Om dina färdigheter inom förvaltning av kyrkans lokaler består av silvertejp och ett brinnande böneliv, är den här artikeln något för dig. Jag har tjänat i kyrkor hela mitt liv, både som volontär och avlönad personal – och jag förstår. Ofta är det du som måste:
- Laga det som gått sönder (dörrar, lampor, VVS och så vidare)
- Lösa schemakonflikter (vilket händer ofta)
- Städa efter evenemang (övernattning med ungdomsgruppen ... usch. Jag ryser fortfarande)
Och allt detta med en alldeles för liten budget ... Med allt detta sagt är förvaltningen av kyrkans lokaler ett viktigt arbete. När det görs på rätt sätt blir resultatet en välkomnande, trygg och funktionell miljö där kyrkans gemenskap kan ta form.
Arbetet med att förvalta kyrkans lokaler blir betydligt enklare när du använder bra verktyg. Därför har mitt team och jag gjort en grundlig undersökning, jämfört och rangordnat de bästa verktygen för kyrkoadministration på marknaden (letar du efter kostnadsfria ChMS-verktyg och rankningar? Vi har dem). I den här guiden går vi däremot igenom riktlinjer, bästa praxis och checklistor som varje kyrkoledare behöver.
I den här artikeln kommer jag att tala om:
- Vad innebär förvaltning av kyrkans lokaler?
- Vad gör de som ansvarar för kyrkans lokaler?
- Riktlinjer och tips för förvaltning av kyrkans lokaler
- Programvara för förvaltning av kyrkans lokaler
Vad innebär förvaltning av kyrkans lokaler?
Enkelt uttryckt innebär förvaltning av kyrkans lokaler att hålla kyrkobyggnaden ordentligt underhållen (obs! bidrag till reparationer av kyrkor finns faktiskt. Ta en titt!), både genom regelbundet dagligt underhåll och när kyrkan hyrs ut eller används för evenemang i lokalsamhället eller av andra stora eller små grupper. Fastighetsförvaltning för kyrkan liknar detta, men är ett något annorlunda angreppssätt på ämnet.
Det handlar om att arbeta förebyggande och regelbundet underhålla byggnadens säkerhet samt tillgodose behoven inom städning och lokalvård.
Have an account? Log In
Vad gör de som ansvarar för kyrkans lokaler?
Arbetsuppgiften för den som ansvarar för kyrkans lokaler är att hålla kyrkobyggnaden i gott skick. Personen ansvarar för att utföra underhåll, organisera volontärer eller personal, förutse och planera för kommande behov och mycket annat.
Att ansvara för kyrkans lokaler, eller att vara lokalchef, är en oerhört viktig uppgift. Arbetsbeskrivningen kan förstås variera beroende på personalstyrkans och församlingens storlek. Generellt innebär arbetet att planera och organisera underhållsscheman, granska och anlita entreprenörer samt ha reservplaner på plats för sådant som strömavbrott.
Den lokalansvariga bör vara bra på att umgås med människor. Oavsett om det handlar om att delegera ansvar till en volontär i kyrkan, samarbeta med anlitade entreprenörer i närområdet eller arbeta med personer som har hyrt byggnaden, måste personen kunna kommunicera tydligt och skapa goda relationer.
Personen måste kunna ge bra kommunikation kring kyrkans projekt och fastställa tidsfrister. Den lokalansvariga bidrar till kyrkans ekonomiska förvaltning genom att lämna synpunkter på budgeten för underhåll av lokalerna. Därför förväntas personen också föra korrekta och välskötta kyrkliga register över utgifter och underhåll.
Riktlinjer och tips för förvaltning av kyrkans lokaler
Alla som ansvarar för kyrkans lokaler bör ha detaljerade riktlinjer och checklistor för alla behov som rör lokalerna. Det hjälper till att organisera och förenkla processen. Här är några snabba tips för effektiv lokal förvaltning.
Angående: uthyrning till lokalsamhället (med kostnadsfri avtalsmall)
Kyrkans lokaler används inte bara av kyrkans gemenskap, utan hyrs ofta också ut för evenemang och firanden i lokalsamhället. Därför är det viktigt att det finns avtal för uthyrning av lokaler när kyrkobyggnaden hyrs ut.
Avtalet beskriver förväntningarna på fastighetsägaren (kyrkan) och den organisation som hyr byggnaden. Det bör tydliggöra reglerna, förväntningarna på städning och alla andra uppgifter som ska utföras när byggnaden hyrs ut.
Här finns en bra källa för att se vilka juridiska aspekter som också bör ingå i hyresavtal. Detta ska inte betraktas som juridisk rådgivning; se alltid till att rådgöra med en advokat innan du använder juridiska dokument eller avtal.
Angående: checklistor för rengöring & underhåll av kyrkan
Kyrkobyggnader är ofta platser med mycket trafik där många människor rör sig, även under veckorna. Därför är det så viktigt att hålla byggnaden ren. Detta är också ett bra sätt att visa församlingen ära. Du vill kunna erbjuda dem en säker och hälsosam byggnad som de kan trivas i varje vecka.
En checklista för underhåll av kyrkan är ett utmärkt sätt att ge er fastighetsansvarige en översikt. Den ger vägledning om vilka områden som ska gås igenom och tydliggör hur ofta byggnaden ska kontrolleras.
Att ha ett effektivt schema för rengöring och underhåll hjälper inte bara till att hålla kyrkan fin, utan gör det också möjligt att hantera alla byggnadens behov i rätt tid. Det säkerställer att inget förbises.
Angående: förebyggande åtgärder
Många kostnader för underhåll av kyrkan kan uppstå oväntat: ett takläckage, ett haveri i ventilations-, värme- och luftkonditioneringssystemet eller en familj tvättbjörnar som bosätter sig på vinden. Detta är sådant som kan orsaka stora störningar i kyrkan när det går sönder. Genom att regelbundet inspektera kyrkobyggnadens system och ha planer för utbyte kan ni minska oväntade kostnader.
Angående: volontärer
Ge volontärer möjligheten att hjälpa till! Låt oss vara ärliga: en av de bästa sakerna med församlingsgemenskaper är att ha en aktiv gemenskap! Församlingsmedlemmar tycker om att hjälpa till, och att samordna volontärer i församlingen för att hjälpa till med städning eller trädgårdsarbete ger dem en större känsla av mening och delaktighet.
Kanske planerar ni en storstädning av församlingen 2–3 gånger om året, där ni tar itu med trädgårdsarbetet och parkeringsplatsen samt gör en grundlig storstädning av byggnaden. Jag har många fina minnen från de stora städdagarna i församlingen. Mat och kaffe togs med, och det stärkte verkligen känslan av gemenskap och familj.
Redaktionens rekommendation
God förvaltning är grundläggande för församlingens uppdrag. De här resurserna som jag har samlat kan vägleda er i den ekonomiska förvaltningen och bidra till transparens och förtroende:
- En tydlig kontoplan för församlingengör det enklare att följa ekonomin och bidrar till korrekt rapportering.
- Lär er mer om fondredovisning för församlingarför att hantera öronmärkta medel på ett ansvarsfullt sätt.
- Implementera bästa praxis för församlingsekonomiför att stärka en god ekonomisk kontroll.
- Den här guiden om bostadsbidrag för pastorerförklarar skatteförmåner som tillgodoser pastorers behov.
Använd de här budskapen om tionde och offerför att främja generositet och trogen förvaltning.
More Articles
Programvara för fastighetsförvaltning i församlingen
Precis som de flesta programvaror är programvara för fastighetsförvaltning avsedd att öka effektiviteten och ändamålsenligheten för ert team. Tänk på den som en hjälpsam vän eller en allierad. Den kan hjälpa till med hantering av arbetsorder, schemaläggning av förebyggande underhåll, framtagning av en underhållsplan och uppföljning av kostnader för arbete eller lager!
Om ni inte vet var ni ska börja kan ni läsa den här artikeln om de 10 bästa programvarorna för fastighetsförvaltning i församlingen.
Avslutande tankar om fastighetsförvaltare
Om tanken på att ha en underhållsansvarig för fastigheten känns främmande för er är ni inte ensamma. Verkligheten är att många församlingar antingen förlitar sig på volontärer eller ett fastighetsteam för att hjälpa till med underhåll och städning av byggnaden, och jag har också sett att detta ingår i församlingsadministratörens arbetsbeskrivning.
En utmärkt fastighetsförvaltare i församlingen förstår att de förvaltar många tillgångar; de har en oerhört värdefull roll och är avgörande för ert församlingsarbete. Visa dem att ni värdesätter dem!
Prenumerera på The Lead Pastors nyhetsbrev för mer information om församlingsledning!
