Når man vurderer løsninger for kirkedrift, kan kravene være svimlende. Verdenen av løsninger for kirkedrift (ChMS) er vill, variert og kan være litt overveldende...
Helt ærlig, noen ganger er det som et kirkekoldtbord: Velg med omhu, ellers kan du ende opp med hva enn den ChMS-versjonen av den skjelvende, neongrønne gelatin-«desserten» er – den som ingen liker, men som likevel på et eller annet vis blir tatt med til hvert eneste kirkekoldtbord ...
Hva er programvare for kirkedrift?
Programvare for kirkedrift (ChMS) er, som du kanskje antar, et digitalt verktøy som effektiviserer og forenkler kirkens drift og administrasjon. (Teamet mitt og jeg har skrevet en grundig artikkel som går gjennom det du trenger å vite om programvare for kirkedrift, som det er verdt å ta en titt på!)
I denne artikkelen skal vi ta for oss to ting:
- En gjennomgang av de ti viktigste kravene/funksjonene for løsninger for kirkedrift
- Tre tips for å velge riktig programvare for kirken din
De ti helt avgjørende kravene til en løsning for kirkedrift
Til tross for fristelsen vil jeg ikke si at disse programvarefunksjonene er de «ti bud» for løsninger for kirkedrift. For det ville vært billig og lettvint. Det må finnes en bedre bibelsk «liste på ti» å bruke her. Egypts ti plager? Nei, feil stemning. Lignelsen om de ti jomfruene? Det bør vi nok ikke gå inn på ... Ti spioner med en negativ rapport? Absolutt ikke … Vet du hva – nå strekker jeg det for langt.
Jeg holder meg ganske enkelt til de ti helt avgjørende ChMS-funksjonene:
1. Medlemsadministrasjon
Enhver ChMS-løsning som er verdt å bruke, må tilby en medlemsdatabase som lar kirkens medlemmer oppdatere kontaktinformasjonen sin i en profil som kan tilpasses. Dette gjør det mulig å samle inn en rekke ytterligere opplysninger: oppmøteregistrering, arrangementspåmeldinger og historikk over gaver. Denne funksjonen sikrer at du får et tydelig bilde av menigheten din, og gir deg data som kan danne grunnlag for beslutningene dine. Når dette gjøres riktig, får du mulighet til å skreddersy intern kommunikasjon og gi mer effektiv pastoral omsorg mens du arbeider med å administrere kirken effektivt
2. Administrasjon av arrangementer og frivillige
Å, de mørke tidene med frivillig- og arrangementsadministrasjon … Jeg grøsser når jeg tenker tilbake på timevis med utarbeiding av Excel-regneark – som uunngåelig var utdaterte etter en uke eller to. Gode løsninger for kirkedrift MÅ tilby effektive planleggingsverktøy.
For pastorer med spesifikke behov for administrasjon av kirkens lokaler (for eksempel hvilken gruppe som har tilgang til hvilket rom og når), er dette spesielt viktig. Dette frigjør tid og oppmerksomhet fordi oppretting av planer automatiseres. Kirkens medlemmer kan også sperre av datoer og enkelt bytte oppsatte datoer med andre teammedlemmer.
Sammen med verktøy for administrasjon av frivillige og kunstig intelligens i administrasjon av frivillige kommer administrasjon av arrangementer. ChMS-løsningen du vurderer, bør legge til rette for påmelding og kommunikasjon rundt arrangementer, slik at de frivillige dine er velorganiserte og informerte – samtidig som du får nyttig informasjon til fremtidig planlegging.
3. Oppmøteregistrering
Kirken jeg jobbet i da jeg gikk på bibelhøyskole, registrerte oppmøte ved hjelp av kirketjenerne. De telte antallet ved hver gudstjeneste og la dette tallet sammen med antallet barn som søndagsskolelærerne rapporterte. Dette var tidkrevende og utsatt for feil.
Programvare for kirkedrift gjør det derimot enkelt for teamet ditt å registrere oppmøte digitalt – uansett om du registrerer oppmøte på søndagsgudstjenester, i barnearbeidet, ved påmelding til smågrupper eller lignende. ChMS-systemer integreres med funksjoner for innsjekking av barn for å gi nøyaktige oppmøtedata, slik at du kan forstå engasjementet og identifisere områder som trenger oppmerksomhet.
4. Administrasjon av gaver og økonomi
Økonomistyring i kirken er svært viktig. Det er avgjørende å håndtere gaver på en sikker måte, inkludert gaver på nett og via tekstmelding. Detaljert økonomisk rapportering i kirken og analyser hjelper deg med å følge med på givermønstre, sikre åpenhet og bidra til økonomisk planlegging og forvaltning.
Programvaren du vurderer, bør også kunne integreres sømløst med enten programvaren for gaver i kirken, den økonomiske programvaren for kirken eller regnskapsprogramvaren for kirken. Du bør også kunne generere økonomiske rapporter på en oversiktlig måte.
Merknad til menighetsplantere:
Da teamet vårt plantet menigheten og satte opp infrastrukturen for New Life Fellowship, oppdaget vi at menighetens medlemmer foretrakk å gi på nett. Derfor sørget vi for å velge et menighetsstyringssystem som tilbød nettbasert givertjeneste som en del av den tekniske infrastrukturen vår. I dag er dette en hjørnestein i økonomistyringen vår.
– Josh
5. Kommunikasjonsverktøy
Effektiv kommunikasjon i menigheten tilrettelegges av funksjoner for utsending av masse-e-post, tekstmeldinger og push-varsler. Dette holder menigheten informert og engasjert med minimal innsats.
6. Rapportering og analyser
Muligheten til å lage rapporter og samle inn analyser blir noen ganger undervurdert … men tenk over dette: Gode beslutninger bygger på god informasjon. Menighetsstyringssystemet ditt bør kunne gi deg oppdaterte og nøyaktige rapporter om driften av menigheten ... Trender i oppmøte, givermønstre, engasjement blant frivillige … innsikten du får fra disse dataene, kan hjelpe deg med å betjene lokalsamfunnet bedre, lage mer presise prognoser og oppdage negative mønstre før de utvikler seg til et større problem.
7. Mobil tilgjengelighet
Dette er et absolutt krav, helt ærlig, særlig hvis menigheten din har mange tenåringer, unge voksne og familier. Mobilen er en del av livene deres – og hvis menighetsstyringssystemet ditt IKKE tilbyr dette … vel, da er det en grense for hvor godt de ansatte og de frivillige vil ta i bruk det nye verktøyet.
8. Innsjekking av barn
Da vi først plantet New Life Fellowship, kjente vi alle i menigheten og barna deres. Vi forsto imidlertid at sikkerheten rundt barnearbeidet vårt ville bli avgjørende etter hvert som nye medlemmer og besøkende begynte å komme. Helt fra starten investerte vi i sikre innsjekkingssystemer for barnearbeidet vårt, slik at barna var trygge og kunne spores under gudstjenester og arrangementer. Dette gir oss alle trygghet, samtidig som det beskytter det som kanskje er den viktigste ressursen i menigheten vår. MERK: Jeg anbefaler at du tar høyde for eventuell ekstra teknologi du må kjøpe til barnets innsjekkingsprosess (f.eks. et dedikert nettbrett eller en bærbar datamaskin, klistremerkeskriver osv.)
9. Integrasjonsmuligheter
Selv om løsninger for menighetsstyring kan ta en stor del av de administrative og organisatoriske oppgavene fra de ansattes skuldre, kan ingen programvare gjøre alt. Sørg derfor for at menighetsstyringssystemet du vurderer, fungerer godt sammen med de øvrige delene av programvarestakken din. Du bør kunne integrere det med regnskapsprogramvaren din (som støtter de beste retningslinjene og beste praksisene for regnskap i kirken), verktøy for e-postmarkedsføring og verktøy for bygging av nettsteder. Verktøyene dine bør fungere godt sammen og redusere den administrative belastningen.
More Articles
10. Brukervennlig grensesnitt
Alle menighetene jeg har vært en del av, har hatt et bredt spekter av frivillige og ansatte. Det er rett og slett slik det er: Mange menigheter har frivillige med svært ulik grad av teknologisk fortrolighet.
Det siste punktet på denne listen over krav til en løsning for menighetsstyring er derfor et brukervennlig grensesnitt. Prioriter så langt det er mulig et intuitivt grensesnitt som er enkelt å navigere i. Hvis menighetsstyringssystemet ditt er tilgjengelig for brukere med ulik grad av teknisk kompetanse, blir systemet mer effektivt … og menigheten din vil høste fordelene.
Praktiske råd for valg av menighetsstyringssystem
Det er viktig å velge riktig løsning for menighetsstyring, og det kan spare deg og teamet ditt for betydelig stress, tid, energi og penger. Med dette i tankene får du her tre viktige spørsmål som du og teamet ditt bør diskutere når dere vurderer de ulike alternativene for menighetsstyringssystemer.
- Ta opp diskusjoner i teamet for å avklare behovene. Still følgende spørsmål: Hvilke menighetsoppgaver skulle vi ønske at vi kunne bruke mer tid og energi på? Hvilke administrative og ledelsesmessige oppgaver er våre største flaskehalser? Hva vil være den største hindringen for implementeringen av et ChMS?
- Lag en kortliste over potensielle løsninger for menighetsadministrasjon. Teamet mitt og jeg har utarbeidet en grundig kvalitetssikret rangering av bransjelederne innen ChMS. Det er et godt sted å begynne.
- Sett opp demonstrasjoner og prøveperioder før dere velger det endelige alternativet. Ikke overse de kostnadsfrie prøveperiodene. Test, vurder og prøv igjen. Sett deretter opp opplæring for teamet (nettseminarer, kurs osv.) for å sikre at alle ansatte og frivillige i teamet får mulighet til å lære å bruke det nye ChMS-systemet.
Author's Tip
Teamet mitt og jeg har utarbeidet en grundig prosess for å velge riktig ChMS for deg og teamet ditt. Du kan kanskje ha nytte av den. Det finnes også en gratis, nedlastbar vurderingsmal i artikkelen. Den er virkelig nyttig.
Nå, etter den første implementeringen av det nye ChMS-systemet, vil du se at flaskehalsene begynner å bli færre og mindre - men ikke forvent perfeksjon med én gang. Det vil fortsatt oppstå utfordringer og hindringer underveis.
Følg med på hvor problemområdene befinner seg. Tenk over hva som fungerer, og hva som ikke gjør det. Juster der det er nødvendig. Det vil ikke gå lang tid før ChMS-systemet ditt får menighetens drift til å fungere bedre enn Cory Asbury som synger Reckless Love.
Meld deg på nyhetsbrevet fra The Lead Pastor for flere praktiske og nyttige ressurser
Gjør menigheten mer effektiv. Finn verktøyene og inspirasjonen du trenger for å utvikle et levende og engasjert fellesskap. Abonner på nyhetsbrevet vårt … vi vil gjerne ha deg med!
Have an account? Log In
