4 étapes pour créer un plan de gestion des risques pour une église + modèle

Nous devons être préparés à ces moments de la meilleure manière possible. C’est là qu’un plan de gestion de crise pour l’Église entre en jeu. La gestion des Églises et d’autres organisations religieuses comporte de nombreux risques, mais avec un plan bien rédigé, vous pouvez au moins éviter le pire résultat possible dans la plupart des scénarios.

Je vais aborder les points suivants :

• Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques pour une Église ?
• Comment créer un plan de gestion des risques pour une Église ?
• Modèle de gestion des risques pour une Église

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques pour une Église ?

Un plan de gestion des risques pour une Église est votre guide et votre soutien face aux circonstances malheureuses. Il s’agit du processus que vous avez mis en place lorsque vous êtes confronté à la possibilité qu’un événement grave se produise. Il existe pour deux raisons principales : vous aider à éviter et à réduire le risque que certains événements se produisent. 

Mais nous ne sommes qu’humains, et il est donc malheureusement inévitable que quelque chose finisse par se produire. Ainsi, le deuxième objectif du plan de gestion des risques de l’Église est de vous aider à trouver une solution lorsque de mauvaises choses se produisent. Il permet à tous les membres de votre ministère d’être sur la même longueur d’onde et sert à empêcher une mauvaise situation de s’aggraver. 

La gestion des risques est essentielle pour chaque Église et chaque ministère. Un plan de gestion des risques pour une Église n’est ni agréable à élaborer ni agréable à envisager, mais vous serez heureux de l’avoir fait au final. 

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Comment créer un plan de gestion des risques pour une Église ?

Avant de pouvoir commencer à mettre en œuvre votre système pour repérer et éviter les situations problématiques, vous devez d’abord créer un plan physique de gestion des risques pour l’Église. Ce document sera votre référence en cas d’urgence, et vous devez le partager avec chaque membre du personnel, bénévole, pasteur, responsable et toute autre personne susceptible d’apporter son aide dans votre organisation. 

Pour élaborer l’un de ces plans, quatre grandes étapes doivent être prises en compte. Il s’agit d’éléments essentiels pour atténuer les risques. Je vais détailler chacune de ces étapes et vous faire part de quelques réflexions et enseignements tirés de mon expérience dans le ministère. 

1. Identifier les risques dans votre environnement ecclésial

Avant d’aller plus loin, nous devons connaître les risques présents dans notre environnement. De nombreux risques et problèmes peuvent survenir dans n’importe quelle Église. Mais certains sont propres à certains types de ministères et à certains lieux. Pour éviter les situations malheureuses, vous devez savoir ce que vous cherchez. 

Voici une liste des principaux risques que j’ai rencontrés au cours de mon expérience en matière de sécurité dans les Églises. Cette liste n’est pas exhaustive, et il peut y avoir des situations qui ne me concernaient pas, mais qui vous concernent. De plus, je voudrais rappeler que cette liste met en pratique la foi plutôt que la peur : un élément essentiel pour gérer efficacement les risques dans une Église. 

• Accidents
• Accusations
• Agressions
• Drogues
• Bagarres
• Incendies
• Inondations
• Harcèlement
• Participants en état d’ébriété
• Blessures
• Enlèvements
• Poursuites judiciaires
• Urgences médicales
• Catastrophes naturelles
• Coupures de courant
• Automutilation
• Tirs
• Détournement des fonds de l’Église
• Vols
• Vandalisme

Il ne s’agit absolument pas d’une liste complète de tout ce à quoi vous pourriez être confronté en matière de sécurité dans une Église. Ce ne sont là que quelques-uns des principaux problèmes que j’ai rencontrés, voire auxquels j’ai dû faire face. Identifier les risques consiste à savoir ce qui pourrait se produire, puis à planifier à l’avance en conséquence. 

Par exemple : J’étais le directeur adjoint du ministère auprès des enfants dans une église de taille moyenne. La drogue et les bagarres posaient particulièrement problème (oui, même chez les enfants). Nous avions un système de bus qui amenait des milliers d’enfants de tout le comté de Los Angeles à notre église chaque jeudi soir et chaque dimanche matin. 

Certains de ces enfants ne connaissaient rien d’autre que la bagarre pour faire valoir leur point de vue ou les jeux liés à la drogue. Ces problèmes étaient donc très présents dans notre assemblée, aussi bien chez les enfants que chez les adultes. Comme il s’agissait d’un risque évident dont nous devions constamment tenir compte, nous avions mis en place de nombreux plans et scénarios. 

C’est pourquoi nous avions des systèmes en place afin de savoir quoi faire ensuite lorsqu’une personne se droguait à l’héroïne dans les toilettes. De même, lorsque deux enfants commençaient à se frapper violemment, nous savions comment gérer la situation avec chacun d’eux et prévenir leurs parents. 

Une fois que vous connaissez les principaux risques susceptibles de se produire dans votre église (ainsi que ceux qui sont moins courants), vous pouvez vous y préparer. 

2. Évaluer les risques et leurs conséquences

Il ne suffit toutefois pas d’identifier un risque : nous devons également en évaluer le niveau. Certains risques potentiels sont plus probables que d’autres, et certains problèmes auront des conséquences plus négatives que d’autres. En général, voici les quatre catégories dans lesquelles vous devriez répartir les risques identifiés précédemment : 

• Faible probabilité et faible impact : Ces situations se produiront rarement et, lorsqu’elles se produisent, elles sont faciles à gérer. 
• Faible probabilité et fort impact : Ces risques se produisent rarement, mais ils dévasteront votre assemblée et vos responsables s’ils surviennent. 
• Forte probabilité et faible impact : Il s’agit de scénarios courants qui peuvent se produire régulièrement, mais qui sont faciles à gérer lorsqu’ils surviennent. 
• Forte probabilité et fort impact : La pire des quatre catégories. Il s’agit de scénarios à haut risque qui peuvent souvent se produire et affecter tout leur entourage lorsqu’ils surviennent. 

Cela signifie que certains risques sont très improbables, tandis que d’autres sont extrêmement probables. Par exemple (et cela constitue une généralisation), il est pratiquement certain qu’un enfant se blesse dans votre ministère auprès des enfants. Les enfants vont jouer, courir et s’amuser, et quelqu’un finira par se faire mal.

Ils se rentreront dedans, se donneront des coups de poing, etc. Il s’agit d’un scénario à très forte probabilité dans pratiquement toutes les églises. En revanche, une situation à faible probabilité pourrait être une inondation, selon l’endroit où vous vous trouvez, et vous pouvez vous y préparer à l’avance.

Cependant, il faut également tenir compte de l’impact qu’une situation peut avoir. Les situations à faible impact sont celles qui ont des conséquences minimes et qui, par conséquent, peuvent être traitées rapidement et efficacement. Pour reprendre l’exemple des enfants, les blessures légères comme les ecchymoses et les bosses ont un faible impact. 

Elles ont également de fortes chances de se produire, mais elles sont suffisamment bénignes pour que vous puissiez les gérer facilement. En revanche, les scénarios à fort impact sont les pires des pires. Il s’agit de situations graves que vous souhaitez éviter à tout prix. C’est le cas, par exemple, d’un incendie ou d’un enlèvement, qui peuvent dévaster toute l’église, la communauté et toutes les personnes qui s’y trouvent. 

Pour connaître la différence entre un niveau de risque à faible probabilité et un niveau à forte probabilité, il vous suffit d’observer l’environnement de votre église. Si votre communauté n’est pas fortement touchée par la drogue, le trafic de drogue dans votre église ne constitue peut-être pas une préoccupation majeure. 

En revanche, si votre région connaît beaucoup de pluie et de tempêtes, des phénomènes comme les tornades, les coupures de courant et les inondations peuvent être des problèmes à très forte probabilité qui nécessitent une assurance et d’autres garanties.

3. Atténuer les risques pour éviter les catastrophes

Vous avez identifié vos risques et les avez classés ; il est maintenant temps d’agir. En gardant à l’esprit les quatre catégories de risques, l’étape suivante consiste à prendre ces risques et à faire tout ce qui est possible pour les prévenir. Chaque situation nécessitera des processus différents pour atténuer les risques, mais il existe quelques règles générales. 

Examinons chacune des quatre catégories. Je pense que le scénario à faible probabilité et faible impact est le moins préoccupant de tous. C’est l’un des domaines de risque pour lesquels vous pouvez trouver des solutions, les mettre en place ou créer un document à consulter lorsqu’ils se produisent. 

Par exemple, supposons qu’un scénario à faible probabilité et à faible impact soit le vandalisme de vos locaux d’église (un élément qui devrait faire partie de votre stratégie de gestion des biens de l’église). Les graffitis et autres actes de ce genre ne sont peut-être pas très courants, et leurs conséquences ne seraient pas trop graves si quelqu’un s’y livrait. Dans ce cas, vous pourriez simplement installer des caméras dans les ruelles et à l’extérieur de vos locaux pour identifier les auteurs. Vous pourriez également prévoir une équipe de nettoyage au cas où cela se produirait. 

En revanche, un scénario à faible probabilité et à fort impact implique beaucoup plus de mesures. Ces situations nécessitent des plans de secours et des systèmes très détaillés afin de maintenir leur niveau de risque à un niveau faible. Par exemple, un incendie n’est heureusement pas très courant, mais que faites-vous pour qu’il en reste ainsi ? 

Vous devez vous assurer que les normes appropriées de sécurité incendie sont respectées, et même aller au-delà de ces exigences. Vous pourriez instaurer la règle selon laquelle seuls les membres du personnel correctement formés sont autorisés à cuisiner. Faire respecter strictement l’interdiction de fumer dans les locaux. Et créer des plans d’évacuation que tout le monde connaît, puis vous y exercer régulièrement. 

Les scénarios à forte probabilité et à faible impact peuvent ne pas sembler si graves, mais ne les prenez pas à la légère. En raison du risque élevé que ces situations se produisent, elles nécessitent une attention et une prévention adéquates afin de garantir que leurs conséquences restent limitées. Je recommande des rappels constants, des formations et des plans détaillés pour atténuer les conséquences de ces scénarios.

Par exemple, comme précédemment, je considérerais comme un scénario à forte probabilité et à faible impact une blessure mineure résultant du fait qu’un enfant en frappe un autre. Ce n’est pas parce qu’il pourrait simplement s’agir d’un petit bleu ne nécessitant pas de soins médicaux qu’il ne faut pas prendre cela au sérieux. Si un enfant est connu pour être violent, prenez les mesures appropriées afin d’éviter qu’il ne blesse quelqu’un. 

Par exemple, j’ai déjà dû interdire ou suspendre (généralement temporairement) l’accès au bus à des enfants de 12 ans ou moins, et ce fut l’une des décisions les plus difficiles de ma vie, mais c’était nécessaire pour protéger les autres. Parfois, ces situations à haut risque et à faible impact ont des solutions suffisamment simples, mais ne les laissez pas être ignorées sous prétexte qu’elles ne semblent pas si importantes.

Si vous les ignorez trop longtemps, elles peuvent et finiront par se transformer en scénarios à fort impact. 

En parlant de fort impact, il existe des situations à haut risque et à lourdes conséquences qui sont les plus dévastatrices et les plus alarmantes. Elles exigent le plus grand soin, la plus grande attention et la meilleure planification possibles. Consacrez toutes vos ressources en matière de sécurité et de gestion des risques à la prévention de ces situations, mais sachez qu’elles peuvent, et probablement finiront, par se produire. 

Vous devez donc trouver un équilibre entre la prévention et la résolution des problèmes. Il y a de fortes chances que cela se produise à un moment donné. Vous devez disposer de plans de secours tout aussi solides pour gérer ces situations lorsqu’elles surviennent. Il n’est ni facile ni agréable de faire face à ces situations, qui constituent absolument les aspects les plus difficiles de la gestion des risques. 

Dans mon expérience, un exemple de ce type était celui d’un fidèle de l’église en état d’ébriété. Comme indiqué, nous accueillions des adultes à l’église et, bien souvent, ils étaient ivres ou sous l’influence de drogues. Il s’agissait d’une situation à fort impact, car ils pouvaient éventuellement attaquer quelqu’un, perturber tout le service ou même essayer de monter sur scène. 

Ce sont les scénarios les plus difficiles, mais il existe des méthodes de prévention si vous avez mis en place les plans d’action appropriés. Dans notre cas, nous avions des agents de sécurité autour des locaux, qui surveillaient tout le monde et protégeaient la scène en permanence.

Ce n’était pas agréable et cela ne donnait pas une bonne image de l’église, mais c’était nécessaire. Et nous avions d’excellentes relations avec les autorités locales afin de gérer efficacement et immédiatement toute personne dès qu’elle montrait des signes de perturbation. À ce propos, je recommande toujours de vérifier les antécédents de tous les bénévoles de l’église que vous gérez et de tous les employés.

Une liste de contrôle de la sécurité de l’église peut vous aider à atténuer les risques.

4. Documenter et surveiller les risques

Vous avez effectué une évaluation des risques, catégorisé les risques potentiels et mis en place des mesures de contrôle des risques pour chacun d’entre eux. Il est maintenant temps d’aborder les aspects concrets du plan de gestion des risques de l’église. Cette étape n’est pas amusante non plus, mais elle est tout aussi nécessaire. Il est temps de commencer à documenter et à suivre les risques présents dans votre église. 

Cela signifie créer des documents et des politiques officielles de gestion des risques afin de noter les problèmes présents dans votre église et ce que vous avez fait récemment pour les prévenir. C’est ici que vous notez la dernière fois où vous avez effectué un exercice d’évacuation incendie ou vérifié les serrures de toutes vos fenêtres et portes. Cette étape est également celle où vous créez vos plans de sécurité de l’église pour prévenir les situations et savoir quoi faire lorsqu’elles se produisent. 

C’est également à ce stade que vous commencez à surveiller les risques dans votre église locale. Suivez la probabilité et l’impact du risque, ainsi que ce que vous faites pour y remédier. Et si une situation s’est déjà produite, notez comment elle s’est produite, pourquoi elle s’est produite et ce que vous comptez faire pour en tirer des enseignements. 

Par exemple, la surveillance des risques peut inclure le suivi de toutes les personnes qui connaissent le mot de passe de vos ordinateurs afin de prévenir les vols. Vous pouvez également modifier le mot de passe tous les deux mois dans le cadre de votre stratégie de prévention. De cette manière, vous réduisez la probabilité d’un vol et vous disposez d’une liste de toutes les personnes qui connaissent le mot de passe, ce qui vous permet d’être informé en cas de vol potentiel.

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• Rédacteur spécialisé en leadership religieux

Modèle de plan de gestion des risques de l’église

Avec tout cela à l’esprit, il peut être difficile d’élaborer un plan de gestion des risques ou des listes de contrôle pour votre église. Mais c’est absolument nécessaire, à 100 %. Tous les bénévoles, responsables de l’église, etc. qui participent au travail de votre ministère doivent être conscients des risques et des plans d’atténuation sous forme de listes de contrôle, de documents, etc. 

Pour vous aider, voici un modèle très basique et simple de gestion des risques pour une église que vous pouvez utiliser comme base pour votre église.

La gestion des risques commence avec nos dirigeants

Diriger une église ou un ministère n’est pas facile, et gérer les risques liés à l’église n’est jamais agréable. Cependant, il s’agit de l’un des éléments les plus fondamentaux et les plus nécessaires pour diriger un ministère efficace, sûr et conforme aux principes de Dieu. 

Nous ne pouvons pas partager l’amour de Dieu sans d’abord prendre soin de tous nos semblables et veiller à ce qu’ils soient en sécurité et protégés de toutes les manières possibles. Certes, des erreurs vont se produire, mais c’est précisément pourquoi nous devons planifier suffisamment, et même au-delà, pour ces scénarios malheureux. 

C’est pourquoi la gestion des risques de l’Église n’est pas amusante, mais l’élaboration d’un plan est absolument nécessaire. Cela dit, je comprends que ce n’était pas le sujet le plus passionnant à aborder. Une équipe de sécurité est importante pour la gestion des risques et des crises. En savoir plus sur les équipes de sécurité des Églises et les manuels de sécurité des Églises ici.

C’est pourquoi je vous recommande ensuite de consulter notre article sur la manière d’accompagner et de former des responsables de jeunesse dévoués. C’est beaucoup plus amusant et léger que le sujet grave abordé ici. De plus, former correctement le personnel de notre Église le préparera à contribuer aux procédures de gestion des risques et à faire face aux éventuelles crises dans l’Église qui pourraient survenir.