Kirchenkontenplan: Der ultimative Leitfaden für Pastoren
<Starte Mission-Impossible-Musik:> Ihr Auftrag, Pastorin oder Pastor, sofern Sie ihn annehmen, besteht darin, sich durch den Kontenplan Ihrer Gemeinde zu navigieren, um einen Finanzbericht für die Sitzung des Finanzausschusses zu erstellen ... Wie immer gilt: Sollten Sie oder eines Ihrer Teammitglieder ertappt oder getötet werden (bitte durch etwas Kirchliches ersetzen), wird die Leitung jegliche Kenntnis über Ihre Aktivitäten abstreiten. Dieses Band zerstört sich in zehn Sekunden selbst. Viel Glück.
Okay, das Navigieren durch den Kontenplan Ihrer Gemeinde ist zwar nicht ganz Mission Impossible, aber ohne qualitative Buchhaltungssoftware kann es ziemlich schwierig werden. Wenn Sie als Pastorin oder Pastor neu in der kirchlichen Finanzverwaltung sind oder Hilfe beim Einrichten eines Kontenplans benötigen, damit Ihre Gemeindebuchhaltung und die Finanzberichterstattung nicht jeden Monat wie eine unmögliche Mission erscheinen, lesen Sie weiter:
Was ist ein kirchlicher Kontenplan?
Ein Kontenplan (COA) ist eine Liste aller Konten, die eine Kirche zur Buchung ihrer Geschäftsvorfälle im Hauptbuch verwendet. Diese Liste dient dazu, die Daten in ein verständliches und für Berichte sinnvolles Format zu bringen. Der Kontenplan ist normalerweise in fünf Kategorien unterteilt: Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.
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Ein Kontenplan für gemeinnützige Organisationen unterscheidet sich von einem üblichen Kontenplan eines Unternehmens vor allem darin, wie er die spezifischen Finanzaktivitäten und Berichtspflichten einer Kirche widerspiegelt. Während die grundlegenden Buchhaltungsprinzipien gleich bleiben, haben Kirchen besondere Anforderungen bezüglich der Nachverfolgung von Mitteln, Spenden und Programmausgaben, die in einem gewinnorientierten Unternehmen normalerweise nicht vorkommen.
Folgende Unterschiede werden Sie in einem kirchlichen Kontenplan finden:
- Fondsbuchhaltung. Kirchen sind verpflichtet, eine Fondsbuchhaltung zu verwenden, um zu gewährleisten, dass Spenden entsprechend ihrer Zweckbindung eingesetzt werden. Im Kontenplan sind daher verschiedene Fonds aufgeführt, etwa Allgemeiner Fonds, Missionsfonds oder Baufonds.
- Einnahmequellen. Kirchen erzielen keine Umsätze oder Serviceerlöse. Stattdessen könnten Ihre Einnahmekonten z. B. Zehnten oder Spenden heißen; zudem finden Sie vielleicht Konten wie Zuschüsse oder Erlöse aus Spendenaktionen. (Die Verwendung von Software für Zuschussverwaltung kann hierbei ebenfalls helfen; auch sonst gibt es zahlreiche Vorteile einer Zuschussverwaltungssoftware.)
- Ausgabenkategorien. Die Ausgaben Ihrer Kirche werden wahrscheinlich spezifischen Dienstgruppen zugeordnet. Anstelle von Wareneinsatz und Gemeinkosten könnten Sie Ihre Ausgaben z. B. aufteilen in Kategorien wie Jugendarbeit und Gottesdienst-/Audio-Video-Ausgaben.
- Steuerliche Aspekte. Aufgrund des steuerbefreiten Status der Kirche müssen Sie keine Einkommensteuerverbindlichkeiten oder Steuerabgrenzungen erfassen. Es kann aber sein, dass andere steuerliche Konten nötig sind, etwa wenn Sie Anspruch auf Steuererstattungen haben.
Warum ist ein kirchlicher Kontenplan wichtig?
Der Kontenplan bildet die Grundlage für die Struktur Ihres kirchlichen Buchhaltungssystems. Er ist ein notwendiges Werkzeug in jeder kirchlichen Finanzkiste (wie z. B. Quickbooks). Ohne ihn gibt es keine Möglichkeit, den finanziellen Status der Gemeinde zu erkennen; alles zu finden, wäre zeitaufwändig und frustrierend. Ohne Kontenplan würde Ihre Finanzaufstellung ungefähr so aussehen ...
…Oder aber wie das Beispiel oben. Ahh, das ist schon besser. Wenn ich auf die Gemeindefinanzen schaue, möchte ich auf einen Blick sehen, wo alles steht, ohne mich durch Datenberge graben zu müssen.
Das Erfassen und Berichten der Gemeindefinanzen ist für mehrere Zielgruppen erforderlich – vom Finanzausschuss Ihrer Gemeinde über das Finanzamt bis zu den eigenen Gemeindemitgliedern. Sie müssen in der Lage sein, Berichte schnell und einfach zu generieren. Ihr Kontenplan ist der Schlüssel dazu. Das Verständnis von wichtigen kirchlichen Kennzahlen kann Ihre Finanzberichterstattung weiter verbessern.
Am besten habe ich es erlebt, wenn ich eng mit unserem großartigen Finanzausschuss zusammenarbeite. Sie sind für die Verwaltung der Gemeindefinanzen verantwortlich. Beziehen Sie sie also ins Gespräch ein und nutzen Sie ihre Erfahrung und ihr Fachwissen für das Anlegen Ihres Kontenplans.
Hier sind die Vorteile eines organisierten und gut strukturierten Kontenplans:
- Organisierte Finanzdaten. Ihre Finanztransaktionen werden in einem genauen System organisiert, das es einfach macht, die benötigten Informationen zu finden.
- Verbesserte Finanzberichterstattung. Sie können genaue und informative Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen erstellen. Sie erhalten einen besseren Überblick über den finanziellen Zustand der Kirche.
- Compliance und Transparenz. Die Einhaltung der bundesstaatlichen und staatlichen Steuervorschriften wird effektiv nachverfolgt. Für Kirchen wird die Verwendung von zweckgebundenen und nicht zweckgebundenen Mitteln ordnungsgemäß ausgewiesen.
- Effiziente Prüfung und Abstimmung. Der Prüfungsprozess wird vereinfacht, da Prüfer einzelne Transaktionen und Kontostände leicht finden können. Auch Bankabstimmungen, Lohnbuchhaltungsabstimmungen und andere finanzielle Überprüfungen werden durch eine klare Struktur zur Nachverfolgung aller Transaktionen erleichtert.
So richten Sie einen Kontenplan für eine Kirche ein
Jeder Kontenplan ist unterschiedlich, aber sie folgen alle dieser grundlegenden Struktur. Befolgen Sie diese Prinzipien, und Sie haben einen gut organisierten und einfach zu verwendenden Kontenplan.
Schritt 1: Wichtige Kontokategorien identifizieren
Beginnen Sie damit, Ihre Konten in Kategorien zu unterteilen. Üblicherweise fallen sie in fünf grundlegende Kategorien:
- Vermögenswerte: Giro- und Sparkonten, Inventar, Forderungen, Ausrüstung usw.
- Verbindlichkeiten: Kreditkarten, kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten, Hypotheken
- Nettoposition/Vermögen: Alle Vermögenswerte der Kirche abzüglich aller Verbindlichkeiten
- Einnahmen: Einnahmen aus Spenden, Fundraising oder Zuschüssen und Investitionen
- Ausgaben: Alle Kosten, die mit dem Betrieb der Kirche verbunden sind
Schritt 2: Spezifische Konten für jede Kategorie bestimmen
Nachdem Sie Ihre Kategorien festgelegt haben, bestimmen Sie, welche Konten in jede Kategorie aufgenommen werden müssen. Dies wird auf die individuellen Gegebenheiten Ihrer Kirche zugeschnitten sein. Sie können entscheiden, wie Sie es organisieren möchten. Vielleicht möchten Sie ein Konto für jedes Gemeindeteam haben, das Einnahmen erhält oder Kosten verursacht. Auch Unterkonten können angelegt werden. Beispielsweise können Sie Ihre Gebäudekosten gruppieren oder verschiedene Sachkosten (z. B. Papier, Kaffee und Erfrischungen sowie Büroartikel) unter einem Hauptkonto namens Büromaterial zusammenfassen.
Schritt 3: Kontonummern zuweisen
Weisen Sie jedem Konto eine eindeutige Nummer zu, um die Identifizierung und Datenerfassung zu vereinfachen. Ein typisches Nummerierungssystem sieht wie folgt aus:
- 1000-1999 für Vermögenswerte
- 2000-2999 für Verbindlichkeiten
- 3000-3999 für Eigenkapital/Nettoposition
- 4000-4999 für Einnahmen
- 5000-5999 für Ausgaben
Schritt 4: Überprüfen und anpassen nach den Bedürfnissen der Kirche
Bevor Sie den Kontenplan endgültig festlegen, überprüfen Sie, ob er zu den spezifischen Anforderungen Ihrer Kirche passt. Überlegen Sie, ob die Struktur auch zukünftiges Wachstum oder Veränderungen ausreichend unterstützt. Sie können später jederzeit etwas hinzufügen oder ändern, wenn nötig. Führen Sie einige Buchungen zur Probe durch, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert und die Konten korrekt zugeordnet sind. Dies kann helfen, Fehler oder Ineffizienzen vor der vollständigen Implementierung zu erkennen.
Schritt 5: Eröffnungsbestände hinzufügen
Wenn Sie nicht eine komplett neue Kirche sind, haben Sie Eröffnungsbestände, die Sie in Ihren neuen Kontenplan übernehmen müssen. Wenn es ein neues Jahr ist, importieren Sie nur Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital. Befinden Sie sich mitten im Jahr, müssen alle Einnahmen und Ausgaben des aktuellen Jahres übernommen werden.
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Kostenlose herunterladbare Vorlage
Ich habe eine Beispielvorlage für einen Kontenplan erstellt, die Ihnen den Einstieg erleichtert. Sie können sie gerne an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen:
Best Practices für den Kontenplan in der Kirche
Nun, da Sie Ihren Kontenplan erstellt haben, können Sie ihn nutzen, um Ihre Daten zu erfassen, Berichte zu erstellen, die Finanzen der Kirche zu überwachen und diese kirchlichen Unterlagen für die richtige Zeitspanne aufzubewahren. All dies gehört zu den Grundlagen der Verwaltung der Kirchenfinanzen. Hier sind einige der bewährten Methoden für das Management Ihres Kontenplans:
#1: Verwenden Sie die Fondsbuchhaltung für Transparenz.
Gemeinnützige Organisationen sind vom IRS verpflichtet, die Fondsbuchhaltung zu nutzen. Im Kontenplan richten Sie dies ein. Die Fondsbuchhaltung verfolgt die verschiedenen Arten von Spenden und stellt sicher, dass diese den richtigen Ausgaben zugeteilt werden. Dies schafft Transparenz, erleichtert die Nachverfolgung der Mittelverwendung und baut Vertrauen bei den Spendern auf, indem nachgewiesen wird, dass zweckgebundene Spenden auch entsprechend verwendet werden.
#2: Ordnen Sie die Ausgaben nach Bereich oder Programm.
Legen Sie Ausgabenkonten nach dem jeweiligen Arbeitsbereich oder Programm an. Dies ist praktisch, wenn Sie den Budgetplan erstellen oder Ausgabenanfragen eines bestimmten Teams bearbeiten. Die Kategorisierung der Ausgaben nach Arbeitsbereichen versetzt Sie in die Lage, die richtigen Antworten parat zu haben, wenn sie benötigt werden.
#3: Überprüfen und aktualisieren Sie den Kontenplan regelmäßig
Die Bedürfnisse der Gemeinde verändern sich laufend. Deshalb ist es wichtig, den Kontenplan regelmäßig zu prüfen und anzupassen, damit er weiterhin optimal zu Ihnen passt und den finanziellen Zustand der Gemeinde exakt wiedergibt. Überlegen Sie dabei auch, wie das Pastoren-Gehalt je nach Gemeindegröße Ihre Finanzplanung beeinflussen könnte.Fügen Sie bei Bedarf Konten hinzu oder entfernen Sie überflüssige, damit der Kontenplan stets aktuell bleibt. Startet die Kirche ein neues Programm oder eine neue Initiative, können neue Konten erforderlich werden. Endet ein Arbeitsbereich, sollten Sie die dazugehörigen Konten archivieren oder schließen.
#4: Halten Sie den Kontenplan einfach und verständlich
Sie sollten nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige Konten haben! Es gilt, das richtige Gleichgewicht zu finden. Vermeiden Sie es, Ihren Kontenplan mit zu vielen Einzelkonten unnötig zu verkomplizieren. Verwenden Sie nach Möglichkeit Unterkonten, um ähnliche Ausgaben übersichtlich zu bündeln und den Überblick zu behalten.
Für weiteres Lernen
Das Anlegen des Kontenplans in Ihrer Buchhaltungssoftware (so stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorteile von Kirchenbuchhaltungssoftware nutzen) ist der erste Schritt für das Finanzmanagement in Ihrer Gemeinde. Aber bleiben Sie hier nicht stehen. Ich habe noch mehr Ressourcen für Sie, damit Sie weiterkommen – schon bald sind Sie ein Experte!
- Erstellen und optimieren Sie Ihr Budget mit dem Pastoren-Leitfaden: So erstellen Sie ein Gemeindebudget.
- Sichern und archivieren Sie alle Ihre Unterlagen mit dem Kompletten Pastoren-Leitfaden: Kirchenunterlagen verwalten.
Weitere Informationen zur Verwaltung der Kirchenfinanzen finden Sie hier:
- Erfahren Sie mehr über Nonprofit-Lösungen von Springly.
- Tauchen Sie tiefer in das Verständnis des Kontenplans mit ChurchTrack.com ein.
- Entdecken Sie die besten Finanzpraktiken für Kirchen von MinistryBrands.com
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