Come organizzare le attività della chiesa: una guida in 10 aree

L'organizzazione della chiesa è unica.

Sebbene la tua organizzazione trarrebbe beneficio da un piano aziendale per la chiesa, tieni presente che organizzare una chiesa è fondamentalmente diverso da qualsiasi altra attività commerciale o organizzazione non profit. Richiede il contributo di una pluralità di discipline per gestire bene la tua chiesa.

Se questo sembra un compito impegnativo, non sei il solo: il rapporto di ricerca di George Barna del 2022 ha rilevato che 1 pastore capo su 5 “non si sente preparato ad affrontare le esigenze del ministero.”

Come organizzare una chiesa: 10 aree chiave

La chiesa locale è una comunità complessa e meravigliosa. Che tu stia avviando una chiesa e cercando di capire come organizzarla, cercando di avviare un nuovo ministero o abbia perso la scommessa e ora sia responsabile della gestione degli archivi della chiesa, c'è una ripida curva di apprendimento per capire cosa comporta gestire un'organizzazione ecclesiale.

1. Scegli i leader della tua chiesa e i membri del consiglio direttivo

Che tu stia avviando una nuova chiesa o gestendo una chiesa già esistente, devi considerare come organizzare i leader e i membri del consiglio direttivo. Alcuni di questi saranno diaconi e anziani; altre chiese si concentreranno maggiormente sui piccoli gruppi della tua comunità ecclesiale.

Alcuni (come il comitato finanziario della tua chiesa) si concentreranno, a sorpresa, sull'organizzazione delle finanze della chiesa, pensando a modi per aumentare le entrate della chiesa, ecc., mentre altri potrebbero concentrarsi su come praticare l'evangelizzazione e formare i membri della chiesa affinché invitino nuovi membri nella comunità della chiesa locale. Quando cerchi di imparare come organizzare una chiesa, una cosa è certa: la comunicazione è fondamentale.

Ecco alcuni suggerimenti per organizzare efficacemente la leadership della chiesa o il consiglio direttivo:

1. Mantieni tutti sulla stessa linea con un piano strategico per la chiesa completo e coerente
2. Concentrati prima sulle persone, poi sul processo
3. Se qualcuno può svolgere un compito con un'efficacia pari all'80% della tua, delegaglielo
4. Sii coerente
5. Crea e segui politiche e procedure
6. In caso di dubbio, chiedi indicazioni ad altri e lascia che il gruppo si auto-organizzi secondo necessità

2. Definisci i sistemi di programmazione del tuo ministero (piccoli gruppi, famiglia, discepolato)

Se la leadership della tua chiesa è lo scheletro, i programmi del tuo ministero sono i muscoli: è qui che la chiesa effettivamente si muove. Che si tratti del ministero familiare, del gruppo giovanile, dei percorsi di discepolato o dei piccoli gruppi, la tua capacità di organizzare i sistemi del ministero determina quanto bene le persone crescono, si connettono e rimangono coinvolte.

Troppe chiese gestiscono il ministero come se fosse ancora il 1998: senza struttura, con una comunicazione insufficiente e basandosi su chi è disponibile invece che su ciò che è necessario.

Consigli pratici:

• Piccoli gruppi: usa strumenti software per la gestione della chiesa come Churchteams o Planning Center Groups per organizzare gli elenchi dei gruppi, le sedi e la comunicazione con i responsabili. Alterna i responsabili e fornisci loro schede di riferimento: a nessuno piace essere gettato in un ruolo dirigenziale senza un punto d’appoggio.
• Ministero familiare: organizza la rotazione dei programmi didattici, i controlli dei precedenti, le informazioni sulle allergie e la comunicazione con i genitori usando strumenti come KidCheck o Breeze. Mantieni tutto semplice, sicuro e coerente.
• Percorsi di discepolato: traccia percorsi di formazione spirituale come “Nuovo credente → Adesione alla chiesa → Servizio → Leadership”. Se il tuo percorso non è chiaro ai responsabili, è invisibile ai membri.

Il ministero non si organizza da solo. Costruisci sistemi che sostengano la crescita spirituale invece di affidarti alla memoria, al carisma o a catene di messaggi notturni.

3. Crea i processi amministrativi della tua chiesa

L’amministrazione della chiesa consiste nella gestione delle attività quotidiane di una chiesa per garantire che funzioni in modo regolare ed efficiente. Comprende ambiti come la gestione del personale, la comunicazione, la pianificazione degli eventi, la tenuta dei registri e la manutenzione delle strutture della chiesa. Gli amministratori della chiesa spesso garantiscono che le attività della chiesa siano in linea con la missione e la visione della chiesa, sostenendo il pastore e il gruppo dirigente.

Atti 6:1-7 evidenzia l’importanza dell’amministrazione quando gli apostoli nominarono dei responsabili per supervisionare la distribuzione del cibo, permettendo loro di concentrarsi sulla preghiera e sul ministero.

Tuttavia, l’amministrazione della chiesa riguarda meno i dettagli e le minuzie e più l’organizzazione delle persone e delle risorse di una comunità locale per amare meglio Dio e gli altri.

Quando organizzi una chiesa, in qualsiasi fase o momento della sua storia, dovrai concentrarti su come utilizzare le tue risorse invece di gestire montagne di documenti. È qualcosa in cui l’AI nell’amministrazione della chiesa può essere d’aiuto: può occuparsi delle attività manuali e ripetitive, permettendoti di concentrarti sulle tue risorse.

Buone pratiche e consigli

1. Delega le attività amministrative in base ai doni, non alla posizione o al ruolo (non affidare tutta la documentazione al comunicatore brillante e le attività legate alle persone al brontolone della chiesa locale)
2. Crea una struttura organizzativa che definisca chiaramente l’ordine delle operazioni e l’autorità del pastore principale, per tutelarne la salute e la sicurezza
3. Concentrati sulle attività che fanno avanzare la missione della chiesa, non su ciò che ci si aspetta normalmente
4. Fai affidamento su gruppi e piccoli gruppi per continuare a portare avanti gli obiettivi amministrativi della chiesa

4. Pianifica sistematicamente i tuoi servizi di culto

La maggior parte del caos del servizio domenicale deriva da una mancanza di pianificazione. I sistemi di pianificazione dei servizi di culto aiutano il tuo gruppo a passare dall’improvvisazione alla sincronizzazione.

Se ti è mai capitato di stampare il bollettino la domenica mattina, inviare le diapositive del culto alle 10:03 o renderti conto che nessuno aveva detto al lettore delle Scritture che quella era la sua settimana, questo consiglio fa per te.

Strumenti efficaci e loro funzioni:

I sistemi di pianificazione del culto come Planning Center, Realm o Worship Extreme ti permettono di:

• Creare scalette dettagliate del servizio (chi fa cosa e quando)
• Programmare i volontari e inviare promemoria
• Coordinare testi dei canti, diapositive, appunti del sermone e transizioni

Buone pratiche:

• Pianifica con almeno 4 settimane di anticipo: potrai sempre modificare i dettagli in seguito
• Usa documenti condivisi o modelli a cui il tuo gruppo possa accedere in qualsiasi momento
• Al termine di ogni servizio, fai una breve analisi con domande semplici come “Che cosa è andato bene?” e “Che cosa non ha funzionato?”

Un culto ben pianificato permette al tuo gruppo di essere presente, non in preda al panico. E quella presenza? È proprio lì che lo Spirito compie alcune delle sue opere migliori.

5. Struttura con cura la gestione finanziaria

Gestire i conti finanziari secondo le migliori linee guida per la contabilità della chiesa, sebbene possa risultare ostico per alcuni, è un aspetto di fondamentale importanza da conoscere. La gestione finanziaria di una chiesa è un argomento complesso e, quando si discute di come vengono gestite esattamente le finanze della chiesa, entrano sempre in gioco fattori legati alla denominazione (auspicabilmente in linea con le migliori pratiche finanziarie per la chiesa).

In generale, tuttavia, ogni pastore principale dovrebbe avere il supporto di un comitato finanziario della chiesa. È inoltre utile tenere sempre sotto controllo lo stato generale della situazione finanziaria della chiesa (utilizzando rapporti finanziari regolari e accurati della chiesa), almeno in una certa misura. È difficile per un pastore principale riuscire a incoraggiare e spingere i leader della chiesa ad andare avanti verso la missione della chiesa se non ha idea del fatto che la chiesa si trovi in difficoltà finanziarie.

La gestione finanziaria è fondamentale.

Il programma per le donazioni della chiesa è uno strumento di fondamentale importanza. Tutte le organizzazioni senza scopo di lucro si occupano di donazioni. Ecco alcune migliori pratiche che possono fare la differenza nel modo in cui gestisci le finanze e le donazioni della chiesa:

1. Valuta la salute finanziaria passata e attuale della tua chiesa prima di apportare modifiche
2. Crea un processo semplice per le donazioni e una campagna di raccolta fondi da insegnare a intervalli regolari
3. Stabilisci obiettivi finanziari ragionevoli e raggiungibili, prevedendo cosa accadrà se Dio interverrà in modo straordinario per la tua chiesa
4. Assicurati di tenere sotto controllo i tuoi vantaggi fiscali e i requisiti relativi allo stato di organizzazione senza scopo di lucro
5. Istituisci un comitato per la gestione finanziaria della chiesa

Scopri di più sulle diverse posizioni nelle chiese qui.

Consigli editoriali

Far crescere una solida squadra ministeriale richiede formazione e risorse mirate. Tenendo presente questo obiettivo, ecco alcune risorse per aiutare la tua squadra a servire con proposito e competenza.

• I corsi di consulenza cristiana insegnano competenze per offrire consulenza efficace e di sostegno.
• Esplora i seminari evangelici che forniscono solide basi teologiche ai leader.
• Questi seminari battisti offrono una formazione specializzata per sostenere la dottrina battista.
• Usa i libri sull’amministrazione della chiesa per semplificare le operazioni e aiutare la tua chiesa a funzionare senza intoppi.
• I bollettini informativi del ministero per i bambini mantengono le giovani famiglie connesse e coinvolte.

6. Sii strategico nella gestione del personale della chiesa

È allettante pensare alla gestione del personale come a un processo del tipo “assumi quando la situazione diventa insostenibile”. Ma una chiesa sana ha bisogno di un piano proattivo per il personale, in linea con la visione, non solo con le posizioni vacanti. Spesso le chiese spendono troppo la domenica e troppo poco nei sistemi organizzativi.

Il personale eccellente è un moltiplicatore—non si limita a svolgere il lavoro; crea spazio affinché altri possano partecipare.

Joshua Gordon, pastore presso Newlifekw.ca

Elementi di un piano strategico del personale:

• Ruoli guidati dalla missione: Inizia chiedendoti che cosa è chiamata a fare la tua chiesa, quindi organizza il personale per raggiungere quello scopo. Non per tutto è necessario assumere qualcuno.
• Allineamento al budget: Mantieni il costo del personale entro il 45–55% del tuo budget. Se stai superando questa percentuale, è il momento di riconsiderare l'ambito delle attività.
• Strutture di responsabilità: Definisci chi si incontra con chi, con quale frequenza e per quale scopo. Un organigramma del personale può far risparmiare mesi di confusione.
• Integrazione dei volontari: Il personale non dovrebbe occuparsi da solo del ministero. Il suo ruolo è formare, non solo eseguire.

Quando ogni membro del personale sa perché è lì, chi serve e come può avere successo, costruisci slancio, non solo un libro paga.

7. Stabilire le aspettative per la manutenzione degli immobili

A volte, per dare nuova vita a un'organizzazione ecclesiale a qualsiasi livello, è necessario impegnarsi concretamente nella manutenzione dell'edificio oltre che della comunità. Gli statuti possono essere una seccatura, ma sono stati creati per favorire relazioni sane all'interno della comunità della chiesa locale. Allo stesso modo, investire tempo nella gestione degli immobili può contribuire molto a creare una comunità orgogliosa.

Ecco alcuni semplici consigli per mantenere sana la comunità della chiesa e garantire che l'edificio di cui dispone sia motivo di orgoglio:

1. Ricorda che Dio ha concesso il dono dell'edificio, quindi incoraggia le persone a prendersene cura di conseguenza
2. Esistono moltissime risorse gratuite per una gestione sana della comunità ecclesiale, quindi usale!
3. Il Regno di Dio è ovunque si trovino le persone, quindi tratta ogni nuovo membro come parte della famiglia

8. Reclutare, gestire e formare i volontari

Ogni ottimo corso di gestione dei volontari della chiesa ti dirà che QUESTO passaggio è fondamentale. Comprende attività come:

• organizzare i turni, formare e sostenere i volontari
• assicurarsi che i volontari siano assegnati a ruoli adatti alle loro competenze e passioni
• Comunicare chiaramente (offrendo incoraggiamento, riscontri e affiancamento)
• Riconoscere il contributo dei volontari

1 Pietro 4:10 incoraggia a usare i propri doni per servire gli altri, rendendo la gestione dei volontari essenziale per valorizzare al massimo i talenti collettivi della chiesa e compiere la sua missione.

Consigli per organizzare i volontari:

Ecco alcuni consigli per organizzare i volontari mantenendo al contempo il giusto atteggiamento nei confronti delle persone che scelgono di ricoprire questi ruoli:

1. Riconosci che la gestione dei volontari richiede molto lavoro e preparati di conseguenza, perché meritano il meglio da parte tua!
2. Abbina le persone alle passioni, non alle posizioni (in questo modo manterrai sani i sistemi della tua chiesa)
3. Limita il numero di posizioni di volontariato necessarie finché non avrai più volontari che posizioni; in questo modo potrai crescere in base alle tue capacità invece di superare il ritmo della tua crescita
4. Celebra i tuoi volontari a ogni occasione, in modi piccoli e grandi

More Articles

• Autore di Leadership Basata sulla Fede

9. Creare sistemi di evangelizzazione

Se il discepolato è il cuore della chiesa, l'evangelizzazione ne è le mani. Ma senza sistemi in atto, l'evangelizzazione diventa un pio desiderio. Ti serve un modo per accompagnare le persone da estranee → ospiti → persone coinvolte → discepoli.

L'evangelizzazione non consiste solo nel bussare alle porte o nell'organizzare serate cinematografiche. Si tratta di costruire un percorso replicabile che incoraggi gli inviti e il ricontatto.

Ecco come potrebbe apparire:

• Cultura dell'invito: Crea materiali per i social network, biglietti d'invito e formule che i membri possano effettivamente usare. (“Vieni a sederti con me” > “Dovresti visitare la nostra chiesa.”)
• Ricontatto dei visitatori: Usa strumenti come Text In Church o Mailchimp per automatizzare messaggi di benvenuto, e-mail o promemoria per cartoline scritte a mano.
• Eventi di connessione: Organizza ogni mese eventi introduttivi (“Pizza con i pastori”, “Colazione di benvenuto”) e crea flussi di lavoro per le iscrizioni e i promemoria.
• Monitora i dati: Sappi chi è venuto, chi si è coinvolto e chi ti sta ignorando.

Il coinvolgimento non consiste nell'essere brillanti, ma nell'essere intenzionali. Crea un ritmo che ricordi alla tua chiesa che non è un club, ma una missione.

10. Coltiva con cura la produttività e la gestione del tempo

Se vuoi capire come organizzare una chiesa, dovrai gestire il tuo tempo e la tua produttività nel miglior modo possibile. Ogni pastore responsabile e pastore senior è diverso. Tutti i pastori avranno ruoli leggermente differenti.

Tutti questi consigli sulla produttività e sulla gestione del tempo provengono direttamente da alcune delle persone migliori e più brillanti (Carey Nieuwhof e Craig Groeschel)!

1. Fai un pisolino: il potere del sonno è straordinario per la tua produttività. Un pisolino di 20 minuti a metà giornata può rinfrescare la mente e lo spirito.
2. Crea un sistema per annotare le idee: parte del problema nel cercare di trattenere le idee nella mente è che occupano troppa capacità mentale. Crea un sistema per trasferire un'idea dalla tua testa a una nota, a un foglio di carta, a un memo vocale, ecc. Poi passa oltre finché non sarai pronto a coltivare quell'idea in un altro momento.
3. Comprendi la differenza tra urgente e importante: non tutto ciò che è “urgente” è “importante”. Cerca di comprendere la differenza tra queste due cose. Se ci riuscirai, sperimenterai molto meno stress (e molto più tempo) nella tua vita.
4. Impara a dire “sì, ma...”: i membri della chiesa ti bombarderanno di problemi, soluzioni proposte, idee per il ministero, ecc. Impara a iniziare a dire: “Sì, ci piacerebbe farlo, ma... non ho abbastanza tempo e risorse. Pensi di poter occuparti tu di questo per noi?”
5. Adotta una politica della porta aperta, ma chiudi la porta quando devi concentrarti. Come pastori, vogliamo renderci disponibili a chi ha bisogno di noi. Chiedi ai tuoi volontari e al personale di rispettare il tuo tempo quando la porta è chiusa. Questo aumenterà la produttività e ti aiuterà a gestire il tuo tempo in modo più efficiente.
6. Disattiva le notifiche: può sembrare scontato. Tuttavia, un numero sorprendente di persone non mette via il telefono durante i periodi di concentrazione profonda.
7. Sfrutta appieno la tua fascia di massima produttività: Carey Nieuwhof ne parla nel suo corso Dai il meglio di te, ma tutti hanno una fascia di 3-5 ore in cui sono più energici. Individua quella fascia per te, chiedi a Gesù come impiegare quel tempo e poi proteggila con tutta la tua vita.
8. Pianifica in base ai tuoi valori: dai priorità, nella tua vita e nel tuo lavoro, alle cose che hanno il valore più alto. Impara a dire “no” ad alcune cose, così potrai dire “sì” a quelle più importanti.
9. Stabilisci scadenze artificiali. Per alcuni, le scadenze aggiungono un'ulteriore motivazione per portare a termine le attività. Sebbene sia una pratica poco salutare nel lungo periodo, può essere utile per un breve periodo.
10. Responsabilizza e delega agli altri: non puoi andare lontano nel ministero senza riconoscere che non sei in grado di fare tutto. Trova persone capaci di svolgere il lavoro meglio di te e autorizzale a farlo.

Adatta, perfeziona e massimizza.

Capire come organizzare una chiesa è un processo senza fine fatto di aggiustamenti e miglioramenti. Le cose che oggi sembrano ben definite dovranno essere cambiate (spesso prima di quanto vorremmo.)

Che tu stia avviando una chiesa o affrontando l'incredibilmente doloroso processo di chiudere una chiesa, fai tuoi questi principi organizzativi.

Iscriviti alla mailing list di The Lead Pastor

Imparare continuamente fa parte di ciò che significa essere un pastore responsabile. Continua a imparare e a crescere nella leadership e nell'organizzazione della chiesa. Iscriviti alla newsletter di The Lead Pastor e ricevi maggiori conoscenze direttamente nella tua casella di posta.