Donatiebrieven van de kerk voor de belasting: gids voor 2026 voor predikanten
In 2023 gaven Amerikanen meer dan $500 MILJARD aan goede doelen.
Aangezien voor elke donatie van meer dan $250 een bevestigingsbrief vereist is, betekent dat HEEL VEEL post. Voor predikanten of kerkleiders die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van deze kerkelijke donatiebrieven voor belastingdoeleinden, kan het proces een verwarrende puinhoop zijn:
- Welke informatie moet in deze brieven worden opgenomen?
- Wat als ze spullen hebben gedoneerd in plaats van geld?
- Wat als ze iets hebben ontvangen in ruil voor hun donatie?
- Is er een minimumbedrag waarvoor ik een bevestigingsbrief moet schrijven?
Daarom ben ik hier. In dit artikel beantwoord ik al deze vragen en meer. (Daarnaast heb ik een bundel met voorbeelden van kerkelijke donatiebrieven voor de belasting bijgevoegd om je op weg te helpen.)
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Waarom zijn donatiebrieven nodig?
Een kerkelijke donatiebrief is een schriftelijke bevestiging van je kerk aan je donateurs waarin hun donaties gedurende het jaar worden beschreven. Je donateurs hebben deze brief nodig om hun liefdadige bijdragen als aftrekpost op hun persoonlijke aangifte inkomstenbelasting op te voeren. Zonder deze brief kan de IRS hun giften aan de kerk bij een controle weigeren.
Je kunt je bevestigingsbrief opstellen als een bedankbrief. Het is de perfecte gelegenheid om je donateurs te bedanken, wat een cultuur van dankbaarheid bevordert. Dit is een moment om contact op te nemen met je donateurs en hen op de hoogte te brengen van interessante mogelijkheden voor het gemeentewerk waarbij de kerk betrokken is geweest. Door elke gelegenheid aan te grijpen om met je donateurs te communiceren, vestig je de aandacht op de missie van de kerk en moedig je mogelijk zelfs meer donaties aan.
Wettelijke vereisten voor donatiebrieven
Hoewel er geen specifieke deadline is voor het uitgeven van donatiebrieven, sturen goede doelen deze over het algemeen uiterlijk op 31 januari van het jaar na de donatie.
Dus als een donor gedurende heel 2025 een maandelijkse donatie heeft gedaan, zou de bevestigingsbrief van de donatie uiterlijk op 31 januari 2026 worden verstuurd. Het is belangrijk om dit snel te doen, zodat je donoren over de benodigde documentatie beschikken wanneer ze hun belastinggegevens voor de deadline van 15 april samenstellen.
Je bent verplicht een donatiebrief te verstrekken voor elke eenmalige donatie in contanten of in natura van meer dan $250.
Als de donatie minder dan $250 bedraagt, ben je niet verplicht een bevestigingsbrief uit te geven. Ik raad echter aan om je donoren ongeacht het bedrag toch een brief te sturen. Het is een mooie manier om vrijgevigheid te vieren.
Net als Jezus willen we het hart achter de donatie erkennen, in plaats van de omvang ervan.
Lucas 21:1-4
Je hoeft niet voor elke ontvangen donatie een bevestigingsbrief te sturen. Het is aanvaardbaar om te wachten tot het einde van het jaar en één brief uit te geven waarin alle donaties van dat jaar worden bevestigd.
Dit is waarschijnlijk de meest efficiënte en nuttige optie, niet alleen voor jou maar ook voor je donoren. Het is veel gemakkelijker om één overzicht bij te houden dan een hele stapel brieven voor iemand die wekelijks doneert.
Voorbeelden en sjablonen van donatiebrieven voor kerken
Je hebt verschillende opties voor je donatiebrief, en de keuze hangt vooral af van het type donatie dat je ontvangt. In dit gedeelte worden al deze opties behandeld, evenals enkele voorbeeldbrieven.
Voorbeeld 1 - Ontvangstbevestiging van een donatie (brief ter bevestiging van een fiscaal aftrekbare donatie)
Het belangrijkste doel van deze brief is het bevestigen van een eenmalige gift of donatie aan de kerk. Deze brief zorgt ervoor dat de donor over de juiste documentatie beschikt bij het indienen van de aangifte inkomstenbelasting. Je kunt deze brieven uitgeven aan het einde van een grote inzamelingscampagne waarbij je veel eenmalige donaties voor de kerk hebt ontvangen.
Voorbeeld 2 - Jaaroverzicht van bijdragen
Het doel van deze brief is een overzicht te geven van alle donaties die de donor het afgelopen jaar heeft gedaan. Dit komt vaker voor in een kerkelijke context, waar je vaste donoren hebt die terugkerende tienden en offergaven betalen.
Ook dit overzicht wordt door de donor gebruikt als de juiste documentatie voor de aftrek die hij of zij in de aangifte inkomstenbelasting claimt. Doorgaans wordt dit overzicht jaarlijks in januari uitgegeven voor alle donaties die in het voorgaande jaar zijn gedaan.
Voorbeeld 3 - Brief voor een donatie in natura
Soms ontvang je donaties in de vorm van niet-geldelijke goederen of diensten. Iemand kan bijvoorbeeld meubels of een voertuig doneren. Of iemand kan zijn of haar diensten doneren, zoals grafisch ontwerp of tuinonderhoud. In dat geval kun je een brief uitgeven waarin je de donatie bevestigt. Je bent verplicht de datum van de donatie en het/de gedoneerde artikel(en) te vermelden, maar je kent geen geldwaarde toe aan de donatie.
Voorbeeld 4 - Brief voor een donatie in ruil voor een tegenprestatie
Het kan voorkomen dat je een donatie ontvangt in ruil voor een dienst of artikel. Wanneer dit gebeurt, kun je een bevestigingsbrief uitgeven voor het verschil tussen wat er is gedoneerd en wat de donor daarvoor heeft ontvangen.
Een voorbeeld hiervan is een inzamelingsevenement, zoals een spaghettidiner. De kaartjes die je verkoopt kosten misschien $60 per stuk, terwijl de geschatte kosten van de maaltijd $20 bedragen. Het gedoneerde bedrag zou dan $40 zijn.
Je brief moet het volgende bevatten:
- Donatiebedrag
- Beschrijving van de goederen of diensten die aan de donor zijn verstrekt,
- Een schatting van de reële marktwaarde van de ontvangen goederen of diensten
Donateursbrieven voor je kerk opstellen
De IRS heeft specifieke voorschriften voor je donateursbrieven. Elke brief moet de volgende informatie bevatten:
- Naam van de kerk
- Naam en contactgegevens van de donateur
- Bedrag van de donatie
- Beschrijving (maar niet de waarde) van een bijdrage in natura - Als je een schenking van goederen hebt ontvangen, moet je dit item in de brief vermelden, maar de IRS staat niet toe dat je een waarde aan het item toekent.
- Verklaring - een van de volgende
- De organisatie heeft geen goederen of diensten geleverd in ruil voor donaties.
- Als er goederen of diensten zijn geleverd in ruil voor de bijdrage, vermeld dan een schatting van dat bedrag, zelfs als het om een symbolisch bedrag ging.
- Vermeld dat de goederen of diensten die de organisatie eventueel in ruil voor de donaties heeft geleverd, volledig bestonden uit immateriële religieuze voordelen.
Onthoud: donateursbrieven vormen slechts een klein onderdeel van wat de kerk nodig heeft om haar vrijgestelde status te behouden. Lees meer over het belang van een financieel verslag van de kerk en hoe deze informatie je helpt bij het opstellen van je jaarlijkse kerkbudget.
Je gratis bundel: (bewerkbaar) voorbeeld van een kerkelijke donatiebrief voor de belastingaangifte
Ik heb enkele briefsjablonen opgesteld om je op weg te helpen. Je kunt ze gerust downloaden en voor je eigen doeleinden gebruiken. OPMERKING: Controleer alle financiële gegevens met je kerkaccountant of financieel deskundige voordat je je brieven verstuurt.
Meer weten?
Bekijk deze bronnen:
- Clergy Financial: Een bevestigingsbrief voor donateurs van een kerk schrijven
- Kindful.com: Wat is een bevestigingsbrief voor een donatie?
- TurboTax-video: IRS-voorschriften voor liefdadige giften
OPMERKING: Richtlijnen voor Canadese kerken
Voor kerken in Canada zijn de vereisten iets anders. De CRA adviseert dat alle ontvangstbewijzen vóór 28 februari van het jaar na het jaar waarin de donatie is gedaan, worden uitgegeven. Volgens de CRA moeten ontvangstbewijzen de volgende informatie bevatten:
- een verklaring dat het een officieel ontvangstbewijs is voor inkomstenbelastingdoeleinden
- de naam en het adres van het goede doel staan geregistreerd bij de Canada Revenue Agency (CRA)
- een uniek serienummer
- het registratienummer dat door de CRA is verstrekt
- de locatie waar het ontvangstbewijs is uitgegeven (stad, plaats, gemeente)
- de datum of het jaar waarin de gift is ontvangen
- de datum waarop het ontvangstbewijs is uitgegeven
- de volledige naam, inclusief de middelste initiaal, en het adres van de donor
- het bedrag van de gift
- het bedrag en de beschrijving van enig voordeel dat de donor heeft ontvangen
- het in aanmerking komende bedrag van de gift
- de handtekening van een persoon die door het goede doel gemachtigd is om giften te erkennen
- de naam en het websiteadres van de CRA
Meld je aan voor onze e-maillijst voor meer waardevolle inzichten
Sluit je aan bij onze groeiende gemeenschap van bevlogen voorgangers die zich inzetten om hun bediening te verdiepen en trouw gehoor te geven aan hun roeping.
Meld je nu aan en mis nooit meer de hulpmiddelen en bemoediging die je nodig hebt om te floreren in je bediening!