Fondsenadministratie voor kerken: een complete gids
Is fondsenboekhouding (voor kerken) een financieel hulpmiddel dat je over het hoofd ziet?
Als predikant ben je verantwoordelijk voor het juiste gebruik van alle giften en fondsen - ze mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze bestemd zijn. Fondsenboekhouding voor kerken helpt ervoor te zorgen dat dit gebeurt.
Giften vormen het grootste deel van de inkomsten van een kerk, en aan het ontvangen van die giften zijn bepaalde richtlijnen verbonden. Meestal worden de giften gebruikt voor de activiteiten van de kerk. Soms geven mensen echter geld voor een specifiek doel, zoals een nieuwe piano of de ondersteuning van een specifieke zendeling.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Als kerkleider vertrouwen mensen erop dat je verstandig met hun giften omgaat. Goede boekhoudsoftware voor kerken kan je hier ongetwijfeld bij helpen. Als die van jou dat niet kan... is dat een alarmsignaal.
Onthoud gewoon: FONDSENboekhouding is FUNboekhouding.
Joshua Gordon
(hoewel ik niet zeker weet of ik hiervoor de eer wil krijgen...)
Of je nu nieuw bent in het gemeentewerk of een doorgewinterde veteraan, het is gemakkelijk in te zien dat er bij het beheren van kerkelijke financiën volgens de beste praktijken voor kerkelijke financiën meer komt kijken dan op het eerste gezicht lijkt. Lees meer over de voordelen van
Wat is fondsenboekhouding voor kerken?
Fondsenboekhouding is de manier waarop kerken middelen bijhouden en rapporteren die voor specifieke doeleinden zijn bestemd. (OPMERKING: fondsenboekhouding houdt verband met, maar verschilt van een rekeningschema voor kerken. )
Zie fondsenboekhouding als het gebruik van emmers om je giften in te sorteren. De ene emmer kan bijvoorbeeld voor algemene uitgaven zijn en een andere voor het sparen voor een nieuw kerkorgel. Wanneer je je elektriciteitsrekening moet betalen, mag je geen geld uit de emmer voor het kerkorgel halen; je mag alleen geld uit je emmer voor het algemene fonds nemen.
Fondsenboekhouding zorgt ervoor dat kerken geoormerkte giften gebruiken voor de beoogde doelen, zoals zendingswerk, nieuwe apparatuur of speciale projecten.
Er komt veel kijken bij het beheren van de financiën van de kerk, en er zijn enkele belangrijke verschillen tussen kerkelijke financiën en die van gewone bedrijven. In tegenstelling tot bedrijven die jaarlijkse winst willen maken, richten kerken zich op het verspreiden van het evangelie. De IRS verplicht non-profitorganisaties om fondsenboekhouding te gebruiken, maar het helpt ook om de kerkelijke financiën georganiseerd te houden terwijl de kerk haar missie vervult.
Soorten fondsen in de kerkelijke boekhouding
In jouw kerk kunnen verschillende soorten giften binnenkomen. Over het algemeen vallen ze echter in een van drie categorieën.
1) Onbeperkte fondsen
Onbeperkte fondsen zijn giften die je ontvangt en die naar goeddunken van de kerk kunnen worden gebruikt voor de activiteiten van de kerk. Aan deze giften zijn geen voorwaarden verbonden, dus de kerk kan ermee doen wat ze wil. Deze fondsen worden meestal gebruikt voor operationele kosten, zoals nutsvoorzieningen, salarissen en benodigdheden.
2) Permanent beperkte fondsen
Donateurs mogen voorwaarden aan hun giften verbinden. Wanneer ze dat doen, betekent dit dat de kerk de fondsen alleen mag gebruiken voor het doel dat op het moment van de gift is aangegeven.
Als er bijvoorbeeld een gift wordt gedaan voor een speciaal project of een zendingsorganisatie die je kerk ondersteunt, mogen die fondsen wettelijk alleen voor die specifieke reden worden gebruikt. In onze kerk houden we rond Thanksgiving elk jaar een inzamelingsactie. We kiezen een plaatselijk goed doel om onder de aandacht te brengen, zoals de voedselbank of een centrum voor zwangerschapsbegeleiding. Alle ontvangen giften die voor dat goede doel zijn geoormerkt, moeten aan dat doel worden geschonken.
3) Tijdelijk beperkte fondsen
Tijdelijk beperkte fondsen verschillen enigszins van permanent beperkte fondsen. Ze kunnen met een specifieke beperking worden ontvangen, maar worden van beperkt naar onbeperkt overgeboekt wanneer het project is voltooid of een bepaalde termijn is verstreken. Er wordt bijvoorbeeld geld ontvangen om gedurende twee jaar adviesdiensten te verlenen, maar nadat die twee jaar zijn verstreken, zijn de resterende fondsen niet langer beperkt tot dat doel.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je in de boekhouding van je kerk kunt tegenkomen.
- Algemeen fonds: Dit is de hoofdrekening die de kerk gebruikt voor alle dagelijkse transacties. Hier vindt u zaken zoals salarisadministratie, nutsvoorzieningen, huur en benodigdheden voor de zondagochtendkoffie. De meeste onbestemde donaties worden aan dit fonds toegewezen.
- Missiefonds: Reserveer middelen voor specifieke missies die door de kerk worden ondersteund. Deze donaties zijn bestemd. Voorbeelden zijn kortdurende zendingsreizen, middelen voor lokale evangelisatieprogramma's of ondersteuning van zendelingen in het buitenland.
- Bouwfonds: Misschien spaart u voor de aankoop van een gebouw of staan er kapitaalverbeteringen op stapel, zoals een nieuw dak. Donaties voor het gebouw kunnen worden bestemd. Bewaar ze in een apart fonds. Wanneer het tijd is om de kosten van het gebouw te betalen, komt het geld uit dit fonds.
- Kapitaalfonds: Deze langetermijninvestering is zo ontworpen dat het hoofdbedrag intact blijft en alleen de opbrengsten worden gebruikt. Kerken gebruiken het om doorlopende behoeften, zoals bedieningen of onderhoud, te financieren. Zo zorgt het voor een stabiel inkomen en blijft het hoofdbedrag behouden voor toekomstige groei. Middelen die hier worden gedoneerd, zijn doorgaans bestemd. Het kerkelijke beleid bepaalt of de beleggingsinkomsten bestemd of onbestemd zijn.
- Jongerenfonds: U raadt het al! Dit zijn middelen die specifiek bestemd zijn voor jongerengroepen. Een kerkelijk jongerenfonds kan bestemd of onbestemd zijn, afhankelijk van de inrichting ervan. Je weet nooit welke uitgaven hier kunnen opduiken: een kinderzwembad, lesmateriaal voor bijbelstudie, bergen chips en frisdrank. De mogelijkheden zijn eindeloos… Of toch niet?
Waarom fondsboekhouding nuttig is
Om uw belastingvrije status te behouden, is fondsboekhouding vereist door de IRS om duidelijk te laten zien hoe middelen worden gebruikt ten behoeve van de gemeenschap. Het zorgt ook voor meer transparantie binnen de kerk en waarborgt de verantwoordingsplicht. Donateurs willen weten dat geld wordt gebruikt voor het beoogde doel, in overeenstemming met hun intenties en de missie van de kerk.
Uw kerk heeft mogelijk geld voor verschillende zaken, zoals het gebouw, missies of algemene uitgaven. Zonder een systeem kan het lastig zijn om te weten hoeveel u voor elk onderdeel hebt. Met fondsboekhouding houdt u dit eenvoudig bij, zodat u de zaken niet door elkaar haalt.
Door fondsboekhouding toe te passen op uw balans en staat van baten en lasten krijgt u een duidelijk en nauwkeurig beeld van de financiële gezondheid van de kerk. Dit helpt u en uw financiële commissie bij het doen van uitgaven en het nemen van strategische beslissingen over de richting van de kerk.
Een fondsboekhoudingssysteem voor uw kerk opzetten
Volg deze eenvoudige stappen bij het opzetten van uw fondsboekhoudingssysteem en u bespaart uzelf veel tijd en hoofdpijn. Raadpleeg uw financiële kerkcommissie of een financieel deskundige om ervoor te zorgen dat uw inrichting voldoet aan federale en lokale regelgeving.
Stap 1: Definieer fondscategorieën
Begin met het vaststellen van de soorten fondsen die u moet instellen. Begin met het algemene fonds en voeg van daaruit andere fondsen toe. Welke bedieningsteams hebt u? Hoe worden die gefinancierd? Zorg ervoor dat u de beste boekhoudkundige praktijken voor financieel beheer volgt.
Stap 2: Kies boekhoudsoftware
Uw boekhoudsoftware moet fondsboekhouding ondersteunen. Zoek naar een budgetfunctie die dit ondersteunt. U moet een jaarlijks budget goedkeuren en volgen. Er zijn veel opties beschikbaar die specifiek zijn afgestemd op non-profitorganisaties. Hierdoor kan uw boekhouder gemakkelijker alle vereiste financiële overzichten voor uw financiële commissie opstellen.
Stap 3: Stel een rekeningschema op
Stel een rekeningschema op met daarin alle fondsen die u gaat gebruiken. Stel een nummeringssysteem vast dat goed werkt voor u en uw boekhouder. Volg de basisprincipes van de boekhouding voor non-profitorganisaties.
Praktische tip: de nummeringsstandaarden voor je fondsenrekeningen kiezen:
De nummering van je rekeningen kan er ongeveer als volgt uitzien:
1000’s: Begin met je activa. Dit zijn de bezittingen van de kerk (bijv. bankrekeningen, kerkgebouw, audio-visuele apparatuur)
2000’s: Nummer vervolgens je passiva. Dit zijn de schulden van de kerk (bijv. loonverplichtingen, creditcards, hypotheekrekening)
3000’s: Gebruik deze nummers om het eigen vermogen aan te geven. Hier maak je de fondsenrekeningen aan (bijv. algemeen fonds, zendingsfonds, jongerenfonds)
4000’s - Registreer hier alle inkomsten (het geld dat je kerk verdient). Dit omvat alle donaties en andere inkomstenstromen (bijv. donaties, boekverkopen, kaartjes die voor kerkevenementen zijn verkocht)
5000’s - Hier komen de uitgaven. Maak een rekening aan voor de verschillende uitgaven die je kerk heeft (bijv. kantoorbenodigdheden, loonkosten, hypotheekrente)
Stap 4: Implementeer beleid en procedures
Ontwikkel duidelijk beleid voor het beheren van elk fonds, met richtlijnen voor donaties, uitgaven, rapportage en verantwoording. Zorg ervoor dat alle medewerkers en leidinggevenden van de kerk het belang van deze procedures begrijpen.
Onze best beoordeelde boekhoudsoftware voor kerken
Deze tools kwamen als beste uit de bus van de tientallen softwareopties die mijn team en ik hebben geëvalueerd:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste werkwijzen voor het beheren van kerkfondsen
Er komt veel kijken bij het beheren van de fondsen van de kerk en misschien voel je je overweldigd door alle betrokken termen en vereisten. Je bent immers niet in de bediening gegaan om de basisprincipes van boekhouden onder de knie te krijgen en je aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) te houden. Deze beste werkwijzen kunnen voorkomen dat je het overzicht verliest. Het is ook de moeite waard om te overwegen hoe je AI kunt gebruiken voor het financiële beheer van de kerk naast deze beste werkwijzen.
Beste werkwijze #1: Houd het eenvoudig… echt waar!
Maak je rekeningschema niet onnodig ingewikkeld met te veel fondsen. Gebruik GEEN afzonderlijk fonds voor elke afzonderlijke post. Ik weet dat het verleidelijk is. Hierdoor ontstaat op den duur alleen maar een ingewikkelder situatie. Het financiële beheer is eenvoudiger en flexibeler wanneer de meeste van je fondsen onbeperkt zijn. Begin eenvoudig met een algemene en een beperkte fondsenrekening en voeg indien nodig fondsen toe.
Beste werkwijze #2: Stem je rekeningen regelmatig af.
Stem je fondsenrekeningen regelmatig af. Het is het beste om dit maandelijks te doen wanneer je je bankafschriften ontvangt. Zo blijven je recente transacties goed in beeld.
Het is veel moeilijker om DIT aan het einde van het jaar te doen, wanneer je een heel jaar aan transacties moet doornemen. Ik heb het meegemaakt!
Beste werkwijze #3: Houd je aan je budget.
Werk samen met je uitstekende financiële commissie van de kerk om een jaarlijks budget op te stellen en je eraan te houden, zodat het de doelen en prioriteiten van je kerk weerspiegelt.
Je budget hangt nauw samen met fondsboekhouding en ze werken samen om goed financieel beheer te waarborgen.
Vergelijk je budget regelmatig met de fondsbalansen om er zeker van te zijn dat je op koers ligt om je doelstellingen voor de korte en lange termijn te behalen. Pas je budget indien nodig aan.
Beste werkwijze #4: Verstrek regelmatig financiële rapportages.
Als beheerders van de middelen van de kerk is het belangrijk om regelmatig financiële rapporten te verstrekken aan de kerkleiding en de gemeente. Dit draagt aanzienlijk bij aan het behouden van transparantie en het op de hoogte houden van iedereen over de financiële gezondheid en de fondsenstatus van de kerk.
Boekhoudsoftware voor fondsen kiezen
Het toewijzen van donaties tijdens de personeelsvergadering van de kerk kan BEHOORLIJK INTERESSANT worden als je geen boekhoudsoftware voor kerken gebruikt. Er zijn genoeg softwareopties om je hoofd op hol te brengen. Enkele van de beste boekhouddiensten en functies om naar te zoeken zijn:
- Kan meerdere fondsen beheren - geoormerkte en niet-geoormerkte.
- Bevat een budgetteringstool.
- Kan donaties bijhouden.
- Gebruiksvriendelijke interface.
- Kan integreren met andere softwaresystemen, zoals donatiesoftware of software voor donorbeheer.
Schrijf je in voor de e-maillijst van The Lead Pastor
Mis het niet! Word lid van onze community om op de hoogte, geïnspireerd en bijgepraat te blijven over de beste hulpmiddelen voor voorgangers en kerkleiders.