Le finanze della chiesa: 15 buone pratiche per migliorare l’amministrazione responsabile

Ricorda: tutto inizia dalla buona amministrazione

Quando introduci le migliori pratiche finanziarie nella tua chiesa, inizia da una comprensione biblica della buona amministrazione. 

Quando senti questa parola, probabilmente pensi subito al denaro. Ma la buona amministrazione è molto più di questo. Significa prendersi cura e gestire il nostro tempo, i nostri talenti, i nostri beni, le nostre risorse e le nostre relazioni.

Tutto ciò che abbiamo appartiene a Dio (Salmo 24:1) ed Egli ci ha affidato il compito di amministrare bene ciò che è Suo. 

Per me, è proprio questo l’aspetto entusiasmante. Sono una persona visionaria e amo sognare con Gesù sul modo in cui possiamo collaborare con Lui per costruire una comunità in cui ogni aspetto della nostra vita sia vissuto in comunione con Gesù. 

Il primo comandamento che Dio diede all’umanità nel giardino riguardava la buona amministrazione. 

Dio li benedisse; e Dio disse loro: «Siate fecondi e moltiplicatevi; riempite la terra e soggiogatela; dominate sui pesci del mare e sugli uccelli del cielo e sopra ogni essere vivente che si muove sulla terra.

Genesi 1:28

Voglio far parte di una chiesa che dona generosamente le proprie risorse finanziarie, ma non per obbligo. Il senso di colpa e la vergogna non dovrebbero mai essere usati per costringere le persone a donare. 

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Sebbene il suo stile possa risultare sgradito ad alcune persone, Dave Ramsey ha aiutato innumerevoli individui ad allineare maggiormente le proprie abitudini finanziarie personali al progetto di Dio. Dave Ramsey spiega così la buona amministrazione: “La buona amministrazione consiste nel gestire le benedizioni di Dio, secondo le vie di Dio e per la gloria di Dio.”

Voglio che la mia congregazione doni per fede, dopo aver trascorso del tempo a parlare con Gesù delle proprie finanze e averGli chiesto quanto (o quanto poco) debba donare. 

Il mio desiderio non riguarda soltanto le loro finanze. Voglio che si rivolgano a Gesù per offrire con fede il proprio tempo e i propri talenti, come atto di adorazione. La buona amministrazione biblica considera la persona nella sua interezza e si chiede: come vuole Gesù operare in loro e attraverso di loro?

Le migliori pratiche per le finanze della chiesa: gestione responsabile e pianificazione

Essere un buon amministratore delle risorse che Dio ha affidato alla vostra chiesa richiede pianificazione. Questa può includere sia una pianificazione a lungo termine sia la diversificazione delle fonti di reddito. Nel lungo periodo, ciò contribuirà auspicabilmente alla crescita delle risorse della chiesa, predisponendola a un impatto duraturo sul regno. 

Per tutte le seguenti migliori pratiche, iniziate tenendo presente l'obiettivo finale. Se non avete una visione chiaramente stabilita, è piuttosto difficile sapere se vi state dirigendo nella giusta direzione. Pertanto, se la vostra chiesa non dispone ancora di una visione e di una dichiarazione di missione, iniziate da lì. Una volta definite, utilizzate la visione e la missione della vostra chiesa per dare forma ai vostri obiettivi e alle vostre pratiche finanziarie.

1. Definite obiettivi finanziari chiari.

Stabilite obiettivi finanziari che vi aiutino a realizzare la vostra missione. Ecco alcuni aspetti da considerare:

• Ho bisogno che il bilancio sia in pareggio o sono disposto a gestire un bilancio in deficit? 
• La chiesa ha debiti che desiderate estinguere?
• Sono previste spese in conto capitale?
• Quali servizi o programmi desiderate attuare o ampliare?
• Ci sono progetti missionari locali e globali che desiderate sostenere?

Senza obiettivi finanziari chiari, la vostra chiesa sarà come una nave senza timone, priva di una meta o di una direzione precisa. Non avrete indicazioni utili quando sarà il momento di prendere importanti decisioni finanziarie. Tuttavia, avere obiettivi finanziari chiaramente definiti renderà semplice il processo decisionale. Quando sorgono domande sulle spese, potrete verificare se la spesa vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi o se invece ve ne allontanerà. 

2. Sviluppate un bilancio completo per la chiesa.

Con obiettivi finanziari chiari, siete ora pronti ad affrontare il bilancio della chiesa. In genere, questa operazione viene svolta annualmente. Elaborare un bilancio ben strutturato garantisce l'allineamento tra la missione della chiesa e le sue risorse finanziarie. Includerà quanto segue:

• Tutte le fonti di reddito previste della chiesa. Le offerte e le decime costituiranno la parte più consistente di questa categoria, ma se avete diversificato il modo in cui la vostra chiesa genera reddito, potreste avere altre fonti, come sovvenzioni per la chiesa, investimenti e ricavi di caffetteria o libreria, solo per citarne alcune.
• Tutte le spese previste per l'anno, inclusi gli stipendi, la manutenzione dell'edificio, i ministeri e le missioni.

In generale, è meglio gestire un bilancio in pareggio, in cui le entrate corrispondano alle spese dell'anno.

Ma potrebbe non essere sempre così. Tutto dipende dal tuo livello di tranquillità e dagli obiettivi che stai cercando di raggiungere. Ancora più importante, come ti sta guidando Dio nell'utilizzare le Sue risorse nell'anno a venire? 

Poiché le donazioni variano di anno in anno, ogni anno dovrai fare una stima ragionata e sarà raro che la tua previsione sia precisa. Inizia sempre studiando l'anno precedente e apporta modifiche per l'anno a venire. Esamina le voci in cui hai speso più o meno del previsto. Inoltre, fai riferimento nuovamente ai tuoi obiettivi per orientare le decisioni su come destinare il denaro nell'anno in corso. 

3. Crea una strategia finanziaria a lungo termine (che includa un fondo di emergenza).

La pianificazione a lungo termine per la chiesa garantirà che rimanga finanziariamente solida per gli anni a venire, in grado di continuare la missione di amare gli altri e condividere il Vangelo. È il momento di adottare un approccio strategico. Cosa vuoi vedere realizzarsi nella chiesa nei prossimi 3-5 anni? E oltre? 

Il primo passo è creare un fondo di emergenza. Eventi imprevisti (ad esempio, riparazioni dell'edificio, spese improvvise) possono interrompere le attività della chiesa. 

Metti da parte l'equivalente di 3-6 mesi di spese operative come riserva di liquidità in un conto separato (che potresti tenere sotto controllo nel tuo piano dei conti della chiesa). Questo garantisce che la chiesa possa continuare la sua missione durante le crisi finanziarie senza dover tagliare i programmi essenziali.

Successivamente, esamina le spese in conto capitale a medio e lungo termine che potrebbero presentarsi.  Forse la tua chiesa si sta espandendo e lo spazio attuale non sarà più sufficiente. Forse stai affittando un edificio e prima o poi vorresti acquistarne uno. In tal caso, istituire fondi separati per l'edificio potrebbe essere una buona idea. 

Infine, pianifica i benefici pensionistici per il personale e i progetti di crescita. Valuta la possibilità di istituire un fondo patrimoniale per garantire che la chiesa disponga di risorse per le generazioni future. Organizza regolarmente riunioni di pianificazione finanziaria strategica per esaminare i progressi e apportare le modifiche necessarie.

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4. Diversifica le fonti di reddito.

La maggior parte delle entrate della chiesa proverrà da donazioni, decime e offerte dei membri. In alcuni momenti, ciò può essere rischioso. È una buona idea diversificare le fonti di reddito per non dipendere troppo da un'unica fonte. Esplora ulteriori opportunità di reddito come l'affitto delle strutture, gli eventi di raccolta fondi, le sovvenzioni o le attività commerciali in linea con la missione della chiesa. Questo contribuisce a stabilizzare il flusso di cassa e a finanziare i progetti a lungo termine.

Le migliori pratiche per le finanze della chiesa: gestione e controlli finanziari

Una gestione adeguata e controlli finanziari efficaci sono essenziali affinché la chiesa mantenga trasparenza e responsabilità. Ciò garantirà il rispetto delle leggi fiscali locali e federali, necessario per conservare lo status di ente benefico. Se non sai molto sulla gestione delle finanze della chiesa, assicurati di coinvolgere le persone giuste, che possano informarti su queste migliori pratiche. 

5. Separazione dei compiti

Quando si configurano i controlli finanziari della propria chiesa, la separazione dei compiti è una considerazione primaria che proteggerà non solo la chiesa, ma anche le persone responsabili della gestione delle risorse al suo interno.

L’American Institute of CPAs (AICPA) afferma che la separazione dei compiti è una forma di gestione del rischio che “distribuisce le funzioni critiche di tale processo tra più persone o reparti. Senza questa separazione nei processi chiave, i rischi di frode e di errore sono molto meno gestibili.”

Ciò significa che una persona diversa dovrebbe occuparsi del denaro, registrare le transazioni e riconciliare i conti bancari. 

Questo crea una forma di controllo e contrappeso all’interno della chiesa, per garantire che vi sia supervisione e che sia possibile individuare gli errori quando si verificano.

6. Implementare sistemi e software contabili solidi

Quando ho iniziato a occuparmi del ministero, non credo mi rendessi conto di quanto tempo avrei dedicato all’amministrazione della chiesa. È la parte monotona e ingessata del mio lavoro da cui non riesco a liberarmi. Tuttavia, molti dei miei grattacapi sono stati alleviati grazie all’uso del giusto software contabile e gestionale per la chiesa.

Le chiese, proprio come qualsiasi azienda, hanno bisogno di un sistema per la tenuta dei registri. Se stai ancora usando un abaco per contare il denaro (vedi la foto sopra), ho delle buone notizie! Esistono decine di strumenti che aiutano 

• a semplificare la gestione finanziaria
• a monitorare le donazioni
• a gestire con competenza. 

Sì, cercare quelle giuste per te e per il tuo team dirigenziale può essere un compito scoraggiante. Non preoccuparti, ho già fatto delle ricerche per aiutarti nella tua ricerca (vale anche la pena approfondire come l’intelligenza artificiale può aiutare nella gestione finanziaria della chiesa):

• Segui le linee guida per la contabilità della chiesa con il miglior software contabile per chiese per gestire le finanze.
• Monitora le tue donazioni come un professionista con il software per la gestione delle donazioni della chiesa.
• Gestisci il personale, i volontari e i membri in modo più efficace con il software gestionale per chiese.

7. Condurre revisioni finanziarie regolari

Le revisioni finanziarie o gli audit non sono richiesti solo per rispettare le leggi fiscali statali e federali, ma rappresentano anche una buona pratica per consentire alla chiesa di garantire trasparenza e responsabilità finanziaria.

Gli audit regolari eseguiti da una società di revisione esterna garantiranno che tutti i fondi siano gestiti responsabilmente. Contribuiscono a creare fiducia all’interno della chiesa, quando i donatori sanno che i fondi vengono monitorati e gestiti in conformità alle politiche e alle procedure finanziarie stabilite.

Le revisioni finanziarie offrono alla chiesa l’opportunità di ricevere dal proprio commercialista un riscontro su eventuali debolezze nei processi e nei controlli della chiesa. Queste valutazioni possono essere utilizzate per migliorare e semplificare le politiche finanziarie della chiesa, garantendo l’adozione di un sistema finanziario più trasparente e affidabile.

La revisione fornisce una fotografia annuale dello stato delle finanze della chiesa. Nel tempo, ciò aiuterà nella pianificazione a lungo termine della chiesa, consentendo ai leader di prendere decisioni informate per la crescita futura e l’espansione del ministero.

8. Costituire un comitato finanziario della chiesa

Il comitato finanziario della chiesa, spesso chiamato consiglio direttivo o consiglio degli anziani della chiesa, è una componente essenziale di ogni chiesa. Se la tua chiesa è costituita come ente, la legge richiede che tu abbia un consiglio. Ma è un bene, perché un buon consiglio collaborerà con te per aiutarti a gestire le finanze, creare il bilancio annuale, applicare le politiche finanziarie e garantire il rispetto delle normative fiscali locali e federali. 

Un  buon comitato finanziario della chiesa garantisce l’integrità finanziaria, prepara e analizza i rendiconti finanziari, sostiene la pianificazione a lungo termine e promuove la trasparenza e la fiducia all’interno della comunità della chiesa.

Le migliori pratiche per le finanze della chiesa: le donazioni dei membri

Senza le donazioni dei vostri membri, la chiesa non durerà a lungo. Chiedere e ricevere donazioni è una parte necessaria delle attività della chiesa. Ecco alcune idee che potete provare per migliorare e aumentare le donazioni nella vostra chiesa.

9. Configurate soluzioni per le donazioni online e da dispositivi mobili

Rendete il più semplice possibile per i vostri membri donare denaro. Sfruttate la tecnologia disponibile e vedrete aumentare le donazioni alla vostra chiesa. Pushpay, una delle aziende incluse nel nostro elenco dei 10 migliori software per le donazioni alle chiese, afferma che oltre la metà dei suoi clienti registra un aumento del 75 percento nelle donazioni ricorrenti entro il primo anno: “Offrendo la possibilità di donare online, le chiese riescono spesso a raggiungere nuovi gruppi di donatori precedentemente irraggiungibili e registrano un aumento delle donazioni da parte della propria congregazione.” 

La vostra presenza online sta diventando più importante che mai. Il vostro sito web deve essere facile da navigare su computer e dispositivi mobili. Deve apparire affidabile e sicuro. Assicuratevi che la pagina per le donazioni sia facilmente accessibile e configurata per consentire di donare senza difficoltà. 

10. Offrite ai membri opzioni per le donazioni ricorrenti

Le donazioni ricorrenti contribuiscono a stabilizzare le finanze della chiesa e consentono di disporre di flussi di entrate più prevedibili. Preferisco di gran lunga le donazioni mensili regolari rispetto alle donazioni una tantum di importo maggiore. Perché? Perché sono prevedibili e più facili da pianificare e inserire nel budget.  Questo può essere fatto facilmente tramite una qualsiasi delle piattaforme per le donazioni online oggi disponibili. 

Non fermatevi qui! Assicuratevi di comunicare alla chiesa i vantaggi delle donazioni regolari, non solo per la chiesa, ma anche per la gestione delle finanze personali dei membri. Questo non vale per la situazione di tutti e non rifiuterò certo somme ingenti donate una tantum. Nel tempo, le donazioni regolari e costanti si sono dimostrate la strada migliore da seguire. 

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Secondo Donorbox, “Non solo le donazioni ricorrenti aiutano le chiese a mantenere strutture, personale e altre necessità continuative, ma rendono anche possibile sostenere la propria comunità attraverso vari ministeri. Infatti, i donatori ricorrenti possono avere un valore fino al 440% superiore rispetto ai donatori una tantum!”

11. Insegnate una comprensione biblica delle donazioni.

Affrontare il tema delle donazioni nella vostra chiesa da una prospettiva biblica significa che non dovete mai fare queste cose:

• Usare il senso di colpa o la vergogna per motivare le donazioni.
• Concentrarsi sull’importo in denaro invece che sul cuore della persona.
• Parlare troppo o troppo poco di denaro.

Le donazioni nella Bibbia hanno sempre a che fare con lo stato del cuore della persona più che con l’importo donato. Nella storia dell’obolo della vedova, Gesù loda la vedova per la sua donazione più di quella dell’uomo ricco, perché ella ha dato per amore di Dio e come atto di fede (Luca 21:1-4). 

Ciascuno dia come ha deciso nel proprio cuore, non con riluttanza né per costrizione, perché Dio ama chi dona con gioia.

2 Corinzi 9:7

Anche qui vediamo che Dio vuole che ci fidiamo di Lui e che doniamo in risposta alla Sua guida. L’enfasi non è sull’importo, ma sul cuore che sta dietro alle nostre donazioni.  Questo elenco di brevi messaggi sulle offerte ti aiuterà ad affrontare questo argomento talvolta imbarazzante, ma sempre importante. 

12. Promuovere una cultura di gratitudine e trasparenza

Se riesci a creare una cultura di generosità e gratitudine all’interno della chiesa, le donazioni aumenteranno quasi spontaneamente. Dai l’esempio della cultura desiderata dall’alto verso il basso. Assicurati che la leadership della tua chiesa sostenga questa missione, affinché la cultura cresca dall’interno verso l’esterno.  Insegna e comunica l’importanza delle donazioni e il modo in cui i fondi vengono utilizzati per realizzare la missione della chiesa.  

Assicurati di esprimere gratitudine per la fedeltà dei tuoi membri quando donano. Le persone sono più propense a donare quando sentono che i loro contributi sono apprezzati e comprendono come vengono utilizzati i fondi. La trasparenza crea fiducia e ispira donazioni maggiori​.

Buone pratiche per le finanze della chiesa: trasparenza e responsabilità

Se vuoi costruire fiducia, mantieni aperto il dialogo tra te e i membri della tua chiesa. Mantieni un rapporto basato sulla trasparenza, affinché sappiano che non c’è nulla da nascondere. Quando sanno che esistono apertura e responsabilità nella gestione dei fondi della chiesa (ovvero nella contabilità dei fondi della chiesa), aumenterà la fiducia dei donatori, portando a un incremento delle donazioni. Ecco alcune buone pratiche per mantenere responsabilità e trasparenza. 

13. Tenere informate la leadership e la congregazione

Fornire alla congregazione aggiornamenti chiari e regolari sulla situazione finanziaria della chiesa crea fiducia e garantisce che i membri sappiano come vengono utilizzati i loro contributi. Spetta a te decidere con quale frequenza comunicare questi dettagli alla tua chiesa, e ciò dipenderà dalla struttura della chiesa e dal suo statuto. L’unica cosa importante è farlo. 

Considerate il vostro pubblico e quali informazioni siano utili per esso quando create il vostro rapporto finanziario della chiesa. Il consiglio direttivo richiederà più informazioni nel rapporto rispetto alla congregazione della chiesa, poiché utilizzerà tali informazioni per prendere decisioni sulle spese e sviluppare politiche. La congregazione, invece, le consulterà principalmente a scopo informativo, per poter vedere come vengono allocate le risorse della chiesa. 

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14. Richiedete una consulenza professionale

Questo lo sapete già di me: non sono un commercialista né un avvocato, e scommetto che non lo siete neanche voi. 

Quando però si tratta delle finanze della chiesa, a volte mi sembra di doverlo essere. 

Preferisco propendere per il coinvolgimento di professionisti, perché a volte non so ciò che non so. Ottenere la consulenza legale e contabile giusta può proteggere i beni della chiesa, assicurando che possa continuare a operare per molti anni a venire.

Non solo è una buona idea, ma è anche necessario per mantenere il vostro status di ente benefico. 

La chiesa deve sottoporre ogni anno le proprie finanze a una revisione o a un audit e presentare una dichiarazione dei redditi. Le revisioni finanziarie effettuate da una società di contabilità esterna rafforzeranno la fiducia dei vostri donatori e garantiranno trasparenza. Esse assicurano che le finanze siano gestite secondo le migliori pratiche e nel rispetto delle normative governative. 

15. Politiche chiare sull'utilizzo dei fondi

Se la vostra chiesa riceve fondi vincolati, dovrete disporre di politiche chiare su come tali fondi vengono ricevuti e gestiti. Una politica di accettazione delle donazioni può definire quali restrizioni o condizioni dei donatori la vostra chiesa è disposta ad accettare prima di ricevere una donazione. Esistono leggi specifiche riguardo al modo in cui possono essere utilizzati i fondi vincolati. La trasparenza sull'allocazione delle donazioni garantisce che i fondi vengano utilizzati come previsto dai donatori e in conformità con i requisiti di legge.

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Secondo Re:CHarity, “I fondi vincolati sono donazioni designate e accantonate per uno scopo particolare che non possono essere utilizzate per un’altra spesa dell’organizzazione non profit. Ciò significa che devono essere utilizzati per lo scopo designato dal donatore; in caso contrario, la vostra organizzazione potrebbe rischiare sanzioni, cause legali o la revoca del proprio status di esenzione fiscale.”

Assicuratevi di conoscere il modo corretto di utilizzare questi fondi vincolati e, alla fine, comunicate ai vostri donatori come sono stati distribuiti, per garantire responsabilità e trasparenza.

Riepilogo

Definire le migliori pratiche finanziarie per la vostra chiesa non deve essere così scoraggiante come sembra. 

Prima di tutto, si tratta di una vera amministrazione biblica. Non riguarda solo il denaro, ma l'intera persona che offre nuovamente a Dio il proprio tempo, i propri talenti e i propri beni. Questo è più efficace quando sappiamo e comprendiamo che tutto ciò che abbiamo proviene da Dio come un dono da parte Sua e che ci è stato affidato il compito di prenderci cura delle Sue risorse. 

Tenendo questo a mente, seguite questi passaggi e le vostre finanze saranno organizzate, chiare ed efficaci: 

1. Stabilite le migliori pratiche per l'amministrazione e la pianificazione finanziaria.
2. Adottate una gestione finanziaria e controlli di qualità.
3. Implementate le migliori pratiche per le donazioni dei membri.
4. Date priorità alla trasparenza e alla responsabilità a tutti i livelli della chiesa.

Ricordate che le migliori pratiche finanziarie della chiesa sono importanti, ma non lasciate che diventino il criterio con cui valutare se state avendo successo come buoni amministratori. 

La nostra sicurezza e speranza ultima per il futuro non risiedono nelle dimensioni del conto bancario della nostra chiesa o nelle sue prospettive finanziarie. Risiedono in Gesù.

Joshua Gordon

In definitiva, le difficoltà finanziarie sono uno dei modi in cui Gesù insegna a noi pastori e leader della chiesa a confidare più profondamente in Lui e a camminare al Suo fianco.

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