6 Mejores Prácticas de Comunicación en la Iglesia y Qué Evitar
En mis experiencias trabajando en iglesias, he descubierto varias buenas prácticas de comunicación eclesiástica que he utilizado para evitar todo tipo de malentendidos e inconvenientes (¡algunas de ellas aprendidas a la fuerza!)
He aquí un escenario:
Los folletos impresos para el décimo aniversario de tu iglesia acaban de ser entregados. Al revisarlos, sientes un vacío en el estómago. ¿Por qué? De alguna manera olvidaste incluir la fecha del evento en el folleto. Eso no es todo: también notas un error tipográfico. ¡Qué error tan costoso! Los folletos tendrán que ser rediseñados y reimpresos, los 5,000 de ellos.
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Lamentablemente, no es culpa de la imprenta. Te enviaron el borrador y tú diste la aprobación final antes de que fuera a impresión. Pero esto se podría haber evitado con un proceso y una estrategia de comunicación adecuados.
Las buenas prácticas que se comparten en este artículo ayudarán a garantizar que el público objetivo reciba tu mensaje de manera clara y con la menor interferencia posible. Esto, a su vez, mejorará la asistencia a cualquier evento organizado por tu equipo de gestión de eventos de la iglesia, aumentará la claridad sobre tu misión y valores, y contribuirá a que los miembros de la congregación y el personal estén al tanto de todo lo que ocurre en tu iglesia.
Comparto desde mis más de 20 años de experiencia como líder y administrador de iglesias. Destaco las mejores prácticas que he aprendido y también abordo varios de los problemas de comunicación más comunes en las iglesias.
En este artículo, hablaré sobre:
- 6 mejores prácticas para la comunicación en la iglesia
- Problemas comunes de comunicación en las iglesias
6 mejores prácticas para la comunicación en la iglesia
Aquí tienes mis mejores prácticas para asegurar que la comunicación dentro de tu iglesia te ayude a difundir tu mensaje y misión, en vez de dificultarlos. También vale la pena considerar cómo puedes utilizar la IA en la comunicación de la iglesia junto con estas buenas prácticas.
1. Mejor comunicar de más que de menos
Compartir un anuncio importante una sola vez normalmente no es suficiente. Hay tantas cosas que compiten por nuestra atención hoy día que la congregación o el público destinatario puede que no recuerde el anuncio al terminar el servicio o al salir de la iglesia. Por eso, los recordatorios son imprescindibles. Incluye recordatorios en tus servicios semanales, pon la información en el sitio web de tu iglesia e inclúyela en tus boletines semanales. Si el tuyo se siente un poco obsoleto, existen montones de ideas para revitalizar el boletín de la iglesia... y una gran variedad de ejemplos de boletines parroquiales para inspirarte también.
2. Utiliza una variedad de softwares de comunicación para iglesias
El software de comunicación para iglesias es un término amplio que puede involucrar cualquier tipo de software o herramienta que te ayude a comunicarte con tu congregación o a realizar comunicación interna con tu personal.
Correo electrónico
Servicios de envío masivo como Mailchimp, Flodesk o Constant Contact son solo algunas de las muchas plataformas online de automatización de marketing por correo electrónico que te permiten gestionar tu iglesia y enviar un solo mensaje a cientos e incluso miles de personas en tu lista de correo. Estas plataformas (similares a las herramientas de gestión de contactos para iglesias) generalmente requieren una pequeña tarifa mensual, aunque en algunos casos pueden ser gratuitas, dependiendo del tamaño de tu congregación.
Dentro de estas plataformas también puedes categorizar las listas de correo. Por ejemplo, una categoría de correos puede ser para jefes de departamentos, otra para la congregación general o solo para nuevos miembros, y así sucesivamente. Esta es una característica muy conveniente que te permite enviar mensajes específicos solo a las personas que necesitan recibirlos.
Lee más sobre el marketing por correo electrónico en iglesias aquí.
Mensajes de texto masivos
Este tipo de software es ideal para enviar recordatorios por mensaje de texto sobre eventos a tu congregación. Flocknote, EZ Texting y ChurchCast son solo algunas de las plataformas de mensajería masiva que te permiten enviar mensajes de texto a toda tu congregación a la vez.
Recuerda mantener los mensajes cortos y directos al punto. A nadie le gusta leer mensajes de texto extensos.
Redes sociales
A estas alturas, tu iglesia ya debería estar usando las redes sociales, ya sea Facebook, Instagram o Twitter. En general, estas páginas son de acceso público (es decir, cualquiera puede verlas, a menos que cambies la configuración para no permitirlo), así que ten en cuenta que tanto el público objetivo como cualquier otra persona que llegue a tu perfil podrá leer la información que publiques aquí. No todos los mensajes deben publicarse aquí, a menos que el público general sea tu público objetivo.
Por ejemplo, si tu iglesia organiza una campaña de donación de sangre o una feria de negocios abierta al público en general, querrás publicar este tipo de mensajes en tus páginas de redes sociales. Sin embargo, un recordatorio sobre la próxima reunión de ujieres no debe publicarse en una plataforma pública.
Aplicaciones de Chat Grupal
WhatsApp (que normalmente funciona mejor para iglesias más pequeñas) es una aplicación favorita y confiable. Puedes crear un chat grupal dedicado de WhatsApp para mensajes y anuncios importantes de la iglesia, y usarlo para reiterar mensajes o enviar recordatorios sobre eventos próximos.
Puedes requerir establecer límites y avisar a los usuarios que la página es estrictamente para información de la iglesia. No quieres que mensajes o recordatorios se pierdan entre una multitud de otras publicaciones y memes no relacionados.
Envía Recordatorios a Través de los Jefes de Departamento
Cada jefe de departamento o unidad en una iglesia tendrá su manera confiable y de confianza de comunicarse con los miembros de su departamento. Puedes pedirles que recuerden a los miembros de su departamento sobre un evento próximo de la iglesia que requiera su asistencia.
Por ejemplo, puedes pedirle al director del coro que recuerde a su departamento sobre un próximo seminario de formación para trabajadores. Resalta la información específica que deseas que se comparta con los miembros del departamento.
3. Enfatiza los mensajes durante los servicios de la iglesia
Justo antes del sermón o después de él son excelentes oportunidades para transmitir anuncios generales, eventos próximos y cualquier otra información que toda la congregación deba saber.
Sin embargo, evita sobrecargar los anuncios: Planifica con anticipación para que los anuncios semanales de tu iglesia estén debidamente espaciados. Tener demasiados anuncios en un solo servicio hará que las personas olviden o pasen por alto información.
Asegúrate de que la persona que va a anunciar reciba los anuncios con suficiente antelación: Esto les dará tiempo suficiente para revisar y prepararse. Enviar los anuncios la noche anterior al servicio de las 8 am es una mala práctica de comunicación.
4. Promociona los eventos a tiempo
Esto es fundamental. Si comienzas a hablar de un evento próximo demasiado pronto, puede diluir la importancia del evento a medida que se acerca la fecha porque tu audiencia objetivo ya lo escuchó demasiadas veces.
Hay varias formas de realizar una promoción masiva de los principales eventos de la iglesia: volantes, carteles, pancartas o anuncios digitales. Asegúrate de usar una temática de color consistente en todas las publicaciones. Esto ayuda al reconocimiento y a la imagen de marca. Decide una paleta de colores y utiliza esos colores de manera consistente al crear carteles, volantes y pancartas—ya sean digitales o impresos.
5. Revisa doble tu trabajo
El escenario que planteé en la introducción es en realidad una historia verdadera. Cuando fui administrador de una gran organización internacional de iglesias, aprendí esta lección de la manera difícil. Al final de una semana laboral extremadamente ocupada, aprobé accidentalmente la impresión de carteles y volantes para un evento importante. Lamentablemente, había un error tipográfico considerable—que no noté.
Esa experiencia dolorosa y costosa me llevó a desarrollar un sistema casi infalible que uso antes de aprobar cualquier información destinada a una distribución amplia. Creé una plantilla de plan de comunicación para iglesias para ayudar a agilizar este proceso.
Creé una lista de verificación que incluye la información básica que debe aparecer en cualquier forma de anuncio masivo que se use en esa iglesia. La lista incluía:
- Fecha del evento
- Hora del evento
- El lugar
- Dirección web de la iglesia
- Número de teléfono de la iglesia
- Nombre del evento
Al tener esta lista de verificación a mano, pude volver a revisar antes de dar luz verde para imprimir o distribuir digitalmente.
El segundo paso de mi sistema consistió en contar con la ayuda de al menos dos personas de confianza adicionales (miembros del equipo de planificación de eventos) para comprobar que no omití información importante.
La verdad es que somos humanos y estamos propensos a cometer errores humanos. Contar con un buen sistema reducirá en gran medida o eliminará por completo los costosos errores humanos.
6. Presta mucha atención al diseño de cualquier material promocional
Supongamos que organizas un evento gratuito de regreso a clases. Quieres asegurarte de que el propósito del evento sea claro a simple vista en cualquier volante o anuncio. Esto podría significar que el título esté en negrita, junto con fotos de mochilas y útiles escolares. Una foto del pastor no debe ser la imagen más destacada en el volante.
Los diseños recargados que no tienen relación con el mensaje desvían la atención de lo importante. Los detalles florales innecesarios y los gráficos solo dificultan la lectura del mensaje que intentas transmitir. Tu audiencia no debería tener que luchar contra elementos innecesarios para llegar al mensaje real.
Además, asegúrate de explicar claramente cualquier instrucción específica que necesiten los asistentes. Por ejemplo, si tu iglesia organiza una colecta de juguetes, deberás dejar claro lo siguiente:
- Los tipos de juguetes necesarios o requeridos.
- La fecha límite para entregar los juguetes.
- Dónde deben dejar los donantes los juguetes. Por ejemplo, los juguetes deben colocarse en los contenedores de recolección situados en la entrada principal, en el vestíbulo.
- Si se aceptarán donaciones en efectivo en lugar de juguetes, para quienes no puedan comprar por falta de tiempo (utiliza un software de donaciones para iglesias aquí). ¿Cómo deben hacer la donación? Si es por internet, ¿deben escribir “colecta de juguetes” al donar? (P.D.: aprende cómo escribir una carta de agradecimiento por donación para la iglesia aquí.)
- Si se debe escribir “colecta de juguetes” en el sobre de la donación.
Todas estas instrucciones y más deben aclararse y explicarse para aumentar las posibilidades de éxito de tu colecta.
Problemas comunes de comunicación en la iglesia
Mantente atento a tus comunicaciones para asegurarte de evitar lo siguiente:
Ambigüedad en el mensaje
La claridad y la especificidad son importantes al redactar tus mensajes; esto ayuda a garantizar que tus mensajes sean claros, bien entendidos y recibidos por la audiencia objetiva.
Crear un plan de comunicación para la iglesia o una estrategia de comunicación puede ayudarte a asegurar que el mensaje sea claro y consistente, para favorecer una comunicación efectiva en la iglesia.
Aquí tienes un ejemplo:
- Un mensaje ambiguo o un anuncio podría señalar simplemente: el pastor principal se reunirá con los líderes de la iglesia el próximo domingo después del servicio.
- Una versión clara y específica del mismo mensaje podría decir: el pastor principal se reunirá con los ancianos y pastores asociados el próximo domingo después del servicio para discutir los planes del evento anual de picnic de verano.
Demasiados eventos
Si programas demasiados eventos uno tras otro, puedes agotar a tu congregación y no deberías sorprenderte si hay poca asistencia en tus eventos. Tu congregación simplemente está cansada y necesita recuperarse del evento de la semana pasada, que requirió mucho esfuerzo y dos meses de planificación.
Horarios
¿El día y la hora del evento funcionan para la mayoría de la audiencia a la que va dirigido? No muchas personas asistirán si fijas la reunión a las 6 p.m. y la mayoría de los esperados no termina de trabajar hasta las 5:30 o las 6 p.m.
Falta de reunión posterior al evento
Realizar una reunión después del evento puede ayudarte a ti y a tu equipo a analizar cómo fue el evento, qué se puede mejorar y qué funcionó bien, para así mejorar los próximos eventos.
Supongamos que planeas repetir un evento realizado anteriormente, pero el anterior no cumplió las expectativas. Si no celebras una reunión después del evento, solicitas retroalimentación, o creas una encuesta para mejorar en el siguiente, puedes esperar un resultado igualmente decepcionante en la segunda edición.
Ve, implementa y destaca
Poner en práctica todo lo mencionado anteriormente no solo ayudará a mejorar las prácticas de comunicación de tu iglesia, sino que también conducirá a una mejor asistencia a tus eventos. Espero que estas estrategias también te permitan identificar otras áreas de mejora en las prácticas de comunicación en tu iglesia.
Si tienes dificultades para organizar las comunicaciones de tu iglesia (o incluso la administración y gestión generales), considera usar un software de gestión eclesiástica o un software para iglesias más amplio para comenzar a gestionar todo de manera fluida.
Y, si te encuentras sintiéndote desconectado o sin inspiración, quizás necesites renovarte. Considera inscribirte en una conferencia de medios para iglesias. Tenemos preparadas para ti las recomendaciones de este año.
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