Kirkens tienderegistre ... Hvor lenge bør jeg oppbevare dem?

Key Takeaways

Tommelfingerregel: Oppbevar registre i 7 år: IRS krever generelt at organisasjoner etter paragraf 501(c)3 oppbevarer registre i 7 år (avhengig av typen register).

Hvor lenge bør en kirke oppbevare tienderegistre?

IRS anbefaler at kirker oppbevarer tienderegistre, registre over gaver eller donasjoner osv. i minst sju år. Denne perioden sikrer at kirken er forberedt dersom den skulle bli revidert.

Selv om lovene som gjelder religiøse organisasjoner ikke angir en nøyaktig tidsperiode, finnes det beste praksiser og anbefalinger som kan hjelpe kirker med å oppbevare registrene sine på en effektiv måte. De mest effektive verktøyene for givertjeneste i kirker gjør det også mye enklere å vedlikeholde registre (og mindre støvete).

Papirkopier av filer er kule, joda ... men vi er ikke Gandalf som roter gjennom bibliotekene i Gondor. Det er helt greit å digitalisere de gamle registrene og lagre dem på en stor harddisk. Da er de mindre utsatt for tente lys.

Topp programvare for givertjeneste

Generelle anbefalinger

Retningslinjer fra IRS

Internal Revenue Service (IRS) kan revidere skattemeldinger i opptil sju år etter at de er levert. Derfor anbefales det generelt at kirker oppbevarer økonomiske registre eller donasjonsregistre, inkludert tienderegistre, i minst sju år. Denne perioden sikrer at kirken er forberedt dersom den skulle bli revidert. Ettersom medlemmene ofte regner med å få skattefradrag som følge av donasjonene sine, er det avgjørende å sikre god forvaltning i kirken, praksis for åpenhet i kirken og bibelsk forvaltning.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Have an account? Log In

Typer registre som bør oppbevares:

Uansett om du er i ferd med å etablere infrastrukturen for nettbasert givertjeneste eller ikke, må du sørge for å oppbevare tienderegistre; andre økonomiske dokumenter bør også oppbevares i sju år. Kirkens økonomiprogramvare (for eksempel Quickbooks) kan hjelpe med dette. Registrene omfatter:

Kontoutskrifter
Kontroller og avstemminger
Registre over leverandørgjeld og kundefordringer
Registre og oversikter over arbeidsgiveravgift og lønnsskatt
Anskaffelse og avhending av eiendom

Elektronisk sikkerhetskopiering:

Det anbefales å opprette elektroniske sikkerhetskopier av alle økonomiske registre. Ved å bruke et kirkestyringssystem eller verktøy for en nettbasert givertjenesteplattform kan du forenkle denne prosessen ved automatisk å opprette og lagre økonomiske rapporter for kirken.

Disse systemene tilbyr ofte sikker lagring utenfor stedet, noe som beskytter dataene mot potensielle trusler som dataangrep, branner eller oversvømmelser.

Fysiske registre:

Selv om elektroniske registre er praktiske, er det også viktig å oppbevare fysiske kopier av kritiske dokumenter. For eksempel bør kirkens konvolutter for donasjoner oppbevares i omtrent ett år. Selv om IRS ikke krever disse konvoluttene som bevis på donasjon, kan de være nyttige for å bekrefte totalsummer og besvare spørsmål fra givere.

Hvis du holder orden på kirkens registre, blir du like fornøyd som Gandalf på slutten av LOTR (utvidet versjon, regissørens klipp, selvsagt).

Praktiske trinn for registerføring

Opprett et system: Etabler et tydelig system for å holde oversikt over donasjoner. Bidragsskjemaer kan bidra til å samle inn ukentlige tiender og donasjoner på ett sted, noe som gjør det enklere å presentere totalbeløp på styremøter og i skatteperioden.
Registrer donasjonsbeløp: Registrer regelmessig donasjonsbeløp fra fysiske konvolutter i et hoveddokument. Dette gjør det ikke bare MYE enklere å sende bekreftelsesbrev om donasjoner til skatteformål, men denne praksisen sikrer også at alle oppføringer er oppdaterte og reduserer behovet for å oppbevare fysiske konvolutter over lengre tid.
Kommuniser med givere: Gi givere kvitteringer som viser donasjonene deres i løpet av regnskapsåret. Disse kvitteringene hjelper givere med å sammenligne sine egne oppføringer med kirkens oppføringer og kan brukes i skattemeldingene deres.
Rådfør deg med en skatteekspert: Ettersom skattelovgivningen kan endres, er det alltid lurt å rådføre seg med en skatteekspert eller se på IRS-ressurser for spesifikk veiledning om oppbevaring av kirkens tiendeoppføringer.

Ser du etter mer informasjon?

Vi har skrevet mye om de grunnleggende elementene i en sunn tilnærming til givertjeneste i kirken. Her er noen artikler som kan være til hjelp:

Veiledning og eksempler på effektive nettsider for nettbaserte donasjoner
Korte, virkningsfulle budskap til innsamlingstiden i kirken
En gjennomgang av bibelvers om givertjeneste
En grundig vurdering og rangering av de beste verktøyene for kirkens regnskapsprogramvare i 2024

Konklusjon

Ved å oppbevare både fysiske og elektroniske oppføringer og etablere et tydelig system for å holde oversikt over donasjoner kan kirker forvalte økonomien effektivt og sørge for åpenhet overfor menigheten.

Nyhetsbrevet fra TheLeadPastor.com er en kilde til praktisk og anvendelig innsikt for kirkeledelse og -administrasjon, hentet fra tjenesten og erfaringene til erfarne pastorer. Hvis du setter pris på mer fellesskap og visdom, vil du like dette.

Abonner i dag. Vi vil gjerne ha deg med!