Pastorns guide till idiotsäker bokföring för kyrkor
Separera omedelbart kyrkans och den privata ekonomin: Öppna ett separat bankkonto för kyrkan och sluta använda privata konton för utgifter i församlingens verksamhet – detta är grundläggande för juridiskt skydd och tydliga bokföringsunderlag.
Använd bokföringsverktyg som är utformade för kyrkor: Sluta använda kalkylblad. Verktyg som Flockbase eller Aplos hjälper dig att följa donationer, skapa rapporter och säkerställa regelefterlevnad – allt på ett och samma ställe.
Få klarhet i öronmärkta och icke-öronmärkta medel: Behandla inte alla donationer likadant: om en gåva är avsedd för mission eller en byggnadsfond måste den användas enligt ändamålet – annars riskerar kyrkan juridiska och etiska konsekvenser.
För kyrkor handlar bokföring om att hålla deras ekonomiska uppgifter korrekta, organiserade och välskötta.
Med det sagt handlar det inte bara om att få siffrorna att stämma – det handlar om att skydda er verksamhet. Varje år får kyrkor problem (och tvingas ibland stänga) på grund av ekonomisk misskötsel. Även om de flesta pastorer inte börjar arbeta inom församlingstjänsten för att balansera kalkylblad, kan bristande bokföringskunskaper leda till stora problem:
- Problem med IRS, misstag med löneskatter eller till och med förlust av status som ideell organisation
- Minskat förtroende från givare när ekonomisk transparens inte prioriteras
- Oorganiserade uppgifter gör det omöjligt att planera för framtiden
Dessa problem uppstår när kyrkor förlitar sig på föråldrade system eller outbildade volontärer för att hantera ekonomin. Och när den ekonomiska kontrollen är bristande är hela verksamheten i riskzonen – och den kontrollen är VÅRT ansvar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det är därför jag har sammanställt den här guiden – för att hjälpa dig att förstå bokföring för kyrkor på ett tydligt och praktiskt sätt. Du får lära dig vilka uppgifter du ska följa upp, hur du undviker kostsamma misstag och om det är dags att anlita en yrkesperson.
Börja med att se till att du använder de bästa verktygen för kyrkors ekonomihantering. Programvara för kyrkors ekonomihantering erbjuder många fördelar och hjälper till att effektivisera bokföringen och skydda kyrkans ekonomi.
-
AskMyChurch
Visit Website -
ChMeetings
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.9 -
Subsplash
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5
Vad är bokföring för kyrkor?
Bokföring för kyrkor är ett sätt att följa upp, organisera och hantera kyrkans ekonomiska uppgifter för att säkerställa korrekthet, transparens och god ekonomisk förvaltning.
Varför kyrkors ekonomi skiljer sig från företagsredovisning
Bokföring kan vara enkelt, men det är inte en verksamhet som passar alla. Det som fungerar för företagsredovisning fungerar inte alltid när det gäller kyrkors ekonomi. Quickbooks är till exempel en ekonomiprogramvara som används som branschstandard. De flesta kyrkor skulle dock ha nytta av att undersöka de bästa alternativen till Quickbooks av följande anledning:
Kyrkor är annorlunda än företag, eftersom de är välgörenhetsorganisationer som huvudsakligen förlitar sig på donationer från sina medlemmar. De måste registrera alla donationer och utfärda kvitton till sina givare.
En del av god ekonomisk förvaltning innebär att kyrkan använder fondredovisning för att hantera och följa upp alla donationer och utgifter. Denna typ av redovisning delar upp intäkter och utgifter i olika kategorier beroende på hur de används.
Vissa mottagna donationer är avsedda för särskilda ändamål och måste därför följa specifika riktlinjer för hur medlen hanteras och registreras. Detta säkerställer ansvarsskyldighet och ökar den trovärdighet och det förtroende som kyrkans medlemmar har för era ekonomiska transaktioner.
Viktiga principer för bokföring i kyrkor att behärska
Innan du kastar dig in i kyrkans ekonomi bör du börja med en stabil grund som bygger på dessa principer.
Transparens och ansvarsskyldighet i kyrkans ekonomi
Att upprätthålla ekonomisk integritet är avgörande när det gäller bokföring. Dina givare förväntar sig det, och IRS kräver det. Tydlig dokumentation bygger förtroende inom församlingen och kan därför öka donationerna. Att införa bästa praxis för ekonomin förbättrar förvaltningen av resurserna.
När dina givare litar på att deras medel används med integritet kommer de att ge mer generöst. Utgångspunkten för att säkerställa detta är en tydlig dokumentation. Er ekonomiska kommitté bör regelbundet granska ekonomin och övervaka utbetalningarna av medel för att förhindra bedrägerier eller missbruk.
Fondredovisning jämfört med traditionell redovisning
Traditionell redovisning fokuserar på att mäta lönsamhet genom att registrera företagets intäkter minus utgifter. Därefter upprättas ekonomiska rapporter: en kassaflödesanalys, resultaträkning och balansräkning. Fondredovisning, å andra sidan, är inriktad på att följa upp och hantera hur medlen används. Detta är nödvändigt för att följa IRS:s och andra myndigheters krav.
Fondredovisning är användbar för kyrkor som har tagit emot öronmärkta donationer, eftersom dessa donationer endast får användas för ett specifikt ändamål. Om en kyrka till exempel genomför en insamling för att reparera byggnadens tak, är de insamlade medlen öronmärkta och måste användas till takreparationen. De kan inte omfördelas till andra fonder, såsom mission eller allmänt underhåll.
Ditt grundläggande bokföringsansvar i kyrkan
Med grunden ordentligt på plats kommer du att lyckas när du bygger vidare med dessa viktiga delar av bokföringen.
Registrering av tionde, kollekter och donationer
Merparten av dina intäkter kommer från donationer, tionde och kollekter. Som registrerad välgörenhetsorganisation behöver du registrera dessa donationer korrekt och utan dröjsmål, så att du uppfyller myndigheternas skattekrav. Att utfärda skatteintyg för donationer är en viktig del av bokföringsarbetet i en kyrka.
Även om det kan vara tidskrävande finns det lyckligtvis många verktyg som kan hjälpa dig med den här processen. Det finns många alternativ när det gäller programvara för givarhantering och plattformar för donationer online. Det har visat sig att möjligheten att ge online kan öka de donationer som en kyrka tar emot.
Budgetering för kyrkans verksamhet (inkluderar kortfattat löner & rapportering)
Att skapa och följa en årlig budget för kyrkans verksamhet är nödvändigt för att uppfylla kraven samt upprätthålla transparens och ansvarstagande i kyrkan. Kyrkans ekonomikommitté eller styrelse ansvarar för att skapa, godkänna och underhålla kyrkans budget. Några av de viktigaste kategorierna som ska tas med är
- Personallöner
- Underhåll av byggnaden, inklusive löpande skötsel samt större förbättringar
- Utgifter för församlingsverksamhet och evenemang
- Utåtriktat arbete och evangelisation
Diskutera med ekonomikommittén hur de ekonomiska rapporter som behövs bäst kan kommuniceras till kyrkans ledare och församlingen som helhet.
Den bästa bokföringsprogramvaran för din kyrka
Att använda rätt ekonomisystem sparar värdefull tid och innebär färre bekymmer.
Funktioner att leta efter i ekonomiprogramvara för kyrkor
All bokföringsprogramvara för kyrkor är inte likvärdig. Börja med att identifiera vilka funktioner som är högst prioriterade för din kyrka och påbörja sedan sökandet. Några viktiga funktioner att börja med är:
- Stöd för fondredovisning
- Registrering av donationer och rapporter över gåvor
- Integration med kyrkans lönehantering som kan hantera prästers och annan personals unika skattesituationer.
- Budgeteringsfunktioner som låter dig skapa ekonomiska rapporter för granskning och jämförelse
Kyrkor behöver specialiserad programvara i stället för generella verktyg för småföretag, eftersom kyrkor har särskilda behov och krav för att behålla sin status som välgörenhetsorganisationer. Att välja det billigaste alternativet kanske inte sparar pengar på lång sikt. Ta en titt på dessa verktyg för ekonomihantering av ideella organisationer som är särskilt framtagna för kyrkor.
Jämförelse av de 5 bästa bokföringsverktygen
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best for ease of use and accessibility | 30-day free trial | From $2/month (for 3 months, then $20/month) | Website | |
| 2 | Best for detailed transaction tracking | Free version available | From $12/month | Website | |
| 3 | Best for an affordable cloud solution | Not available | Pricing is available upon request | Website | |
| 4 | Best all-in-one bookkeeping and church management | Not available | From $25/month (25 givers/50 profiles) | Website | |
| 5 | Best for simple church finance tracking | 14-day free trial | Basic plan costs $15/month, plus plan for $29/month and pro plan for $59/month | Website |
Nybörjarmisstag i kyrkans bokföring (och hur du undviker dem)
Känner du dig fortfarande som ett rådjur i strålkastarljuset? Oroa dig inte; misstag är oundvikliga, men vissa kan undvikas genom att lära sig av dessa nybörjarmisstag.
Misstag: Bristande ekonomisk tillsyn
Kyrkor kan hamna i ekonomisk misskötsel på grund av bristande tillsyn. Låt kyrkans ekonomikommitté genomföra månatliga ekonomiska granskningar och regelbundna interna revisioner. De kan fatta välgrundade beslut och ha ordentlig tillsyn över kyrkans ekonomiska hälsa. Saker att hålla utkik efter är bland annat
- Granskning och tillsyn av ordentliga interna kontroller
- Kontroll av att avsatta medel används på rätt sätt
- Efterlevnad av skatte- och försäkringsbestämmelser
- Säkerställande av en lämplig nivå av ekonomisk transparens.
Misstag: Att blanda privata medel med kyrkans medel
Använd aldrig kyrkans konton för privata utgifter. Jag vet att det lätt kan hända, ibland utan att man inser det, särskilt om du har ett kyrkligt betal- eller kreditkort. Men det här är mycket viktigt att undvika eftersom det gör bokföringen rörig och skapar en bokföringsmässig mardröm. Det kan urholka förtroendet för och integriteten i kyrkans ekonomi. Det kan till och med äventyra kyrkans skattebefriade status.
För att undvika allt detta bör du se till att använda separata bankkonton för privata utgifter och kyrkans utgifter. Inför ekonomiska kontroller och riktlinjer för ansvarsskyldighet för all kyrkopersonal som har tillgång till kyrkans bankkonto.
Misstag: Bristande rutiner för dokumentation
Att upprätthålla korrekta register kräver medvetenhet och engagemang. Några vanliga misstag är borttappade kvitton och att inte hålla reda på avsatta medel eller donationer. Lyckligtvis är dessa misstag enkla att undvika när man är noggrann.
Att använda ett molnbaserat bokföringsprogram är ett bra sätt att undvika dessa problem. Sådana program erbjuder automatiserade säkerhetskopior och säkerhet samt fjärråtkomst för dem som behöver det. Vissa lagrar elektroniska versioner av kvitton, så att du alltid har tillgång till dem vid en revision. Den här typen av program integreras ofta väl med plattformar för givarförvaltning och digitalt givande, vilket eliminerar gissningsarbetet vid spårning och registrering av donationer.
Så skapar du ett effektivt bokföringssystem för din kyrka
Med dessa enkla steg kan du förvandla dina bokföringsmardrömmar till en dröm som går i uppfyllelse.
Steg 1: Organisera dina ekonomiska register
Som du nu kan se finns det ett rätt och ett fel sätt att strukturera kyrkans ekonomiska register. När du skapar dina ekonomiska register bör du se till att använda en kontoplan. Den samlar dina ekonomiska uppgifter i ett enkelt och lättläst format, och dessutom kommer din revisor att tycka bättre om dig (och alla som vill vara alla till lags sa amen).
Använd separata bankkonton för era allmänna medel, avsatta medel och besparingar. Det gör det enkelt att få en överblick över kyrkans ekonomiska ställning. Se till att era bokförare är ordentligt utbildade och utrustade för att underhålla registren och hålla dem organiserade. Det kan kräva regelbunden utbildning och fortbildning.
More Articles
Steg 2: Håll koll på inkomster och utgifter (på rätt sätt)
Konsekvent ekonomisk uppföljning förebygger skatte- och efterlevnadsproblem. När allt kommer omkring bidrar den till att förebygga fel och säkerställa att skatteblanketter och deklarationer lämnas in i tid. Detta hjälper till att upprätthålla kyrkans ideella status.
Som kyrka innebär det att följa inkomster och utgifter på rätt sätt att registrera inkomster och utgifter utifrån vilken fond de tillhör. Söndagens kollekt kommer till exempel vanligtvis att fördelas till den allmänna fonden. Detta är den största fonden och används för de regelbundna och löpande kostnaderna för att driva kyrkan. Om ni tar emot en donation till en begränsad fond, till exempel en donation till ett specifikt missionsområde i er kyrka, kategoriseras dessa donationer till missionsfonden och måste enligt lag användas för det ändamålet.
Steg 3: Prioritera ansvarsskyldighet (och förebygg bedrägerier)
Det är en god idé att införa interna kontroller och säkerhetsåtgärder. Det skyddar er kyrka och de personer som ansvarar för att hantera ekonomin, till exempel styrelsen och de bokförare ni samarbetar med. Vänta inte tills en incident inträffar innan ni inför dessa interna kontroller:
- Tvågodkännande av utgifter: Kräv två underskrifter på checkar och godkännande av stora utgifter.
- Regelbundna ekonomiska granskningar: Dessa bör bestå av interna granskningar av er ekonomikommitté samt externa granskningar eller revisioner av en auktoriserad revisor.
- Begränsad åtkomst till kyrkans medel: Begränsa vilka som kan få tillgång till bankkontona och hantera kontanter för kyrkans räkning.
- Tydliga rutiner för kontanthantering: Att räkna kollekten ska aldrig vara en ensam uppgift. Sätt samman ett team med personer som har utbildats i era rutiner, dokumentera donationerna och sätt snabbt in dem på bankkontot.
- Digital säkerhet: Förvara ekonomiska uppgifter säkert och lösenordsskyddade.
Håll dig uppdaterad om kyrkans ledning med insikter från experter
Bokföring för kyrkor handlar inte bara om siffror – det handlar om att förvalta era resurser klokt så att er verksamhet kan blomstra. Vill ni få fler praktiska ekonomiska tips, bokföringsstrategier och insikter om kyrkoledning direkt till er inkorg?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få exklusiva resurser som hjälper er kyrka att förbli ekonomiskt stark och fokuserad på sitt uppdrag.
