglesia tiene una obligación con su misión y debe rendir cuentas ante sus miembros y el Gobierno. Aunque puede resultar difícil, dedicar tiempo y recursos a la gestión de registros debería ser innegociable.
Debes conocer bien el estado de tus rebaños y prestar mucha atención a tus manadas.
Proverbios 27:23
¿Cuánta «gestión de los registros de la iglesia» es necesaria?
¿Qué tipo de registros debería conservar tu iglesia? Bueno, los registros detallados te ayudan a supervisar indicadores importantes de la iglesia, como la asistencia de la congregación, el historial de donaciones en línea y las finanzas. Algunos registros deben conservarse durante más tiempo que otros, por lo que es fundamental investigar las leyes de conservación de registros de tu país, estado o provincia.
Tu iglesia debería conservar registros de todo lo que afecta al funcionamiento de la iglesia:
- Finanzas
- Asistencia de la congregación
- Donaciones presenciales y donaciones en línea
- Listas de personal y voluntarios
- Registros legales
- Registros históricos
¿Durante cuánto tiempo debería conservar una iglesia sus registros?
Los distintos documentos tienen distintos periodos de conservación. Por eso, tu programa de gestión de registros debe incluir un calendario de conservación de registros. Esto te ayuda a hacer un seguimiento de la salud general de tu iglesia y a cumplir la legislación.
Las leyes federales, estatales o provinciales determinarán durante cuánto tiempo debe conservar una iglesia sus registros. Algunos registros financieros, como las declaraciones de impuestos y los informes de nóminas, deben conservarse durante al menos varios años.
Para nuestras iglesias estadounidenses, el IRS creó una guía de cumplimiento para las entidades 501(c)(3). En general, las directrices del IRS son las siguientes:
Registros que deben conservarse permanentemente
- Registros corporativos, incluidos los documentos de constitución y los estatutos.
- Actas de las reuniones, incluidos todos los informes relacionados.
- Informes de auditoría.
- Estados financieros anuales.
- Declaraciones de impuestos presentadas.
- Declaraciones o presentaciones corporativas anuales.
- Documentos y correspondencia relacionados con la exención fiscal.
- Registros de propiedades (parte de la estrategia de gestión de las propiedades de la iglesia)
Registros conservados durante 10 años
- Pólizas de seguros.
Registros conservados durante 7 años
- Extractos bancarios, cheques cancelados y conciliaciones bancarias.
- Hojas de trabajo y documentos justificativos de las declaraciones de impuestos.
- Formularios del IRS.
- Registros de impuestos sobre nóminas, incluidos registros de nóminas, formularios W-4 y deducciones de nómina.
- Informes de gastos de los empleados.
- Registros personales de los empleados después de la finalización de la relación laboral.
- Contratos y correspondencia relacionada.
- Registros de inversiones.
- Registros y hojas de trabajo de auditorías anuales.
- Cartas de seguros y toda la correspondencia.
- Registros de donaciones individuales.
- Registros de cuentas por pagar.
- Facturas, recibos y extractos de impuestos.
Registros conservados durante 2 años
- Tarjetas y hojas de registro de horas.
- Sobres individuales de donaciones.
Según la Agencia Tributaria de Canadá (CRA):
- Copias de los recibos oficiales de donaciones (excepto los correspondientes a donaciones a 10 años) Deben conservarse durante al menos dos años a partir del final del año de la donación.
- Registros de donaciones a 10 años: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y durante al menos 2 años después del cierre de la iglesia.
- Actas de las reuniones de directores/fideicomisarios/ejecutivos: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y durante al menos 2 años después del cierre de la iglesia.
- Actas de las reuniones de miembros: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y durante al menos dos años después del cierre.
- Documentos de gobierno y estatutos: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y durante 2 años después del cierre.
- Libros contables u otros libros que contengan resúmenes de transacciones y las cuentas relacionadas: Deben conservarse durante 6 años a partir del final del último año fiscal mientras la iglesia esté registrada y durante 2 años después del cierre de la iglesia,
- Estados financieros, documentos fuente y copias de las declaraciones anuales de información: Deben conservarse durante 6 años a partir del final del último año fiscal o, si la iglesia ha cerrado, durante 2 años después de la fecha de revocación.
Registros que deben conservarse permanentemente
- Registros corporativos, incluidos los estatutos de constitución y los estatutos internos
- Actas de las reuniones, incluidos todos los informes relacionados.
- Informes de auditoría
- Estados financieros anuales
- Declaraciones de impuestos presentadas
- Presentaciones o declaraciones corporativas anuales
- Documentos y correspondencia relacionados con la exención fiscal
- Registros de propiedades
Registros que deben conservarse durante 10 años
- Pólizas de seguro
Registros que deben conservarse durante siete años
- Extractos bancarios, cheques cancelados y conciliaciones bancarias
- Hojas de trabajo y documentos justificativos de las declaraciones de impuestos
- Formularios del IRS
- Registros de impuestos sobre la nómina, incluidos los registros de nómina, los formularios W-4 y las deducciones de nómina
- Informes de gastos de los empleados
- Expedientes personales de los empleados tras la finalización de la relación laboral
- Contratos y correspondencia relacionada
- Registros de inversiones
- Registros y hojas de trabajo de las auditorías anuales
- Cartas del seguro y toda la correspondencia
- Registros de donaciones individuales
- Registros de cuentas por pagar
- Facturas, recibos y extractos fiscales
Registros que deben conservarse durante dos años
- Tarjetas y hojas de registro de horas
- Sobres individuales para las ofrendas
Guarda copias digitales de tus registros en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Esto garantiza que tus registros tengan una copia de seguridad y puedan consultarse desde cualquier lugar. ADEMÁS: el almacenamiento en la nube suele incluir un control automático de versiones, por lo que puedes volver fácilmente a versiones anteriores de un documento si es necesario.
Cómo gestionar mejor los registros de la iglesia
La gestión de registros requiere atención al detalle y gusto por los números. Por eso, tendrás que nombrar a la persona adecuada para el puesto de gestión de registros. La junta de tu iglesia debe nombrar a una persona que supervise el programa de gestión de registros.
Y como la gestión de registros es tan importante, normalmente es mejor que el responsable de los registros sea un miembro a tiempo completo del personal o del clero de la iglesia, en lugar de un voluntario de la congregación.
Pero todo debe hacerse de manera adecuada y ordenada.
1 Corintios 14:40
Crea una política de gestión de registros
Una política de conservación de registros establece durante cuánto tiempo deben conservarse los registros e incluye directrices y procesos sobre cómo y cuándo eliminar los registros. Esto garantiza que todas las personas que gestionan los registros de tu iglesia comprendan los procedimientos y sepan qué debe conservarse. También recomiendo asegurarte de utilizar tu software de donaciones de la iglesia para generar registros periódicos y relevantes.
Identifica los registros de la iglesia que vas a gestionar
Deberás determinar qué registros es imprescindible conservar según las leyes estatales locales. Utiliza las directrices anteriores como punto de partida.
Implementa un calendario de conservación
Tendrás que determinar qué funciona para tu iglesia basándote en las leyes locales. Mucho dependerá también de si conservas registros físicos o digitales y de cómo revisarás y auditarás tus estadísticas y registros periódicamente. Muchas iglesias descubren que un software especializado de gestión de eventos ayuda a agilizar el mantenimiento de registros de las actividades de la iglesia. Designa a alguien que se encargue de implementar esto y asegúrate de que todo el personal de la iglesia comprenda y siga las directrices del sistema de archivo. Una sala central para los registros físicos puede ser una buena idea.
Establece políticas de conservación y destrucción
Decidas lo que decidas, asegúrate de que tu política esté debidamente documentada por escrito. También sería beneficioso que fuera revisada por un asesor jurídico y aprobada por tu junta directiva. Esto demuestra que fue una decisión organizativa meditada, no simplemente algo que elaboraste por tu cuenta.
A continuación encontrarás algunos ejemplos de políticas de conservación y destrucción de registros de iglesias que puedes utilizar como punto de partida.
- Ejemplo de política de conservación de registros: El Consejo Evangélico para la Responsabilidad Financiera
- Ejemplos de guías de conservación de iglesias locales: la Conferencia del Norte de Texas de la Iglesia Metodista Unida
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Mejora el proceso de gestión de registros de tu iglesia
Ya sabes que un programa sólido de gestión de registros es crucial para el éxito de tu iglesia. Aunque estés satisfecho con tu estrategia actual, puede que haya algunos aspectos que mejorar.
En primer lugar, audita y revisa tus registros actuales. Esto puede incluir completar las lagunas si falta información, como actas de reuniones o estatutos oficiales que aún deben documentarse.
Con sabiduría se edifica la casa, y con entendimiento se establece; con conocimiento se llenan sus habitaciones de tesoros raros y hermosos.
Proverbios 24:3-4
A continuación encontrarás algunas preguntas que debes hacerte mientras mejoras la gestión de tus registros:
- ¿Utilizas un centro de registros o tus registros se encuentran en tus instalaciones?
- ¿Qué grado de exactitud y actualización tienen tus registros?
- ¿Estás archivando o eliminando tus registros inactivos?
- ¿Utilizas software de gestión eclesial o de gestión de registros?
Una parte importante de la respuesta a estas preguntas depende de si tienes copias físicas o digitales de tus registros. Creo que dedicar espacio de almacenamiento a montones de papeles y archivos es opcional. Por supuesto, el método preferido para conservar registros es el digital, principalmente porque es mucho más probable que los archivos digitales sobrevivan a un desastre. Además, es mucho más rápido buscar en archivos digitales que en archivos de papel y también es más fácil enviarlos electrónicamente.
Los registros digitales pueden almacenarse en el disco duro de un ordenador o en un servidor de red en tus instalaciones o en la nube.
Elegir la opción de almacenamiento que tenga más sentido para tu iglesia dependerá de tus deseos o necesidades. Habla con empresas familiarizadas con la tecnología de digitalización y almacenamiento de documentos, y analiza la mejor forma de indexar los registros para facilitar su búsqueda y recuperación.
Asimismo, ten presente la seguridad de los registros: la pérdida de datos puede ser devastadora para una iglesia o cualquier empresa. Te sugiero que consultes con los expertos jurídicos de tu iglesia para recibir orientación sobre la creación de un programa de conservación de registros que cumpla los requisitos legales locales.
Considera un software de gestión eclesial
El software de gestión eclesial puede ser crucial para ayudar a gestionar todo tipo de registros, incluidos los registros financieros, los registros de miembros de la congregación y otros, como los descritos anteriormente. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta al buscar un software de gestión eclesial:
- Interfaz de usuario (UI): Las iglesias suelen tener muchos miembros, y gestionas mucha información de cada uno de ellos. Querrás una interfaz que sea fácil de entender y de usar. Tener una interfaz demasiado complicada o difícil de usar añadirá tiempo y frustración innecesarios a tu día. Por eso creo que también es importante que tenga una aplicación móvil. Querrás que sea fácilmente accesible.
- Seguridad: Tu congregación confía a la iglesia información importante, como números de teléfono, correos electrónicos y números de tarjetas de crédito, para las donaciones en línea. El software debe ser seguro.
- Relación calidad-precio: ¿Tiene funciones que hagan razonable su precio? ¿Ofrecen una prueba gratuita? Contar con una prueba gratuita es imprescindible. Querrás asegurarte de que el software se adapta bien a tu iglesia. No querrás comprometerte con un contrato o un pago y descubrir después que el software es demasiado complicado o no se ajusta a las necesidades de tu iglesia.
La gestión de los registros de la iglesia es crucial para el éxito de tu iglesia. ¡Elegir el software adecuado es vital! Tómate el tiempo necesario para investigar y tomar la mejor decisión para tu iglesia. Hemos hecho el trabajo preliminar para ayudarte a elegir el software de gestión de iglesias perfecto para ti.
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