La guía completa del pastor para la gestión de registros de la iglesia
Los registros desordenados son una vía rápida al caos ministerial. (Si la buena gestión de registros de la iglesia te suena suuuper aburrida, piensa en lo emocionante que sería perder el estatus de entidad benéfica... mejor evitémoslo, ¿de acuerdo?)
Dirigir una iglesia implica mucho más que los servicios dominicales y los programas. También requiere una meticulosa gestión de registros. Aunque pueda parecer una tarea aburrida, es la base de una iglesia bien gestionada. Por suerte, mi equipo y yo hemos investigado, evaluado y clasificado el mejor software de gestión de iglesias para simplificar esta tarea. Y, si el presupuesto de tu iglesia es muy ajustado, también te recomendamos el mejor software gratuito de gestión de iglesias.
La gestión de registros en la iglesia es importante porque garantiza la transparencia, el cumplimiento legal y una administración eficiente. (Cuánto tiempo debes guardar tus registros financieros depende de las directrices del IRS). Pero estos informes financieros de la iglesia te permiten hacer seguimiento de las donaciones, controlar la asistencia, mantener la salud financiera y ajustar el software de contabilidad de tu iglesia.
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Recuerda: tu iglesia tiene una obligación con su misión y una responsabilidad ante sus miembros y el gobierno. Aunque pueda ser desafiante, dedicar tiempo y recursos a la gestión de registros debe ser innegociable.
Asegúrate de conocer el estado de tus rebaños, presta atención cuidadosa a tus ganados.
Proverbios 27:23
¿Cuánta 'gestión de registros de la iglesia' es necesaria?
¿Qué tipo de registros debería guardar tu iglesia? Bueno, los registros detallados te ayudan a monitorizar mediciones importantes de la iglesia como la asistencia de la congregación, el historial de donaciones en línea y las finanzas. Algunos registros deben conservarse más tiempo que otros, por lo que es fundamental investigar las leyes de retención de documentos en tu país, estado o provincia.
Tu iglesia debe conservar registros de todo lo que afecte al funcionamiento de la misma:
- Finanzas
- Asistencia de la congregación
- Donaciones presenciales y en línea
- Listados de personal y voluntarios
- Registros legales
- Registros históricos
¿Cuánto tiempo debe una iglesia conservar sus registros?
Diferentes documentos tienen diferentes períodos de retención. Por eso, tu programa de gestión de registros debe incluir un calendario de conservación de documentos. Esto te ayuda a hacer seguimiento de la salud general de tu iglesia —y a cumplir con la ley.
Las leyes federales y estatales o provinciales determinarán cuánto tiempo una iglesia debe conservar los registros. Algunos documentos financieros, como declaraciones de impuestos e informes de nómina, deben conservarse durante al menos varios años.
Para nuestras iglesias estadounidenses, el IRS creó una guía de cumplimiento para entidades 501(c)(3). En general, la orientación del IRS es la siguiente:
Registros que deben conservarse permanentemente
- Registros corporativos, incluyendo artículos de constitución y estatutos.
- Actas de reuniones, incluyendo todos los informes relacionados.
- Informes de auditoría.
- Estados financieros anuales.
- Declaraciones de impuestos presentadas.
- Presentaciones o informes corporativos anuales.
- Documentos y correspondencia sobre exención fiscal.
- Registros de propiedad (parte de la estrategia de gestión de propiedades de la iglesia)
Registros conservados por 10 años
- Pólizas de seguro.
Registros conservados por 7 años
- Estados de cuenta bancarios, cheques cancelados y conciliaciones bancarias.
- Hojas de trabajo y documentos de respaldo para declaraciones de impuestos.
- Formularios del IRS.
- Registros de impuestos sobre la nómina, incluidos los registros de nómina, formularios W-4 y deducciones de nómina.
- Informes de gastos de empleados.
- Registros de personal de empleados después de la separación laboral.
- Contratos y correspondencia relacionada.
- Registros de inversiones.
- Registros y hojas de trabajo de auditorías anuales.
- Cartas de seguros y toda la correspondencia.
- Registros individuales de donaciones.
- Registros de cuentas por pagar.
- Facturas de impuestos, recibos y estados de cuenta.
Registros conservados por 2 años
- Tarjetas y hojas de registro de horas.
- Sobres de ofrenda individuales.
Según la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA):
- Copias de recibos oficiales de donación (aparte de los correspondientes a donaciones de 10 años) Deben guardarse al menos dos años desde el final del año de la donación.
- Registros de donaciones de 10 años: Deben mantenerse mientras la iglesia esté registrada y al menos 2 años después de que la iglesia cierre.
- Actas de reuniones de directores/fideicomisarios/ejecutivos: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y por al menos 2 años después de su cierre.
- Actas de reuniones de miembros: Deben guardarse mientras la iglesia esté registrada y por al menos dos años después de cerrada.
- Documentación de gobierno y estatutos: Deben conservarse mientras la iglesia esté registrada y por dos años luego de su cierre.
- Mayores u otros libros con resúmenes de transacciones y cuentas relacionadas: Deben guardarse durante 6 años desde el final del último año fiscal mientras la iglesia esté registrada y por 2 años después de su cierre,
- Estados financieros, documentos fuente y copias de declaraciones anuales de información: Deben guardarse durante 6 años desde el fin del último año fiscal o, si la iglesia se cerró, durante 2 años desde la fecha de revocación.
Registros que deben conservarse permanentemente
- Registros corporativos, incluidos los estatutos y el acta constitutiva
- Actas de reuniones, incluyendo todos los informes relacionados.
- Informes de auditoría
- Estados financieros anuales
- Declaraciones de impuestos presentadas
- Presentaciones o declaraciones anuales de la entidad
- Documentos y correspondencia relacionados con la exención de impuestos
- Registros de bienes
Registros que deben conservarse durante 10 años
- Pólizas de seguro
Registros que deben conservarse durante siete años
- Extractos bancarios, cheques cancelados y conciliaciones bancarias
- Hojas de trabajo y documentos de respaldo de las declaraciones de impuestos
- Formularios del IRS
- Registros de impuestos sobre la nómina, incluidos registros de nómina, formularios W-4 y deducciones de nómina
- Informes de gastos de empleados
- Registros de personal de empleados después de la desvinculación laboral
- Contratos y correspondencia relacionada
- Registros de inversiones
- Registros y hojas de trabajo de auditorías anuales
- Cartas de seguros y toda la correspondencia
- Registros de donaciones individuales
- Registros de cuentas por pagar
- Facturas de impuestos, recibos y estados de cuenta
Registros que deben conservarse durante dos años
- Tarjetas de horario y hojas de tiempo
- Sobres de ofrenda individuales
Guarda copias digitales de tus registros en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Esto asegura que tus registros estén respaldados y puedan ser accedidos desde cualquier lugar. ADEMÁS: el almacenamiento en la nube suele incluir control de versiones automático, por lo que puedes volver fácilmente a versiones anteriores de un documento si es necesario.
Cómo gestionar mejor los registros de la iglesia
La gestión de registros requiere atención al detalle y afinidad con los números. Por lo tanto, deberás asignar a la persona adecuada para el puesto de gestión de registros. Tu junta directiva debe designar a una persona para supervisar el programa de gestión de registros.
Y debido a que la gestión de registros es tan importante, normalmente es mejor que el encargado de los registros sea un miembro del personal o clero a tiempo completo, en vez de un voluntario de la congregación.
Pero todo debe hacerse de una manera apropiada y ordenada.
1 Corintios 14:40
Crea una política de gestión de registros
Una política de retención de registros establece cuánto tiempo deben conservarse los registros e incluye directrices y procesos para cómo y cuándo eliminar los registros. Esto asegura que todos los encargados de los registros comprendan los procedimientos y qué documentos deben conservarse. ¡También recomiendo que uses tu software para donaciones de la iglesia para generar registros regulares y relevantes!
Identifica los registros de la iglesia que vas a gestionar
Debes determinar qué registros es imprescindible conservar en función de las leyes estatales o locales. Utiliza las directrices anteriores como punto de partida.
Implementa un calendario de retención
Tendrás que averiguar qué funciona para tu iglesia según las leyes locales. Mucho también dependerá de si mantienes registros físicos o digitales y de cómo revisarás y auditarás tus estadísticas y registros de forma regular. Muchas iglesias encuentran que programas especializados de gestión de eventos ayudan a agilizar el mantenimiento de los registros de las actividades de la iglesia. Designa a una persona responsable de implementar esto y asegúrate de que todo el personal de la iglesia entienda y siga las directrices del sistema de archivo. Puede ser buena idea contar con una sala central para archivos físicos.
Establece Políticas de Conservación y Eliminación
Sea lo que sea que decidas, asegúrate de que tu política quede debidamente documentada por escrito. También sería conveniente que sea revisada por un asesor legal y aprobada por tu junta directiva. Esto demuestra que fue una decisión organizativa estudiada y no solo algo improvisado por cuenta propia.
A continuación tienes algunos ejemplos de políticas de conservación y destrucción de registros de iglesias que puedes utilizar como punto de partida.
- Ejemplo de Política de Conservación de Registros: The Evangelical Council for Financial Accountability
- Ejemplos de Guía de Conservación de Registros de Iglesias Locales: The North Texas Conference of the United Methodist Church
Mejorando el Proceso de Gestión de Registros de tu Iglesia
Ya sabes que un sólido programa de gestión de registros es crucial para el éxito de tu iglesia. Incluso si estás conforme con tu estrategia actual, podría haber áreas para mejorar.
Primero, audita y revisa tus registros actuales. Esto podría implicar completar la información faltante si hay documentos ausentes, como actas de reuniones o reglamentos oficiales pendientes de ser documentados.
Con sabiduría se edifica una casa, y con inteligencia se mantiene; con ciencia se llenan sus cámaras de bienes preciosos y agradables.
proverbios 24:3-4
Aquí tienes algunas preguntas para hacerte al mejorar la gestión de tus registros:
- ¿Utilizas un centro de registros o tienes los archivos en el lugar?
- ¿Qué tan precisos y actualizados están tus registros?
- ¿Estás archivando o eliminando tus registros inactivos?
- ¿Utilizas software de gestión eclesiástica o de gestión documental?
Una parte importante para responder estas preguntas es si tienes copias impresas o digitales de tus documentos. Creo que destinar espacio de almacenamiento a pilas de papeles y archivos es opcional. Por supuesto, el método preferido para la conservación de registros es el digital, principalmente porque los archivos digitales tienen mucha más probabilidad de sobrevivir a un desastre. Además, es mucho más rápido buscar en archivos digitales que en papel, ¡y es más fácil enviarlos electrónicamente!
Los archivos digitales pueden almacenarse en el disco duro de una computadora, en un servidor en tu localidad o en la nube.
Elegir la opción de almacenamiento que tenga más sentido para tu iglesia dependerá de tus necesidades o preferencias. Habla con empresas familiarizadas con la digitalización y almacenamiento de documentos y consulta sobre la mejor manera de indexar los archivos para su búsqueda y recuperación.
Además, ten presente la seguridad de los archivos: la pérdida de datos puede ser devastadora para una iglesia o cualquier institución. Sugiero consultar con los expertos legales de tu iglesia para que orienten sobre cómo crear un programa de conservación de registros acorde con los requisitos legales locales.
Considera Usar un Software de Gestión Eclesiástica
El software de gestión eclesiástica puede ser fundamental para ayudar a gestionar todo tipo de registros, incluidos los financieros, los de membresía de la congregación y otros como los mencionados anteriormente. Aquí tienes algunos aspectos a considerar a la hora de buscar un software de gestión para iglesias:
- Interfaz de usuario (UI): Las iglesias suelen tener muchos miembros, y gestionan mucha información de cada uno. Querrás una interfaz que sea fácil de entender y usar. Tener una interfaz demasiado complicada o difícil de usar agregará tiempo y frustración innecesarios a tu día. Por eso pienso que es importante que también tenga una app móvil. Quieres que sea fácilmente accesible.
- Seguridad: Tu congregación confía a la iglesia información importante, como números de teléfono, correos electrónicos y números de tarjetas de crédito para donaciones en línea. El software debe ser seguro.
- Relación calidad-precio: ¿Tiene características que justifiquen su precio? ¿Ofrecen una prueba gratuita? Tener una prueba gratuita es fundamental. Quieres asegurarte de que el software es el adecuado para tu iglesia. No quieres comprometerte con un contrato o pago y luego descubrir que el software es demasiado complicado o no se ajusta a las necesidades de tu iglesia.
La gestión de los registros de la iglesia es crucial para el éxito de tu congregación. ¡Escoger el software adecuado es vital! Tómate el tiempo para investigar y así tomar la mejor decisión para tu iglesia. Nosotros ya hemos hecho el trabajo previo para ayudarte a elegir el software de gestión de iglesias más adecuado.
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