Per Quanto Tempo Una Chiesa Deve Conservare I Registri Finanziari?
Conservare Permanentemente: Domanda per il riconoscimento dello status di esenzione fiscale, lettera di riconoscimento dello status fiscale, registri societari e statuto, verbali del consiglio, documenti relativi alle proprietà
Conservare per 3 Anni: Rendiconti finanziari, estratti conto bancari, assegni, riconciliazioni, assegni annullati, contabilità fornitori e clienti, ricevute per tutte le spese sostenute dalla chiesa
Conservare per 4 Anni: Documentazione relativa al personale (registri fiscali sui salari, rimborsi spese ai dipendenti, cartellini delle ore)
Come pastore che ama prendersi cura, insegnare e connettersi con la propria congregazione, è un po' difficile entusiasmarsi per le linee guida e le politiche di conservazione dei registri. Ahimè, i registri finanziari della chiesa sono una parte necessaria della gestione di ogni chiesa. Quando sono gestiti male, le conseguenze possono essere gravi:
- Registri imprecisi possono portare a offerte perse, donazioni non tracciate ed errori nel budget, che compromettono la salute finanziaria della tua chiesa.
- Non mantenere registri adeguati può comportare la non conformità alle leggi fiscali e controlli, mettendo la tua chiesa a rischio di multe o sanzioni.
- Una pessima gestione dei registri può portare a una mancanza di trasparenza, facendo perdere fiducia nelle capacità di leadership e amministrazione della chiesa.
Quindi, anche se registri contabili e fogli di calcolo non fanno per te, resta con noi. Ho raccolto raccomandazioni e passaggi che chiariranno i motivi e le modalità della conservazione dei registri. Per iniziare, disporre di strumenti efficaci per le donazioni in chiesa può rendere la gestione finanziaria molto più semplice (e non serve essere esperti di tecnologia per usarli).
Raccomandazioni Generali
Tutti i registri della chiesa devono essere gestiti e mantenuti per dimostrare attraverso la documentazione che la chiesa rispetta tutte le regole fiscali e i requisiti per le organizzazioni benefiche. Dovrai poter mostrare la registrazione di tutte le entrate e le uscite per l’anno in questione in caso di controllo fiscale. Conserva i registri finanziari della chiesa finché la prescrizione per la dichiarazione fiscale presentata è valida.
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Forse ti stai chiedendo: quanto tempo va conservata la documentazione? Dipende.
Linee Guida dell’IRS:
Sapere per quanto tempo conservare i registri finanziari della chiesa dipende dall’evento o dall’azione che il documento attesta. L’IRS ha stabilito delle linee guida di riferimento.
Alcuni documenti devono essere conservati in modo permanente, mentre altri possono essere distrutti dopo soli 3 anni. Tuttavia, prima di eliminare documenti più vecchi, verifica di non doverli tenere per altri scopi, come tasse locali o statali, polizze assicurative o creditori.
Quali Tipi di Registri della Chiesa Vanno Conservati?
Nell’arco di un anno seguendo buone pratiche di gestione finanziaria della chiesa, vengono prodotti molti documenti chiave. Ecco un elenco dei documenti da conservare e la tempistica per la loro conservazione:
Conservare per sempre:
- Domanda di riconoscimento dello status di esenzione fiscale
- Lettera di determinazione che riconosce l’esenzione fiscale
- Statuto e regolamento dell’ente
- Verbali dei consigli direttivi
- Documenti relativi ai beni immobiliari
Conserva tutti i documenti a supporto delle entrate e delle detrazioni riportate nelle dichiarazioni fiscali. Il periodo di conservazione di questi documenti corrisponde a quello della prescrizione. La prescrizione termina quando la chiesa non può più modificare la dichiarazione e l’IRS non può più accertare tasse aggiuntive. In generale, questo periodo dura 3 anni dalla data in cui la dichiarazione è dovuta o presentata (fa fede la data più recente).
Conserva i seguenti per 3 anni:
- Rendiconti finanziari
- Estratti conto bancari
- Assegni, riconciliazioni e assegni annullati
- Documentazione dei debiti e crediti
- Ricevute di tutte le spese pagate dalla chiesa
Le informazioni relative ai dipendenti devono essere conservate per quattro anni dopo la presentazione della dichiarazione del quarto trimestre dell’anno. Ciò include:
- Registri delle tasse sui salari
- Rimborsi spese ai dipendenti
- Cartellini delle presenze
Registri digitali vs registri cartacei:
Con tutti i progressi della tecnologia, potrebbe sembrare che mantenere registri elettronici sia la scelta migliore. Prima di prendere qualsiasi decisione, dai un'occhiata a questa lista di pro e contro così da poter prendere una decisione informata su ciò che è meglio per la tua chiesa.
| Registri cartacei | |
Pro:
| Contro:
|
| Registri digitali | |
Pro:
| Contro:
|
Passi pratici per la gestione dei registri
La gestione dei registri della chiesa può essere meno impegnativa con una lista di solidi passi pratici che ti guidano. Segui questi passaggi e sarai sulla buona strada per creare e mantenere i tuoi registri come un vero esperto.
1: Stabilisci una politica di conservazione dei documenti
Una politica sulla gestione dei registri stabilisce linee guida chiare su quali documenti devono essere conservati, come devono essere archiviati e per quanto tempo. Questi documenti includeranno documenti permanenti, come statuto, atto costitutivo e verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione. Ci saranno anche documenti non permanenti, come i documenti relativi ai dipendenti e le informazioni depositate per la dichiarazione dei redditi.
Una politica di gestione dei registri dovrebbe includere istruzioni su come smaltire correttamente i documenti per mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili. Assicurati che la politica sia chiara e semplice da seguire, così non servirà una laurea in biblioteconomia solo per capirla.
2: Usa un luogo di archiviazione sicuro
Che tu conservi una copia cartacea di tutto o dei registri elettronici, devi assicurarti che i documenti siano archiviati in un luogo sicuro e organizzato. Gran parte delle informazioni archiviate potrebbero contenere dati sensibili.
I documenti cartacei dovrebbero essere conservati in un armadio o in una stanza chiusa a chiave, a cui solo poche persone abbiano accesso.
Se i tuoi registri sono elettronici, dovrebbero essere protetti da password o archiviati in un'unità privata accessibile solo alle persone autorizzate.
Nella nostra chiesa (New Life Fellowship, a Cambridge, Ontario), come in molte altre sono certo, abbiamo una combinazione di documenti cartacei ed elettronici, a seconda della natura del documento. Avere registri di un tipo, dell'altro, o entrambi non è buono o cattivo, purché la chiesa abbia una politica in merito (vedi sopra).
3: Categorizza ed etichetta i documenti
Non c'è niente di più frustrante che entrare in una stanza d'archivio (o in un drive informatico) e trovare un documento senza una minima struttura o categorie che ti aiutino nella ricerca. È sempre nell'ultimo posto in cui guardi, vero?
Si possono perdere ore intere nella ricerca che si sarebbero potute evitare se i documenti fossero stati organizzati ed etichettati correttamente. Questo è tanto più importante nel caso in cui si venga sottoposti a controllo dall'Agenzia delle Entrate. Risparmiati dei mal di testa predisponendo una struttura di archiviazione chiara e facile da usare. Mi ringrazierai più tardi.
4: Aggiorna regolarmente i documenti
Tenersi aggiornati con i documenti è sempre la soluzione migliore. Quando le chiese crescono e la tecnologia si evolve, il cambiamento è inevitabile. È probabile che la missione e lo statuto del 1972 risultino ormai superati e irrilevanti per oggi. È importante mantenersi aggiornati su queste informazioni affinché la tua chiesa possa prosperare nel tempo e nella cultura in cui viviamo.
Inoltre, mantenere i documenti aggiornati ti permetterà di smaltire quelli che non sei più obbligato a conservare. Ciò aiuterà a risolvere problemi di spazio e a garantire che le informazioni importanti di cui potresti avere bisogno non siano mescolate e difficili da trovare.
5: Assicurati di rispettare i requisiti legali
Familiarizzati con le leggi locali, statali e federali sui requisiti di conservazione dei documenti e la presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Cerca supporto legale quando necessario. (Questa può essere un'attività scoraggiante da affrontare, soprattutto se sei come me e non ti sei avvicinato al pastorato per passione e interesse verso la scienza dell'informazione bibliotecaria.)
Trovare le persone giuste da inserire nel comitato finanziario della tua chiesa (o nel consiglio direttivo) è fondamentale per mantenere registri corretti e garantire la conformità con tutti gli enti regolatori della tua zona. Sono davvero grato per il consiglio direttivo della mia chiesa (New Life Fellowship). Sono sicuro di poter affidare a loro i dettagli delle finanze della chiesa, e per me (sia mentalmente che fisicamente) è un sollievo poter lasciare questa responsabilità nelle loro mani.
6: Forma il personale e i volontari
Ora che hai stabilito una politica chiara e completa per la conservazione dei registri, è il momento di formare tutto il personale e i volontari della chiesa interessati su come rispettare queste linee guida. Rendi facilmente accessibili le politiche e comunica regolarmente le procedure definite, in modo che sappiano come e quando applicarle.
Cerchi altre informazioni?
Gestire i registri finanziari è solo uno degli aspetti del pastorato di una chiesa. Se desideri altre risorse su questo o su altri aspetti della gestione finanziaria, ti posso aiutare.
- Aumenta le donazioni online con pagine web efficaci per l’offerta digitale
- Scarica modelli di lettere di ringraziamento per le donazioni utilizzabili ai fini fiscali
- Richiedi donazioni nella tua chiesa in modo efficace con brevi messaggi per l’offerta
- Scopri cosa afferma davvero (e non afferma!) la Scrittura riguardo a donare nella Bibbia
- Scopri tutti i vantaggi dell’utilizzo dei migliori software di contabilità per chiese
Conclusione
Sapere per quanto tempo conservare i registri (ad esempio, i registri delle decime) dipende dai requisiti di conservazione richiesti per quello specifico documento.
La risposta non è sempre semplice, ma se segui i passaggi descritti sopra sarai sulla strada giusta per istituire e mantenere registri della chiesa affidabili ed efficienti per gli anni a venire.
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