När man överväger lösningar för församlingsadministration kan kraven vara svindlande. Världen av lösningar för församlingsadministration (ChMS) är vild, varierad och kan vara en aning överväldigande...
Ärligt talat är det ibland som ett församlingsknytkalas: välj klokt, så att du inte står där med den ChMS-motsvarighet till det där dallrande neongröna gelatin-“dessertet” som ingen tycker om men som ändå på något sätt alltid tas med till varje knytkalas...
Vad är programvara för församlingsadministration?
Programvara för församlingsadministration (ChMS) är, som du kanske antar, ett digitalt verktyg som effektiviserar och förenklar församlingens verksamhet och administration. (Mitt team och jag har skrivit en grundlig artikel som går igenom allt om programvara för församlingsadministration som är värd att läsa!)
I den här artikeln tar vi upp två saker:
- En genomgång av de tio viktigaste kraven/funktionerna för lösningar för församlingsadministration
- Tre tips för att välja rätt programvara för din församling
De tio absolut viktigaste kraven på en lösning för församlingsadministration
Trots frestelsen tänker jag inte säga att dessa programvarufunktioner är de “tio budorden” för lösningar för församlingsadministration. Det skulle vara billig, lågt hängande frukt. Det måste finnas en bättre biblisk “lista med tio” att använda här. Egyptens tio plågor? Nej, fel känsla. Liknelsen om de tio jungfrurna? Bäst att låta bli... Tio spejare med en negativ rapport? Definitivt inte… Du vet vad – jag sträcker mig för långt.
Jag håller mig helt enkelt till de tio absolut viktigaste ChMS-funktionerna:
1. Medlemshantering
Alla ChMS-system som håller måttet måste erbjuda en medlemsdatabas där församlingens medlemmar kan uppdatera sina kontaktuppgifter i en anpassningsbar profil. Detta gör det möjligt att samla in en mängd ytterligare insikter: närvaroregister, evenemangsanmälningar och gåvohistorik. Den här funktionen säkerställer att du får en tydlig bild av din församling och ger dig data som kan ligga till grund för dina beslut. Om den används väl får du möjlighet att anpassa den interna kommunikationen och ge mer effektiv själavård medan du arbetar med att administrera din församling effektivt.
2. Evenemangs- och volontärhantering
Åh, volontär- och evenemangshanteringens mörka tidsålder… Jag ryser när jag minns alla timmar jag lade på att skapa Excel-kalkylblad–som oundvikligen var inaktuella inom en eller två veckor. Bra lösningar för församlingsadministration MÅSTE erbjuda effektiva schemaläggningsverktyg.
För pastorer med särskilda behov av hantering av församlingslokaler (dvs. vilken grupp som har tillgång till vilket rum och när) är detta särskilt viktigt. Det frigör definitivt tid och uppmärksamhet eftersom skapandet av scheman automatiseras. Dessutom kan församlingens medlemmar blockera datum och enkelt byta schemalagda datum med andra teammedlemmar.
Tillsammans med verktyg för volontärhantering och AI inom volontärhantering kommer evenemangshantering. Det ChMS-system du överväger bör underlätta evenemangsanmälningar och kommunikation, så att dina volontärer kan vara välorganiserade och informerade–och samtidigt ge användbar information för framtida planering.
3. Närvaroregistrering
Församlingen där jag arbetade under min tid på bibelskolan registrerade närvaron med hjälp av sina vaktmästare. De räknade antalet deltagare vid varje gudstjänst och lade ihop den siffran med antalet barn som söndagsskollärarna rapporterade. Detta var tidskrävande och felbenäget.
Programvara för församlingsadministration gör det däremot möjligt för ditt team att enkelt registrera närvaro digitalt–oavsett om ni registrerar närvaro vid söndagsgudstjänster, barnverksamhet, anmälningar till smågrupper osv. ChMS-system integreras med funktioner för incheckning av barn för att ge korrekta närvarodata, vilket hjälper dig att förstå engagemanget och identifiera områden som behöver uppmärksammas.
4. Gåvo- och ekonomihantering
Ekonomisk förvaltning av kyrkan är oerhört viktigt. Att hantera gåvor på ett säkert sätt, inklusive gåvor online och via sms, är avgörande. Detaljerad ekonomisk rapportering för kyrkan och analys hjälper dig att följa givarmönster, säkerställa transparens och underlätta ekonomisk planering och förvaltarskap.
Dessutom bör administrationsprogrammet du tittar på kunna integreras smidigt med antingen ditt gåvohanteringsprogram för kyrkan, ditt ekonomiprogram för kyrkan eller ditt bokföringsprogram för kyrkan. Du bör också kunna skapa ekonomiska rapporter på ett smidigt sätt.
Anmärkning för församlingsgrundare:
När vårt grundarteam satte upp infrastrukturen för New Life Fellowship upptäckte vi att församlingsmedlemmarna föredrog att ge online. Därför såg vi till att välja ett administrationssystem för kyrkan som erbjöd gåvor online som en del av vår tekniska infrastruktur. I dag är det en hörnsten i vår ekonomiska förvaltning.
– Josh
5. Kommunikationsverktyg
Effektiv kommunikation inom församlingen underlättas av funktioner för att skicka massutskick via e-post, textmeddelanden och pushnotiser. Det håller församlingen informerad och engagerad med minimal ansträngning.
6. Rapportering och analys
Möjligheten att skapa rapporter och samla in analyser undervärderas ibland … men tänk på följande: goda beslut grundar sig på god information. Ditt ChMS bör kunna ge dig aktuella och korrekta rapporter om kyrkans verksamhet ... Närvarotrender, givarmönster, volontärengagemang … insikterna från dessa data kan hjälpa dig att ge bättre service åt församlingen, göra mer träffsäkra prognoser och upptäcka negativa mönster innan de blir ett större problem.
7. Mobil åtkomst
Detta är verkligen ett måste, särskilt om din kyrka har många tonåringar, unga vuxna och familjer bland medlemmarna. Mobila enheter är en del av deras liv – och om ditt ChMS INTE erbjuder det … ja, då finns det en gräns för hur väl din avlönade personal och dina volontärer kommer att ta till sig det nya verktyget.
8. Incheckning av barn
När vi först grundade New Life Fellowship kände vi alla i kyrkan och deras barn. Vi förstod dock att säkerheten kring vår barnverksamhet skulle bli avgörande när nya medlemmar och besökare började komma. Från början investerade vi i säkra incheckningssystem för vår barnverksamhet, så att barnen kunde vara trygga och spåras under gudstjänster och evenemang. Det ger oss alla sinnesro samtidigt som det skyddar det kanske viktigaste vi har i vår kyrka. OBS: Jag rekommenderar att du tänker på eventuell kompletterande teknik som du kan behöva köpa för ditt barns incheckningsprocess (t.ex. en särskild surfplatta eller bärbar dator, etikettskrivare osv.)
9. Integrationsmöjligheter
Även om lösningar för kyrkoadministration kan ta över merparten av de administrativa uppgifterna från din personal kan inget enskilt programverktyg göra allt. Se därför till att det ChMS du överväger fungerar väl tillsammans med de andra delarna av din programvarumiljö. Du bör kunna integrera det med ditt bokföringsprogram (som stöder de bästa riktlinjerna och bästa metoderna för kyrkans bokföring), verktyg för e-postmarknadsföring och webbplatsbyggare. Dina verktyg bör fungera väl tillsammans och minska den administrativa bördan.
More Articles
10. Användarvänligt gränssnitt
Varje kyrka jag har varit en del av har haft ett brett utbud av volontärer och anställda. Det ligger helt enkelt i sakens natur: många kyrkor har volontärer med mycket varierande erfarenhet och bekvämlighet när det gäller teknik.
Det sista kravet på en lösning för kyrkoadministration i den här listan är därför ett användarvänligt gränssnitt. Prioritera i möjligaste mån ett intuitivt gränssnitt som är enkelt att navigera i. Om ditt ChMS är tillgängligt för användare med varierande teknisk kompetens blir systemet mer effektivt … och din kyrka får skörda fördelarna.
Praktiska råd för att välja ett ChMS
Att välja rätt lösning för kyrkoadministration är viktigt och kan spara dig och ditt team betydande stress, tid, energi och pengar. Med det i åtanke följer här tre viktiga frågor som du och ditt team kan diskutera när ni överväger olika ChMS-alternativ.
- Ha teamsamtal för att tydliggöra behoven. Ställ följande frågor: Vilka församlingsuppgifter önskar vi att vi kunde ägna mer tid och energi åt? Vilka administrativa uppgifter och chefsuppgifter är våra största flaskhalsar? Vad kommer att vara det största hindret vid implementeringen av ett ChMS?
- Skapa en kortlista över möjliga lösningar för församlingshantering. Mitt team och jag har skapat en grundligt granskad rangordning av branschledarna inom ChMS-området. Det är en bra utgångspunkt.
- Ordna demonstrationer och provperioder innan ni väljer ert slutliga alternativ. Ignorera inte de kostnadsfria provperioderna. Testa, utvärdera och försök igen. Ordna sedan utbildning för teamet (webbinarier, kurser osv.) för att säkerställa att alla i personal- och volontärteamet får möjlighet att lära sig använda det nya ChMS:et.
Author's Tip
Mitt team och jag har skapat en ingående process för att välja rätt ChMS för dig och ditt team. Du kanske har nytta av den. I den artikeln finns även en kostnadsfri mall för nedladdning och bedömning. Den är riktigt bra.
Nu, efter den inledande implementeringen av ert nya ChMS, kommer ni att se hur flaskhalsarna börjar minska och lösas upp – men förvänta er inte perfektion direkt. Det kommer fortfarande att finnas hinder och utmaningar längs vägen.
Håll koll på var problemområdena finns. Fundera över vad som fungerar och vad som inte gör det. Justera där det behövs. Det dröjer inte länge innan ert ChMS får er församlings verksamhet att fungera smidigare än Cory Asbury när han sjunger Reckless Love.
Prenumerera på The Lead Pastors nyhetsbrev för fler praktiska och användbara resurser
Förbättra församlingens effektivitet. Hitta verktygen och inspirationen som hjälper er att utveckla en blomstrande och engagerad församling. Prenumerera på vårt nyhetsbrev … vi vill gärna ha med dig!
Have an account? Log In
