Pastorens guide til bunnsolid bokføring for kirker

For kirker handler bokføring om å holde de økonomiske opptegnelsene rene, organiserte og godt vedlikeholdt.

Når det er sagt, handler det ikke bare om å holde orden på tallene – det handler om å beskytte tjenesten deres. Hvert år sliter kirker (og noen må til og med stenge) på grunn av økonomisk vanstyre. Selv om de fleste pastorer ikke går inn i tjenesten for å balansere regneark, kan manglende bokføringskompetanse føre til store problemer:

• Problemer med IRS, feil i lønnsskatt eller til og med tap av status som ideell organisasjon
• Svekket givertillit når økonomisk åpenhet ikke prioriteres
• Uorganiserte opptegnelser gjør det umulig å planlegge for fremtiden

Disse problemene oppstår når kirker bruker utdaterte systemer eller utrente frivillige til å håndtere økonomien. Og når den økonomiske kontrollen er svak, står hele tjenesten i fare – og det ansvaret er VÅRT.

Derfor har jeg satt sammen denne veiledningen – for å hjelpe deg med å forstå bokføring for kirker på en tydelig og praktisk måte. Du vil lære hvilke opptegnelser du bør føre, hvordan du unngår kostbare feil, og om det er på tide å ansette en fagperson.

Begynn med å forsikre deg om at du bruker de beste verktøyene for regnskapsprogramvare for kirker. Regnskapsprogramvare for kirker gir mange fordeler og bidrar til å effektivisere bokføringen og beskytte kirkens økonomi.

Hva er bokføring for kirker?

Bokføring for kirker er en måte å spore, organisere og administrere kirkens økonomiske data på for å sikre nøyaktighet, åpenhet og god økonomistyring.

Hvorfor kirkens økonomi er annerledes enn bedriftsregnskap

Bokføring kan være enkelt, men det finnes ikke én løsning som passer for alle. Det som fungerer for bedriftsregnskap, fungerer ikke alltid når det gjelder kirkens økonomi. QuickBooks er for eksempel en bransjestandard innen økonomiprogramvare. De fleste kirker vil imidlertid ha nytte av å undersøke de beste alternativene til QuickBooks, av denne grunnen:

Kirker er annerledes enn bedrifter, fordi de er veldedige organisasjoner som hovedsakelig er avhengige av donasjoner fra medlemmene sine. De må føre oversikt over alle donasjoner og utstede kvitteringer til giverne. 

God økonomisk forvaltning krever at kirken bruker fondsregnskap til å administrere og spore alle donasjoner og utgifter. Denne typen regnskap skiller inntekter og utgifter i ulike kategorier, avhengig av hva de skal brukes til. 

Noen mottatte donasjoner er øremerket et bestemt formål og må derfor følge spesifikke retningslinjer for hvordan midlene skal administreres og registreres. Dette sikrer ansvarlighet og øker troverdigheten og tilliten kirkemedlemmene har til de økonomiske transaksjonene deres. 

Viktige prinsipper for bokføring i kirker

Før du tar fatt på kirkens økonomi, bør du begynne med et solid grunnlag basert på disse prinsippene.

Åpenhet og ansvarlighet i kirkens økonomi

Det er avgjørende å opprettholde økonomisk integritet når det gjelder bokføring. Giverne forventer det, og IRS krever det. Tydelig dokumentasjon skaper tillit i menigheten og kan dermed øke donasjonene. Implementering av beste praksis innen økonomi forbedrer forvaltningen av ressursene. 

Når giverne stoler på at midlene deres vil bli brukt på en redelig måte, vil de gi mer fritt. Utgangspunktet for å sikre at dette skjer, er tydelig dokumentasjon. Økonomikomiteen bør regelmessig gjennomgå økonomien og føre tilsyn med utbetalingene av midler for å forhindre svindel eller misbruk. 

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fondsregnskap kontra tradisjonelt regnskap

Tradisjonelt regnskap fokuserer på å måle lønnsomhet ved å registrere inntektene minus utgiftene til en virksomhet.  Deretter utarbeides regnskapsoppstillinger: kontantstrømoppstilling, resultatregnskap og balanse. Fondsregnskap, derimot,  dreier seg om å spore og administrere hvordan midlene brukes. Dette er nødvendig for å overholde kravene fra IRS og andre offentlige myndigheter. 

Fondsregnskap er nyttig for kirker som har mottatt øremerkede donasjoner, siden disse donasjonene bare kan brukes til et bestemt formål. Hvis en kirke for eksempel gjennomfører en innsamlingsaksjon for å reparere taket på bygningen, er midlene som samles inn øremerket og må brukes til takreparasjonen. De kan ikke omdisponeres til andre fond, for eksempel misjon eller generelt vedlikehold.

Dine viktigste oppgaver innen bokføring for kirken

Med grunnlaget godt på plass vil du lykkes når du bygger videre med disse viktige delene av bokføringen.  

Registrering av tiende, kollekt og donasjoner

Det meste av inntektene dine vil komme gjennom donasjoner, tiende og kollekt. Som en registrert veldedig organisasjon må du registrere disse donasjonene nøyaktig og raskt, slik at du overholder myndighetenes skattekrav. Utstedelse av skattefradragsberettigede kvitteringer for donasjoner er en viktig del av bokføringsarbeidet i en kirke. 

Selv om det kan være tidkrevende, finnes det heldigvis mange verktøy som kan hjelpe deg med denne prosessen. Det finnes mange alternativer når det gjelder programvare for giveradministrasjon og plattformer for nettbasert givertjeneste. Det har vist seg at det å tilby muligheter for nettbasert givertjeneste kan øke donasjonene en kirke mottar. 

Budsjettering av kirkens drift (inkluderer kort omtale av lønn og rapportering)

Det er nødvendig å utarbeide og følge et årlig driftsbudsjett for kirken for å overholde kravene og opprettholde åpenhet og ansvarlighet i kirken. Kirkens økonomikomite eller styre har ansvar for å utarbeide, godkjenne og vedlikeholde kirkens budsjett. Noen av de viktigste kategoriene som må tas med, er

• Lønn til ansatte
• Vedlikehold av bygninger, inkludert løpende vedlikehold samt større forbedringer
• Utgifter til menighetsarbeid og arrangementer
• Utadrettet arbeid og evangelisering

Snakk med økonomikomiteen om hvordan dere best kan kommunisere de nødvendige økonomiske rapportene til kirkens ledere og menigheten som helhet.

3 tips for å lage kirkebudsjettet

Den beste bokføringsprogramvaren for kirken din

Ved å bruke riktig regnskapssystem sparer du verdifull tid og får færre problemer. 

Funksjoner du bør se etter i økonomiprogramvare for kirker

All bokføringsprogramvare for kirker er ikke laget på samme måte. Begynn med å finne ut hvilke funksjoner som har høyest prioritet for kirken din, og start deretter søket. Noen viktige funksjoner du kan begynne med, er:

• Mulighet for fondsregnskap
• Registrering av donasjoner og giveradministrasjon
• Integrasjon med kirkens lønnssystem som håndterer de særskilte skatteforholdene for prester og andre ansatte.
• Budsjettfunksjoner som lar deg generere økonomiske rapporter for gjennomgang og sammenligning

Kirker trenger spesialisert programvare i stedet for generelle verktøy for små bedrifter, fordi kirker har særegne behov og krav for å opprettholde statusen som veldedig organisasjon. Det billigste alternativet er kanskje ikke det som sparer deg penger på lang sikt. Se nærmere på disse regnskapsverktøyene for ideelle organisasjoner, som er utviklet spesielt for kirker.

Sammenligning av de fem beste verktøyene for bokføring

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Xero	Best for ease of use and accessibility	30-day free trial	From $2/month (for 3 months, then $20/month)	Website
2	ChMeetings	Best for detailed transaction tracking	Free version available	From $12/month	Website
3	Martus Solutions	Best for an affordable cloud solution		Pricing is available upon request	Website
4	CMD+	Best all-in-one bookkeeping and church management		From $25/month (25 givers/50 profiles)	Website
5	FlockBase	Best for simple church finance tracking	14-day free trial	Basic plan costs $15/month, plus plan for $29/month and pro plan for $59/month	Website

Nybegynnerfeil ved bokføring i kirken (og hvordan du unngår dem)

Føler du deg fortsatt som et rådyr i frontlysene? Ikke bekymre deg; feil er uunngåelige, men noen kan unngås ved å lære av disse nybegynnerfeilene.

Feil: Manglende økonomisk tilsyn

Kirker kan havne i økonomisk vanstyre på grunn av manglende tilsyn. Sørg for at kirkens økonomikomite gjennomfører månedlige økonomiske gjennomganger og regelmessige interne revisjoner. De kan ta informerte beslutninger og føre ordentlig tilsyn med kirkens økonomiske helse. Ting dere bør se etter, omfatter

• Gjennomgang og tilsyn med gode interne kontrollrutiner
• Kontroll av at øremerkede midler brukes riktig
• Overholdelse av skatte- og forsikringsregelverk
• Sikring av et passende nivå av økonomisk åpenhet.

Feil: Blanding av personlige midler og kirkens midler

Bruk aldri kirkens kontoer til personlige utgifter. Jeg vet at dette lett kan skje, noen ganger uten at man er klar over det, særlig hvis du har et debet- eller kredittkort som tilhører kirken. Men dette er noe det er svært viktig å unngå, fordi det gjør regnskapet rotete og skaper et regnskapsmessig mareritt. Det kan svekke tilliten til og integriteten i kirkens økonomi. Det kan til og med sette kirkens skattefrie status i fare. 

For å unngå alt dette må du sørge for å bruke separate bankkontoer til personlige utgifter og kirkens utgifter. Innfør økonomiske kontrollrutiner og retningslinjer for ansvarlighet for alle ansatte i kirken som har tilgang til kirkens bankkonto.

Feil: Dårlige rutiner for arkivering

Det krever bevisst innsats å føre nøyaktige registre. Vanlige feil omfatter manglende kvitteringer og at man ikke holder oversikt over øremerkede midler eller donasjoner. Heldigvis er disse feilene enkle å unngå når man er tilstrekkelig grundig. 

Et skybasert regnskapsprogram er en god måte å unngå disse problemene på. Slike programmer har automatiske sikkerhetskopier og sikkerhet samt ekstern tilgang for dem som trenger det. Noen lagrer elektroniske versjoner av kvitteringene, slik at du alltid har dem tilgjengelig ved en eventuell revisjon.  Denne typen programvare integreres ofte godt med plattformer for giveradministrasjon og nettbasert givertjeneste, slik at man slipper å gjette seg frem når man skal holde oversikt over og registrere donasjoner.  

Bokføring: Gjøre det selv eller leie inn en ekspert

Opprett et effektivt bokføringssystem for kirken din

Med disse enkle stegene kan du forvandle bokføringsmarerittene dine til en drøm som går i oppfyllelse.

Steg 1: Organiser de økonomiske registrene dine

Som du sikkert har sett nå, finnes det en riktig og en gal måte å strukturere kirkens økonomiske registre på. Når du setter opp de økonomiske registrene dine, må du sørge for å bruke en kontoplan. Dette setter de økonomiske dataene dine inn i et enkelt og oversiktlig format, og i tillegg vil regnskapsføreren din like deg bedre (og alle som liker å gjøre andre til lags, sa amen). 

Bruk separate bankkontoer for generelle midler, begrensede midler og sparing. Da blir det enkelt å se kirkens økonomiske situasjon med et øyekast. Sørg for at de som fører regnskapet, har fått riktig opplæring og er godt rustet til å vedlikeholde registrene og holde dem organiserte. Dette kan kreve regelmessig opplæring og videreutdanning.

Steg 2: Hold oversikt over inntekter og utgifter (på riktig måte)

Konsekvent økonomisk oppfølging forebygger skatte- og etterlevelsesproblemer. Det bidrar tross alt til å forhindre feil og sørge for at skatteskjemaer og innrapporteringer sendes inn i tide. Dette bidrar til å opprettholde kirkens status som ideell organisasjon. 

Som kirke betyr det å føre inntekter og utgifter på riktig måte at inntekter og utgifter registreres i henhold til fondet de tilhører. Søndagskollekter vil for eksempel vanligvis bli fordelt til det generelle fondet. Dette er det største fondet og brukes til de vanlige og løpende kostnadene ved å drive kirken. Hvis dere mottar en donasjon til et øremerket fond, for eksempel til et spesifikt misjonsområde i kirken, kategoriseres disse donasjonene som misjonsfond og må etter loven brukes til dette formålet. 

Trinn 3: Prioriter ansvarlighet (og unngå svindel)

Det er en god idé å innføre interne kontroller og sikkerhetstiltak. Dette vil beskytte kirken og personene som har ansvar for å håndtere økonomien, for eksempel styret og regnskapsførerne dere samarbeider med. Ikke vent til en hendelse oppstår før dere innfører disse interne kontrollene:

• To godkjenninger for utgifter: Krev to signaturer på sjekker og godkjenning av store utgifter.
• Regelmessige økonomiske gjennomganger: Dette bør være interne gjennomganger utført av økonomikomiteen og eksterne gjennomganger eller revisjoner utført av en CPA.
• Begrenset tilgang til kirkens midler: Begrens hvem som kan få tilgang til bankkontoene og håndtere kontanter på vegne av kirken.
• Tydelige rutiner for kontanthåndtering: Opptelling av kollekten bør aldri utføres av én person alene. Ha et team med personer som er opplært i rutinene deres, dokumenter donasjonene og sett dem raskt inn på bankkontoen.
• Digital sikkerhet: Oppbevar økonomiske opplysninger sikkert og passordbeskyttet.

Hold deg oppdatert på kirkedrift med innsikt fra eksperter

Regnskapsføring for kirker handler ikke bare om tall – det handler om å forvalte ressursene deres klokt slik at menighetsarbeidet kan blomstre. Vil dere ha flere praktiske økonomitips, strategier for regnskapsføring og innsikt i kirkeledelse rett i innboksen?

Meld dere på nyhetsbrevet vårt og få eksklusive ressurser som kan hjelpe kirken deres med å holde økonomien solid og arbeidet målrettet.