Så här skapar du en krishanteringsplan för en kyrka: Expertguide
Från kyrkoledare som oväntat lämnar sina uppdrag till katastrofinsatser behöver du en plan för krishantering i församlingen för när situationer uppstår och snabbt börjar förvärras. Enligt Barna känner sig endast 15 % av pastorerna helt förberedda på att leda en församlingsmedlem genom ett allvarligt trauma. Den siffran är alldeles för låg för den person och den gemenskap som människor förlitar sig på i sådana stunder.
Det kan verka extremt att överväga att ha en insatsplan på plats för en mängd olika kriser, men det är faktiskt en viktig del av att vara pastor i en lokal församling.
När en katastrof drabbar din församling kommer din telefon sannolikt att vara en av de första som ringer. Därför behöver du och dina medarbetare vara förberedda. Jag kommer att gå igenom hur krishantering i församlingen definieras, varför du behöver en plan för krishantering i församlingen, vad den behöver innehålla och hur du kan börja upprätta en sådan direkt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag kommer att gå igenom:
- Vad är en plan för krishantering i en församling?
- Vad är krishantering i en församling?
- Varför är en plan för krishantering i en församling viktig?
- Vad ska en plan för krishantering innehålla?
- Hur upprättar man en plan för krishantering?
Vad är en plan för krishantering i en församling?
En plan för krishantering i en församling är ett dokument eller en standardiserad arbetsrutin som kan användas när en insats vid en nödsituation behövs. Den innehåller telefonnummer till berörda myndigheter, kontaktuppgifter till viktiga kyrkoledare (som hålls uppdaterade med hjälp av bra programvara för kontakthantering i församlingen) och samhällsledare som man kan behöva kommunicera med, samt en övergripande plan för hantering av nödsituationer.
Det här kan låta skrämmande, men du har sannolikt redan den största delen av denna information nära till hands. Du vet vem du ska ringa, och du kanske till och med redan har några av telefonnumren i din telefon. Du behöver bara organisera den i ett standardiserat dokument som viktiga medarbetare i församlingen enkelt kan komma åt, tillsammans med en beredskapsplan och en säkerhetshandbok för församlingen som är redo att användas.
Tänk på det så här: det finns inget sätt att vara förberedd på varje typ av kris, men du kan förbereda dig själv och dina medarbetare på processen för att hantera krissituationer i församlingen. Innan vi går in på detaljerna kan vi först klargöra vad vi menar när vi talar om krishantering i församlingen.
Vad är krishantering i en församling?
Under min tid i församlingstjänst hjälpte jag till att hantera kriser som ungdomar som hotades av relegering från skolan, skottlossningar i närområdet, skandaler bland kyrkoledare och mycket annat. I slutändan är sättet du hanterar dessa situationer på mycket mer likartat än olikartat.
Vi kan löst definiera krishantering i en församling som varje situation där insatsplanen omfattar ett omedelbart fysiskt eller psykiskt hot mot någon eller något, vilket kräver att myndigheter utanför församlingens kontor involveras.
Som vi har redogjort för i en annan artikel om krishantering i församlingen omfattar processen vanligtvis följande:
- Fokusera på att begränsa de negativa effekterna och försöka förhindra att ytterligare skada uppstår
- Förbereda sig för framtida kriser
- Agera med hjälp av all information och alla resurser du har till hands
- Ta dig tid att återhämta dig efteråt
Det är en ganska enkel process som innebär att ta en sak i taget och förbli så förberedd, lugn och förstående som möjligt. Men vad är det som definierar en kris?
En kris definieras som en tid av intensiv svårighet, problem eller fara. För de flesta av oss känns det lite som det dagliga arbete vi utför. Det viktiga ordet här är dock intensiv. När det känns som att polisen måste involveras, att kyrkobyggnaden är i omedelbar fara eller att en order om att stanna inomhus har utfärdats, utgör det definitivt en kris.
Varför är en plan för krishantering i en församling viktig?
Som vi redan har diskuterat och beskrivit är en krissituation varje situation där medarbetare i församlingen känner att situationen ligger över deras kompetens och externa myndigheter behöver involveras.
Om du har kommit till den punkt där en insatsstyrka som kräver att polis, läkare, bombhotsteam och så vidare kallas in, har din lokala församling helt gått in i en krissituation.
Det är dock viktigt att notera att även när organisationer som socialtjänsten, räddningspersonal eller till och med ditt försäkringsbolag involveras kan det räknas som en krissituation. Dessa kan verka som mycket mer vardagliga exempel, men de uppfyller alla våra kriterier och förtjänar hela vår uppmärksamhet när det gäller katastrofberedskap.
Att ha en krishanteringsplan för församlingen på plats förbereder helt enkelt dina medarbetare på att hantera sådant som naturkatastrofer, svårt väder, situationer med en aktiv skytt, medicinska incidenter som att någon svimmar, att ett barn berättar att det har blivit olämpligt berört eller att brandsläckare används.
Det finns ett välkänt uttryck som säger att ett misslyckande med att planera är en plan för att misslyckas. Vår församling förtjänar att se fastigheten och församlingens personal som trygga (en del av förvaltningen av församlingsfastigheten). Ett sätt att visa Jesu kärlek även på de mest regelbundna och vardagliga sätt är att hjälpa andra att veta att det finns en plan för när saker går snett.
Vad en krishanteringsplan bör innehålla
Den övervägande delen av innehållet i din krishanteringsplan för församlingen kommer att kretsa kring kriskommunikation. Om och om igen kommer kommunikation att vara den enskilt mest avgörande faktorn för hur en viss kris ska hanteras.
Med det sagt är här några av de vanligaste sakerna som bör ingå i en krishanteringsplan:
- Kontaktuppgifter till lokala myndigheter
- Telefonnummer till olika hjälplinjer, till exempel Giftinformationscentralen och självmordslinjen
- Angivna platser för alla första hjälpen-kit och AED-utrustning samt en lista över vilka som är utbildade och certifierade för att använda denna utrustning på rätt sätt
- Den utsedda talespersonen för församlingen i varje given situation (vanligtvis huvudpastorn)
- Kontaktperson för en lokal representant för Amerikanska Röda Korset, om möjligt
- Kontaktuppgifter för nödsituationer till all personal i församlingen
- Namn på personer som har tillgång till församlingens lokaler och hur de får tillgång till dem
- En allmän process för hur kriskommunikationen ska flöda till och från den utsedda talespersonen
- När eller om kontakt med medier bör övervägas
- Utsedda utrymningsvägar både för byggnaden och för närområdet
Listan skulle kunna göras hur lång som helst, men detta är en bra utgångspunkt för att veta vilken information ni bör börja samla in.
Så skapar du en krishanteringsplan
När det gäller att skapa en krishanteringsplan för den egna församlingen finns det inget rätt eller fel sätt att göra det på. Vanligtvis är det en god idé att göra den lättillgänglig digitalt för alla era församlingsledare och medarbetare, men att förvara kopior på utsedda platser i lokalerna är också en bra idé.
Generellt bör du dock organisera informationen så enkelt och tydligt som möjligt. När en katastrof inträffar tänker människor ofta inte klart, så tydlighet i en krishanteringsplan blir avgörande.
Med det i åtanke föreslår vi att du organiserar din krishanteringsplan på följande sätt:
- Skapa en krisinsatsgrupp
- Definiera kriskommunikationen
- Skapa en allmän insatsplan
- Utforma specifika insatsplaner för de vanligaste situationerna
- Organisera kontaktuppgifter för nödsituationer
- Gå igenom era beredskapsplaner ofta
1. Skapa en krisinsatsgrupp
Det första steget när man skapar en krishanteringsplan för en församling är att skapa en insatsgrupp eller ett säkerhetsteam för församlingen.
Det behöver inte vara ett separat team från era församlingsäldste, er kyrkopersonal eller de församlingsvolontärer ni leder . Det kan överlappa med dessa redan etablerade team eller inkludera en representant från varje team som träffas årligen för att gå igenom planen (mer om det senare).
Oavsett vilket behöver ni, innan ni börjar, ha nyckelpersoner som är engagerade i att förbereda och gå igenom denna information och som alla har samma bild. Ännu viktigare är att ansvaret inte heller bör vila helt på huvudpastorns axlar.
Alla i ert krishanteringsteam kommer att vara lika välinformerade och förberedda inför krissituationer och bör därför alla vara delaktiga i uppdateringen och skapandet av planen.
En viktig anmärkning: även om huvudpastorn INTE är direkt involverad i insatsteamet kommer han eller hon sannolikt att behöva vara den utsedda talespersonen och vara nära involverad i skapandet av den första krishanteringsplanen för församlingen.
2. Definiera kriskommunikationen
Detta blir början på det faktiska organiserandet av församlingens krishanteringsplan. Kriskommunikation kommer att vara den mest omfattande uppgiften varje gång en katastrof inträffar. Att ha en tydligt definierad väg och process kommer att göra dessa situationer lugnare, mer avslappnade och lättare att lösa.
Ert krisberedskapsteam behöver fastställa saker som:
- Hur snabbt behöver talespersonen informeras om en viss situation?
- När behöver myndigheterna involveras?
- Ska vi skapa en generell regel för mediekontakter i sådana här situationer med starka känslor?
- När blir andra som är involverade, direkt eller på annat sätt, en del av krisberedskapsplanen?
Ni kommer inte att kunna skapa en plan för varje situation, men att ha en regel på plats som följande: ”Kyrkans talesperson ska kontaktas så snart en medlem av krisberedskapsteamet får kännedom om att lokala myndigheter är eller kommer att bli involverade.” Planer som denna kommer att bidra mycket till att alla känner sig bättre förberedda inför dessa tragiska situationer.
Lista inte bara dessa frågor och svar, utan formulera varje svar som en ”regel för krishantering” som kan tillämpas i vilken situation som helst.
Håll dem så korta, tydliga och lättförståeliga som möjligt. De kommer sannolikt att finnas på sidan ett i församlingens krishanteringsplan, så försök att sammanfatta allt på just den sidan för enkelhetens skull.
3. Skapa en allmän insatsplan
Nu när ni har er kriskommunikationsplan på plats behöver ni bara skapa en ”allmän insatsplan” som kan tillämpas på i stort sett alla situationer och uttryckas med så enkelt språk som möjligt.
Denna allmänna insatsplan kommer att finnas på sidan två i dokumentet. Ta återigen fram en enkel process som ger en generell plan för hur man ska agera vid vilken kris som helst, utan att gå in på detaljer direkt.
Tänk på detta som visionsformuleringarna för ert krisberedskapsteam. Det här är mindre standardiserade arbetsrutiner och mer uppförandekoder. Jag föreslår att ni går igenom processen: begränsa konsekvenserna, förbered, agera och återhämta, som nämndes tidigare i den här artikeln.
4. Utforma specifika insatsplaner för vanliga kriser
Era nästa sidor kommer sannolikt att bero på er församling, kultur och lokalsamhälle. Det här kommer att vara insatsplaner som är specifika för några av de vanligaste kriserna för er lokala församling.
Om ni till exempel bor i Florida är det sannolikt klokt att ha en insatsplan för orkaner. Det skulle däremot inte vara meningsfullt att ha samma plan i Ohio, till exempel. På samma sätt är en översvämningsplan inte meningsfull i Nevadas öken, men den är det i östra Kentucky.
Här är några förslag på insatsplaner som de flesta gudstjänstlokaler bör ha på plats:
- Barn som utsätts för fara
- Pågående skottlossning
- Naturkatastrof (anpassad efter ert område)
- Medicinsk nödsituation
5. Organisera kontaktuppgifter för nödsituationer
Det här är ganska enkelt: ni behöver en lista med relevanta kontaktuppgifter som kan behövas med mycket kort varsel.
Den skulle naturligtvis innehålla telefonnummer till den lokala polisen, men kan också innehålla kontaktuppgifter till personer och organisationer som:
- Närmaste akutmottagning
- En lokal representant för amerikanska Röda korset (om möjligt)
- Socialtjänstens barnskydd
More Articles
6. Gå regelbundet igenom era beredskapsplaner
Det sista steget i att skapa församlingens krishanteringsplan är att inte se den som ett projekt som blir klart en gång för alla. Ert krisberedskapsteam behöver gå igenom, finjustera och anpassa krishanteringsplanen minst en gång om året.
Helst bör ni efter varje större kris överväga att hålla ett uppföljningsmöte för att utvärdera hur det gick och vad som kan förbättras inför nästa gång.
Din kyrkas plan för krishantering blir aldrig ”fullständig”, eftersom det alltid kommer att uppstå en ny, oväntad kris runt hörnet. Det är en del av det mänskliga tillståndet och inget att oroa sig för eller skämmas över.
Din kyrkas plan för krishantering kan bidra till att förebygga kriser
Vill du veta det bästa med att utforma denna fantastiska plan för krishantering i din kyrka? Den kan faktiskt fungera som en förebyggande åtgärd!
När företag och ideella organisationer har beredskapsplaner på plats leder det ofta till en minskning av antalet kriser! Det är ett koncept som kallas riskreducering och innebär ofta att människor agerar och beter sig annorlunda när de känner sig trygga, säkra och skyddade. Att ha en säkerhetsplan för kyrkan på plats kan också bidra till att förebygga vissa typer av incidenter innan de inträffar.
Läs om hur du skapar en checklista för kyrkans säkerhet här. Detta dokument kompletterar din plan för krishantering på ett bra sätt.
