Der vollständige Leitfaden des Pastors zur Verwaltung von Kirchenunterlagen
Unordentliche Aufzeichnungen sind ein direkter Weg ins Chaos der Gemeindeverwaltung. (Wenn eine gute Verwaltung der Gemeindeaufzeichnungen suuuuper langweilig klingt, dann überlege einfach, wie aufregend es wäre, den Status der Gemeinnützigkeit zu verlieren … vermeiden wir das lieber, oder?)
Eine Gemeinde zu führen umfasst mehr als nur Sonntagsgottesdienste und Programme. Es erfordert auch eine sorgfältige Aufzeichnungspflege. Auch wenn das Führen von Aufzeichnungen langweilig erscheinen mag, bildet es die Grundlage für eine gut organisierte Gemeinde. Glücklicherweise haben mein Team und ich recherchiert, bewertet und die beste Verwaltungssoftware für Gemeinden eingestuft, um diese Aufgabe zu vereinfachen. Und wenn das Budget deiner Gemeinde sehr knapp ist, haben wir auch unsere Empfehlungen für die beste kostenlose Verwaltungssoftware für Gemeinden.
Die Verwaltung von Gemeindeaufzeichnungen ist wichtig, weil sie Transparenz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine effiziente Verwaltung gewährleistet. (Wie lange du deine Finanzunterlagen aufbewahrst, hängt von den Richtlinien des IRS ab.) Doch: Diese Finanzberichte der Gemeinde ermöglichen es dir, Spenden nachzuverfolgen, die Anwesenheit zu überwachen, die finanzielle Gesundheit zu erhalten und die Buchhaltungssoftware deiner Gemeinde zu optimieren.
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Denke daran: Deine Gemeinde ist ihrer Mission verpflichtet und ihren Mitgliedern sowie der Regierung gegenüber rechenschaftspflichtig. Auch wenn es herausfordernd sein kann, sollten Zeit und Ressourcen für die Verwaltung von Aufzeichnungen unverzichtbar sein.
Auf deine Herden sollst du wohl achten, deine Schafe sollst du im Auge behalten.
Sprüche 27:23
Wie viel „Verwaltung von Gemeindeaufzeichnungen“ ist notwendig?
Welche Arten von Aufzeichnungen sollte deine Gemeinde aufbewahren? Nun, detaillierte Aufzeichnungen helfen dir, wichtige messbare Kennzahlen der Gemeinde wie die Anwesenheit der Gemeinde, den Verlauf der Online-Spenden und die Finanzen zu überwachen. Einige Aufzeichnungen müssen länger aufbewahrt werden als andere. Daher ist es entscheidend, die Aufbewahrungsvorschriften in deinem Land, Bundesstaat oder deiner Provinz zu recherchieren.
Deine Gemeinde sollte Aufzeichnungen über alles führen, was den Betrieb der Gemeinde beeinflusst:
- Finanzen
- Anwesenheit der Gemeinde
- Spenden vor Ort und Online-Spenden
- Listen der Mitarbeitenden und Freiwilligen
- Rechtliche Unterlagen
- Historische Aufzeichnungen
Wie lange sollte eine Gemeinde Aufzeichnungen aufbewahren?
Für verschiedene Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Daher muss dein Aufzeichnungsverwaltungsprogramm einen Aufbewahrungsplan enthalten. Dieser hilft dir, den allgemeinen Zustand deiner Gemeinde im Blick zu behalten – und gesetzeskonform zu bleiben.
Bundes- und einzelstaatliche oder regionale Gesetze bestimmen, wie lange eine Gemeinde Aufzeichnungen aufbewahren sollte. Einige Finanzunterlagen, etwa Steuererklärungen und Lohnabrechnungen, müssen mindestens mehrere Jahre lang aufbewahrt werden.
Für unsere amerikanischen Gemeinden hat der IRS einen Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften für Einrichtungen nach 501(c)(3) erstellt. Im Allgemeinen lauten die Empfehlungen des IRS wie folgt:
Dauerhaft aufzubewahrende Aufzeichnungen
- Unternehmensunterlagen, einschließlich Gründungsurkunden und Satzungen.
- Protokolle von Sitzungen, einschließlich aller zugehörigen Berichte.
- Prüfberichte.
- Jährliche Finanzberichte.
- Eingereichte Steuererklärungen.
- Jährliche Unternehmensmeldungen oder -erklärungen.
- Unterlagen und Schriftverkehr zur Steuerbefreiung.
- Immobilienunterlagen (als Teil der Strategie zur Verwaltung von Gemeindeimmobilien)
Aufzeichnungen, die 10 Jahre aufbewahrt werden
- Versicherungspolicen.
Aufzeichnungen, die 7 Jahre aufbewahrt werden
- Bankauszüge, stornierte Schecks und Bankabstimmungen.
- Arbeitsblätter und Belege für Steuererklärungen.
- IRS-Formulare.
- Lohnsteuerunterlagen, einschließlich Lohnabrechnungsregistern, W-4-Formularen und Lohnabzügen.
- Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden.
- Personalunterlagen der Mitarbeitenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Verträge und zugehörige Korrespondenz.
- Anlageunterlagen.
- Jahresprüfungsunterlagen und Arbeitsblätter.
- Versicherungsschreiben und die gesamte Korrespondenz.
- Aufzeichnungen über individuelle Spenden.
- Unterlagen zu Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
- Steuerbescheide, Quittungen und Abrechnungen.
Aufzeichnungen, die 2 Jahre aufbewahrt werden
- Arbeitszeitkarten und Stundenzettel.
- Individuelle Spendenumschläge.
Nach Angaben der Canada Revenue Agency (CRA):
- Kopien offizieller Spendenquittungen (außer denen für 10-Jahres-Spenden) müssen mindestens zwei Jahre ab dem Ende des Spendenjahres aufbewahrt werden.
- Unterlagen zu 10-Jahres-Spenden: Müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist, und mindestens 2 Jahre nach Schließung der Gemeinde.
- Protokolle von Sitzungen der Direktoren/Treuhänder/Führungskräfte : Diese müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist, und mindestens 2 Jahre nach der Schließung der Gemeinde.
- Protokolle der Mitgliederversammlungen: Diese müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist, und mindestens zwei Jahre nach ihrer Schließung.
- Dokumente zur Organisationsführung und Satzungen: Diese müssen so lange aufbewahrt werden, wie die Gemeinde registriert ist, und 2 Jahre nach ihrer Schließung.
- Kontenbücher oder andere Bücher mit Zusammenfassungen von Transaktionen und den zugehörigen Konten: Müssen ab dem Ende des letzten Steuerjahres 6 Jahre lang aufbewahrt werden, solange die Gemeinde registriert ist, und 2 Jahre nach der Schließung der Gemeinde,
- Finanzberichte, Quelldokumente und Kopien jährlicher Informationsmeldungen: Müssen 6 Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres oder, wenn die Gemeinde geschlossen wurde, 2 Jahre nach dem Widerrufsdatum aufbewahrt werden.
Dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen
- Unternehmensunterlagen, einschließlich Gründungsurkunde und Satzung
- Versammlungsprotokolle, einschließlich aller zugehörigen Berichte.
- Prüfungsberichte
- Jährliche Finanzberichte
- Eingereichte Steuererklärungen
- Jährliche Unternehmensmeldungen oder -erklärungen
- Unterlagen und Korrespondenz zur Steuerbefreiung
- Grundstücksunterlagen
10 Jahre aufzubewahrende Unterlagen
- Versicherungspolicen
Sieben Jahre aufzubewahrende Unterlagen
- Bankauszüge, stornierte Schecks und Bankabstimmungen
- Arbeitsblätter und Belege für Steuererklärungen
- IRS-Formulare
- Lohnsteuerunterlagen, einschließlich Lohn- und Gehaltslisten, W-4-Formularen und Lohnabzügen
- Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden
- Personalunterlagen von Mitarbeitenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Verträge und zugehörige Korrespondenz
- Anlageunterlagen
- Jährliche Prüfungsunterlagen und Arbeitsblätter
- Versicherungsschreiben und sämtliche Korrespondenz
- Unterlagen zu Einzelspenden
- Unterlagen zu Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Steuerbescheide, Quittungen und Abrechnungen
Zwei Jahre aufzubewahrende Unterlagen
- Stempelkarten und Stundenzettel
- Individuelle Spendenumschläge
Speichern Sie digitale Kopien Ihrer Unterlagen in Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive oder Dropbox. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Unterlagen gesichert sind und von überall aus abgerufen werden können. Außerdem: Cloud-Speicher umfasst häufig eine automatische Versionsverwaltung, sodass Sie bei Bedarf problemlos zu früheren Versionen eines Dokuments zurückkehren können.
So verwalten Sie Kirchenunterlagen am besten
Die Aufbewahrung von Unterlagen erfordert viel Liebe zum Detail und einen guten Umgang mit Zahlen. Daher müssen Sie die richtige Person für die Position der Unterlagenverwaltung bestimmen. Der Kirchenvorstand sollte eine Person mit der Überwachung Ihres Programms zur Unterlagenverwaltung beauftragen.
Und weil die Aufbewahrung von Unterlagen so wichtig ist, ist es in der Regel am besten, wenn die für die Unterlagenverwaltung zuständige Person hauptberuflich zum Kirchenpersonal oder zur Geistlichkeit gehört und nicht ehrenamtlich aus der Gemeinde kommt.
Aber alles soll anständig und ordentlich zugehen.
1. Korinther 14:40
Erstellen Sie eine Richtlinie für die Unterlagenverwaltung
Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen legt fest, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, und enthält Richtlinien und Verfahren dafür, wie und wann Unterlagen entsorgt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Personen, die die Unterlagen Ihrer Kirche verwalten, die Verfahren und die aufzubewahrenden Unterlagen kennen. Ich empfehle außerdem, sicherzustellen, dass Sie Ihre Software für Kirchenspenden verwenden, um regelmäßig relevante Unterlagen zu erstellen!
Legen Sie fest, welche Kirchenunterlagen Sie verwalten werden
Sie müssen anhand der geltenden Landesgesetze bestimmen, welche Unterlagen unbedingt aufbewahrt werden müssen. Verwenden Sie die obigen Richtlinien als Ausgangspunkt.
Führen Sie einen Aufbewahrungsplan ein
Sie müssen anhand der örtlichen Gesetze herausfinden, was für Ihre Kirche funktioniert. Vieles hängt auch davon ab, ob Sie physische oder digitale Aufzeichnungen führen und wie Sie Ihre Statistiken und Aufzeichnungen regelmäßig überprüfen und kontrollieren. Viele Kirchen stellen fest, dass eine spezialisierte Software zur Veranstaltungsverwaltung die Aufzeichnung von Aktivitäten der Kirche erleichtert. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Umsetzung und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden der Kirche die Richtlinien des Ablagesystems verstehen und befolgen. Ein zentraler Archivraum für physische Aufzeichnungen kann eine gute Idee sein.
Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung festlegen
Wie auch immer Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie ordnungsgemäß schriftlich dokumentiert ist. Außerdem wäre es sinnvoll, sie von einer Rechtsberatung prüfen und von Ihrem Leitungsgremium genehmigen zu lassen. Dies zeigt, dass es sich um eine wohlüberlegte organisatorische Entscheidung handelt und nicht nur um etwas, das Sie eigenmächtig zusammengestellt haben.
Hier finden Sie einige Beispiele für Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Aufzeichnungen in Kirchen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können.
- Beispielrichtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Der Evangelische Rat für finanzielle Rechenschaftspflicht
- Beispiele für Aufbewahrungsrichtlinien örtlicher Kirchen: Die Nordtexas-Konferenz der Evangelisch-methodistischen Kirche
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Verbesserung des Aufzeichnungsverwaltungsprozesses Ihrer Kirche
Sie wissen bereits, dass ein solides Aufzeichnungsverwaltungsprogramm für den Erfolg Ihrer Kirche entscheidend ist. Selbst wenn Sie mit Ihrer derzeitigen Strategie zufrieden sind, gibt es möglicherweise Bereiche, die verbessert werden können.
Prüfen und überprüfen Sie zunächst Ihre aktuellen Aufzeichnungen. Dazu kann gehören, Lücken zu schließen, wenn Informationen fehlen, etwa fehlende Sitzungsprotokolle oder offizielle Satzungen, die noch dokumentiert werden müssen.
Durch Weisheit wird ein Haus gebaut, und durch Verstand wird es fest gegründet; durch Erkenntnis werden seine Räume mit kostbaren und schönen Schätzen gefüllt.
Sprüche 24:3-4
Hier sind einige Fragen, die Sie sich bei der Verbesserung Ihrer Aufzeichnungsverwaltung stellen sollten:
- Verwenden Sie ein Aufzeichnungszentrum oder befinden sich Ihre Aufzeichnungen vor Ort?
- Wie genau und aktuell sind Ihre Aufzeichnungen?
- Archivieren Sie Ihre inaktiven Aufzeichnungen oder entsorgen Sie sie?
- Verwenden Sie Software zur Kirchenverwaltung oder Aufzeichnungsverwaltung?
Ein wesentlicher Teil der Beantwortung dieser Fragen hängt davon ab, ob Sie Papierkopien oder digitale Kopien Ihrer Aufzeichnungen haben. Meiner Ansicht nach ist die Bereitstellung von Lagerraum für Papierstapel und Akten optional. Natürlich ist die digitale Speicherung die bevorzugte Methode zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, vor allem, weil digitale Dateien ein Unglück mit größerer Wahrscheinlichkeit überstehen. Außerdem lassen sich digitale Dateien viel schneller durchsuchen als Papierakten und elektronisch leichter versenden!
Digitale Aufzeichnungen können auf einer Festplatte eines Computers, einem Netzwerkserver an Ihrem Standort oder in der Cloud gespeichert werden.
Welche Speicheroption für Ihre Kirche am sinnvollsten ist, hängt von Ihren Wünschen oder Bedürfnissen ab. Sprechen Sie mit Unternehmen, die mit Technologien zur Dokumentenbildgebung und -speicherung vertraut sind, und besprechen Sie die beste Möglichkeit, Aufzeichnungen für die Suche und den Abruf zu indexieren.
Behalten Sie außerdem die Sicherheit Ihrer Aufzeichnungen im Blick – Datenverlust kann für eine Kirche oder jedes andere Unternehmen verheerend sein. Ich empfehle, die Rechtsexperten Ihrer Kirche zu konsultieren, um Unterstützung bei der Erstellung eines Aufbewahrungsprogramms zu erhalten, das den örtlichen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Kirchenverwaltungssoftware in Betracht ziehen
Kirchenverwaltungssoftware kann bei der Verwaltung aller Arten von Aufzeichnungen entscheidend helfen, darunter Finanzunterlagen, Aufzeichnungen zur Gemeindemitgliedschaft und weitere der oben beschriebenen Arten. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Suche nach Kirchenverwaltungssoftware berücksichtigen sollten:
- Benutzeroberfläche (UI): Kirchen haben normalerweise viele Mitglieder, und Sie verwalten zahlreiche Informationen zu jedem einzelnen Mitglied. Sie benötigen eine Benutzeroberfläche, die verständlich und einfach zu bedienen ist. Eine zu komplizierte oder schwer zu bedienende Benutzeroberfläche kostet Sie unnötig Zeit und verursacht Frustration in Ihrem Alltag. Deshalb halte ich es auch für wichtig, dass eine mobile App verfügbar ist. Sie möchten jederzeit einfachen Zugriff haben.
- Sicherheit: Ihre Gemeinde vertraut der Kirche wichtige Informationen an, etwa Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Kreditkartennummern für Online-Spenden. Die Software muss sicher sein.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Bietet die Software Funktionen, die den Preis angemessen machen? Wird eine kostenlose Testversion angeboten? Eine kostenlose Testversion ist unerlässlich. Sie möchten sicherstellen, dass die Software für Ihre Kirche geeignet ist. Sie möchten sich nicht auf einen Vertrag oder eine Zahlung festlegen und anschließend feststellen, dass die Software zu kompliziert ist oder nicht den Anforderungen Ihrer Kirche entspricht.
Die Verwaltung von Kirchenunterlagen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Kirche. Die Auswahl der richtigen Software ist von großer Bedeutung! Nehmen Sie sich die Zeit, sich gründlich zu informieren, damit Sie die beste Entscheidung für Ihre Kirche treffen. Wir haben die Vorarbeit geleistet, um Ihnen bei der Auswahl der genau passenden Kirchenverwaltungssoftware zu helfen.
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Außerdem sehenswert:
- Technologie in der Kirche: Was müssen leitende Pastoren wissen?
- Wie führt man das Finanzmanagement einer Kirche durch? + Bewährte Vorgehensweisen
- Was ist Kirchensoftware? Ein vollständiger Leitfaden für leitende Pastoren
- Wie organisiert man eine (erfolgreiche) Kirchenkonferenz?
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