De handleiding van de voorganger voor een waterdichte boekhouding voor kerken
Scheid kerkelijke en persoonlijke financiën onmiddellijk: Open een speciale bankrekening voor de kerk en gebruik geen persoonlijke rekeningen meer voor uitgaven voor het kerkelijk werk. Dit vormt de basis voor juridische bescherming en een duidelijke administratie.
Gebruik boekhoudsoftware die voor kerken is ontworpen: Neem afscheid van spreadsheets. Hulpmiddelen zoals Flockbase of Aplos helpen je donaties bij te houden, rapporten te genereren en naleving van voorschriften te waarborgen, allemaal op één plek.
Maak duidelijk onderscheid tussen geoormerkte en niet-geoormerkte middelen: Behandel niet alle donaties hetzelfde: als een gift is bestemd voor zending of een bouwfonds, moet deze overeenkomstig worden gebruikt. Anders loopt je kerk juridische en ethische risico’s.
Voor kerken draait boekhouden om het bijhouden van hun financiële administratie op een correcte, georganiseerde en goed onderhouden manier.
Dat gezegd hebbende, gaat het niet alleen om het op orde houden van de cijfers—het gaat om het beschermen van je bediening. Elk jaar komen kerken in de problemen (en sluiten ze soms zelfs hun deuren) door financieel wanbeheer. Hoewel de meeste voorgangers niet de bediening ingaan om spreadsheets bij te houden, kan een gebrekkige boekhouding tot grote problemen leiden:
- Problemen met de IRS, fouten met loonbelasting of zelfs het verlies van de status als non-profitorganisatie
- Afnemend vertrouwen van donateurs wanneer financiële transparantie geen prioriteit is
- Ongeorganiseerde administratie maakt het onmogelijk om voor de toekomst te plannen
Deze problemen ontstaan wanneer kerken vertrouwen op verouderde systemen of ongetrainde vrijwilligers om de financiën te beheren. En wanneer het financiële toezicht zwak is, loopt de hele bediening risico - en dat toezicht is ONZE verantwoordelijkheid.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Daarom heb ik deze gids samengesteld—om je op een duidelijke, praktische manier te helpen boekhouden voor kerken te begrijpen. Je leert welke administratie je moet bijhouden, hoe je kostbare fouten voorkomt en of het tijd is om een professional in te schakelen.
Begin met controleren of je de beste boekhoudsoftware voor kerken gebruikt. Boekhoudsoftware voor kerken biedt veel voordelen en helpt de boekhouding te stroomlijnen en de financiën van je kerk te beschermen.
-
Subsplash
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.5 -
ChMeetings
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.9 -
One Church Software
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.8
Wat is boekhouden voor kerken?
Boekhouden voor kerken is een manier om de financiële gegevens van de kerk bij te houden, te organiseren en te beheren, zodat nauwkeurigheid, transparantie en goed financieel beheer worden gewaarborgd.
Waarom de financiën van kerken verschillen van bedrijfsboekhouding
Boekhouden kan eenvoudig zijn, maar het is geen aanpak die voor iedereen hetzelfde werkt. Wat werkt voor bedrijfsboekhouding, werkt niet altijd voor de financiën van een kerk. Quickbooks is bijvoorbeeld financiële software die in de sector als standaard geldt. Toch zouden de meeste kerken er baat bij hebben om de beste alternatieven voor Quickbooks te onderzoeken, om de volgende reden:
Kerken zijn anders dan bedrijven, omdat ze liefdadigheidsinstellingen zijn die voornamelijk afhankelijk zijn van donaties van hun leden. Ze moeten alle donaties bijhouden en ontvangstbewijzen aan hun donateurs verstrekken.
Goed financieel rentmeesterschap vereist dat je kerk fondsboekhouding gebruikt voor het beheren en bijhouden van alle donaties en uitgaven. Bij deze vorm van boekhouden worden inkomsten en uitgaven, afhankelijk van hun bestemming, in verschillende categorieën ondergebracht.
Sommige ontvangen donaties zijn bestemd voor een specifiek doel en moeten daarom voldoen aan specifieke richtlijnen voor het beheren en registreren van de middelen. Dit zorgt voor verantwoording en vergroot de geloofwaardigheid en het vertrouwen dat kerkleden hebben in je financiële transacties.
Belangrijke principes van boekhouden voor kerken die je moet beheersen
Voordat je je in de financiën van je kerk verdiept, begin je met een solide basis die op deze principes is gebouwd.
Transparantie en verantwoording in de financiën van de kerk
Het handhaven van financiële integriteit is essentieel bij het voeren van de boekhouding. Je donateurs verwachten dit en de IRS verlangt het. Een duidelijke administratie wekt vertrouwen binnen je gemeente en kan daardoor leiden tot meer donaties. Het toepassen van goede financiële werkwijzen verbetert het rentmeesterschap van middelen.
Wanneer je donateurs erop vertrouwen dat hun geld integer wordt gebruikt, zullen ze vrijgeviger geven. Een duidelijke administratie is het uitgangspunt om ervoor te zorgen dat dit gebeurt. Je financiële commissie moet de financiën regelmatig controleren en toezicht houden op de uitbetaling van middelen om fraude of misbruik te voorkomen.
Fondsboekhouding versus traditionele boekhouding
Traditionele boekhouding richt zich op het meten van winstgevendheid door de verdiende inkomsten te registreren en daar de uitgaven van een bedrijf van af te trekken. Vervolgens worden financiële overzichten opgesteld: een kasstroomoverzicht, een resultatenrekening en een balans. Fondsboekhouding daarentegen draait om het bijhouden en beheren van de manier waarop de middelen worden gebruikt. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan de voorschriften van de IRS en andere overheidsinstanties.
Fund accounting is nuttig voor kerken die geoormerkte donaties hebben ontvangen, omdat deze donaties alleen voor een specifiek doel mogen worden gebruikt. Als een kerk bijvoorbeeld een inzamelingsactie organiseert om het dak van het gebouw te repareren, zijn de ingezamelde gelden geoormerkt en moeten ze worden besteed aan de reparatie van het dak. Ze mogen niet worden doorgeschoven naar andere fondsen, zoals zending of algemeen onderhoud.
De belangrijkste verantwoordelijkheden voor de boekhouding van je kerk
Met je fundament stevig op zijn plaats zul je succes boeken terwijl je verder bouwt met deze essentiële boekhoudkundige onderdelen.
Tienden, offergaven en donaties bijhouden
Het grootste deel van je inkomsten komt uit donaties, tienden en offergaven. Als geregistreerde liefdadigheidsinstelling moet je deze donaties nauwkeurig en tijdig vastleggen, zodat je blijft voldoen aan de fiscale overheidsvereisten. Het uitreiken van fiscale donatiebewijzen is een belangrijk onderdeel van de boekhoudkundige rol binnen een kerk.
Hoewel het vervelend kan zijn, zijn er gelukkig tegenwoordig veel hulpmiddelen beschikbaar om je bij dit proces te helpen. Er zijn veel opties als het gaat om software voor donatiebeheer en platforms voor online geven. Het is aangetoond dat het aanbieden van mogelijkheden om online te geven de donaties die een kerk ontvangt kan verhogen.
De kerkelijke activiteiten begroten (inclusief salarisadministratie en rapportage)
Het opstellen en naleven van een jaarlijkse begroting voor de kerkelijke activiteiten is noodzakelijk om aan de regels te voldoen en transparantie en verantwoordingsplicht binnen je kerk te behouden. Je financiële commissie of raad van bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen, goedkeuren en bijhouden van de kerkelijke begroting. Enkele belangrijke categorieën waarmee rekening moet worden gehouden zijn
- Salarissen van medewerkers
- Onderhoud van het gebouw, waaronder zowel doorlopend onderhoud als kapitaalverbeteringen
- Uitgaven voor bediening en evenementen
- Externe activiteiten en evangelisatie
Bespreek met je financiële commissie hoe je de noodzakelijke financiële overzichten het beste kunt communiceren aan je kerkleiders en de gemeente als geheel.
De beste boekhoudsoftware voor je kerk
Het juiste boekhoudsysteem bespaart je waardevolle tijd en betekent minder kopzorgen.
Functies waar je op moet letten in financiële software voor kerken
Niet alle boekhoudsoftware voor kerken is gelijkwaardig. Begin met vast te stellen welke functies voor jouw kerk de hoogste prioriteit hebben en start daarna je zoektocht. Enkele essentiële functies om mee te beginnen zijn:
- Mogelijkheden voor fondsboekhouding
- Donaties bijhouden en overzichten van giften
- Integratie met de kerkelijke salarisadministratie die rekening houdt met de unieke fiscale situaties van geestelijken en andere medewerkers.
- Begrotingsfuncties waarmee je financiële rapporten kunt genereren voor beoordeling en vergelijking
Kerken hebben gespecialiseerde software nodig in plaats van algemene hulpmiddelen voor kleine bedrijven, omdat kerken specifieke behoeften en vereisten hebben om hun status als liefdadigheidsinstelling te behouden. Kiezen voor de goedkoopste optie bespaart je op de lange termijn misschien niet. Bekijk deze boekhoudkundige hulpmiddelen voor non-profitorganisaties die speciaal voor kerken zijn gemaakt.
Vergelijking van de 5 beste boekhoudhulpmiddelen
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best for ease of use and accessibility | 30-day free trial | From $2/month (for 3 months, then $20/month) | Website | |
| 2 | Best for detailed transaction tracking | Free version available | From $12/month | Website | |
| 3 | Best for an affordable cloud solution | Not available | Pricing is available upon request | Website | |
| 4 | Best all-in-one bookkeeping and church management | Not available | From $25/month (25 givers/50 profiles) | Website | |
| 5 | Best for simple church finance tracking | 14-day free trial | Basic plan costs $15/month, plus plan for $29/month and pro plan for $59/month | Website |
Veelgemaakte beginnersfouten bij de boekhouding van kerken (en hoe je ze voorkomt)
Voel je je al als een hert in de koplampen? Maak je geen zorgen; fouten zijn onvermijdelijk, maar sommige kun je voorkomen door van deze beginnersfouten te leren.
Fout: Gebrek aan financieel toezicht
Kerken kunnen te maken krijgen met financieel wanbeheer door een gebrek aan toezicht. Laat uw financiële commissie maandelijks financiële controles uitvoeren en regelmatig interne audits doen. Zo kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen en goed toezicht houden op de financiële gezondheid van de kerk. Let onder andere op het volgende:
- Het controleren en bewaken van adequate interne controles
- Controleren of geoormerkte gelden correct worden gebruikt
- Naleving van belasting- en verzekeringsvoorschriften
- Zorgen voor een passend niveau van financiële transparantie.
Fout: Privé- en kerkelijke gelden vermengen
Gebruik nooit kerkelijke rekeningen voor privé-uitgaven. Ik weet dat dit gemakkelijk en soms zonder dat u het beseft kan gebeuren, vooral als u een betaalpas of creditcard van de kerk bij u draagt. Maar dit moet u absoluut vermijden, omdat het de boekhouding onoverzichtelijk maakt en voor een nachtmerrie op het gebied van administratie zorgt. Het kan het vertrouwen in en de integriteit van de kerkelijke financiën aantasten. Het kan zelfs de belastingvrije status van uw kerk in gevaar brengen.
Om dit allemaal te voorkomen, moet u aparte bankrekeningen gebruiken voor privé- en kerkelijke uitgaven. Voer financiële controles en verantwoordingsbeleid in voor alle medewerkers van de kerk die toegang hebben tot de bankrekening van de kerk.
Fout: Slechte praktijken voor het bijhouden van administratie
Het bijhouden van nauwkeurige gegevens vereist doelgerichtheid. Veelvoorkomende fouten zijn ontbrekende bonnetjes en het niet bijhouden van geoormerkte gelden of donaties. Gelukkig zijn deze fouten gemakkelijk te voorkomen wanneer de juiste zorg wordt betracht.
Het gebruik van cloudgebaseerde boekhoudsoftware is een uitstekende manier om deze problemen te voorkomen. Deze software biedt geautomatiseerde back-ups en beveiliging, evenals toegang op afstand voor degenen die dat nodig hebben. Sommige programma's slaan elektronische versies van bonnetjes op, zodat u deze altijd bij de hand hebt in geval van een audit. Dit soort software integreert vaak goed met platforms voor donorbeheer en online geven, zodat giswerk bij het bijhouden en registreren van donaties wordt geëlimineerd.
Een gestroomlijnd boekhoudsysteem voor uw kerk opzetten
Met deze eenvoudige stappen kunt u uw boekhoudkundige nachtmerries veranderen in een droom die uitkomt.
Stap 1: Organiseer uw financiële administratie
Zoals u inmiddels kunt zien, is er een goede en een verkeerde manier om de financiële administratie van uw kerk in te richten. Zorg er bij het opzetten van uw financiële administratie voor dat u een rekeningschema gebruikt. Dit zet uw financiële gegevens in een eenvoudig, overzichtelijk formaat. Bovendien zal uw accountant u hierdoor meer waarderen (en alle mensen die graag anderen tevredenstellen, zeiden amen).
Gebruik aparte bankrekeningen voor uw algemene fondsen, geoormerkte fondsen en spaargeld. Zo kunt u in één oogopslag de financiële positie van de kerk zien. Zorg ervoor dat uw boekhouders goed zijn opgeleid en uitgerust om de administratie bij te houden en te ordenen. Dit kan regelmatige training en bijscholing vereisen.
Stap 2: Houd inkomsten en uitgaven bij (op de juiste manier)
Consistente financiële registratie voorkomt belasting- en nalevingsproblemen. Het helpt immers fouten te voorkomen en ervoor te zorgen dat belastingformulieren en aangiften op tijd worden ingediend. Dit helpt de non-profitstatus van uw kerk te behouden.
Voor een kerk betekent het op de juiste manier bijhouden van inkomsten en uitgaven dat u inkomsten en uitgaven registreert volgens het fonds waartoe ze behoren. Zondagse offergaven worden bijvoorbeeld meestal toegewezen aan het algemene fonds. Dit is het grootste fonds en wordt gebruikt voor de reguliere en doorlopende kosten van het runnen van de kerk. Als u een donatie aan een geoormerkt fonds ontvangt, bijvoorbeeld voor een specifiek missiegebied binnen uw kerk, worden deze donaties toegewezen aan het missiefonds en zijn ze wettelijk verplicht voor dat doel te worden gebruikt.
Stap 3: Geef prioriteit aan verantwoording (en voorkom fraude)
Het is een goed idee om interne controles en veiligheidsmaatregelen in te voeren. Dit beschermt uw kerk en de mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van de financiën, zoals de bestuursleden en de boekhouders met wie u samenwerkt. Wacht niet tot er een incident plaatsvindt voordat u deze interne controles invoert:
- Dubbele goedkeuring voor uitgaven: Vereis twee handtekeningen voor cheques en goedkeuring van grote uitgaven.
- Regelmatige financiële beoordelingen: Dit moeten interne beoordelingen door uw financiële commissie en externe beoordelingen of controles door een CPA zijn.
- Beperkte toegang tot kerkelijke fondsen: Beperk wie toegang heeft tot de bankrekeningen en namens de kerk contant geld mag beheren.
- Duidelijke procedures voor contant geld: Het tellen van de collecte mag nooit door één persoon alleen worden gedaan. Stel een team samen van mensen die zijn getraind in uw beleid, leg de donaties vast en stort ze tijdig op de bankrekening.
- Digitale beveiliging: Bewaar financiële gegevens veilig en beveilig ze met wachtwoorden.
Blijf op de hoogte van kerkbeheer met deskundige inzichten
De boekhouding van een kerk draait niet alleen om cijfers, maar ook om het verstandig beheren van uw middelen, zodat uw bediening kan floreren. Wilt u meer praktische financiële tips, boekhoudstrategieën en inzichten in kerkelijk leiderschap rechtstreeks in uw inbox ontvangen?
Schrijf u in voor onze nieuwsbrief en ontvang exclusieve hulpmiddelen om uw kerk financieel sterk en op de missie gericht te houden.