Näin laadit seurakunnan kriisinhallintasuunnitelman: asiantuntijan opas
Seurakunnan johtajien odottamattomasta tehtävästä luopumisesta katastrofitilanteisiin tarvitset seurakunnan kriisinhallintasuunnitelman tilanteisiin, joissa tapahtumat syntyvät ja alkavat pahentua nopeasti. Barnan mukaan vain 15 % pastoreista tuntee olevansa täysin valmistautunut auttamaan seurakuntalaista selviytymään merkittävästä traumasta. Tämä luku on aivan liian pieni ottaen huomioon, että kyse on henkilöstä ja yhteisöstä, johon ihmiset turvautuvat tällaisina aikoina.
Erilaisiin kriiseihin varautuvan toimintasuunnitelman laatiminen saattaa tuntua liioittelulta, mutta se on itse asiassa olennainen osa paikallisseurakunnan paimentamista.
Kun seurakunnassasi tapahtuu katastrofi, puhelimesi on todennäköisesti yksi ensimmäisistä, joka soi. Siksi sinun ja henkilökuntasi jäsenten on oltava valmistautuneita. Käyn kanssasi läpi, mitä seurakunnan kriisinhallinta tarkoittaa, miksi tarvitset seurakunnan kriisinhallintasuunnitelman, mitä siihen on sisällytettävä ja miten voit aloittaa sen laatimisen heti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Käsittelen seuraavat aiheet:
- Mikä on seurakunnan kriisinhallintasuunnitelma?
- Mitä seurakunnan kriisinhallinta tarkoittaa?
- Miksi seurakunnan kriisinhallintasuunnitelma on tärkeä?
- Mitä kriisinhallintasuunnitelmaan tulee sisällyttää?
- Miten kriisinhallintasuunnitelma laaditaan?
Mikä on seurakunnan kriisinhallintasuunnitelma?
Seurakunnan kriisinhallintasuunnitelma on asiakirja tai vakiomuotoinen toimintaohje, jota voidaan soveltaa aina, kun tarvitaan hätätilanteeseen vastaamista. Se sisältää asianomaisten viranomaisten puhelinnumerot, keskeisten seurakunnan johtajien yhteystiedot (jotka hyvä seurakunnan yhteystietojen hallintaohjelmisto pitää ajan tasalla) sekä sellaisten yhteisön johtajien yhteystiedot, joihin saatetaan joutua olemaan yhteydessä, ja yleisen suunnitelman hätätilanteiden hallintaa varten.
Tämä saattaa kuulostaa pelottavalta, mutta sinulla on todennäköisesti jo valmiiksi suurin osa näistä tiedoista käden ulottuvilla. Tiedät, kenelle soittaa, ja joidenkin puhelinnumerot saattavat olla jo puhelimessasi. Sinun tarvitsee vain järjestää tiedot vakiomuotoiseksi asiakirjaksi, johon keskeisillä seurakunnan työntekijöillä on helppo pääsy, sekä laatia hätäsuunnitelma ja seurakunnan turvallisuusohjeisto, jotka ovat valmiita käyttöön otettaviksi.
Ajattele asiaa näin: et mitenkään voi varautua kaikentyyppisiin kriiseihin, mutta voit valmistaa itsesi ja tiimisi jäsenet seurakunnan kriisitilanteiden käsittelyyn. Ennen kuin perehdymme yksityiskohtiin, tarkastellaan, mitä tarkoitamme puhuessamme seurakunnan kriisinhallinnasta.
Mitä seurakunnan kriisinhallinta tarkoittaa?
Palvelutyöni aikana olen auttanut hallitsemaan muun muassa kriisejä, joissa nuoria on uhattu erottamisella koulusta, naapurustossa on tapahtunut ampumisia ja seurakunnan johtajat ovat joutuneet skandaaleihin. Loppujen lopuksi tapa, jolla näitä tilanteita käsitellään, on enemmän samanlainen kuin erilainen.
Voimme määritellä seurakunnan kriisinhallinnan väljästi ajanjaksoksi, jolloin toimintasuunnitelmaan sisältyy johonkuhun tai johonkin kohdistuva välitön fyysinen tai psykologinen uhka, joka edellyttää seurakunnan toimistojen ulkopuolisten viranomaisten osallistumista.
Kuten olemme käsitelleet tarkemmin seurakunnan kriisinhallintaa koskevassa toisessa artikkelissa, prosessi sisältää yleensä seuraavat vaiheet:
- Keskitytään kielteisten vaikutusten lieventämiseen ja pyritään estämään lisävahinkojen syntyminen
- Valmistaudutaan tuleviin kriiseihin
- Vastataan tilanteeseen kaiken käytettävissä olevan tiedon ja resurssien avulla
- Varaudutaan toipumiseen tilanteen jälkeen
Kyseessä on melko suoraviivainen prosessi, jossa edetään askel kerrallaan ja pysytään mahdollisimman valmistautuneina, rauhallisina ja ymmärtäväisinä. Mutta mikä määrittelee kriisin?
Kriisi määritellään voimakkaan vaikeuden, ongelmien tai vaaran ajanjaksoksi. Useimmista meistä se saattaa kuulostaa hieman samalta kuin päivittäinen työmme. Ratkaiseva sana on kuitenkin ”voimakas”. Kun näyttää siltä, että lainvalvontaviranomaiset on kutsuttava paikalle, seurakuntarakennus on välittömässä vaarassa tai jopa sisätiloissa suojautumisesta on annettu määräys, kyseessä on ehdottomasti kriisi.
Miksi seurakunnan kriisinhallintasuunnitelma on tärkeä?
Kuten olemme jo käsitelleet ja tuoneet esiin, kriisiaika on mikä tahansa tilanne, jossa seurakunnan työntekijät kokevat olevansa tilanteen ulkopuolella ja jossa tarvitaan ulkopuolisten viranomaisten osallistumista.
Jos on päädytty siihen pisteeseen, että paikalle on kutsuttava lainvalvontaviranomaisia, lääkäreitä, pommiuhkaryhmiä tai muita vastaavia toimijoita, paikallinen seurakuntasi on siirtynyt täysin kriisiaikaan.
On kuitenkin tärkeää huomata, että myös esimerkiksi lastensuojelun, ensivasteyksiköiden tai jopa vakuutusyhtiön osallistuminen voi tarkoittaa kriisitilannetta. Nämä saattavat vaikuttaa paljon arkisemmilta esimerkeiltä, mutta ne täyttävät kaikki kriteerimme ja ansaitsevat kaiken huomiomme katastrofeihin valmistautumisessa.
Seurakunnan kriisinhallintasuunnitelman laatiminen valmistaa henkilökunnan yksinkertaisesti toimimaan esimerkiksi luonnonkatastrofien, ankarien sääolosuhteiden, aktiivisen ampujan tilanteiden, lääketieteellisten tapahtumien, kuten jonkun pyörtymisen, lapsen ilmoituksen sopimattomasta koskettelusta tai palosammuttimien käytön varalta.
Kuuluisa sanonta kuuluu, että suunnittelematta jättäminen on epäonnistumiseen valmistautumista. Seurakuntamme ansaitsee nähdä kiinteistön ja seurakunnan henkilökunnan olevan turvassa (osana seurakunnan kiinteistönhallintaa). Yksi tapa osoittaa Jeesuksen rakkautta kaikkein tavallisimmillakin tavoilla on auttaa muita tietämään, että ongelmatilanteita varten on olemassa suunnitelma.
Mitä kriisinhallintasuunnitelmaan tulee sisällyttää
Valtaosa seurakuntasi kriisinhallintasuunnitelman sisällöstä keskittyy kriisiviestintään. Yhä uudelleen viestintä on ratkaisevin yksittäinen tekijä siinä, miten mikä tahansa kriisi käsitellään.
Tästä huolimatta tässä on muutamia yleisimpiä asioita, jotka jokaiseen kriisinhallintasuunnitelmaan kannattaa sisällyttää:
- Paikallisviranomaisten yhteystiedot
- Eri auttavien puhelinten, kuten myrkytystietokeskuksen ja kriisipuhelimen, puhelinnumerot
- Kaikkien ensiapupakkausten ja AED-laitteiden sijainnit sekä luettelo henkilöistä, jotka on koulutettu ja pätevöity käyttämään näitä välineitä asianmukaisesti
- Seurakunnan nimetty tiedottaja kussakin tilanteessa (yleensä johtava pastori)
- Paikallisen Amerikan Punaisen Ristin edustajan yhteyshenkilön tiedot, jos mahdollista
- Kaikkien seurakunnan työntekijöiden hätäyhteystiedot
- Niiden henkilöiden nimet, joilla on pääsy seurakunnan tiloihin, sekä heidän kulkutapansa
- Yleinen prosessi sille, miten kriisiviestinnän tulee kulkea nimetylle tiedottajalle ja häneltä eteenpäin
- Milloin mediaan yhteyden ottamista tulisi harkita
- Nimetyt poistumisreitit sekä rakennuksesta että lähialueelta
Luettelo voisi jatkua vaikka kuinka pitkään, mutta tämä on hyvä paikka aloittaa tarvittavien tietojen kokoamisen hahmottaminen.
Kriisinhallintasuunnitelman laatiminen
Kun laadit kriisinhallintasuunnitelmaa omalle seurakunnallesi, sen tekemiseen ei ole oikeaa tai väärää tapaa. Yleensä on hyvä pitää suunnitelma helposti digitaalisesti kaikkien seurakunnan johtajien ja työntekijöiden saatavilla, mutta kopioiden säilyttäminen nimetyissä paikoissa paikan päällä on myös erinomainen idea.
Yleisesti ottaen tiedot kannattaa kuitenkin järjestää mahdollisimman yksinkertaisesti ja selkeästi. Kun katastrofi iskee, ihmiset eivät usein ajattele selkeästi, joten kriisinhallintasuunnitelman selkeys on ratkaisevan tärkeää.
Tämän mielessä pitäen ehdotamme, että järjestät kriisinhallintasuunnitelmasi seuraavasti:
- Perusta kriisiryhmä
- Määrittele kriisiviestintä
- Laadi yleinen toimintasuunnitelma
- Suunnittele erityiset toimintasuunnitelmat yleisimpiä tilanteita varten
- Järjestä hätäyhteystiedot
- Käy hätäsuunnitelmasi säännöllisesti läpi
1. Perusta kriisiryhmä
Ensimmäinen vaihe seurakunnan kriisinhallintasuunnitelman laatimisessa on perustaa toimintaryhmä eli seurakunnan turvallisuusryhmä.
Tämän ei tarvitse olla erillinen tiimi vanhimmistostasi, seurakuntasi työntekijöistä tai hallinnoimistasi seurakunnan vapaaehtoisista . Se voi koostua näistä jo olemassa olevista tiimeistä tai sisältää edustajan kustakin tiimistä, jolloin he kokoontuvat vuosittain tarkastelemaan asioita (tästä lisää myöhemmin).
Joka tapauksessa ennen aloittamista tarvitset avainhenkilöitä, jotka ovat sitoutuneet tämän tiedon valmisteluun ja tarkistamiseen ja jotka kaikki ovat asioista samalla kannalla. Vielä tärkeämpää on, ettei vastuu jää kokonaan johtavan pastorin harteille.
Kriisinhallintatiimisi jäsenet ovat kaikki yhtä lailla tietoisia kriisiajoista ja valmistautuneita niihin, ja siksi kaikkien heidän tulisi osallistua sen päivittämiseen ja laatimiseen.
Tärkeä huomautus: vaikka johtava pastori EI olisi suoraan mukana kriisinhallintatiimissä, hänen on todennäköisesti toimittava nimetynä tiedottajana, ja hän osallistuu olennaisesti seurakunnan ensimmäisen kriisinhallintasuunnitelman laatimiseen.
2. Määrittele kriisiviestintä
Tästä alkaa seurakuntasi kriisinhallintasuunnitelman varsinainen järjestäminen. Kriisiviestintä tulee olemaan valtavin tehtävä aina katastrofin sattuessa. Selkeästi määritelty toimintatapa ja prosessi tekevät näistä tilanteista rauhallisempia, levollisempia ja helpommin ratkaistavia.
Kriisinhallintatiimin on määritettävä esimerkiksi seuraavat asiat:
- Kuinka nopeasti tiedottaja on saatettava ajan tasalle kustakin tilanteesta?
- Missä vaiheessa viranomaiset on otettava mukaan?
- Luommeko yleisen säännön yhteydenpidolle tiedotusvälineisiin tällaisissa tunnekuohua aiheuttavissa tilanteissa?
- Milloin muut suoraan tai epäsuorasti mukana olevat henkilöt tulevat osaksi kriisinhallintasuunnitelmaa?
Et pysty laatimaan suunnitelmaa jokaista tilannetta varten, mutta seuraavan kaltainen sääntö auttaa: ”Seurakunnan toimitilojen tiedottajaan otetaan yhteyttä heti, kun joku kriisinhallintatiimin jäsen saa tietää paikallisviranomaisten nykyisestä tai tulevasta osallistumisesta.” Tällaiset suunnitelmat auttavat merkittävästi kaikkia tuntemaan olevansa paljon paremmin valmistautuneita näihin traagisiin tilanteisiin.
Älä vain listaa näitä kysymyksiä ja vastauksia, vaan muotoile jokainen vastaus ”kriisinhallinnan säännöksi”, jota voidaan soveltaa missä tahansa tilanteessa.
Pidä nämä mahdollisimman lyhyinä, selkeinä ja ymmärrettävinä. Ne tulevat todennäköisesti seurakuntasi kriisinhallintasuunnitelman ensimmäiselle sivulle, joten pyri tiivistämään kaikki yhdelle sivulle yksinkertaisuuden vuoksi.
3. Laadi yleinen toimintasuunnitelma
Nyt kun kriisiviestintäsuunnitelmasi on valmis, sinun tarvitsee vain laatia ”yleinen toimintasuunnitelma”, jota voidaan soveltaa käytännössä kaikkiin tilanteisiin ja joka on ilmaistu mahdollisimman selkeästi.
Tämä yleinen toimintasuunnitelma tulee asiakirjasi toiselle sivulle. Laadi jälleen yksinkertainen prosessi, joka antaa yleiset ohjeet siitä, miten mihin tahansa kriisiin vastataan, ilman että yksityiskohtiin uppoudutaan heti.
Ajattele tätä kriisinhallintatiimisi visiolausumina. Nämä eivät ole niinkään vakiotoimintamenettelyjä kuin toimintaohjeita. Suosittelen kertaamaan aiemmin tässä artikkelissa mainitun prosessin: lievennä, valmistaudu, toimi ja toivu.
4. Suunnittele erityiset toimintasuunnitelmat yleisiä kriisejä varten
Seuraavat sivut riippuvat todennäköisesti seurakunnastasi, kulttuuristasi ja paikallisesta yhteisöstäsi. Niihin tulee toimintasuunnitelmia, jotka koskevat paikallisen seurakuntasi yleisimpiä kriisityyppejä.
Jos esimerkiksi asut Floridassa, hurrikaania koskeva toimintasuunnitelma on todennäköisesti järkevä. Esimerkiksi Ohiossa sama suunnitelma ei olisi järkevä. Samoin tulvia koskeva toimintasuunnitelma Nevadan autiomaassa ei olisi järkevä, mutta Itä-Kentuckyssa se olisi.
Seuraavassa on ehdotettuja toimintasuunnitelmia, jotka useimpien jumalanpalveluspaikkojen kannattaa laatia:
- Lapsen vaarantuminen
- Aktiivinen ampuja
- Luonnonkatastrofi (alueesi erityispiirteiden mukaan)
- Lääketieteellinen hätätilanne
5. Järjestä hätäyhteystiedot
Tämä on melko suoraviivaista: tarvitset luettelon olennaisista yhteystiedoista, joita saatetaan tarvita hetken varoitusajalla.
Luettelossa olisi tietenkin paikallisen lainvalvonnan puhelinnumerot, mutta siinä voi olla myös ihmisten ja organisaatioiden, kuten seuraavien, yhteystietoja:
- Lähin päivystysvastaanotto
- Paikallinen Amerikan Punaisen Ristin edustaja (jos mahdollista)
- Lastensuojeluviranomaiset
6. Tarkista hätäsuunnitelmasi usein
Viimeinen vaihe seurakuntasi kriisinhallintasuunnitelman laatimisessa on olla ajattelematta sitä kertaluonteisena projektina. Kriisinhallintatiimisi on tarkistettava, hienosäädettävä ja mukautettava kriisinhallintasuunnitelmaa vähintään kerran vuodessa.
Ihannetapauksessa jokaisen suuren kriisin jälkeen tulisi harkita seurantakokousta, jossa arvioidaan, miten asiat sujuivat ja mitä voidaan parantaa seuraavaa kertaa varten.
Seurakuntasi kriisinhallintasuunnitelma ei ole koskaan ”valmis”, koska aina on uusi kriisi aivan nurkan takana. Se kuuluu ihmisyyteen, eikä siitä tarvitse olla huolissaan tai tuntea häpeää.
Seurakuntasi kriisinhallintasuunnitelma voi auttaa ehkäisemään kriisejä
Haluatko tietää parhaan puolen tämän erinomaisen seurakunnan kriisinhallintasuunnitelman laatimisessa? Se voi itse asiassa toimia ennaltaehkäisevänä toimenpiteenä!
Kun yrityksillä ja voittoa tavoittelemattomilla organisaatioilla on valmiussuunnitelmat käytössä, se johtaa usein kriisien vähenemiseen kokonaisuudessaan! Tätä kutsutaan riskien vähentämiseksi, ja se johtaa usein siihen, että ihmiset toimivat ja käyttäytyvät eri tavalla tuntiessaan olonsa turvalliseksi, suojatuksi ja turvatuksi. Käytössä oleva seurakunnan turvallisuussuunnitelma voi myös auttaa ehkäisemään tietynlaisia tapauksia ennen niiden tapahtumista.
Lue täältä, miten laaditaan seurakunnan turvallisuustarkistuslista. Tämä asiakirja täydentää hienosti kriisinhallintasuunnitelmaasi.
