Key Takeaways
Tommelfingerregel: Gem optegnelser i 7 år: IRS kræver generelt, at organisationer i henhold til 501(c)(3) opbevarer optegnelser i 7 år (afhængigt af optegnelsens type).
Hvor længe bør en kirke opbevare tiendeoptegnelser?
IRS anbefaler, at kirker opbevarer deres tiendeoptegnelser, optegnelser over gaver eller donationer osv. i mindst syv år. Denne periode sikrer, at kirken er forberedt i tilfælde af en revision.
Selvom lovene vedrørende religiøse organisationer ikke angiver en præcis varighed, findes der bedste praksisser og anbefalinger, som kan hjælpe kirker med at administrere deres optegnelser effektivt. De mest effektive værktøjer til kirkens gavehåndtering gør det også meget enklere at vedligeholde optegnelser (og mindre støvet).
Generelle anbefalinger
Retningslinjer fra IRS
Internal Revenue Service (IRS) kan revidere selvangivelser i op til syv år efter, at de er blevet indsendt. Derfor anbefales det generelt, at kirker opbevarer økonomiske optegnelser eller donationsoptegnelser, herunder tiendeoptegnelser, i mindst syv år. Denne periode sikrer, at kirken er forberedt i tilfælde af en revision. Da medlemmer ofte regner med at kunne få skattefradrag som følge af deres donationer, er det afgørende at sikre sund forvaltning i kirken samt gennemsigtighed i kirken og bibelsk forvaltning.
Have an account? Log In
Typer af optegnelser, der skal opbevares:
Uanset om du er i gang med at etablere din infrastruktur til online donationer eller ej, skal du sørge for at opbevare tiendeoptegnelser; andre økonomiske dokumenter bør også opbevares i syv år. Din kirkes økonomisoftware (f.eks. Quickbooks) kan hjælpe med dette. Optegnelserne omfatter:
- Kontoudtog
- Checks og afstemninger
- Optegnelser over kreditorer og debitorer
- Skatteoptegnelser og lønregistre
- Anskaffelse og afhændelse af ejendom
Elektronisk sikkerhedskopiering:
Det anbefales at opretholde elektroniske sikkerhedskopier af alle økonomiske optegnelser. Brug af et kirkestyringssystem eller værktøjer på en online donationsplatform kan forenkle denne proces ved automatisk at oprette og gemme økonomiske rapporter for kirken.
Disse systemer tilbyder ofte sikker opbevaring eksternt, hvilket beskytter dataene mod potentielle trusler som cyberangreb, brande eller oversvømmelser.
Fysiske optegnelser:
Selvom elektroniske optegnelser er praktiske, er det også vigtigt at opbevare fysiske kopier af kritiske dokumenter. For eksempel bør kirkens donationskuverter opbevares i omkring et år. Selvom IRS ikke kræver disse kuverter som dokumentation for donationer, kan de være nyttige til at bekræfte totaler og besvare eventuelle spørgsmål fra donorer.
Praktiske trin til opbevaring af optegnelser
- Opret et system: Opret et tydeligt system til registrering af donationer. Bidragsformularer kan hjælpe med at samle ugentlige tiende- og donationsbeløb, så det bliver lettere at fremlægge totalerne på bestyrelsesmøder og i skattesæsonen.
- Transskriber donationsbeløb: Transskriber regelmæssigt donationsbeløb fra fysiske kuverter til et hoveddokument. Det gør det ikke kun MEGET nemmere at sende donationsbekræftelser til skatteformål, men denne praksis sikrer også, at alle oplysninger er opdaterede, og mindsker behovet for at opbevare fysiske kuverter i længere perioder.
- Kommunikér med donorer: Giv donorer kvitteringer, der dokumenterer deres donationer i løbet af regnskabsåret. Disse kvitteringer hjælper donorer med at sammenligne deres egne oplysninger med kirkens oplysninger og kan bruges til deres skatteindberetning.
- Rådfør dig med en skatteekspert: Da skattelovgivningen kan ændre sig, er det altid en god idé at rådføre sig med en skatteekspert eller se IRS-ressourcer for specifik vejledning om opbevaring af kirkens tiendeoptegnelser.
Leder du efter mere information?
Vi har skrevet meget om de praktiske detaljer i en sund tilgang til kirkens givertjeneste. Her er nogle artikler, der kan hjælpe:
- Vejledning og eksempler på effektive websider til onlinedonationer
- Korte, virkningsfulde budskaber til kirkens indsamling
- En gennemgang af bibelvers om at give
- En grundig evaluering og rangering af de bedste regnskabsprogrammer til kirker i 2024
More Articles
Konklusion
Ved både at opbevare fysiske og elektroniske optegnelser og etablere et tydeligt system til registrering af donationer kan kirker administrere deres økonomi effektivt og skabe gennemsigtighed for deres menighed.
Tilmeld dig nyhedsbrevet
Nyhedsbrevet fra TheLeadPastor.com er et samlingspunkt for praktisk og anvendelig indsigt i kirkeledelse og -administration, baseret på tjenesten og erfaringerne fra erfarne præster. Hvis du gerne vil have mere fællesskab og visdom, vil du kunne lide dette.
Tilmeld dig i dag. Vi vil meget gerne have dig med!
