La Guía Completa del Pastor para la Gestión de Registros de la Iglesia
Los registros desordenados conducen rápidamente al caos en el ministerio. (Si la buena gestión de registros de la iglesia te suena suuuper aburrida, piensa en lo emocionante que sería perder el estatus de entidad benéfica... mejor evitémoslo, ¿de acuerdo?)
Administrar una iglesia implica mucho más que sólo oficios dominicales y programas. También requiere un registro meticuloso de toda la gestión. Aunque llevar los registros pueda parecer aburrido, es la base de una iglesia bien gestionada. Afortunadamente, mi equipo y yo hemos investigado, evaluado y clasificado el mejor software de gestión para iglesias para simplificar esta tarea. Y, si el presupuesto de tu iglesia es muy ajustado, también tenemos nuestras recomendaciones de el mejor software gratuito de gestión para iglesias.
La gestión de registros en la iglesia es importante porque garantiza transparencia, cumplimiento legal y una administración eficaz. (Cuánto tiempo debes conservar los registros financieros depende de las directrices del IRS.) Pero: esos informes financieros de la iglesia te permiten seguir las donaciones, monitorear la asistencia, mantener la salud financiera y afinar el software contable de tu iglesia.
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Recuerda: tu iglesia tiene una obligación con su misión y con rendir cuentas a sus miembros y al gobierno. Aunque pueda ser un reto, dedicar tiempo y recursos a la gestión de registros debe ser algo innegociable.
Asegúrate de conocer bien el estado de tus ovejas, presta mucha atención a tus rebaños.
Proverbios 27:23
¿Cuánta 'gestión de registros de la iglesia' es necesaria?
¿Qué tipo de registros debe conservar tu iglesia? Los registros detallados te ayudan a monitorear métricas importantes de la iglesia como la asistencia de la congregación, historial de donaciones en línea y las finanzas. Algunos registros deben guardarse más tiempo que otros, así que es fundamental investigar las leyes sobre conservación de documentos en tu país, estado o provincia.
Tu iglesia debe conservar registros de todo lo que afecte el funcionamiento de la misma:
- Finanzas
- Asistencia de la congregación
- Donaciones presenciales y donaciones en línea
- Listas de personal y voluntarios
- Registros legales
- Registros históricos
¿Cuánto tiempo debe una iglesia conservar los registros?
Diferentes documentos tienen diferentes plazos de conservación. Por eso, tu programa de gestión de registros debe incluir un calendario de retención de documentos. Esto te ayuda a llevar el control de la salud general de la iglesia y a mantenerte en cumplimiento con la ley.
Las leyes federales y estatales o provinciales determinarán cuánto tiempo debe guardar la iglesia sus registros. Algunos documentos financieros, como declaraciones de impuestos e informes de nómina, deben guardarse al menos durante varios años.
Para nuestras iglesias estadounidenses, el IRS ha creado una guía de cumplimiento para entidades 501(c)(3). En general, la orientación del IRS es la siguiente:
Registros que deben conservarse permanentemente
- Registros corporativos, incluidos los artículos de constitución y estatutos.
- Actas de reuniones, incluidos todos los informes relacionados.
- Informes de auditoría.
- Estados financieros anuales.
- Declaraciones de impuestos presentadas.
- Declaraciones o presentaciones anuales de la corporación.
- Documentos y correspondencia de exención de impuestos.
- Registros de propiedades (parte de la estrategia de gestión de propiedades de la iglesia)
Registros conservados durante 10 años
- Pólizas de seguros.
Registros conservados durante 7 años
- Extractos bancarios, cheques cancelados y conciliaciones bancarias.
- Hojas de trabajo y documentos de respaldo para las declaraciones de impuestos.
- Formularios del IRS.
- Registros de impuestos sobre nóminas, incluyendo registros de nóminas, formularios W-4 y deducciones de nómina.
- Informes de gastos de empleados.
- Registros de personal del empleado después de la finalización de su empleo.
- Contratos y correspondencia relacionada.
- Registros de inversiones.
- Registros anuales de auditoría y hojas de trabajo.
- Cartas de seguro y toda la correspondencia.
- Registros individuales de donaciones.
- Registros de cuentas por pagar.
- Facturas, recibos y estados de impuestos.
Registros conservados durante 2 años
- Tarjetas y hojas de tiempo.
- Sobres de ofrenda individuales.
Según la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA):
- Copias de recibos oficiales de donación (aparte de los de donaciones a 10 años) Deben conservarse por al menos dos años después del final del año en que se realizó la donación.
- Registros de donaciones a 10 años: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y al menos 2 años después de que la iglesia cierre.
- Actas de reuniones de directores/fideicomisarios/ejecutivos: Estas deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y al menos durante 2 años después del cierre de la iglesia.
- Actas de reuniones de miembros: Estas deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y al menos dos años después de su cierre.
- Documentos de gobernanza y estatutos: Estos deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y durante 2 años después de su cierre.
- Libros mayores u otros libros que contengan resúmenes de transacciones y las cuentas relacionadas: Deben conservarse durante 6 años desde el final del último año fiscal mientras la iglesia esté registrada y durante 2 años después de que la iglesia haya cerrado,
- Estados financieros, documentos fuente y copias de declaraciones anuales de información: Deben conservarse durante 6 años a partir del final del último año fiscal o, si la iglesia ha cerrado, durante 2 años después de la fecha de revocación.
Registros que deben conservarse permanentemente
- Registros corporativos, incluidos los artículos de constitución y estatutos
- Actas de reuniones, incluyendo todos los informes relacionados.
- Informes de auditoría
- Estados financieros anuales
- Declaraciones de impuestos presentadas
- Declaraciones o informes anuales de la corporación
- Documentos y correspondencia sobre exención de impuestos
- Registros de propiedad
Registros que deben conservarse durante 10 años
- Pólizas de seguro
Registros que deben conservarse durante siete años
- Estados de cuenta bancarios, cheques cancelados y conciliaciones bancarias
- Hojas de trabajo y documentos de respaldo de las declaraciones de impuestos
- Formularios del IRS
- Registros de impuestos sobre la nómina, incluyendo registros de nómina, formularios W-4 y deducciones de nómina
- Informes de gastos de empleados
- Registros de personal de empleados después de la desvinculación laboral
- Contratos y la correspondencia relacionada
- Registros de inversiones
- Registros y hojas de trabajo de auditoría anual
- Cartas de seguro y toda la correspondencia
- Registros de donaciones individuales
- Registros de cuentas por pagar
- Facturas, recibos y estados de cuentas de impuestos
Registros que deben conservarse durante dos años
- Tarjetas y hojas de registro de tiempo
- Sobres individuales de ofrendas
Guarde copias digitales de sus registros en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Esto asegura que sus registros estén respaldados y que puedan accederse desde cualquier lugar. ADEMÁS: el almacenamiento en la nube suele incluir control de versiones automático, por lo que puede revertir fácilmente a versiones anteriores de un documento si es necesario.
Cómo gestionar mejor los registros de la iglesia
La gestión de registros requiere atención a los detalles y afinidad por los números. Así que tendrá que designar a la persona adecuada para el puesto de gestión de registros. La junta directiva de su iglesia debe nombrar a una persona para supervisar el programa de gestión de registros.
Y dado que la gestión de registros es tan importante, generalmente es mejor que el encargado de los registros sea un miembro del personal o clero de la iglesia a tiempo completo en lugar de un voluntario de la congregación.
Pero todo debe hacerse de una manera decorosa y ordenada.
1 Corintios 14:40
Cree una política para la gestión de registros
Una política de retención de registros establece cuánto tiempo deben conservarse los registros e incluye orientaciones y procesos sobre cómo y cuándo desecharlos. Esto asegura que todos quienes gestionan los registros de su iglesia entiendan los procedimientos y lo que debe conservarse. ¡También recomiendo asegurarse de utilizar su software de donaciones de la iglesia para generar registros relevantes y periódicos!
Identifique los registros de la iglesia que va a gestionar
Deberá determinar qué registros son imprescindibles según las leyes estatales locales. Utilice las pautas anteriores como punto de partida.
Implemente un cronograma de retención
Tendrás que determinar qué funciona para tu iglesia según las leyes locales. Mucho dependerá también de si guardas registros físicos o digitales y de cómo revisarás y auditarás tus estadísticas y archivos de manera regular. Muchas iglesias encuentran que el software especializado de gestión de eventos ayuda a agilizar el mantenimiento de registros para las actividades de la iglesia. Asigna a una persona responsable de implementar esto y asegúrate de que todo el personal de la iglesia comprenda y siga las directrices del sistema de archivo. Contar con una sala central de archivos para los documentos físicos puede ser una buena idea.
Establecer políticas de retención y destrucción
Decidas lo que decidas, asegúrate de que tu política esté debidamente documentada por escrito. También sería útil que la revisara un asesor legal y que fuera aprobada por tu consejo de gobierno. Esto demuestra que fue una decisión organizativa bien pensada y no algo improvisado por cuenta propia.
A continuación, algunos ejemplos de políticas de retención y destrucción de archivos que puedes utilizar como punto de partida.
- Política de retención de archivos: The Evangelical Council for Financial Accountability
- Ejemplos de guías de retención de iglesias locales: The North Texas Conference of the United Methodist Church
Cómo mejorar el proceso de gestión de archivos de tu iglesia
Ya sabes que un buen programa de gestión de archivos es fundamental para el éxito de tu iglesia. Incluso si estás satisfecho con tu estrategia actual, puede que haya oportunidades de mejora.
Primero, revisa y audita tus registros actuales. Esto puede incluir subsanar cualquier falta de información relevante, como actas de reuniones faltantes o estatutos oficiales que aún necesiten ser documentados.
Con sabiduría se edifica la casa; y con prudencia se afirma; con conocimiento se llenan sus cuartos de todo bien preciado y agradable.
Proverbios 24:3-4
Aquí tienes algunas preguntas que debes plantearte mientras mejoras tu gestión de archivos:
- ¿Usas un centro de archivos, o tus registros están en el mismo sitio?
- ¿Qué tan precisos y actualizados son tus archivos?
- ¿Estás archivando o eliminando tus registros inactivos?
- ¿Utilizas programas de gestión para iglesias o gestión documental?
Una parte importante al responder a estas preguntas es si tus archivos son físicos o digitales. Pienso que destinar espacio de almacenamiento para pilas de papeles y carpetas es opcional. Por supuesto, el método preferido de almacenamiento para la retención de archivos es el digital, principalmente porque los archivos digitales tienen muchas más probabilidades de sobrevivir a un desastre. Además, es mucho más rápido buscar entre archivos digitales que en papel y también es más fácil enviarlos por medios electrónicos.
Los documentos digitales pueden almacenarse en el disco duro de una computadora, en un servidor de red de tu local o en la nube.
Elegir la opción de almacenamiento que tenga más sentido para tu iglesia dependerá de tus necesidades o deseos. Habla con empresas que tengan experiencia en imágenes documentales y tecnología de almacenamiento y analiza cuál es la mejor manera de indexar archivos para su búsqueda y recuperación.
Además, ten presente la seguridad de los archivos: la pérdida de datos puede ser devastadora para una iglesia o cualquier organización. Te sugiero consultar con los expertos legales de tu iglesia para orientarte sobre cómo crear un programa de retención de archivos que cumpla con los requisitos legales locales.
Considera utilizar software de gestión para iglesias
El software de gestión para iglesias puede ser crucial para ayudar a gestionar todo tipo de registros, incluyendo archivos financieros, registros de miembros de la congregación y otros como los mencionados antes. Aquí tienes algunos aspectos a considerar al buscar un software de gestión para iglesias:
- Interfaz de usuario (UI): Las iglesias suelen tener muchos miembros y debes manejar mucha información de cada uno. Querrás una interfaz que sea clara y fácil de usar. Contar con una interfaz demasiado complicada o difícil de utilizar sumará tiempo y frustración innecesarios a tu día. Por eso considero importante que también tenga una aplicación móvil. Quieres que sea fácilmente accesible.
- Seguridad: Tu congregación confía a la iglesia información importante, como números de teléfono, correos electrónicos y números de tarjeta de crédito para las donaciones en línea. El software debe ser seguro.
- Relación calidad-precio: ¿Tiene funciones que hacen que el precio sea razonable? ¿Ofrecen una prueba gratuita? Tener una prueba gratuita es fundamental. Quieres asegurarte de que el software sea el adecuado para tu iglesia. No querrás comprometerte con un contrato o pago y luego descubrir que el software es demasiado complicado o no responde a las necesidades de tu iglesia.
La gestión de registros de la iglesia es crucial para el éxito de tu congregación. ¡Elegir el software correcto es vital! Tómate el tiempo para investigar y así tomar la mejor decisión para tu iglesia. Nosotros ya hemos trabajado para ayudarte a elegir el software de gestión para iglesias "ideal".
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