Cómo Establecer la Administración de una Iglesia: 7 Pasos Clave
Los momentos más satisfactorios de servir en el ministerio y establecer una iglesia son ver los frutos de tu trabajo en nuevos miembros, salvación, bautismos y más. Pero la realidad es que hay mucho trabajo previo para alcanzar esos momentos, como averiguar cómo organizar la administración de la iglesia.
La administración de la iglesia es una de las partes menos emocionantes de crear una congregación, pero no por ello es menos fundamental para nuestra misión que cualquier otra cosa. De hecho, sin la organización, estructura y orientación de administradores apropiados, una iglesia puede tener dificultades en todas las demás áreas.
Aunque aprender cómo establecer una administración de iglesia efectiva puede ser un reto y, a veces, frustrante, espero poder simplificarlo para ti. Sé por experiencia propia que el presupuesto de la iglesia, la documentación, el software, los papeles y todo eso puede ser aburrido y tedioso, pero vale la pena. A continuación te explico cómo configurar e implementar la administración de la iglesia de manera adecuada.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Abordaré:
- ¿Qué es la administración de la iglesia?
- ¿Cómo establecer la administración de la iglesia?
- Software de administración para una gestión adecuada de la iglesia
¿Qué es la administración de la iglesia?
La administración de la iglesia es la coordinación de personas, recursos y sistemas para apoyar los ministerios de la iglesia.
La gestión del presupuesto financiero, la estructura de tu congregación, la administración de los líderes de la iglesia, la programación, la gestión de eventos de la iglesia, la información de contacto y muchas otras áreas son parte de la administración de tu iglesia.
¿Por qué es importante la administración de la iglesia?
La importancia de una administración de la iglesia correctamente estructurada proviene del hecho de que establece la base para todo lo demás en tu ministerio. Sin ella, tendrás un caos desorganizado sin estructura real y que tendrá más dificultades de las necesarias o de las que debería.
La administración de la iglesia aporta un orden necesario, y a menudo ignorado, a lo que de otro modo sería un viaje salvaje y sorprendente en el que seguimos a Jesús. La espontaneidad y la flexibilidad son esenciales para atraer nuevos miembros, pero a menudo olvidamos la organización reflexiva que puede retener y empoderar a esos miembros.
La administración de la iglesia proporciona la base a partir de la cual se desarrolla todo dentro de la iglesia local. Conecta los puntos entre los diferentes ministerios y es la puerta de entrada para que todo suceda de una manera ordenada y pacífica.
Los líderes administrativos de tu iglesia, hayan realizado un programa de formación para administradores de iglesias o no, unen el banco de alimentos, el ministerio para personas sin hogar, los autobuses, el grupo de jóvenes, el centro infantil y cualquier otro elemento que hace de tu iglesia un todo completo. Esta unidad es esencial para el éxito de las iglesias que desean continuar con la misión de compartir las Buenas Nuevas durante muchas generaciones, especialmente a medida que la iglesia crece.
¿Cómo establecer la administración de la iglesia?
El trabajo detallado de implementar la administración de la iglesia no es tan divertido como otras partes de la construcción de tu congregación. Dicho esto, estos pasos ayudarán, espero, a simplificar el proceso de una manera un poco menos frustrante. Estos pasos los saqué de mi propia experiencia como miembro de un equipo administrativo en la iglesia.
1. Retrocede y observa el panorama completo
Antes de poder contar con una administración de iglesia completamente implementada, necesitas tomarte un momento para evaluar tu situación particular. Cada iglesia es diferente y debe tratarse de manera específica. Algunas de las secciones que debes analizar incluyen: tu estructura actual, los diferentes ministerios, el cronograma diario y los miembros del personal.
La clave aquí es tener una visión general de tu situación actual para saber hacia dónde ir a partir de ahí. Este también es el momento de revisar los ahorros de tu iglesia, el ingreso estimado por año y demás. El objetivo es registrar todo lo que tienes actualmente y plasmarlo de manera clara.
2. Contrata a las personas indicadas
Una vez que conozcas y comprendas plenamente tu situación, es momento de avanzar y construir tu equipo administrativo. En este punto, recomiendo comenzar a contratar a las personas adecuadas para cada puesto, con descripciones detalladas de trabajo. Crear una administración dedicada puede requerir una inversión considerable, pero al final valdrá la pena.
No necesitas contratar a todo el personal administrativo de inmediato, pero al menos vale la pena emplear a un asistente administrativo y un director financiero, además de designar a alguien responsable de la estructura corporativa que tenga experiencia en la gestión de organizaciones sin fines de lucro. Con estos puestos fundamentales cubiertos, verdaderamente podrás empezar a crear algo viable.
3. Planifica tu infraestructura
Con unos cuantos miembros en tu equipo que sean tus administradores, puedes empezar a planificar tu infraestructura. Esto incluye la organización general de la iglesia así como los detalles financieros como la recaudación de fondos. Aquí es donde creas un mapa de toda tu iglesia y sus ministerios (sugerencia: ¡asegúrate de que este mapa esté fácilmente accesible en los registros de tu iglesia!)
¿Cuáles ministerios son tus puntos focales? ¿Cuáles dependen de otros, como el equipo de autobuses que responde al ministerio de jóvenes? ¿Cuántos miembros del personal tiene o necesita cada departamento? ¿Cuál es el presupuesto que vas a dedicar a cada ministerio y por qué?
Aquí también entra en juego la organización del personal de tu iglesia. ¿Quién está a cargo de qué ministerio? ¿Quién es el punto de contacto para información sobre, por ejemplo, los grupos de mujeres? ¿Quién lidera tus diferentes ministerios y se asegura de que todos estén coordinados? ¿Qué papel juegan los miembros de la junta de la iglesia y el pastor principal?
Tu infraestructura es una parte vital de la administración de tu iglesia, así que tómate tu tiempo y considera cada sección por igual. Recomiendo esperar unas semanas y luego reevaluar lo que creaste para tu infraestructura una vez finalizada. De esta manera podrás hacer cambios con la mente despejada.
4. Crea un Departamento de Informática
Recomiendo que toda iglesia tenga un departamento de informática completo o al menos un técnico de TI encargado de todo.
Tu persona de TI debería encargarse de tus computadoras, el software de la iglesia, el sitio web de la iglesia y otros equipos para asegurarse de que estén actualizados y sean capaces de todo lo que necesitas. Cada ministerio debe contar con los equipos y programas más recientes (al menos software de gestión de iglesias y software financiero para iglesias) para poder presupuestar, planificar y ejecutar acciones en consecuencia.
Este no es un área para recortar gastos o comprometer calidad, ya que necesitarás lo mejor que puedas permitirte, tanto en equipos como en personas, para transmitir en vivo, tomar fotos, compartir contenido en internet y conectar tus departamentos entre sí. Tu departamento de informática es una de las fuerzas que une todo lo que ocurre en tu iglesia local.
5. Define tus Procedimientos
Parte del trabajo de tus administradores de iglesia será crear documentación detallada y procedimientos para todo lo que sucede en tu iglesia. Aquí se crean tu plan de negocio de la iglesia y propuestas, declaraciones de misión, planes de gestión de riesgos y mucho más.
La responsabilidad del administrador de la iglesia es proporcionar información sobre cada aspecto de tu iglesia. Define todos tus ministerios, los roles de cada miembro del personal, los pasos para cada posible situación, ya sea buena o mala, y no dejes margen para sorpresas. Así es como organizas tu iglesia de la mejor manera posible.
6. Dedica tus Recursos
Parte de las responsabilidades de la administración es determinar la mejor manera de asignar los recursos, tanto financieros como de otro tipo, para las operaciones de la iglesia. Aquí es donde tu contador y otros miembros del personal juegan un papel, ya que pueden concentrarse en asegurar que se sigan las mejores prácticas contables de la iglesia mientras se prepara el presupuesto de cada ministerio. Ellos ayudarán a evitar que te excedas.
Además, al mismo tiempo está el tema del recurso humano. Los miembros de tu iglesia, incluyendo a la directiva de la iglesia y los voluntarios, también son recursos que debes distribuir entre los diferentes ministerios de alcance y, al igual que el dinero, algunos departamentos necesitan más que otros.
Sólo cuentas con una cantidad limitada de personas y fondos, así que corresponde a tu administración distribuirlos adecuadamente.
7. Establece Liderazgo y Metas para el Éxito Futuro
Una vez que finalmente tengas tus finanzas de la iglesia aprobadas, todos se sientan cómodos en sus puestos y se hayan cubierto las necesidades de cada uno de tus ministerios, es hora de mirar hacia el futuro. Tu comité financiero de la iglesia es una parte fundamental de esto. La administración de la iglesia no solo está para evaluar y ejecutar en la situación actual de tu iglesia local, sino también en el futuro.
Los administradores deberían ayudar a planificar el futuro y formar parte en la creación de los diversos objetivos que tengan previstos. El equipo de administración es tu fuente de planes sobre cómo financiar los diferentes proyectos de la iglesia para gestionar y cómo se llevarán a cabo.
Si tienes voluntarios dispuestos pero con poca experiencia, puede que valga la pena invertir en algunos excelentes cursos de ministerio en línea.
Además, pueden ayudar cuando se trata de la expansión y saber cuántos nuevos miembros del personal necesitarás en el futuro y cómo hacer que eso suceda. Todo esto te ayudará a prepararte para el éxito futuro.
Software de administración eclesiástica para una correcta gestión de la iglesia
Gran parte de la manera en que una administración de iglesia gestiona su trabajo es utilizando software dedicado a la gestión eclesiástica, o ChMS. La mayoría de los ChMS líderes de la industria están diseñados para ayudar con varias funciones y necesidades. Por supuesto, necesitarás el software estándar como Google Workspace, Microsoft Excel, Word, y así sucesivamente, pero también existen programas especializados.
Si quieres profundizar en el software de gestión eclesiástica y operar de acuerdo con los principios óptimos de gestión eclesiástica, aquí tienes algunos artículos para explorar:
- Tendencias globales de la demanda de software de gestión eclesiástica
- Características clave del software de gestión eclesiástica
- Beneficios de utilizar un software de gestión eclesiástica
- Precios comunes para el software de gestión eclesiástica
Con software de gestión eclesiástica podrás llevar un control de la información del personal, la gestión de voluntarios, los miembros de la iglesia, eventos, recursos financieros, diezmos y mucho más. El software de administración es necesario para facilitar la organización de la comunicación institucional entre departamentos.
Por medio de este software y con la ayuda de una persona dedicada de TI, podrás realizar más fácilmente los pasos anteriores: asignar recursos, planificar a futuro, crear documentación para toda situación y mucho más. También vale la pena mantenerse actualizado con nuevas tecnologías y herramientas que puedan ayudarte a trabajar más rápido y eficientemente, como la IA en la administración de iglesias.
Cómo encajan las redes sociales en la administración eclesiástica
La administración de la iglesia abarca mucho dentro de tu ministerio, desde el aspecto financiero hasta la organización y más allá. Sin duda, por esto necesitas tener un equipo dedicado de administradores que filtre y dé sentido a cada elemento de tu congregación. Descubre dónde puedes obtener formación especializada en administración de iglesias aquí.
Esto incluye las redes sociales, que son una piedra angular de la administración y marketing de iglesias, un tema en el que ni siquiera profundicé en esta guía.
Facebook, Instagram, Twitter, TikTok y otras aplicaciones son componentes invaluables de Internet hoy en día para cualquier iglesia. Navegar por estos sitios puede ser abrumador, pero espero que mi desglose anterior sobre todo lo que necesitas saber acerca del marketing en redes sociales para iglesias te ayude.
