4 stappen om een risicobeheerplan voor een kerk te maken + sjabloon

We moeten zo goed mogelijk op deze momenten voorbereid zijn. Daar komt een crisisbeheersingsplan voor de kerk om de hoek kijken. Er zijn zoveel risico’s verbonden aan het leiden van kerken en andere religieuze organisaties, maar met een goed opgesteld plan in gedachten kun je in de meeste scenario’s in ieder geval de slechtst mogelijke uitkomst voorkomen.

Ik behandel:

• Wat is een risicobeheerplan voor een kerk?
• Hoe maak je een risicobeheerplan voor een kerk?
• Sjabloon voor risicobeheer binnen de kerk

Wat is een risicobeheerplan voor een kerk?

Een risicobeheerplan voor een kerk is je leidraad en hulpmiddel voor het omgaan met ongelukkige omstandigheden. Het is het proces dat je hebt ingericht voor wanneer je te maken krijgt met de mogelijkheid dat er iets vreselijks gebeurt. Het heeft twee hoofddoelen: je helpen voorkomen dat bepaalde gebeurtenissen zich überhaupt voordoen en het risico daarop verminderen. 

Maar we zijn allemaal mensen, dus de kans dat er uiteindelijk iets gebeurt, is helaas onvermijdelijk. Het tweede doel van het risicobeheerplan voor de kerk is daarom je te helpen de oplossing te vinden wanneer er wel slechte dingen gebeuren. Het zorgt ervoor dat iedereen binnen je bediening op één lijn zit en is bedoeld om te voorkomen dat een slechte situatie erger wordt. 

Risicobeheer is essentieel voor elke kerk en bediening. Een risicobeheerplan voor een kerk is niet leuk om te maken of om over na te denken, maar uiteindelijk zul je blij zijn dat je het hebt gedaan. 

Word lid van de community

Ontvang tips en hulpmiddelen om de kerkelijke administratie sneller te doen. Zo houd je meer tijd over voor wat het belangrijkst is.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hoe maak je een risicobeheerplan voor een kerk?

Voordat je kunt beginnen met het invoeren van je systeem voor het signaleren en vermijden van slechte situaties, moet je eerst een fysiek risicobeheerplan voor de kerk opstellen. Dit wordt je belangrijkste document in noodsituaties en je moet het delen met elk personeelslid, elke vrijwilliger, pastor, leider en iedereen die mogelijk kan helpen binnen je organisatie. 

Om zo’n plan te maken, zijn er vier belangrijke stappen die ik je wil aanraden te overwegen. Dit zijn cruciale onderdelen van risicobeperking. Ik zal elk van de stappen volledig uiteenzetten en enkele inzichten en geleerde lessen delen uit mijn tijd in de bediening. 

1. Breng de risico’s in je kerkelijke omgeving in kaart

Voordat we verder kunnen gaan, moeten we weten welke risico’s er in onze omgeving bestaan. In elke kerk kunnen allerlei risico’s en problemen opduiken. Sommige daarvan zijn echter uniek voor bepaalde soorten bedieningen en locaties. Om ongelukkige situaties te voorkomen, moet je weten waarnaar je op zoek bent. 

Hier volgt een lijst met de belangrijkste risico’s die ik ben tegengekomen tijdens mijn werk op het gebied van kerkveiligheid. Dit is geen volledige lijst en er kunnen situaties zijn die voor mij niet relevant waren, maar voor jou wel. Ook wil ik nogmaals benadrukken dat deze lijst geloof boven angst in de praktijk brengt: een cruciaal onderdeel van het succesvol omgaan met risico’s binnen de kerk. 

• Ongevallen
• Beschuldigingen
• Aanranding
• Drugs
• Vechtpartijen
• Brand
• Overstromingen
• Intimidatie
• Dronken aanwezigen
• Verwondingen
• Ontvoering
• Rechtszaken
• Medische noodgevallen
• Natuurrampen
• Stroomuitval
• Zelfbeschadiging
• Schietincidenten
• Het verduisteren van kerkelijke gelden
• Diefstal
• Vandalisme

Dit is absoluut geen volledige lijst van alles waarmee je op het gebied van kerkveiligheid te maken kunt krijgen. Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste problemen die ik heb gezien en zelfs zelf heb meegemaakt. Risico’s in kaart brengen draait erom te weten wat er mogelijk kan gebeuren en vervolgens vooruit te plannen met dat in gedachten. 

Bijvoorbeeld: Ik was de adjunct-directeur van het kinderwerk in een middelgrote kerk. Drugs en vechtpartijen waren bijzonder problematisch (ja, zelfs onder kinderen). We hadden een bussysteem dat elke donderdagavond en zondagochtend duizenden kinderen uit de hele provincie Los Angeles naar onze kerk bracht. 

Sommige van deze kinderen kenden niets anders dan vechten om hun zin te krijgen of rommelen met drugs. Daarom waren dit belangrijke problemen waar we in onze gemeente mee te maken hadden, zowel met kinderen als met volwassenen. Omdat dit een duidelijk risico was waar we voortdurend rekening mee moesten houden, hadden we veel plannen en scenario’s opgesteld. 

Daarom hadden we systemen ingesteld, zodat we wisten wat we vervolgens moesten doen wanneer iemand heroïne gebruikte in de badkamer. Of wanneer twee kinderen elkaar plotseling hard begonnen te slaan, hadden we een oplossing om met beiden om te gaan en hun ouders op de hoogte te brengen. 

Zodra je de belangrijkste risico’s kent die zich waarschijnlijk binnen je kerk kunnen voordoen (en ook de risico’s die minder vaak voorkomen), kun je je daarop voorbereiden. 

2. Beoordeel risico’s en hun gevolgen

Het is echter niet genoeg om alleen een risico te identificeren, want we moeten ook het risiconiveau beoordelen. Sommige potentiële risico’s zijn waarschijnlijker dan andere en sommige problemen zullen een negatievere impact hebben dan andere. Over het algemeen zijn dit de vier categorieën waarin je de eerder geïdentificeerde risico’s moet onderverdelen: 

• Lage waarschijnlijkheid en lage impact: Deze situaties zullen zelden voorkomen en wanneer dat wel gebeurt, zijn ze gemakkelijk op te lossen. 
• Lage waarschijnlijkheid en hoge impact: Deze risico’s komen zelden voor, maar zullen je gemeente en je leiderschap verwoesten als ze zich voordoen. 
• Hoge waarschijnlijkheid en lage impact: Dit zijn veelvoorkomende scenario’s die regelmatig kunnen gebeuren, maar die gemakkelijk kunnen worden aangepakt wanneer dat gebeurt. 
• Hoge waarschijnlijkheid en hoge impact: De slechtste van de vier categorieën. Dit zijn scenario’s met een hoog risico die vaak kunnen voorkomen en iedereen in de omgeving zullen raken wanneer dat gebeurt. 

Dit betekent dat sommige risico’s zeer onwaarschijnlijk zijn, terwijl andere uiterst waarschijnlijk zijn. Zo is de kans dat een kind gewond raakt in je kinderwerk vrijwel gegarandeerd (en dit is een generalisatie). Kinderen gaan spelen, rondrennen en plezier maken, en uiteindelijk zal iemand gewond raken.

Ze zullen tegen elkaar aanrennen, elkaar slaan enzovoort. Dat is in vrijwel elke kerk een scenario met een zeer hoge waarschijnlijkheid. Aan de andere kant kan een overstroming, afhankelijk van je locatie, een situatie met een lage waarschijnlijkheid zijn, waarop je je vooraf kunt voorbereiden.

Er is echter een tweede aspect, namelijk de impact die een situatie kan hebben. Situaties met een lage impact zijn situaties die na het scenario minimale gevolgen hebben en daarom snel en veilig kunnen worden aangepakt. Als we weer aan kinderen denken, zijn kleine verwondingen zoals blauwe plekken en bulten situaties met een lage impact. 

De kans dat ze gebeuren is ook groot, maar ze zijn onschuldig genoeg dat je ze gemakkelijk zou moeten kunnen afhandelen. Aan de andere kant zijn scenario’s met een hoge impact het ergste van het ergste. Dit zijn de ernstige situaties die je koste wat kost wilt vermijden. Denk bijvoorbeeld aan brand of ontvoering, die de hele kerk, de gemeenschap en iedereen daarin kunnen verwoesten. 

Om het verschil te kennen tussen een lage en hoge waarschijnlijkheid van een risico, hoef je alleen maar naar je kerkelijke omgeving te kijken. Als er in jouw gemeenschap niet veel drugsgebruik voorkomt, is drugshandel in je kerk misschien niet zo’n groot probleem. 

Aan de andere kant, als er in jouw omgeving veel regen en stormen zijn, kunnen zaken zoals tornado’s, stroomuitval en overstromingen zeer waarschijnlijke problemen zijn die een verzekering en andere vormen van zekerheid vereisen.

3. Beperk risico’s om rampen te voorkomen

Je hebt je risico’s in kaart gebracht en gecategoriseerd; nu is het tijd om actie te ondernemen. Met de vier risicocategorieën in gedachten is de volgende stap om die risico’s aan te pakken en alles te doen wat je kunt om ze te voorkomen. Elke situatie vereist andere processen om het risico te beperken, maar er zijn enkele algemene vuistregels. 

Laten we elk van de vier categorieën bekijken. Ik denk dat het scenario met een lage waarschijnlijkheid en lage impact het minst zorgwekkend is. Dit is een van de risicogebieden waarin je oplossingen voor deze problemen kunt bedenken, die kunt invoeren of een document kunt opstellen voor wanneer ze zich voordoen. 

Stel bijvoorbeeld dat een scenario met een laag risico en een lage impact vandalisme van je kerkelijke eigendommen is (een aandachtspunt dat deel moet uitmaken van je strategie voor het beheer van kerkelijke eigendommen). Graffiti en dergelijke komen misschien niet zo vaak voor en het zou niet al te ernstig zijn als iemand het zou aanbrengen. In dat geval zou je alleen enkele camera’s in de steegjes en aan de buitenzijde van je kerkelijke eigendommen kunnen plaatsen om iedereen die het doet te betrappen. Je zou ook een schoonmaakploeg kunnen regelen voor het geval het toch gebeurt. 

Aan de andere kant omvat een scenario met een laag risico en een hoge impact veel meer. Hiervoor zijn zeer gedetailleerde back-upplannen en systemen nodig om het risico laag te houden. Brand komt hopelijk niet al te vaak voor, maar wat doe je om dat zo te houden? 

Je moet ervoor zorgen dat de juiste brandveiligheidsvoorschriften worden nageleefd en dat je zelfs verder gaat dan wat vereist is. Je zou kunnen bepalen dat alleen goed opgeleide medewerkers mogen koken. Het rookverbod op het terrein strikt handhaven. En vluchtroutes opstellen die iedereen kent en deze zo nu en dan oefenen. 

Scenario's met een hoge waarschijnlijkheid en een lage impact klinken misschien niet zo erg, maar neem ze niet licht op. Vanwege het hoge risico dat deze situaties zich voordoen, hebben ze de juiste aandacht en preventie nodig om ervoor te zorgen dat hun impact beperkt blijft. Ik raad voortdurende herinneringen, training en gedetailleerde plannen aan om de gevolgen van deze scenario's te beperken.

Zoals eerder zou ik bijvoorbeeld een scenario met een hoge waarschijnlijkheid en een lage impact beschouwen als een lichte verwonding die ontstaat doordat een kind een ander kind slaat. Het feit dat het misschien slechts om een kleine blauwe plek gaat waarvoor geen medische hulp nodig is, betekent niet dat je het niet serieus moet nemen. Als bekend is dat een kind gewelddadig is, neem dan passende maatregelen om te voorkomen dat het iemand pijn doet. 

Zo heb ik eerder kinderen van 12 jaar en jonger moeten verbieden om met de bus mee te rijden of hen tijdelijk moeten schorsen, en dat was een van de moeilijkste beslissingen van mijn leven, maar het was noodzakelijk om de anderen te beschermen. Soms hebben deze situaties met een hoog risico en een lage impact oplossingen die eenvoudig genoeg zijn, maar laat ze niet onopgemerkt blijven omdat ze ogenschijnlijk niet zo belangrijk zijn.

Als je ze te veel negeert, kunnen en zullen ze uitgroeien tot scenario's met een hoge impact. 

Over een hoge impact gesproken: er zijn situaties met een hoog risico en een grote impact die het meest verwoestend en alarmerend zijn. Deze vereisen de grootst mogelijke zorg, aandacht en planning. Zet al je middelen voor veiligheid en risicobeheer in om te voorkomen dat deze situaties zich voordoen, maar weet dat ze kunnen en mogelijk zullen gebeuren. 

Daarom heb je een evenwicht nodig tussen preventie en oplossingen. De kans is groot dat het op enig moment gebeurt. Je hebt even solide back-upplannen nodig voor de manier waarop je met deze situaties omgaat wanneer ze zich voordoen. Deze situaties zijn niet gemakkelijk of prettig om mee om te gaan en vormen absoluut de meest uitdagende onderdelen van risicobeheer. 

Een voorbeeld hiervan uit mijn ervaring was een dronken kerkganger. Zoals gezegd brachten we volwassenen naar de kerk, en vaak waren ze dronken of onder invloed van drugs. Dit had een hoge impact, omdat ze mogelijk iemand konden aanvallen, de hele dienst konden verstoren of zelfs konden proberen het podium op te rennen. 

Dit zijn de moeilijkste scenario's, maar er zijn mogelijke preventiemethoden als je de juiste actieplannen hebt opgesteld. In ons geval hadden we bewakers rond het gebouw die iedereen in de gaten hielden en te allen tijde het podium bewaakten.

Het was niet leuk en het zag er niet goed uit voor een kerk, maar het was noodzakelijk. En we hadden goede contacten met de lokale autoriteiten om iemand effectief en onmiddellijk aan te pakken zodra die tekenen van verstoring vertoonde. Terzijde: ik raad altijd antecedentenonderzoek aan voor alle kerkelijke vrijwilligers die je beheert en medewerkers.

Een beveiligingschecklist voor de kerk kan je helpen risico's te beperken.

4. Documenteer en monitor risico's

Je hebt een risicobeoordeling uitgevoerd, potentiële risico's gecategoriseerd en beheersmaatregelen voor elk risico ingevoerd. Nu is het tijd voor het praktische werk van het risicobeheerplan voor de kerk. Ook dit is geen leuke stap, maar wel net zo noodzakelijk. Het is tijd om de risico's binnen je kerk te documenteren en bij te houden. 

Dit betekent dat je documenten en formeel beleid voor risicobeheer opstelt waarin je de problemen binnen je kerk noteert en wat je onlangs hebt gedaan om ze te voorkomen. Hier vink je aan wanneer je voor het laatst een brandoefening hebt gehouden of de sloten van al je ramen en deuren hebt gecontroleerd. In deze stap stel je ook je beveiligingsplannen voor de kerk op: hoe je situaties voorkomt en wat je moet doen wanneer ze zich voordoen. 

Hier begin je ook de risico's in je plaatselijke kerk te monitoren. Houd de waarschijnlijkheid en impact van het risico bij en wat je doet om daarmee te helpen. En als een situatie zich al heeft voorgedaan, houd dan bij hoe en waarom deze is ontstaan en wat je zult doen om ervan te leren. 

Het monitoren van risico's kan bijvoorbeeld inhouden dat je bijhoudt wie het wachtwoord van je computers kent om diefstal te voorkomen. Mogelijk wijzig je het wachtwoord ook om de paar maanden als onderdeel van je preventiestrategie. Zo verklein je de kans op diefstal en heb je een lijst van iedereen die het wachtwoord kent, zodat je op de hoogte bent in het geval van een mogelijke diefstal.

More Articles

• Schrijver over geloofsgebaseerd leiderschap

Sjabloon voor een risicobeheerplan voor de kerk

Met dit alles in gedachten kan het overweldigend zijn om een risicobeheerplan of checklists voor je kerk op te stellen. Maar het is absoluut, 100% noodzakelijk. Alle vrijwilligers, kerkleiders en anderen die betrokken zijn bij het werk binnen je bediening moeten op de hoogte zijn van risico's en beperkende maatregelen in de vorm van checklists, documenten enzovoort. 

Om hierbij te helpen, vind je hier een zeer eenvoudig en basaal sjabloon voor risicobeheer in de kerk dat je als basis voor je kerk kunt gebruiken.

Risicobeheer begint bij onze leiders

Een kerk of bediening leiden is niet gemakkelijk, en omgaan met risicobeheer in de kerk is nooit leuk. Toch is het een van de meest fundamentele en noodzakelijke onderdelen van het leiden van een effectieve, veilige en godvruchtige bediening. 

We kunnen de liefde van God niet delen zonder eerst voor al onze medemensen te zorgen en ervoor te zorgen dat zij op alle mogelijke manieren veilig en beschermd zijn. Natuurlijk zullen er fouten worden gemaakt, maar daarom moeten we ons grondig en meer dan voldoende voorbereiden op die ongelukkige scenario's. 

Daarom is risicobeheer van de kerk niet leuk, maar het maken van een plan is absoluut noodzakelijk. Dat gezegd hebbende, begrijp ik dat dit niet het meest spannende onderwerp was om over te praten. Een beveiligingsteam is belangrijk voor risico- en crisisbeheer. Lees hier meer over beveiligingsteams van kerken en beveiligingshandleidingen voor kerken.

Daarom raad ik aan om hierna ons artikel te lezen over hoe je jonge toegewijde leiders kunt begeleiden en vormen. Dit is veel leuker en luchtiger in vergelijking met de zwaarte van dit onderwerp. Bovendien zorgt het op een goede manier trainen van ons kerkpersoneel ervoor dat zij voorbereid zijn om te helpen bij procedures voor risicobeheer en om om te gaan met mogelijke crisissen binnen de kerk die zich kunnen voordoen.