Slik lager du en plan for krisehåndtering i menigheten: Ekspertveiledning

Fra kirkeledere som uventet trekker seg, til katastrofehåndtering, trenger du en plan for krisehåndtering i kirken når situasjoner oppstår og raskt begynner å forverres. Ifølge Barna føler bare 15 % av pastorene seg helt forberedt på å lede et menighetsmedlem gjennom et betydelig traume. Det tallet er altfor lavt for den personen og det fellesskapet folk er avhengige av i slike situasjoner.

Det kan virke ekstremt å vurdere å ha en beredskapsplan for en rekke ulike kriser, men det er faktisk en integrert del av det å være pastor i en lokal kirke.

Når en katastrofe rammer menigheten din, vil telefonen din sannsynligvis være blant de første som ringer. Derfor må du og medarbeiderne dine være forberedt. Jeg skal lede deg gjennom hva krisehåndtering i kirken innebærer, hvorfor du trenger en plan for krisehåndtering i kirken, hva den bør inneholde, og hvordan du kan begynne å sette opp en med en gang.

Jeg skal ta for meg:

• Hva er en plan for krisehåndtering i kirken?
• Hva er krisehåndtering i kirken?
• Hvorfor er en plan for krisehåndtering i kirken viktig?
• Hva bør en plan for krisehåndtering inneholde?
• Hvordan utarbeide en plan for krisehåndtering

Hva er en plan for krisehåndtering i kirken?

En plan for krisehåndtering i kirken er et dokument eller en standardisert arbeidsprosedyre som kan brukes når det er behov for en beredskapsinnsats. Den vil inneholde telefonnumre til relevante myndigheter, kontaktinformasjon til sentrale kirkeledere (holdt oppdatert ved hjelp av god programvare for kontaktadministrasjon i kirken) og ledere i lokalsamfunnet som det kan være nødvendig å kommunisere med, samt en overordnet plan for beredskapshåndtering.

Dette kan høres skremmende ut, men du har sannsynligvis allerede det aller meste av denne informasjonen for hånden. Du vet hvem du skal ringe, og du har kanskje til og med noen av telefonnumrene lagret på telefonen din. Du trenger bare å organisere informasjonen i et standardisert dokument som sentrale medarbeidere i kirken lett får tilgang til, sammen med en beredskapsplan og en sikkerhetshåndbok for kirken som er klar til å tas i bruk.

Tenk på det slik: Det er umulig å være forberedt på alle typer kriser, men du kan forberede deg selv og teammedlemmene dine på prosessen med å håndtere krisesituasjoner i kirken. Før vi går inn på detaljene, la oss avklare hva vi mener når vi snakker om krisehåndtering i kirken. 

Hva er krisehåndtering i kirken?

I løpet av min tid i tjenesten har jeg bidratt til å håndtere kriser som tenåringer som ble truet med utvisning fra skolen, skyteepisoder i nabolaget, skandaler blant kirkeledere og mye mer. Når alt kommer til alt, er måten du håndterer disse situasjonene på, langt mer lik enn ulik.

La oss løst definere krisehåndtering i kirken som enhver situasjon der beredskapsplanen innebærer en umiddelbar fysisk eller psykisk trussel mot noen eller noe, og som gjør det nødvendig å involvere myndigheter utenfor kirkens kontorer.

Som vi har beskrevet i en annen artikkel om krisehåndtering i kirken, innebærer prosessen vanligvis følgende:

• Fokusere på å begrense de negative konsekvensene og forsøke å forhindre at ytterligere skade oppstår
• Forberede seg på fremtidige kriser
• Handle ved hjelp av all informasjonen og alle ressursene du har tilgjengelig
• Ta deg tid til å komme seg etterpå

Det er en ganske enkel prosess som innebærer å ta én ting om gangen og være så forberedt, rolig og forståelsesfull som mulig. Men hva er det som definerer en krise?

En krise defineres som en periode med store vanskeligheter, problemer eller fare. For de fleste av oss kan det høres litt ut som det daglige arbeidet vi gjør. Det avgjørende ordet her er imidlertid «store». Når det føles som om politiet må involveres, kirkebygningen er i umiddelbar fare, eller det til og med er gitt ordre om å holde seg innendørs, utgjør det definitivt en krise.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvorfor er en plan for krisehåndtering i kirken viktig?

Som vi allerede har drøftet og beskrevet, er en krisesituasjon enhver situasjon der medarbeidere i kirken føler at de ikke har tilstrekkelig oversikt eller kompetanse, og eksterne myndigheter må involveres. 

Hvis du har kommet til det punktet der det er nødvendig å tilkalle et beredskapsteam som krever at politi, leger, bombetrusselteam eller lignende rykker ut, har den lokale kirken gått fullt inn i en krisetid.

Det er imidlertid viktig å merke seg at selv involvering av organisasjoner som barnevernet, nødetater eller til og med forsikringsselskapet kan regnes som krisetilfeller. Dette kan virke som langt mer hverdagslige eksempler, men de oppfyller alle kriteriene våre og fortjener all vår oppmerksomhet når det gjelder beredskap mot katastrofer.

En plan for krisehåndtering i kirken gjør ganske enkelt de ansatte forberedt på ting som naturkatastrofer, ekstremvær, situasjoner med en aktiv skytter, medisinske hendelser som at noen besvimer, at et barn forteller at det har blitt berørt på en upassende måte, eller at brannslukkere blir brukt.

Det finnes et kjent uttrykk som sier at manglende planlegging er en plan for å mislykkes. Menigheten vår fortjener å se at eiendommen og kirkens ansatte er trygge (som en del av forvaltningen av kirkens eiendom). En måte du kan vise Jesu kjærlighet på, selv gjennom de mest vanlige og hverdagslige handlingene, er å hjelpe andre med å vite at det finnes en plan for når ting går galt.

Hva bør en plan for krisehåndtering inneholde?

Det aller meste av innholdet i planen for krisehåndtering i kirken vil dreie seg om krisekommunikasjon. Gang på gang vil kommunikasjon være den viktigste avgjørende faktoren for hvordan en gitt krise skal håndteres.

Med det sagt er dette noen av de vanligste tingene som bør inkluderes i enhver krisehåndteringsplan:

• Kontaktinformasjon til lokale myndigheter
• Telefonnumre til ulike hjelpetelefoner, for eksempel giftinformasjonen og selvmordstelefonen
• En oversikt over hvor alle førstehjelpsskrin og hjertestartere befinner seg, samt en liste over hvem som er opplært og sertifisert til å bruke dette utstyret på riktig måte
• Den utpekte talspersonen for kirken i enhver gitt situasjon (vanligvis hovedpastoren)
• Kontaktperson hos en lokal representant for Det amerikanske Røde Kors, hvis mulig
• Kontaktinformasjon ved nødsituasjoner for alle ansatte i kirken
• Navn på dem som har tilgang, og hvordan de får tilgang til kirkens lokaler
• En generell prosess for hvordan krisekommunikasjonen skal gå til og fra den utpekte talspersonen
• Når eller om kontakt med mediene bør vurderes
• Utpekte evakueringsruter både for bygningen og lokalområdet

Listen kunne vært mye lengre, men dette er et godt sted å begynne for å få oversikt over hvilken informasjon dere bør samle inn. 

Slik lager du en krisehåndteringsplan

Når du skal lage en krisehåndteringsplan for din egen menighet, finnes det ingen riktig eller gal måte å gjøre det på. Vanligvis er det lurt å gjøre den lett tilgjengelig digitalt for alle kirkens ledere og ansatte, men det er også en god idé å oppbevare kopier på utpekte steder i lokalene.

Generelt bør du likevel organisere informasjonen så enkelt og tydelig som mulig. Når katastrofen rammer, tenker folk ofte ikke klart, så tydelighet i en krisehåndteringsplan blir avgjørende. 

Med dette i tankene foreslår vi at du organiserer krisehåndteringsplanen slik:

1. Opprett et kriseberedskapsteam
2. Definer krisekommunikasjonen
3. Lag en generell beredskapsplan
4. Lag spesifikke beredskapsplaner for de vanligste situasjonene
5. Organiser kontaktinformasjon ved nødsituasjoner
6. Gå jevnlig gjennom beredskapsplanene

1. Opprett et kriseberedskapsteam

Det første trinnet når du skal lage en plan for krisehåndtering i kirken, er å opprette et beredskapsteam eller et sikkerhetsteam for kirken.

Dette trenger ikke å være et separat team fra eldsterådet, kirkens ansatte eller kirkevolontørene du leder . Det kan overlappe med disse allerede etablerte teamene, eller det kan inkludere en representant fra hvert av dem som møtes årlig for å gjennomgå dette (mer om det senere).

Uansett trenger du, før du begynner, å ha nøkkelpersoner som er dedikert til å utarbeide og gjennomgå denne informasjonen, og som alle er enige om fremgangsmåten. Enda viktigere er det at ansvaret heller ikke bør hvile utelukkende på hovedpastorens skuldre.

Alle i kriseteamet ditt vil være like godt informert og forberedt på krisetider, og bør derfor alle bidra til oppdateringen og utarbeidelsen av planen.

En viktig merknad: Selv om hovedpastoren IKKE er direkte involvert i kriseteamet, vil vedkommende sannsynligvis måtte være den utpekte talspersonen og være tett involvert i utarbeidelsen av kirkens første krisehåndteringsplan.

2. Definer krisekommunikasjonen

Dette vil være begynnelsen på den faktiske organiseringen av kirkens krisehåndteringsplan. Krisekommunikasjon kommer til å være den mest omfattende oppgaven hver gang en katastrofe inntreffer. En tydelig definert vei og prosess vil gjøre disse situasjonene roligere, mer avslappede og enklere å løse.

Kriseteamet ditt må avgjøre ting som:

• Hvor raskt må talspersonen informeres om en gitt situasjon?
• Når må myndighetene involveres?
• Skal vi lage en generell regel for mediekontakt i slike situasjoner med et høyt følelsesnivå?
• Når blir andre involverte, direkte eller indirekte, en del av kriseberedskapsplanen?

Du vil ikke kunne lage en plan for enhver situasjon, men det å ha en regel på plass, for eksempel følgende: «Kirkens talsperson skal kontaktes så snart et medlem av kriseteamet blir kjent med at lokale myndigheter er eller vil bli involvert.» Slike planer vil bidra langt på vei til at alle føler seg mye bedre forberedt på disse tragiske situasjonene.

Ikke bare list opp disse spørsmålene og svarene, men formuler hvert svar som en «regel for krisehåndtering» som kan anvendes i enhver gitt situasjon.

Hold disse så korte, presise og forståelige som mulig. De vil sannsynligvis stå på side én i kirkens krisehåndteringsplan, så prøv å komprimere alt til denne ene siden for enkelhets skyld.

3. Lag en generell beredskapsplan

Nå som du har krisekommunikasjonsplanen på plass, trenger du bare å lage en «generell beredskapsplan» som kan brukes i stort sett alle situasjoner, formulert med et så enkelt språk som mulig.

Denne generelle beredskapsplanen skal stå på side to i dokumentet. Igjen bør du utarbeide en enkel prosess som gir en generell plan for hvordan man skal håndtere en gitt krise, uten å gå inn i detaljene med en gang.

Tenk på dette som visjonserklæringen for kriseteamet ditt. Dette er i mindre grad standardiserte arbeidsrutiner og i større grad retningslinjer for atferd. Jeg foreslår at du går gjennom prosessen med å begrense skade, forberede, håndtere og gjenopprette, som ble nevnt tidligere i denne artikkelen.

4. Utform spesifikke beredskapsplaner for vanlige kriser

De neste sidene vil sannsynligvis avhenge av menigheten, kulturen og lokalsamfunnet ditt. Dette skal være beredskapsplaner som er spesifikke for noen av de vanligste krisetypene for lokalkirken din.

Hvis du for eksempel bor i Florida, er det sannsynligvis fornuftig å ha en beredskapsplan for orkaner. Det ville for eksempel ikke vært fornuftig å ha den samme planen i Ohio. På samme måte gir det ikke mening å ha en beredskapsplan for flom i Nevada-ørkenen, men det gjør det i det østlige Kentucky.

Her er noen foreslåtte beredskapsplaner som de fleste gudshus bør ha på plass:

• Fare for barn
• Pågående skyteepisode
• Naturkatastrofe (spesifikk for ditt område)
• Medisinsk nødsituasjon

5. Organiser kontaktinformasjon i nødstilfeller

Dette er ganske enkelt: Du trenger en liste over relevant kontaktinformasjon som kan være nødvendig på kort varsel.

Den bør selvsagt inneholde telefonnumrene til det lokale politiet, men kan også inneholde kontaktinformasjon til personer og organisasjoner som:

• Nærmeste legevakt eller akuttmottak
• En lokal representant for amerikanske Røde Kors (om mulig)
• Barnevernet

6. Gjennomgå beredskapsplanene dine ofte

Det siste steget i arbeidet med å lage kirkens krisehåndteringsplan er å ikke se på den som et prosjekt som blir ferdig etter én gjennomgang. Kriseteamet ditt må gjennomgå, finjustere og tilpasse krisehåndteringsplanen minst én gang i året.

Ideelt sett bør man etter hver større krise vurdere å ha et oppfølgingsmøte for å evaluere hvordan det gikk, og hva som kan forbedres til neste gang.

Kirkens krisehåndteringsplan blir aldri «komplett», fordi det alltid vil oppstå en ny krise like rundt hjørnet. Det er en del av den menneskelige tilstanden og ikke noe man trenger å bekymre seg over eller skamme seg over.

Kirkens krisehåndteringsplan kan bidra til å forebygge kriser

Vil du vite hva som er det beste med å utarbeide denne fantastiske krisehåndteringsplanen for kirken? Den kan faktisk fungere som et forebyggende tiltak!

Når virksomheter og ideelle organisasjoner har beredskapsplaner på plass, fører det ofte til en reduksjon i antallet kriser totalt sett! Dette er et konsept som kalles risikoreduksjon, og det fører ofte til at mennesker handler og oppfører seg annerledes når de føler seg trygge, sikre og beskyttet. Det å ha en sikkerhetsplan for kirken på plass kan også bidra til å forhindre enkelte typer hendelser før de oppstår.

Les om hvordan du lager en sjekkliste for kirkesikkerhet her. Dette dokumentet utfyller krisehåndteringsplanen din på en god måte.