Pastorin opas kirkkojen aukottomaan kirjanpitoon
Erota kirkon ja henkilökohtaiset raha-asiat välittömästi: Avaa kirkolle oma pankkitili ja lopeta henkilökohtaisten tilien käyttäminen seurakunnan toimintaan liittyviin menoihin – tämä on oikeudellisen suojan ja selkeän kirjanpidon perusta.
Käytä kirkoille suunniteltuja kirjanpito-ohjelmistoja: Hylkää taulukkolaskenta. Flockbasen tai Aploksen kaltaiset työkalut auttavat seuraamaan lahjoituksia, luomaan raportteja ja varmistamaan vaatimustenmukaisuuden – kaikki yhdessä paikassa.
Selvitä rajoitettujen ja rajoittamattomien varojen ero: Älä käsittele kaikkia lahjoituksia samalla tavalla: jos lahjoitus on osoitettu lähetystyöhön tai rakennusrahastoon, sitä on käytettävä kyseiseen tarkoitukseen – muuten kirkko altistuu oikeudellisille ja eettisille seuraamuksille.
Seurakunnille kirjanpidossa on kyse taloustietojen pitämisestä selkeinä, järjestyksessä ja hyvässä kunnossa.
Kyse ei kuitenkaan ole vain numeroiden pitämisestä järjestyksessä – kyse on seurakuntasi suojelemisesta. Joka vuosi seurakunnat joutuvat vaikeuksiin ja joskus jopa lopettavat toimintansa talouden vääränlaisen hallinnan vuoksi. Vaikka useimmat pastorit eivät ryhdy seurakuntatyöhön tasapainottaakseen taulukkolaskentataulukoita, heikko kirjanpito-osaaminen voi johtaa vakaviin ongelmiin:
- IRS:n ongelmat, palkkaverotuksen virheet tai jopa voittoa tavoittelemattoman järjestön aseman menettäminen
- Luovuttajien luottamuksen heikkeneminen, kun taloudellinen avoimuus ei ole etusijalla
- Järjestelemättömät tiedot tekevät tulevaisuuden suunnittelusta mahdotonta
Näitä ongelmia syntyy, kun seurakunnat luottavat vanhentuneisiin järjestelmiin tai kouluttamattomiin vapaaehtoisiin talousasioiden hoitamisessa. Kun talouden valvonta on heikkoa, koko seurakuntatyö on vaarassa – ja tämä valvonta on MEIDÄN vastuullamme.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Siksi kokosin tämän oppaan auttaakseni sinua ymmärtämään seurakuntien kirjanpitoa selkeällä ja käytännönläheisellä tavalla. Opit, mitä tietoja tulee seurata, miten vältät kalliit virheet ja milloin on aika palkata ammattilainen.
Varmista aluksi, että käytät parhaita seurakuntien kirjanpito-ohjelmistoja. Seurakuntien kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat monia etuja ja auttavat tehostamaan kirjanpitoa sekä suojaamaan seurakuntasi taloutta.
-
AskMyChurch
Visit Website -
ChMeetings
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.9 -
Subsplash
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5
Mitä seurakunnan kirjanpito on?
Seurakunnan kirjanpito on tapa seurata, järjestää ja hallinnoida seurakunnan taloustietoja tarkkuuden, avoimuuden ja hyvän taloushallinnon varmistamiseksi.
Miksi seurakuntien talous eroaa yritysten kirjanpidosta
Kirjanpito voi olla suoraviivaista, mutta yksi ratkaisu ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Yritysten kirjanpitoon sopiva toimintatapa ei aina toimi seurakuntien taloushallinnossa. Esimerkiksi Quickbooks on alan standardi taloushallinnon ohjelmisto. Useimpien seurakuntien kannattaa kuitenkin tutustua parhaisiin Quickbooks-vaihtoehtoihin tästä syystä:
Seurakunnat ovat erilaisia kuin yritykset, koska ne ovat hyväntekeväisyysjärjestöjä, jotka ovat pääasiassa riippuvaisia jäseniltään saaduista lahjoituksista. Niiden on seurattava kaikkia lahjoituksia ja toimitettava lahjoittajilleen kuitit.
Hyvä taloudenhoito edellyttää, että seurakuntasi käyttää rahastokohtaista kirjanpitoa kaikkien lahjoitusten ja kulujen hallintaan ja seurantaan. Tällainen kirjanpito jakaa tulot ja kulut eri luokkiin niiden käyttötarkoituksen mukaan.
Jotkin saadut lahjoitukset on osoitettu tiettyyn käyttötarkoitukseen, joten niitä on hallinnoitava ja kirjattava erityisten ohjeiden mukaisesti. Tämä varmistaa vastuullisuuden ja lisää seurakunnan jäsenten luottamusta ja uskoa taloustoimienne asianmukaisuuteen.
Keskeiset seurakunnan kirjanpidon periaatteet
Ennen kuin perehdyt seurakuntasi talousasioihin, rakenna vankka perusta näiden periaatteiden varaan.
Avoimuus ja vastuullisuus seurakunnan taloudessa
Taloudellisen rehellisyyden ylläpitäminen on kirjanpidossa välttämätöntä. Lahjoittajasi odottavat sitä, ja IRS edellyttää sitä. Selkeä kirjanpito rakentaa luottamusta seurakuntasi sisällä ja voi näin lisätä lahjoituksia. Talouden parhaiden käytäntöjen käyttöönotto parantaa resurssien vastuullista hoitoa.
Kun lahjoittajasi luottavat siihen, että heidän varojaan käytetään rehellisesti, he lahjoittavat vapaammin. Ensimmäinen askel tämän varmistamiseksi on selkeä kirjanpito. Talousvaliokunnan tulisi tarkastella taloutta säännöllisesti ja valvoa varojen maksamista väärinkäytösten tai varojen epäasianmukaisen käytön estämiseksi.
Rahastokohtainen kirjanpito ja perinteinen kirjanpito
Perinteisessä kirjanpidossa keskitytään kannattavuuden mittaamiseen kirjaamalla yrityksen ansaitsemat tulot ja vähentämällä niistä kulut. Seuraavaksi laaditaan tilinpäätösraportit: kassavirtalaskelma, tuloslaskelma ja tase. Rahastokohtainen kirjanpito puolestaan keskittyy seuraamaan ja hallinnoimaan varojen käyttötarkoitusta. Tämä on tarpeen IRS:n ja muiden viranomaisten vaatimusten noudattamiseksi.
Rahastokirjanpito on hyödyllinen seurakunnille, jotka ovat vastaanottaneet käyttötarkoitukseltaan rajoitettuja lahjoituksia, koska näitä lahjoituksia voidaan käyttää vain tiettyyn tarkoitukseen. Jos seurakunta esimerkiksi järjestää varainkeruun rakennuksen katon korjaamista varten, kerättyjen varojen käyttö on rajoitettu tähän tarkoitukseen, ja ne on käytettävä katon korjaamiseen. Niitä ei voida ohjata muihin rahastoihin, kuten lähetystyöhön tai yleiseen kunnossapitoon.
Seurakunnan kirjanpidon tärkeimmät vastuut
Kun perusta on vakaasti kunnossa, onnistut rakentamaan toimivaa kokonaisuutta näiden keskeisten kirjanpidon osa-alueiden avulla.
Kymmenysten, kolehtien ja lahjoitusten seuranta
Suurin osa tuloistasi tulee lahjoituksista, kymmenyksistä ja kolehdeista. Rekisteröitynä hyväntekeväisyysjärjestönä sinun on kirjattava nämä lahjoitukset täsmällisesti ja viipymättä, jotta voit noudattaa viranomaisten verovaatimuksia. Lahjoitusten verotositteiden laatiminen on tärkeä osa seurakunnan kirjanpitäjän tehtäviä.
Vaikka prosessi voi olla työläs, nykyään saatavilla on onneksi monia työkaluja, jotka auttavat tässä. lahjoittajien hallintaohjelmistoja ja verkossa toimivia lahjoitusalustoja on tarjolla monia. On osoitettu, että verkossa toimivien lahjoitusvaihtoehtojen tarjoaminen voi lisätä seurakunnan saamien lahjoitusten määrää.
Seurakunnan toiminnan budjetointi (sisältää lyhyesti palkkahallinnon ja raportoinnin)
Seurakunnan toiminnan vuotuisen budjetin laatiminen ja sen noudattaminen on välttämätöntä vaatimustenmukaisuuden sekä seurakunnan toiminnan läpinäkyvyyden ja vastuullisuuden ylläpitämiseksi. Seurakunnan talousvaliokunta tai hallitus vastaa seurakunnan budjetin laatimisesta, hyväksymisestä ja ylläpitämisestä. Tärkeimpiä huomioitavia kategorioita ovat esimerkiksi
- Henkilöstön palkat
- Rakennuksen kunnossapito, mukaan lukien jatkuva ylläpito ja perusparannukset
- Palvelutyön kulut ja tapahtumat
- Yhteisötyö ja evankeliointi
Keskustele talousvaliokunnan kanssa siitä, miten tarvittavat talousraportit voidaan parhaiten viestiä seurakunnan johtajille ja koko seurakunnalle.
Paras kirjanpito-ohjelmisto seurakunnallesi
Oikean kirjanpitojärjestelmän käyttäminen säästää arvokasta aikaa ja vähentää päänvaivaa.
Seurakunnan talousohjelmistossa huomioitavat ominaisuudet
Kaikki seurakuntien kirjanpito-ohjelmistot eivät ole samanlaisia. Aloita määrittämällä, mitkä ominaisuudet ovat seurakunnallesi ensisijaisen tärkeitä, ja aloita sitten etsintä. Keskeisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi:
- Rahastokirjanpidon ominaisuudet
- Lahjoitusten seuranta ja lahjoitusraportit
- Seurakunnan palkkahallinnon integraatio, joka käsittelee papiston ja muun henkilöstön erityiset verotustilanteet.
- Budjetointiominaisuudet, joiden avulla voit laatia talousraportteja tarkastelua ja vertailua varten
Seurakunnat tarvitsevat erityisohjelmistoja yleisten pienyritystyökalujen sijaan, koska niillä on erityisiä tarpeita ja vaatimuksia hyväntekeväisyysjärjestön aseman ylläpitämiseksi. Halvimman vaihtoehdon valitseminen ei välttämättä säästä rahaa pitkällä aikavälillä. Tutustu näihin erityisesti seurakunnille suunniteltuihin voittoa tavoittelemattomien järjestöjen taloushallinnon työkaluihin.
Viiden parhaan kirjanpitotyökalun vertailu
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best for ease of use and accessibility | 30-day free trial | From $2/month (for 3 months, then $20/month) | Website | |
| 2 | Best for detailed transaction tracking | Free version available | From $12/month | Website | |
| 3 | Best for an affordable cloud solution | Not available | Pricing is available upon request | Website | |
| 4 | Best all-in-one bookkeeping and church management | Not available | From $25/month (25 givers/50 profiles) | Website | |
| 5 | Best for simple church finance tracking | 14-day free trial | Basic plan costs $15/month, plus plan for $29/month and pro plan for $59/month | Website |
Aloittelevan seurakunnan kirjanpidon virheet (ja miten välttää ne)
Tuntuuko sinusta vielä kuin ajovaloihin tuijottavasta peurasta? Älä huoli; virheet ovat väistämättömiä, mutta joitakin niistä voi välttää oppimalla näistä aloittelijoiden tekemistä virheistä.
Virhe: Taloudellisen valvonnan puute
Seurakunnat voivat ajautua taloudelliseen huonoon hallintoon valvonnan puutteen vuoksi. Pyydä seurakuntasi talousvaliokuntaa tekemään kuukausittaisia talouskatsauksia ja säännöllisiä sisäisiä tarkastuksia. Näin he voivat tehdä perusteltuja päätöksiä ja valvoa asianmukaisesti seurakunnan taloudellista tilannetta. Huomioitavia asioita ovat muun muassa
- asianmukaisten sisäisten valvontatoimien tarkistaminen ja valvonta
- kohdennettujen varojen oikean käytön tarkistaminen
- vero- ja vakuutussäännösten noudattaminen
- asianmukaisen taloudellisen avoimuuden varmistaminen.
Virhe: Henkilökohtaisten ja seurakunnan varojen sekoittaminen
Älä koskaan käytä seurakunnan tilejä henkilökohtaisiin menoihin. Tiedän, että näin voi käydä helposti ja joskus huomaamatta, etenkin jos sinulla on seurakunnan pankki- tai luottokortti. Tätä on kuitenkin tärkeää välttää, koska se tekee kirjanpidosta sekavan ja aiheuttaa kirjanpidollisen painajaisen. Se voi heikentää luottamusta seurakunnan talouteen ja sen moitteettomuuteen. Se voi jopa vaarantaa seurakuntasi verovapauden.
Välttääksesi kaiken tämän varmista, että käytät erillisiä pankkitilejä henkilökohtaisiin ja seurakunnan menoihin. Ota käyttöön taloudelliset valvontatoimet ja vastuuvelvollisuutta koskevat käytännöt kaikille seurakunnan työntekijöille, joilla on pääsy seurakunnan pankkitilille.
Virhe: Puutteelliset kirjaamiskäytännöt
Tarkkojen tietojen ylläpitäminen vaatii huolellisuutta. Yleisiä virheitä ovat kuittien puuttuminen sekä kohdennettujen varojen tai lahjoitusten seurannan laiminlyönti. Onneksi nämä virheet on helppo välttää, kun asiaan kiinnitetään asianmukaista huomiota.
Pilvipohjaisen kirjanpito-ohjelmiston käyttö on yksi hyvä tapa auttaa sinua välttämään nämä ongelmat. Ohjelmistoihin kuuluu automaattiset varmuuskopiot ja suojaus sekä etäkäyttö sitä tarvitseville. Joihinkin niistä voi tallentaa kuittien sähköiset versiot, joten ne ovat aina saatavilla tarkastusta varten. Tämäntyyppiset ohjelmistot integroituvat usein hyvin lahjoittajien hallinnan ja verkossa tapahtuvan lahjoittamisen alustoihin, jolloin lahjoitusten seuraaminen ja kirjaaminen ei jää arvailun varaan.
Sujuvan kirjanpitojärjestelmän perustaminen seurakunnallesi
Näiden yksinkertaisten vaiheiden avulla voit muuttaa kirjanpidon painajaiset unelmiesi täyttymykseksi.
Vaihe 1: Järjestä talousasiakirjasi
Kuten varmasti jo huomaat, seurakunnan talousasiakirjojen järjestämiseen on oikea ja väärä tapa. Kun järjestät talousasiakirjojasi, muista käyttää tilikarttaa. Se järjestää taloustietosi yksinkertaiseen ja helppolukuiseen muotoon, ja lisäksi kirjanpitäjäsi pitää sinusta enemmän (ja kaikki miellyttämisenhaluiset sanoivat aamen).
Käytä erillisiä pankkitilejä yleisille varoille, rajoitetuille varoille ja säästöille. Näin seurakunnan taloudellinen asema on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä. Varmista, että kirjanpitäjäsi on asianmukaisesti koulutettu ja varustettu ylläpitämään asiakirjoja ja pitämään ne järjestyksessä. Tämä saattaa edellyttää säännöllistä koulutusta ja täydennyskoulutusta.
Vaihe 2: Seuraa tuloja ja menoja (oikealla tavalla)
Johdonmukainen talouden seuranta ehkäisee vero- ja sääntelyongelmia. Se auttaa nimittäin ehkäisemään virheitä ja varmistamaan, että verolomakkeet ja ilmoitukset toimitetaan ajoissa. Tämä auttaa säilyttämään seurakuntasi voittoa tavoittelemattoman yhteisön aseman.
Kirkkona tulojen ja menojen asianmukainen seuranta tarkoittaa tulojen ja menojen kirjaamista sen rahaston mukaan, johon ne kuuluvat. Esimerkiksi sunnuntain kolehdit kohdennetaan yleensä yleiseen rahastoon. Tämä on suurin rahasto, jota käytetään kirkon toiminnan säännöllisiin ja jatkuviin kustannuksiin. Jos saatte rajoitettuun rahastoon tehdyn lahjoituksen, kuten tiettyä seurakuntanne lähetysaluetta varten annetun lahjoituksen, nämä lahjoitukset luokitellaan lähetysrahastoon, ja niitä on lain mukaan käytettävä tähän tarkoitukseen.
Vaihe 3: Aseta tilivelvollisuus etusijalle (ja ehkäise petoksia)
Sisäisten valvontatoimien ja turvatoimien käyttöönotto on hyvä ajatus. Se suojaa kirkkoanne ja taloudenhoidosta vastaavia henkilöitä, kuten hallituksen jäseniä ja kanssanne työskenteleviä kirjanpitäjiä. Älkää odottako tapahtuman sattumista ennen näiden sisäisten valvontatoimien käyttöönottoa:
- Menojen hyväksyminen kahden henkilön toimesta: Edellyttäkää kahta allekirjoitusta sekkeihin ja hyväksyntää suurille menoille.
- Säännölliset taloudelliset tarkastelut: Näihin tulisi kuulua talousvaliokunnan sisäiset tarkastelut sekä CPA-tilintarkastajan tekemät ulkoiset tarkastelut tai auditoinnit.
- Rajoitettu pääsy kirkon varoihin: Rajoittakaa niiden henkilöiden määrää, jotka voivat käyttää pankkitilejä ja käsitellä käteistä kirkon puolesta.
- Selkeät käteisen käsittelyä koskevat menettelyt: Kolehdin laskemisen ei pitäisi koskaan olla yhden henkilön tehtävä. Kootkaa tiimi, jonka jäsenet on koulutettu toimintaperiaatteisiinne, dokumentoikaa lahjoitukset ja tallettakaa ne viipymättä pankkitilille.
- Digitaalinen turvallisuus: Säilyttäkää talousasiakirjat turvallisesti ja salasanasuojattuina.
Pysy seurakunnan hallinnon tasalla asiantuntijoiden näkemyksillä
Seurakunnan kirjanpidossa ei ole kyse vain numeroista – kyse on resurssienne viisaasta hoitamisesta, jotta seurakuntatyönne voi kukoistaa. Haluatteko lisää käytännön talousvinkkejä, kirjanpitostrategioita ja seurakunnan johtamiseen liittyviä näkemyksiä suoraan sähköpostiinne?
Tilatkaa uutiskirjeemme ja saakaa käyttöönne ainutlaatuisia resursseja, joiden avulla kirkkonne voi säilyä taloudellisesti vahvana ja perustehtäväänsä keskittyneenä.
