4 vaihetta seurakunnan riskienhallintasuunnitelman laatimiseen + mallipohja
Muistan eräät vaikeimmista päivistä, joita olen koskaan kokenut työskennellessäni seurakuntatyössä. Ne olisi voitu välttää asianmukaisella seurakunnan riskienhallinnalla. Jopa jotkin niistä päivistä, jolloin onnistuimme välttämään katastrofin, kummittelevat mielessäni yhä, kun klassiset ”mitä jos” -skenaariot pyörivät mielessäni.
Ennen kuin jatkan, haluan varoittaa lukijoita siitä, että jotkin käsittelemäni skenaariot voivat olla joillekin laukaisevia niiden erittäin raskaan aihepiirin vuoksi.
Ajattelen esimerkiksi tilanteita, joissa hoidossamme ollut lapsi jouduttiin viemään kiireellisesti sairaalaan vamman vuoksi, jota ei olisi pitänyt tapahtua. Toisinaan ajattelen myös vanhempaa, joka ei sillä hetkellä ollut lapsensa huoltaja mutta yritti ottaa tämän mukaansa (onneksi siinä onnistumatta).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Meidän on oltava valmistautuneita näihin hetkiin parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä kohtaa seurakunnan kriisinhallintasuunnitelma astuu kuvaan. Seurakuntien ja muiden uskonnollisten järjestöjen johtamiseen liittyy monia riskejä, mutta hyvin laaditun suunnitelman avulla voit ainakin useimmissa tilanteissa välttää pahimman mahdollisen lopputuloksen.
Käsittelen seuraavat aiheet:
- Mikä on seurakunnan riskienhallintasuunnitelma?
- Kuinka seurakunnan riskienhallintasuunnitelma laaditaan?
- Seurakunnan riskienhallintasuunnitelman malli
Mikä on seurakunnan riskienhallintasuunnitelma?
Seurakunnan riskienhallintasuunnitelma toimii oppaanasi ja apunasi ikävissä tilanteissa. Se on toimintaprosessi, joka on käytössäsi, kun joudut kohtaamaan mahdollisuuden jonkin kauhean tapahtumisesta. Sillä on kaksi pääasiallista tarkoitusta: auttaa sinua ensinnäkin välttämään tiettyjen tapahtumien syntymistä ja vähentämään niiden riskiä.
Olemme kuitenkin vain ihmisiä, joten jonkin asian tapahtuminen ennemmin tai myöhemmin on valitettavasti väistämätöntä. Siksi seurakunnan riskienhallintasuunnitelman toinen tarkoitus on auttaa sinua löytämään ratkaisu, kun pahoja asioita todella tapahtuu. Se pitää kaikki seurakuntatyössä mukana olevat samalla sivulla ja auttaa estämään huonon tilanteen pahenemisen.
Riskienhallinta on olennaista jokaiselle seurakunnalle ja kaikelle seurakuntatyölle. Seurakunnan riskienhallintasuunnitelman laatiminen tai edes ajatteleminen ei ole hauskaa, mutta olet lopulta tyytyväinen, että teit sen.
Kuinka seurakunnan riskienhallintasuunnitelma laaditaan?
Ennen kuin voit alkaa toteuttaa järjestelmää huonojen tilanteiden havaitsemiseksi ja välttämiseksi, sinun on ensin laadittava kirjallinen seurakunnan riskienhallintasuunnitelma. Se toimii hätätilanteissa tärkeimpänä asiakirjanasi, ja sinun on jaettava se jokaiselle työntekijälle, vapaaehtoiselle, pastorille, johtajalle ja kaikille muille, jotka saattavat auttaa järjestössäsi.
Tällaisen suunnitelman laatimiseen liittyy neljä päävaihetta, joita haluan sinun harkitsevan. Ne ovat keskeisiä riskien vähentämisen kannalta. Käyn jokaisen vaiheen perusteellisesti läpi ja jaan kokemuksiani sekä oppeja, joita olen saanut seurakuntatyöstäni.
1. Tunnista seurakuntaympäristöösi liittyvät riskit
Ennen kuin voimme jatkaa, meidän on tunnettava ympäristössämme esiintyvät riskit. Jokaisessa seurakunnassa voi ilmetä monenlaisia riskejä ja ongelmia. Jotkin niistä ovat kuitenkin ainutlaatuisia tietyntyyppisille seurakunnille ja sijainneille. Jotta voit välttää ikäviä tilanteita, sinun on tiedettävä, mitä etsit.
Tässä on luettelo tärkeimmistä riskeistä, joita olen kohdannut seurakuntien turvallisuuteen liittyvässä työssäni. Luettelo ei ole tyhjentävä, ja jotkin tilanteet, jotka eivät ole olleet minulle merkityksellisiä, voivat olla sitä sinulle. Haluan myös korostaa uudelleen, että tämä luettelo perustuu periaatteeseen usko pelon sijaan: se on ratkaisevan tärkeä osa seurakunnan riskeissä onnistuneesti navigoimista..
- Onnettomuudet
- Syytökset
- Pahoinpitely
- Huumeet
- Tapelut
- Tulipalot
- Tulviminen
- Häirintä
- Päihtyneet osallistujat
- Vammat
- Sieppaus
- Oikeusjutut
- Lääketieteelliset hätätilanteet
- Luonnonkatastrofit
- Sähkökatkot
- Itsensä vahingoittaminen
- Ampuminen
- Seurakunnan varojen varastaminen
- Varkaudet
- Ilkivalta
Tämä ei todellakaan ole täydellinen luettelo kaikesta, mitä seurakunnan turvallisuuteen liittyen saatat joutua kohtaamaan. Tässä on vain joitakin tärkeimmistä ongelmista, joita olen nähnyt ja jopa itse käsitellyt. Riskien tunnistamisessa on kyse siitä, että tiedät, mitä voisi mahdollisesti tapahtua, ja suunnittelet etukäteen tämän huomioon ottaen.
Esimerkiksi: Olin apulaisjohtajana keskikokoisen seurakunnan lapsityössä. Huumeet ja tappelut olivat erityisen ongelmallisia (kyllä, myös lasten keskuudessa). Meillä oli bussijärjestelmä, joka toi joka torstai-ilta ja sunnuntaiaamu tuhansia lapsia eri puolilta Los Angelesin piirikuntaa seurakuntaamme.
Jotkut näistä lapsista eivät tienneet muusta kuin tappelemisesta saadakseen tahtonsa läpi tai huumeiden kanssa sekoilemisesta. Siksi nämä olivat merkittäviä ongelmia, joita meidän oli käsiteltävä seurakunnassamme sekä lasten että aikuisten keskuudessa. Koska tämä oli ilmeinen riski, joka meidän oli jatkuvasti otettava huomioon, laadimme monia suunnitelmia ja toimintamalleja.
Tämän vuoksi meillä oli käytössä järjestelmät, joiden ansiosta tiesimme, mitä tehdä seuraavaksi, jos joku käytti heroiinia kylpyhuoneessa. Tai jos kaksi lasta alkoi hakata toisiaan armottomasti, meillä oli ratkaisu siihen, miten toimia heidän molempien kanssaan ja ilmoittaa asiasta heidän vanhemmilleen.
Kun tiedät seurakuntasi tärkeimmät ja todennäköisimmät riskit (sekä ne, jotka eivät ole yhtä yleisiä), voit valmistautua niihin.
2. Arvioi riskit ja niiden vaikutukset
Pelkkä riskin tunnistaminen ei kuitenkaan riitä, sillä meidän on arvioitava myös riskin taso. Jotkin mahdolliset riskit ovat todennäköisempiä kuin toiset, ja jotkin ongelmat aiheuttavat muita kielteisempiä vaikutuksia. Yleisesti ottaen sinun tulisi jakaa aiemmin tunnistamasi riskit näihin neljään luokkaan:
- Pieni todennäköisyys ja vähäinen vaikutus: Näitä tilanteita tapahtuu harvoin, ja kun niitä tapahtuu, ne on helppo hoitaa.
- Pieni todennäköisyys ja suuri vaikutus: Näitä riskejä esiintyy harvoin, mutta toteutuessaan ne aiheuttavat tuhoa seurakunnallesi ja johtoryhmällesi.
- Suuri todennäköisyys ja vähäinen vaikutus: Nämä ovat yleisiä tilanteita, joita voi tapahtua säännöllisesti, mutta ne on helppo käsitellä silloin, kun niitä ilmenee.
- Suuri todennäköisyys ja suuri vaikutus: Näistä neljästä luokasta pahin. Nämä ovat suuren riskin tilanteita, joita voi tapahtua usein ja jotka vaikuttavat toteutuessaan kaikkiin ympärillä oleviin.
Tämä tarkoittaa sitä, että jotkin riskit ovat hyvin epätodennäköisiä, kun taas toiset ovat erittäin todennäköisiä. Esimerkiksi (ja tämä on yleistys) lapsen loukkaantuminen lapsityössäsi on lähes väistämätöntä. Lapset leikkivät, juoksevat ympäriinsä ja pitävät hauskaa, ja joku loukkaantuu lopulta.
He törmäävät toisiinsa, lyövät toisiaan ja niin edelleen. Tämä on erittäin todennäköinen tilanne lähes jokaisessa seurakunnassa. Toisaalta epätodennäköinen tilanne voisi olla tulviminen sijainnistasi riippuen, ja siihen voit valmistautua etukäteen.
Tähän liittyy kuitenkin toinenkin näkökulma: vaikutus, joka tilanteella voi olla. Vähäisen vaikutuksen tilanteilla on tapahtuman jälkeen vain vähäisiä seurauksia, joten niihin voidaan puuttua nopeasti ja turvallisesti. Kun ajatellaan lapsia, pienet vammat, kuten mustelmat ja kolhut, ovat vähäisen vaikutuksen tilanteita.
Niiden tapahtumisen todennäköisyys on myös suuri, mutta ne ovat niin vähäisiä, että sinun pitäisi pystyä hoitamaan ne helposti. Toisaalta suuren vaikutuksen tilanteet ovat pahimmista pahimpia. Nämä ovat vakavia tilanteita, joita haluat välttää hinnalla millä hyvänsä. Tällaisia ovat esimerkiksi tulipalo tai sieppaus, jotka voivat aiheuttaa tuhoa koko seurakunnalle, yhteisölle ja kaikille sen jäsenille.
Kun haluat tietää, mikä ero on riskin pienellä ja suurella todennäköisyydellä, sinun tarvitsee vain tarkastella seurakuntasi toimintaympäristöä. Jos yhteisössäsi ei ole paljon huumeiden käyttöä, huumeiden myynti seurakunnassasi ei ehkä ole kovin suuri huolenaihe.
Toisaalta jos alueellasi sataa paljon ja siellä esiintyy myrskyjä, tornadot, sähkökatkot ja tulviminen voivat olla vakavia ja erittäin todennäköisiä ongelmia, jotka edellyttävät vakuutuksia ja muita varmistuksia.
3. Pienennä riskejä katastrofien välttämiseksi
Olet selvittänyt riskisi ja luokitellut ne, joten nyt on aika ryhtyä toimiin. Kun pidät mielessäsi riskien neljä luokkaa, seuraava vaihe on käsitellä näitä riskejä ja tehdä kaikkesi niiden ehkäisemiseksi. Jokainen tilanne edellyttää erilaisia riskien vähentämisen toimintatapoja, mutta joitakin yleisiä nyrkkisääntöjä on olemassa.
Käydään jokainen neljästä luokasta läpi. Mielestäni pienen todennäköisyyden ja vähäisen vaikutuksen tilanne on näistä vähiten huolestuttava. Tässä riskialueessa voit keksiä ratkaisuja näihin ongelmiin, ottaa ne käyttöön tai laatia asiakirjan sitä varten, kun niitä tapahtuu.
Oletetaan esimerkiksi, että vähäisen riskin ja vähäisen vaikutuksen tilanne on seurakuntasi omaisuuden ilkivalta (seikka, jonka tulisi kuulua osaksi seurakunnan kiinteistönhallinnan strategiaa). Graffiti ja vastaava ilkivalta eivät ehkä ole kovin yleisiä, eikä niiden tapahtumisella olisi vakavia seurauksia. Tässä tapauksessa voisit asentaa kameroita kujille ja seurakuntasi kiinteistön ulkopuolisille alueille, jotta ilkivallan tekijät saadaan kiinni. Voisit myös järjestää siivousryhmän paikalle siltä varalta, että ilkivaltaa tapahtuisi.
Toisaalta pienen riskin ja suuren vaikutuksen tilanteeseen liittyy paljon enemmän. Näiden riskien pitämiseksi vähäisinä tarvitaan erittäin yksityiskohtaisia varasuunnitelmia ja toimintajärjestelmiä. Tulipalo ei toivottavasti ole kovin yleinen tilanne, mutta mitä teet pitääksesi asian sellaisena?
Sinun on varmistettava, että asianmukaisia paloturvallisuusmääräyksiä noudatetaan, ja tehtävä jopa enemmän kuin vaaditaan. Voit määrätä, että vain asianmukaisesti koulutetut työntekijät saavat valmistaa ruokaa. Valvo tupakointikieltoa tiloissa ehdottomasti. Laadi poistumissuunnitelmat, joista kaikki tietävät, ja harjoitelkaa niitä aika ajoin.
Suuren todennäköisyyden ja vähäisen vaikutuksen skenaariot eivät ehkä kuulosta kovin pahoilta, mutta älä suhtaudu niihin kevyesti. Koska näiden tilanteiden tapahtumisen riski on suuri, ne vaativat asianmukaista huomiota ja ennaltaehkäisyä, jotta niiden vaikutukset pysyvät vähäisinä. Suosittelen jatkuvia muistutuksia, koulutusta ja yksityiskohtaisia suunnitelmia näiden skenaarioiden seurausten lieventämiseksi.
Esimerkiksi, kuten aiemmin, pitäisin suuren todennäköisyyden ja vähäisen vaikutuksen skenaariona lievää vammaa, joka syntyy lapsen lyödessä toista lasta. Se, että seurauksena saattaa olla vain pieni mustelma, joka ei vaadi lääkärinhoitoa, ei tarkoita, ettei tilanteeseen pitäisi suhtautua vakavasti. Jos jonkun lapsen tiedetään käyttäytyvän väkivaltaisesti, ryhdy asianmukaisiin toimiin estääksesi häntä vahingoittamasta jotakuta.
Olen esimerkiksi joutunut aiemmin kieltämään 12-vuotiaita ja sitä nuorempia lapsia käyttämästä linja-autoa tai määräämään heidät ajokieltoon (yleensä väliaikaisesti), ja se oli yksi elämäni vaikeimmista päätöksistä, mutta se oli välttämätöntä muiden suojelemiseksi. Joskus näihin suuren riskin ja vähäisen vaikutuksen tilanteisiin on riittävän yksinkertaisia ratkaisuja, mutta älä jätä niitä huomiotta vain siksi, etteivät ne näytä olevan kovin merkityksellisiä.
Jos jätät ne liian usein huomiotta, ne voivat muuttua ja muuttuvatkin suuren vaikutuksen skenaarioiksi.
Suuren vaikutuksen tilanteisiin liittyen on olemassa suuren riskin ja vakavien seurausten tilanteita, jotka ovat kaikkein tuhoisimpia ja hälyttävimpiä. Ne vaativat mahdollisimman suurta huolellisuutta, huomiota ja suunnittelua. Käytä kaikki turvallisuus- ja riskienhallintaresurssisi näiden tilanteiden estämiseen, mutta tiedosta, että niitä voi tapahtua ja mahdollisesti tapahtuukin.
Siksi tarvitset tasapainon ennaltaehkäisyn ja ratkaisujen välillä. On hyvin mahdollista, että tällainen tilanne tapahtuu jossain vaiheessa. Tarvitset yhtä vankat varasuunnitelmat siihen, miten näitä tilanteita käsitellään niiden tapahtuessa. Näitä tilanteita ei ole helppo tai mukava käsitellä, ja ne ovat ehdottomasti riskienhallinnan haastavimpia osa-alueita.
Omassa kokemuksessani tästä esimerkkinä oli päihtynyt kirkossakävijä. Kuten mainitsin, otimme kirkkoon myös aikuisia, ja monet heistä olivat humalassa tai huumeiden vaikutuksen alaisina. Tämä oli suuren vaikutuksen tilanne, koska hän olisi voinut hyökätä jonkun kimppuun, häiritä koko jumalanpalvelusta tai jopa yrittää juosta lavalle.
Nämä ovat vaikeimpia skenaarioita, mutta asianmukaisten toimintasuunnitelmien avulla niiden ehkäisemiseksi on mahdollista käyttää erilaisia keinoja. Meidän tapauksessamme tiloissa oli vartijoita, jotka tarkkailivat kaikkia ja vartioivat lavaa jatkuvasti.
Se ei ollut hauskaa eikä näyttänyt kirkon kannalta hyvältä, mutta se oli välttämätöntä. Meillä oli myös hyvät yhteydet paikallisviranomaisiin, jotta häiriöitä aiheuttava henkilö voitiin kohdata tehokkaasti ja välittömästi heti, kun hän osoitti häiritsevän käytöksen merkkejä. Aiheeseen liittyen suosittelen aina taustatarkistuksia kaikille hallinnoimillesi kirkon vapaaehtoisille ja työntekijöille.
Kirkon turvallisuustarkistuslista voi auttaa riskien lieventämisessä.
4. Dokumentoi ja seuraa riskejä
Olet tehnyt riskinarvioinnin, luokitellut mahdolliset riskit ja ottamassa käyttöön riskienhallintatoimenpiteitä jokaisen riskin osalta. Nyt on aika keskittyä kirkon riskienhallintasuunnitelman käytännön yksityiskohtiin. Tämäkään vaihe ei ole hauska, mutta se on yhtä lailla välttämätön. Nyt on aika alkaa dokumentoida ja seurata kirkossasi olevia riskejä.
Tämä tarkoittaa asiakirjojen ja virallisten riskienhallintaperiaatteiden laatimista, jotta kirkossasi esiintyvät ongelmat sekä se, mitä olet viime aikoina tehnyt niiden ehkäisemiseksi, voidaan kirjata muistiin. Tässä vaiheessa merkitset esimerkiksi, milloin viimeksi järjestit paloharjoituksen tai tarkistit kaikkien ikkunoiden ja ovien lukot. Tässä vaiheessa laadit myös kirkon turvallisuussuunnitelmat siitä, miten tilanteita ehkäistään ja mitä niiden tapahtuessa tehdään.
Tässä vaiheessa alat myös seurata paikallisen kirkkosi riskejä. Seuraa riskin todennäköisyyttä ja vaikutusta sekä sitä, mitä teet tilanteen hallitsemiseksi. Jos tilanne on jo tapahtunut, pidä kirjaa siitä, miten ja miksi se tapahtui sekä siitä, mitä aiot tehdä oppiaksesi kokemuksesta.
Riskien seuranta voi esimerkiksi tarkoittaa sen kirjaamista, kenellä kaikilla on tietokoneidesi salasana varkauksien ehkäisemiseksi. Saatat myös vaihtaa salasanan muutaman kuukauden välein osana ennaltaehkäisystrategiaasi. Näin pienennät varkauden todennäköisyyttä ja sinulla on luettelo kaikista salasanan tietävistä henkilöistä, joten olet tietoinen tilanteesta mahdollisen varkauden tapahtuessa.
Kirkon riskienhallintasuunnitelman mallipohja
Kaikki tämä huomioon ottaen kirkon riskienhallintasuunnitelman tai tarkistuslistojen laatiminen kirkkoa varten voi tuntua ylivoimaiselta. Se on kuitenkin ehdottoman välttämätöntä. Kaikkien niiden vapaaehtoisten, kirkon johtajien ja muiden henkilöiden, jotka osallistuvat palvelutyöhön, tulisi olla tietoisia riskeistä ja niiden lieventämissuunnitelmista tarkistuslistojen, asiakirjojen ja muiden vastaavien muodossa.
Tämän avuksi tässä on hyvin perustason ja yksinkertainen kirkon riskienhallintasuunnitelman mallipohja, jota voit käyttää kirkkosi perustana.
Riskienhallinta alkaa johtajistamme
Kirkon tai palvelutyön johtaminen ei ole helppoa, eikä kirkon riskienhallinnan käsitteleminen ole koskaan hauskaa. Se on kuitenkin yksi tehokkaan, turvallisen ja Jumalan tahdon mukaisen palvelutyön perustavanlaatuisimmista ja välttämättömimmistä osista.
Emme voi jakaa Jumalan rakkautta huolehtimatta ensin kaikista lähimmäisistämme ja varmistamatta, että he ovat turvassa ja suojeltuja kaikin mahdollisin tavoin. Toki virheitä tulee tapahtumaan, mutta juuri siksi meidän on suunniteltava asianmukaisesti ja varauduttava vielä pidemmälle näihin valitettaviin tilanteisiin.
Sen vuoksi seurakunnan riskienhallinta ei ole hauskaa, mutta suunnitelman laatiminen on ehdottoman välttämätöntä. Tästä huolimatta ymmärrän, ettei tämä ollut kaikkein jännittävin puheenaihe. Turvallisuustiimi on tärkeä osa riskien- ja kriisinhallintaa. Lue lisää seurakuntien turvallisuustiimeistä ja seurakuntien turvallisuuskäsikirjoista täältä.
Siksi suosittelen tutustumaan seuraavaksi artikkeliimme, joka käsittelee sitä, miten nuoria mentoroidaan ja sitoutuneita nuorisojohtajia rakennetaan. Tämä on paljon hauskempaa ja kevyempää verrattuna tähän raskaaseen aiheeseen. Lisäksi seurakuntamme henkilöstön riittävä kouluttaminen auttaa heitä tukemaan riskienhallintamenettelyjä ja käsittelemään mahdollisia seurakuntakriisejä, joita voi ilmetä.
