Comptabilité par Fonds pour les Églises : Guide Complet
La comptabilité par fonds (pour les églises) est-elle un outil financier que vous négligez ?
En tant que pasteur, vous êtes responsable de vous assurer que tous les dons et fonds sont attribués correctement – et utilisés uniquement pour leur objectif initial. La comptabilité par fonds pour les églises permet de garantir cela.
Les dons constituent la plus grande partie des revenus d’une église, et certaines règles s'appliquent à leur réception. Le plus souvent, les dons servent aux opérations de l’église. Cependant, il arrive que des personnes donnent de l’argent pour un objectif précis, comme l’achat d’un nouveau piano ou le soutien d’un missionnaire spécifique.
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En tant que responsable d’église, les membres vous confient la gestion avisée de leurs dons. Un bon logiciel de comptabilité ecclésiastique peut assurément vous aider à gérer cela. S’il ne le peut pas... c'est un signal d'alarme.
N’oubliez pas, la comptabilité par FONDS, c’est une comptabilité FUN !
Joshua Gordon
(même si je ne suis pas sûr de vouloir la paternité de celle-ci...)
Que vous soyez nouveau dans le ministère ou un vétéran aguerri, il est facile de voir qu’il y a beaucoup plus dans la gestion des finances d’une église selon les meilleures pratiques de gestion financière pour les églises qu’il n’y paraît. Découvrez les avantages de
Qu’est-ce que la comptabilité par fonds pour les églises ?
La comptabilité par fonds permet aux églises de suivre et de rendre compte de ressources destinées à des usages spécifiques. (REMARQUE : la comptabilité par fonds est liée, mais différente d’un plan comptable d’église. )
Considérez la comptabilité par fonds comme le fait d’utiliser des seaux pour trier vos dons. Un seau peut servir aux dépenses générales, et un autre être dédié à l’épargne pour un nouvel orgue. Lorsque vous devez payer la facture d’électricité, vous n’êtes pas autorisé à puiser dans le seau de l’orgue, vous ne pouvez prendre de l’argent que depuis celui des dépenses générales.
La comptabilité par fonds permet aux églises d’utiliser les dons fléchés uniquement pour leur objectif prévu, tels que les missions, le nouvel équipement ou des projets spéciaux.
La gestion financière d'une église comporte de nombreux enjeux, et il existe des différences importantes entre les finances d’une église et celles d’une entreprise classique. Contrairement aux sociétés qui cherchent à réaliser un bénéfice annuel, les églises se concentrent sur la diffusion de l’évangile. L’IRS impose aux organisations à but non lucratif l’utilisation de la comptabilité par fonds, mais cela aide aussi à maintenir les finances de l’église organisées tout en accomplissant sa mission.
Types de fonds en comptabilité d’église
Dans votre église, vous pouvez recevoir différents types de dons. Mais en général, ils entrent dans l’une des trois catégories suivantes.
1) Fonds non affectés
Les fonds non affectés sont des dons que vous recevez et qui peuvent être utilisés à la discrétion de l’église pour le fonctionnement courant. Aucune règle ne s’applique à ces dons ; l'église est donc libre de les utiliser comme elle l’entend. Ce sont généralement ces fonds qui servent à payer les frais de fonctionnement tels que les services publics, les salaires ou le matériel.
2) Fonds affectés de façon permanente
Les donateurs peuvent imposer des restrictions à leurs dons. Lorsque c’est le cas, cela signifie que l’église ne peut utiliser ces fonds que pour la raison spécifiée au moment du don.
Par exemple, si un don est fait pour un projet spécial ou une organisation missionnaire que votre église soutient, par la loi, ces fonds ne peuvent être utilisés que pour cet objectif précis. Dans notre église, nous organisons une collecte annuelle autour de Thanksgiving. Nous mettons en avant une association locale, comme la banque alimentaire ou un centre de grossesse. Tous les dons désignés à cette œuvre doivent leur être remis.
3) Fonds affectés temporairement
Les fonds temporairement affectés diffèrent des fonds permanents. Ils peuvent être reçus avec une restriction particulière, mais une fois le projet terminé ou un délai atteint, ces fonds passent dans la catégorie non affectée. Par exemple, de l’argent est reçu pour financer un service de conseil pendant deux ans ; à l’issue de ces deux ans, tout montant non utilisé n’est plus soumis à restriction.
Voici quelques exemples de ce que vous pourriez voir dans les comptes de votre église.
- Fonds général : Il s'agit du compte principal que l'église utilise pour toutes les transactions quotidiennes. Vous y verrez des éléments tels que la paie, les services publics, le loyer et les fournitures de café du dimanche matin. La plupart des dons non affectés seront alloués à ce fonds.
- Fonds de mission : Réservez des fonds pour des missions spécifiques soutenues par l’église. Ces dons seront affectés. Exemples : voyages missionnaires ponctuels, financement de programmes d’action locale ou soutien aux missionnaires à l’étranger.
- Fonds pour le bâtiment : Peut-être économisez-vous pour l’achat d’un bâtiment, ou vous avez des rénovations importantes à effectuer (ex. un nouveau toit). Les dons pour le bâtiment peuvent être affectés. Gardez-les dans un fonds séparé. Ainsi, lorsque le moment viendra de payer les dépenses liées au bâtiment, l’argent proviendra de ce fonds.
- Fonds de dotation : Cet investissement à long terme est conçu pour que le capital reste intact et que seuls les revenus générés soient utilisés. Les églises l’utilisent pour financer des besoins continus comme les ministères ou l’entretien, procurant un revenu régulier tout en préservant le capital pour la croissance future. Les fonds donnés ici sont généralement affectés. La politique de votre église déterminera si les revenus de l’investissement sont affectés ou non.
- Fonds jeunesse : Vous l’avez deviné ! Ce sont des fonds spécifiques aux groupes de jeunes. Un fonds jeunesse d’église peut être soit affecté, soit non affecté, selon la façon dont il est mis en place. On ne sait jamais quelles dépenses pourraient s’y retrouver : une petite piscine, du matériel d’étude biblique, des montagnes de chips et de sodas. Tout est possible…Ou presque ?
Pourquoi la comptabilité par fonds est bénéfique
Pour préserver votre statut d’exonération fiscale, la comptabilité par fonds est exigée par l’IRS afin de montrer clairement comment les fonds sont utilisés au bénéfice de la communauté. Elle favorise aussi la transparence au sein de l’église et garantit la responsabilité. Les donateurs veulent être sûrs que l’argent est utilisé conformément à leur intention et à la mission de l’église.
Votre église peut avoir de l’argent destiné à différents postes comme le bâtiment, les missions ou les dépenses générales. Sans système, il est difficile de savoir combien il y a pour chaque poste. La comptabilité par fonds facilite le suivi afin d’éviter de tout mélanger.
La mise en œuvre de la comptabilité par fonds dans votre état de la situation financière et dans votre état des activités offrira un aperçu clair et précis de la santé financière de l’église. Cela vous aidera, vous et votre comité financier, à prendre des décisions stratégiques et à orienter les dépenses.
Mise en place d’un système de comptabilité par fonds pour votre église
Suivez ces étapes simples lors de la création de votre système de comptabilité par fonds et vous vous épargnerez bien des heures et des maux de tête. Consultez votre comité financier paroissial ou un professionnel de la finance pour vérifier que votre configuration est conforme à la réglementation nationale et locale.
Étape 1 : Définir les catégories de fonds
Commencez par identifier les types de fonds à mettre en place. Démarrez avec le Fonds général, puis ajoutez le reste. Quelles équipes de ministère avez-vous ? Comment sont-elles financées ? Assurez-vous de suivre les meilleures pratiques de gestion financière.
Étape 2 : Choisir un logiciel de comptabilité
Votre logiciel de comptabilité doit permettre la gestion par fonds. Cherchez une fonction de budgétisation qui prend cela en charge. Vous devrez approuver et suivre un budget annuel. Il existe de nombreuses options conçues spécifiquement pour les organisations à but non lucratif. Ceci facilitera la tâche de votre comptable pour produire tous les états financiers requis pour votre comité financier.
Étape 3 : Établir un plan comptable
Mettez en place votre plan comptable en incluant tous les fonds utilisés. Instaurez un système de numérotation efficace pour vous et votre comptable. Respectez les principes comptables de base pour les organisations à but non lucratif.
Astuce : Choisir vos standards de numérotation des comptes de fonds :
La numérotation de vos comptes pourrait ressembler à ceci :
1000 : Commencez avec vos actifs. C’est ce que possède l’église (par exemple : comptes bancaires, bâtiment de l’église, matériel audio/vidéo)
2000 : Ensuite, numérotez vos passifs. C’est ce que l’église doit (par exemple : charges à payer, cartes de crédit, compte hypothécaire)
3000 : Utilisez ces numéros pour indiquer les capitaux propres. C’est là que vous allez créer les comptes de fonds (par exemple : fonds général, fonds missionnaire, fonds jeunesse)
4000 – Enregistrez ici tous les revenus (l’argent que votre église gagne). Cela comprend tous les dons et autres sources de revenu (par exemple : dons, ventes de livres, billets vendus pour des événements de l’église)
5000 – Les dépenses vont ici. Créez un compte pour les différentes dépenses de votre église (par exemple : fournitures de bureau, charges salariales, intérêts d’hypothèque)
Étape 4 : Mettez en place des politiques et des procédures
Élaborez des politiques claires pour la gestion de chaque fonds, y compris des consignes pour les dons, les dépenses, la création de rapports et la responsabilité. Assurez-vous que tout le personnel et la direction de l’église comprennent l’importance de ces procédures.
Nos meilleurs logiciels de comptabilité pour églises
Ces outils se sont distingués parmi des dizaines de solutions logicielles que mon équipe et moi avons évaluées :
Meilleures pratiques pour la gestion des fonds d’église
Gérer les fonds de l’église comporte de nombreux éléments et vous pouvez vous sentir perdu face à la terminologie et aux exigences, après tout, vous n’êtes pas entré dans le ministère pour devenir un expert en comptabilité de base et respecter les principes comptables généralement admis (GAAP). Ces meilleures pratiques peuvent vous éviter de vous perdre dans les détails. Il vaut également la peine de réfléchir à la façon dont vous pourriez utiliser l’IA dans la gestion financière des églises parallèlement à ces bonnes pratiques.
Bonne pratique n°1 : Restez simple… Vraiment !
Ne surchargez pas votre plan comptable avec trop de fonds. N’utilisez PAS un fonds distinct pour chaque ligne de dépense. C’est tentant, je sais. Cela ne fait que rendre la situation plus compliquée à terme. La gestion est plus facile et plus flexible lorsque la plupart de vos fonds sont non affectés. Démarrez simplement avec un compte fonds général et un compte de fonds restreints, puis ajoutez des fonds au besoin.
Bonne pratique n°2 : Réconciliez vos comptes régulièrement.
Réconciliez vos comptes de fonds régulièrement. La meilleure pratique consiste à le faire chaque mois lorsque vous recevez vos relevés bancaires. Cela vous permet de garder en mémoire vos transactions récentes.
C’est bien plus difficile de le faire en fin d’année, lorsque vous devez passer en revue douze mois de transactions. Je suis passé par là !
Bonne pratique n°3 : Respectez votre budget.
Travaillez avec votre incroyable comité de finances de l’église pour créer et suivre un budget annuel qui reflète les objectifs et priorités de votre église.
Votre budget est étroitement lié à la comptabilité par fonds et ils fonctionnent ensemble pour assurer une bonne gestion financière.
Comparez régulièrement votre budget aux soldes de fonds pour vous assurer de rester sur la bonne voie dans la réalisation de vos objectifs à court et long terme. Ajustez votre budget si nécessaire.
Bonne pratique n°4 : Fournissez des rapports financiers réguliers.
En tant qu'administrateurs des ressources de l'église, il est important de fournir des rapports financiers réguliers à la direction de l'église et à la congrégation. Cela contribue grandement à maintenir la transparence et à tenir tout le monde informé de la santé financière de l'église et de l'état des fonds.
Choisir un logiciel de gestion comptable des fonds
L'attribution des dons lors de la réunion du personnel de l'église peut devenir TRÈS INTÉRESSANTE si vous n'utilisez pas de logiciel de comptabilité pour église. Il existe suffisamment d'options logicielles pour vous donner le tournis. Parmi les meilleurs services et fonctionnalités comptables à rechercher, on retrouve :
- Capable de gérer plusieurs fonds : restreints et non restreints.
- Inclut un outil de budgétisation.
- Permet de suivre les dons.
- Interface conviviale.
- Peut s'intégrer à d'autres systèmes logiciels, tels que des logiciels de dons ou des logiciels de gestion des donateurs.
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