Rodede optegnelser er en direkte vej til kaos i kirken. (Hvis god håndtering af kirkelige optegnelser lyder suuuuper kedeligt, så overvej bare, hvor spændende det ville være at miste status som velgørende organisation … lad os undgå det, ikke?)
At drive en kirke indebærer mere end blot søndagsgudstjenester og programmer. Det kræver også omhyggelig registrering. Selvom registrering måske virker kedeligt, er det grundlaget for en velfungerende kirke. Heldigvis har mit team og jeg undersøgt, evalueret og rangeret den bedste software til kirkestyring for at gøre denne opgave enklere. Og hvis jeres kirkebudget er meget stramt, har vi også vores anbefalinger af den bedste gratis software til kirkestyring.
Håndtering af kirkelige optegnelser er vigtig, fordi det sikrer gennemsigtighed, overholdelse af lovgivningen og effektiv ledelse. (Hvor længe I opbevarer jeres økonomiske optegnelser, afhænger af IRS' retningslinjer.) Men: Disse økonomiske rapporter for kirken giver jer mulighed for at følge donationer, overvåge fremmøde, opretholde en sund økonomi og finjustere jeres kirkes regnskabssoftware.
Husk: Jeres kirke har en forpligtelse over for sin mission og et ansvar over for sine medlemmer og myndighederne. Selvom det kan være udfordrende, bør det ikke være til forhandling at afsætte tid og ressourcer til håndtering af optegnelser.
Du bør vide, hvordan dine hjorde har det, og give dine kvægflokke omhyggelig opmærksomhed.
Ordsprogene 27:23
Joshs indsigter fra frontlinjen:
Ved at bruge en ensartet navngivningskonvention til dine digitale filer kan du hurtigt finde og administrere dine kirkelige optegnelser og sikre, at de er organiserede og nemt tilgængelige. Vi bruger for eksempel følgende mønster, som gør det muligt for os meget hurtigt at identificere filen, datoen og formålet: “23-07-01_MeetingMinutes_BoardOfTrustees.docx”
Hvor meget håndtering af kirkelige optegnelser er nødvendig?
Hvilken slags optegnelser bør jeres kirke opbevare? Detaljerede optegnelser hjælper jer med at overvåge vigtige målepunkter for kirken som menighedens fremmøde, historikken for onlinegivning og økonomien. Nogle optegnelser skal opbevares længere end andre, så det er vigtigt at undersøge lovgivningen om opbevaring af optegnelser i jeres land, stat eller provins.
Jeres kirke bør opbevare optegnelser over alt, der påvirker, hvordan kirken drives:
- Økonomi
- Menighedens fremmøde
- Donationer ved fysisk fremmøde og onlinegivning
- Lister over ansatte og frivillige
- Juridiske optegnelser
- Historiske optegnelser
Hvor længe bør en kirke opbevare optegnelser?
Forskellige dokumenter har forskellige opbevaringsperioder. Derfor skal jeres program for håndtering af optegnelser indeholde en opbevaringsplan. Det hjælper jer med at holde styr på kirkens overordnede sundhedstilstand – og med at overholde loven.
Føderale og statslige eller provinsielle love afgør, hvor længe en kirke bør opbevare optegnelser. Nogle økonomiske optegnelser, såsom selvangivelser og lønrapporter, skal opbevares i mindst flere år.
For vores amerikanske kirker har IRS udarbejdet en vejledning om overholdelse af reglerne for 501(c)(3)-enheder. Generelt er IRS' retningslinjer som følger:
Optegnelser, der opbevares permanent
- Selskabsoptegnelser, herunder stiftelsesdokumenter og vedtægter.
- Referater fra møder, herunder alle relaterede rapporter.
- Revisionsrapporter.
- Årsregnskaber.
- Indsendte selvangivelser.
- Årlige selskabsindberetninger eller -selvangivelser.
- Dokumenter og korrespondance om skattefritagelse.
- Ejendomsoptegnelser (en del af strategien for håndtering af kirkens ejendomme)
Dokumenter, der opbevares i 10 år
- Forsikringspolicer.
Have an account? Log In
Dokumenter, der opbevares i 7 år
- Kontoudtog, annullerede checks og bankafstemninger.
- Arbejdsark og bilag til selvangivelser.
- IRS-blanketter.
- Dokumentation vedrørende lønskat, herunder lønregistre, W-4-blanketter og lønfradrag.
- Medarbejdernes udgiftsrapporter.
- Medarbejdernes personaledokumenter efter fratrædelse.
- Kontrakter og tilhørende korrespondance.
- Investeringsdokumentation.
- Årlige revisionsdokumenter og arbejdsark.
- Forsikringsbreve og al korrespondance.
- Dokumentation for individuelle donationer.
- Dokumentation vedrørende kreditorer.
- Skatteregninger, kvitteringer og opgørelser.
Redaktionens anbefalinger
Operationel styrke og omsorgsfuld ledelse er afgørende for en vellykket menighed. Her er et udvalg af værktøjer, der kan hjælpe dig med at tjene din kirke effektivt.
- En trinvis vejledning i hvordan man organiserer en kirkekonference fremmer vækst og fællesskab.
- Nyhedsbreve om ungdomsarbejde giver teenagere relevante opdateringer, der kan opmuntre dem til at deltage i aktiviteterne.
- En vejledning i pastoral opmuntring i krisetider giver praktiske måder at støtte medlemmer i nød på.
- Uddannelse af kirkens administratorer kan hjælpe med at øge og udvide deres kapacitet.
Dokumenter, der opbevares i 2 år
- Arbejdskort og timesedler.
- Individuelle donationskuverter.
Ifølge Canada Revenue Agency (CRA):
- Kopier af officielle donationskvitteringer (bortset fra kvitteringer for 10-årige donationer) Skal opbevares i mindst to år fra udgangen af donationsåret.
- Dokumentation for 10-årige donationer: Skal opbevares, så længe kirken er registreret, og i mindst 2 år efter kirkens lukning.
- Referater fra møder for direktører/bestyrelsesmedlemmer/ledelse : Disse skal opbevares, så længe kirken er registreret, og i mindst 2 år efter kirkens lukning.
- Referater fra medlemsmøder: Disse skal opbevares, så længe kirken er registreret, og i mindst to år efter kirkens lukning.
- Dokumenter om ledelse og vedtægter: Disse skal opbevares, så længe kirken er registreret, og i 2 år efter kirkens lukning.
- Hovedbøger eller andre bøger med oversigter over transaktioner og de tilhørende konti: Skal opbevares i 6 år fra udgangen af det seneste skatteår, mens kirken er registreret, og i 2 år efter kirkens lukning,
- Årsregnskaber, kildedokumenter og kopier af årlige informationsindberetninger: Skal opbevares i 6 år fra udgangen af det seneste skatteår eller, hvis kirken er lukket, i 2 år efter datoen for tilbagekaldelsen.
Optegnelser, der skal opbevares permanent
- Virksomhedsoptegnelser, herunder stiftelsesdokumenter og vedtægter
- Referater fra møder, herunder alle relaterede rapporter.
- Revisionsrapporter
- Årsregnskaber
- Indsendte selvangivelser
- Årlige virksomhedsindberetninger eller -opgørelser
- Dokumenter og korrespondance vedrørende skattefritagelse
- Ejendomsoptegnelser
Optegnelser, der skal opbevares i 10 år
- Forsikringspolicer
Optegnelser, der skal opbevares i syv år
- Kontoudtog, annullerede checks og bankafstemninger
- Arbejdsark og bilag til selvangivelser
- IRS-blanketter
- Optegnelser over lønskatter, herunder lønregistre, W-4-blanketter og løntræk
- Medarbejdernes udgiftsrapporter
- Medarbejdernes personaledokumenter efter fratrædelse
- Kontrakter og relateret korrespondance
- Investeringsoptegnelser
- Årlige revisionsoptegnelser og arbejdsark
- Forsikringsbreve og al korrespondance
- Optegnelser over individuelle donationer
- Optegnelser over kreditorer
- Skatteregninger, kvitteringer og opgørelser
Optegnelser, der skal opbevares i to år
- Arbejdstidskort og timesedler
- Individuelle donationskuverter
Opbevar digitale kopier af dine optegnelser i cloudlagringstjenester som Google Drive eller Dropbox. Det sikrer, at dine optegnelser er sikkerhedskopieret og kan tilgås overalt fra. DESUDEN: Cloudlagring omfatter ofte automatisk versionsstyring, så du nemt kan gå tilbage til tidligere versioner af et dokument, hvis det er nødvendigt.
Joshs indsigter fra frontlinjen
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eOpbevar digitale kopier af dine optegnelser i cloudlagringstjenester som Google Drive eller Dropbox. Det sikrer, at dine optegnelser er sikkerhedskopieret og kan tilgås overalt fra. \u003cstrong\u003e\u003cem\u003eDESUDEN\u003c/em\u003e\u003c/strong\u003e: Cloudlagring omfatter ofte automatisk versionsstyring, så du nemt kan gå tilbage til tidligere versioner af et dokument, hvis det er nødvendigt.\u003c/span\u003e
Sådan administrerer du bedst kirkens optegnelser
Optegnelsesføring kræver sans for detaljer og glæde ved tal. Derfor skal du udpege den rette person til stillingen som ansvarlig for optegnelsesadministrationen. Kirkens bestyrelse bør udpege én person til at føre tilsyn med jeres program for optegnelsesadministration.
Og fordi optegnelsesføring er så vigtig, er det som regel bedst, at den ansvarlige for optegnelserne er fuldtidsansat i kirkens stab eller præsteskab frem for en frivillig fra menigheden.
Men alt bør gøres på en sømmelig og ordentlig måde.
1 Korintherbrev 14:40
Udarbejd en politik for optegnelsesadministration
En politik for opbevaring af optegnelser fastlægger, hvor længe optegnelser skal opbevares, og indeholder retningslinjer og procedurer for, hvordan og hvornår optegnelser skal bortskaffes. Det sikrer, at alle, der administrerer kirkens optegnelser, forstår procedurerne og ved, hvad der skal gemmes. Jeg anbefaler også, at du sikrer, at du bruger din software til kirkedonationer til at generere regelmæssige og relevante optegnelser!
Identificer de kirkeoptegnelser, du skal administrere
Du skal afgøre, hvilke optegnelser det er nødvendigt at opbevare, baseret på de lokale lovkrav i din stat. Brug ovenstående retningslinjer som udgangspunkt.
Implementer en opbevaringsplan
Du bliver nødt til at finde ud af, hvad der fungerer for din kirke, baseret på de lokale love. Meget vil også afhænge af, om I fører fysiske eller digitale registre, og hvordan I regelmæssigt vil gennemgå og revidere jeres statistikker og registre. Mange kirker oplever, at specialiseret software til administration af arrangementer hjælper med at effektivisere registreringen af kirkens aktiviteter. Udpeg en person, der er ansvarlig for at implementere dette, og sørg for, at alle kirkens medarbejdere forstår og følger retningslinjerne for arkiveringssystemet. Et centralt arkivrum til fysiske registre kan være en god idé.
Joshs frontlinjeindsigter
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eBrug kalenderpåmindelser og -notifikationer til at minde medarbejdere og frivillige om at opdatere registre. Digitale værktøjer som Google Kalender eller andre værktøjer til kirkestyringssoftware kan være nyttige til dette formål. Udarbejd tjeklister for hver type register for at sikre, at alle nødvendige oplysninger opdateres regelmæssigt.\u003c/span\u003e
Fastlæg politikker for opbevaring og destruktion
Uanset hvad I beslutter, skal I sørge for, at jeres politik er behørigt dokumenteret skriftligt. Det vil også være en fordel at få den gennemgået af en juridisk rådgiver og godkendt af jeres bestyrelse. Det viser, at der er tale om en velovervejet organisatorisk beslutning og ikke blot noget, I selv har sat sammen.
Her er nogle eksempler på politikker for opbevaring og destruktion af kirkens registre, som I kan bruge som udgangspunkt.
- Eksempel på politik for opbevaring af registre: Det evangelikale råd for økonomisk ansvarlighed
- Eksempler på retningslinjer for opbevaring fra lokale kirker: Konferencen for United Methodist Church i North Texas
More Articles
Forbedring af processen for administration af kirkens registre
Du ved allerede, at et stærkt program til administration af registre er afgørende for din kirkes succes. Selv hvis du er tilfreds med din nuværende strategi, kan der være områder, der kan forbedres.
Først skal du revidere og gennemgå dine nuværende registre. Det kan indebære at udfylde mangler, hvis der mangler oplysninger, såsom manglende referater fra møder eller officielle vedtægter, der stadig skal dokumenteres.
Ved visdom bygges et hus, og ved forstand grundfæstes det; ved kundskab fyldes kamrene med alle slags kostbare og smukke skatte.
Ordsprogene 24:3-4
Her er nogle spørgsmål, du kan stille dig selv, når du forbedrer administrationen af dine registre:
- Bruger du et registercenter, eller opbevares dine registre på stedet?
- Hvor nøjagtige og opdaterede er dine registre?
- Arkiverer eller bortskaffer du dine inaktive registre?
- Bruger du software til kirkestyring eller registeradministration?
En stor del af besvarelsen af disse spørgsmål handler om, hvorvidt du har fysiske eller digitale kopier af dine registre. Jeg mener, at det er valgfrit, om man vil afsætte opbevaringsplads til stakke af papirer og mapper. Den foretrukne metode til opbevaring af registre er naturligvis den digitale løsning, hovedsageligt fordi digitale filer har langt større sandsynlighed for at overleve en katastrofe. Derudover er det også meget hurtigere at søge gennem digitale filer end papirfiler, og de er lettere at sende elektronisk!
Digitale registre kan gemmes på en computers harddisk eller en netværksserver på din adresse eller i skyen.
Valget af den opbevaringsmulighed, der giver mest mening for din kirke, afhænger af dine ønsker eller behov. Tal med virksomheder, der er fortrolige med teknologi til billedbehandling og opbevaring af dokumenter, og drøft den bedste måde at indeksere registre på, så de kan søges frem og hentes.
Husk også registrenes sikkerhed—datatab kan være ødelæggende for en kirke eller enhver virksomhed. Jeg foreslår, at du rådfører dig med kirkens juridiske eksperter for at få vejledning i udarbejdelsen af et program for opbevaring af registre, der opfylder de lokale lovkrav.
Overvej software til kirkestyring
Software til kirkestyring kan være afgørende for administrationen af alle typer registre, herunder økonomiske registre, registre over menighedens medlemmer og andre registre som dem, der er beskrevet ovenfor. Her er nogle ting, du bør overveje, når du leder efter software til kirkestyring:
- Brugergrænseflade (UI): Kirker har normalt mange medlemmer, og du håndterer en masse oplysninger om hvert medlem. Du får brug for en grænseflade, der er let at forstå og nem at bruge. En grænseflade, der er for kompliceret eller vanskelig at bruge, vil føje unødvendig tid og frustration til din dag. Derfor mener jeg, at det også er vigtigt, at den har en mobilapp. Du vil gerne have, at den er let tilgængelig.
- Sikkerhed: Din menighed har tillid til, at kirken opbevarer vigtige oplysninger som telefonnumre, e-mailadresser og kreditkortnumre til online donationer. Softwaren skal være sikker.
- Værdi for pengene: Har den funktioner, der gør prisen rimelig? Tilbyder de en gratis prøveperiode? Det er afgørende, at der er en gratis prøveperiode. Du vil sikre dig, at softwaren passer til din kirke. Du ønsker ikke at binde dig til en kontrakt eller betaling og derefter opdage, at softwaren er for kompliceret eller ikke passer til din kirkes behov.
Håndtering af kirkens oplysninger er afgørende for din kirkes succes. Det er vigtigt at vælge den rigtige software! Tag dig tid til at undersøge mulighederne, så du kan træffe den bedste beslutning for din kirke. Vi har gjort forarbejdet for at hjælpe dig med at vælge den helt rigtige software til kirkens administration.
Relaterede værktøjslister:
Også værd at se nærmere på:
- Teknologi i kirken: Hvad skal ledende præster vide?
- Sådan håndterer du kirkens økonomi + bedste praksis
- Hvad er kirkesoftware? En komplet guide til ledende præster
- Sådan arrangerer du en (vellykket) kirkekonference
Tilmeld dig nyhedsbrevet for ledende præster!
Tilmeld dig vores e-mailliste for at få flere gennemtænkte ressourcer med værdifuld indsigt. Vi sender dig kun godt indhold skrevet af erfarne præster og veteraner inden for kirkearbejde.
Tilmeld dig –vi vil meget gerne have dig med.
