4 passaggi per creare un piano di gestione dei rischi della chiesa + modello

Dobbiamo essere preparati ad affrontare questi momenti nel miglior modo possibile. È qui che entra in gioco un piano di gestione delle crisi della chiesa. La gestione di chiese e altre organizzazioni religiose comporta moltissimi rischi, ma con un piano ben scritto, almeno nella maggior parte degli scenari puoi evitare il peggiore esito possibile.

Parlerò di:

• Cos'è un piano di gestione dei rischi della chiesa?
• Come creare un piano di gestione dei rischi della chiesa?
• Modello di gestione dei rischi della chiesa

Cos'è un piano di gestione dei rischi della chiesa?

Un piano di gestione dei rischi della chiesa è la tua guida e il tuo sostegno quando si verificano circostanze spiacevoli. È il processo che hai predisposto per affrontare la possibilità che accada qualcosa di terribile. Ha due scopi principali: aiutarti a evitare e ridurre il rischio che determinati eventi si verifichino. 

Ma siamo esseri umani, quindi, purtroppo, alla fine è inevitabile che qualcosa accada. Il secondo scopo del piano di gestione dei rischi della chiesa è quindi aiutarti a trovare una soluzione quando accadono cose brutte. Mantiene tutti coloro che fanno parte del tuo ministero sulla stessa linea ed è utile a impedire che una situazione negativa peggiori. 

La gestione dei rischi è essenziale per ogni chiesa e ministero. Un piano di gestione dei rischi della chiesa non è né divertente da preparare né da prendere in considerazione, ma alla fine sarai felice di averlo fatto. 

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Come creare un piano di gestione dei rischi della chiesa

Prima di poter iniziare ad applicare il tuo sistema per individuare ed evitare le situazioni negative, devi innanzitutto creare un piano di gestione dei rischi della chiesa in formato scritto. Questo sarà il documento di riferimento in caso di emergenza e dovrai condividerlo con ogni membro del personale, volontario, pastore, responsabile e con chiunque altro possa prestare assistenza nella tua organizzazione. 

Per elaborare uno di questi piani, ci sono quattro passaggi principali che vorrei invitarti a considerare. Sono elementi fondamentali per ridurre i rischi. Analizzerò nel dettaglio ciascuno dei passaggi e condividerò alcune riflessioni e lezioni apprese durante il mio periodo nel ministero. 

1. Individua i rischi presenti nell'ambiente della tua chiesa

Prima di poter proseguire, dobbiamo conoscere i rischi presenti nel nostro ambiente. In ogni chiesa possono emergere molti rischi e problemi. Tuttavia, alcuni sono specifici di determinati tipi di ministeri e luoghi. Per evitare situazioni spiacevoli, devi sapere cosa cercare. 

Ecco un elenco dei principali rischi che ho osservato durante il mio lavoro sulla sicurezza della chiesa. Non è un elenco esaustivo e potrebbero esserci situazioni che per me non erano rilevanti, ma che lo sono per te. Inoltre, vorrei ribadire che questo elenco mette in pratica la fede al di sopra della paura: un elemento fondamentale per gestire con successo i rischi della chiesa.. 

• Incidenti
• Accuse
• Aggressioni
• Droghe
• Risse
• Incendi
• Allagamenti
• Molestie
• Partecipanti in stato di ebbrezza
• Infortuni
• Rapimenti
• Contenziosi legali
• Emergenze mediche
• Calamità naturali
• Interruzioni di corrente
• Autolesionismo
• Sparatorie
• Sottrazione di fondi della chiesa
• Furti
• Vandalismo

Questo non è assolutamente un elenco completo di tutto ciò che potresti dover affrontare in materia di sicurezza della chiesa. Sono solo alcuni dei problemi principali che ho osservato e persino affrontato. Individuare i rischi significa sapere cosa potrebbe accadere e poi pianificare in anticipo tenendone conto. 

Ad esempio: ero il vicedirettore del ministero per i bambini in una chiesa di medie dimensioni. La droga e le risse erano problemi particolarmente rilevanti (sì, persino per i bambini). Avevamo un sistema di autobus che portava nella nostra chiesa, ogni giovedì sera e ogni domenica mattina, migliaia di bambini da tutta la contea di Los Angeles. 

Alcuni di questi bambini non conoscevano altro modo per far valere il proprio punto di vista se non litigare o avere a che fare con la droga. Pertanto, questi erano problemi importanti che dovevamo affrontare nella nostra congregazione, sia con i bambini sia con gli adulti. Poiché si trattava di un rischio evidente che dovevamo considerare costantemente, avevamo predisposto molti piani e scenari. 

Per questo motivo, avevamo sistemi in atto che ci permettevano di sapere cosa fare quando qualcuno si drogava con l’eroina in bagno. Oppure, quando due bambini iniziavano a picchiarsi violentemente, avevamo una soluzione per gestire entrambi e informare i loro genitori. 

Una volta individuati i principali rischi altamente probabili all’interno della vostra chiesa (e quelli meno comuni), potete prepararvi ad affrontarli. 

2. Valutare i rischi e il loro impatto

Tuttavia, non è sufficiente identificare semplicemente un rischio: dobbiamo anche valutarne il livello. Alcuni rischi potenziali sono più probabili di altri e alcuni problemi avranno un impatto più negativo di altri. In generale, queste sono le quattro categorie in cui dovreste suddividere i rischi identificati in precedenza: 

• Bassa probabilità e basso impatto: queste situazioni si verificano raramente e, quando accadono, vengono gestite facilmente. 
• Bassa probabilità e alto impatto: questi rischi si verificano raramente, ma se accadono devasteranno la vostra congregazione e la vostra leadership. 
• Alta probabilità e basso impatto: si tratta di scenari comuni che possono verificarsi regolarmente, ma che vengono gestiti facilmente quando accadono. 
• Alta probabilità e alto impatto: la peggiore delle quattro categorie. Si tratta di scenari ad alto rischio che possono verificarsi spesso e che, quando accadono, coinvolgono tutti coloro che si trovano nelle vicinanze. 

Ciò significa che alcuni rischi sono molto improbabili, mentre altri sono estremamente probabili. Per esempio (e si tratta di una generalizzazione), la possibilità che un bambino si faccia male nel vostro ministero per i bambini è praticamente garantita. I bambini giocheranno, correranno e si divertiranno, e prima o poi qualcuno si farà male.

Si scontreranno, si daranno pugni e così via. Questo è uno scenario ad altissima probabilità praticamente in ogni chiesa. D’altra parte, una situazione a bassa probabilità potrebbe essere un’alluvione, a seconda della vostra posizione, e potete prepararvi in anticipo.

Tuttavia, c’è un secondo aspetto da considerare: l’impatto che una situazione può avere. Le situazioni a basso impatto sono quelle che hanno conseguenze minime e che, pertanto, possono essere gestite rapidamente e in sicurezza. Tornando ai bambini, lesioni lievi come lividi e protuberanze hanno un basso impatto. 

Hanno anche un’elevata probabilità di verificarsi, ma sono abbastanza lievi da poter essere gestite facilmente. D’altra parte, gli scenari ad alto impatto sono i peggiori in assoluto. Si tratta di situazioni gravi che desiderate evitare a ogni costo. Un incendio o un rapimento, per esempio, possono devastare l’intera chiesa, la comunità e tutte le persone che ne fanno parte. 

Per conoscere la differenza tra un livello di rischio a bassa e ad alta probabilità, dovete semplicemente osservare l’ambiente della vostra chiesa. Se nella vostra comunità il consumo di droga non è elevato, forse lo spaccio di droga nella vostra chiesa non è una preoccupazione particolarmente importante. 

D’altra parte, se nella vostra zona piove molto e si verificano spesso tempeste, fenomeni come tornado, interruzioni di corrente e alluvioni potrebbero essere problemi ad altissima probabilità che richiedono un’assicurazione e altre garanzie.

3. Mitigare i rischi per evitare disastri

Avete individuato i vostri rischi e li avete categorizzati: ora è il momento di agire. Tenendo presenti le quattro categorie di rischio, il passo successivo consiste nell’affrontare questi rischi e fare tutto il possibile per prevenirli. Ogni situazione richiederà procedure diverse per la mitigazione del rischio, ma esistono alcune regole generali. 

Analizziamo ciascuna delle quattro categorie. Ritengo che lo scenario a bassa probabilità e basso impatto sia quello meno preoccupante del gruppo. Questa è una delle aree di rischio in cui potete trovare alcune soluzioni a questi problemi, metterle in pratica o creare un documento da consultare quando si verificano. 

Per esempio, supponiamo che uno scenario a basso rischio e basso impatto sia il vandalismo ai danni della proprietà della vostra chiesa (un aspetto che dovrebbe rientrare nella vostra strategia di gestione della proprietà della chiesa). I graffiti e simili potrebbero non essere troppo comuni e non sarebbero particolarmente gravi se qualcuno li realizzasse. In questo caso, potreste semplicemente installare alcune telecamere nei vicoli e nelle aree esterne della proprietà della chiesa per individuare chiunque compia questi atti. Potreste anche predisporre una squadra di pulizia nel caso in cui si verificassero. 

D’altra parte, uno scenario a basso rischio e alto impatto richiede molto di più. Per mantenere questi rischi bassi, sono necessari piani di emergenza e sistemi altamente dettagliati. Per esempio, si spera che gli incendi non siano troppo comuni, ma cosa state facendo per far sì che rimangano tali? 

Dovete assicurarvi che vengano rispettate le corrette norme di sicurezza antincendio, oltre ad andare oltre quanto richiesto. Potreste stabilire che solo i membri del personale adeguatamente formati possano cucinare. Far rispettare rigorosamente il divieto di fumare nei locali. E creare piani di evacuazione che tutti conoscano, mettendoli in pratica di tanto in tanto. 

Gli scenari ad alta probabilità e basso impatto potrebbero non sembrare poi così gravi, ma non vanno presi alla leggera. A causa dell’elevato rischio che queste situazioni si verifichino, richiedono un’attenzione e una prevenzione adeguate per garantire che il loro impatto rimanga contenuto. Consiglio promemoria costanti, formazione e piani dettagliati per mitigare le conseguenze di questi scenari.

Per esempio, come in precedenza, considererei uno scenario ad alta probabilità e basso impatto un infortunio lieve causato da un bambino che colpisce un altro bambino. Il fatto che possa trattarsi solo di un piccolo livido che non richiede cure mediche non significa che non si debba prendere la situazione sul serio. Se è noto che un bambino ha comportamenti violenti, adottate misure adeguate per evitare che faccia del male a qualcuno. 

Per esempio, in passato ho dovuto vietare o sospendere (di solito temporaneamente) l’accesso all’autobus a bambini di età pari o inferiore a 12 anni, ed è stata una delle decisioni più difficili della mia vita, ma era necessario per proteggere gli altri. A volte queste situazioni ad alto rischio e basso impatto hanno soluzioni abbastanza semplici, ma non lasciatele ignorate solo perché apparentemente non sembrano così importanti.

Se le ignorate troppo, possono e finiranno per trasformarsi in scenari ad alto impatto. 

Parlando di alto impatto, esistono le situazioni ad alto rischio e ad alto impatto, che sono le più devastanti e allarmanti. Richiedono la massima cura, attenzione e pianificazione possibili. Dedicate tutte le vostre risorse per la sicurezza e la gestione dei rischi a prevenire il verificarsi di queste situazioni, ma sappiate che possono e probabilmente si verificheranno. 

Di conseguenza, è necessario trovare un equilibrio tra prevenzione e soluzione. È molto probabile che prima o poi accada. Servono piani di riserva altrettanto solidi per affrontare queste situazioni quando si verificano. Non è facile né piacevole gestirle e rappresentano assolutamente gli aspetti più impegnativi della gestione dei rischi. 

Un esempio, nella mia esperienza, è stato quello di un frequentatore della chiesa in stato di ebbrezza. Come già detto, accoglievamo adulti in chiesa e molte volte erano ubriachi o sotto l’effetto di droghe. Si trattava di una situazione ad alto impatto, poiché avrebbero potuto aggredire qualcuno, interrompere l’intero servizio o persino tentare di salire sul palco. 

Questi sono gli scenari più difficili, ma esistono metodi di prevenzione possibili se si dispone di piani d’azione adeguati. Nel nostro caso, avevamo guardie intorno alla struttura, che controllavano tutti e sorvegliavano il palco in ogni momento.

Non era piacevole e non faceva fare una bella figura alla chiesa, ma era necessario. Inoltre, avevamo ottimi rapporti con le autorità locali per gestire in modo efficace e immediato chiunque mostrasse segni di disturbo. A questo proposito, consiglio sempre di effettuare controlli dei precedenti per tutti i volontari della chiesa che gestite e per i dipendenti.

Una lista di controllo per la sicurezza della chiesa può aiutarvi a mitigare i rischi.

4. Documentare e monitorare i rischi

Avete condotto una valutazione dei rischi, categorizzato i potenziali rischi e state mettendo in atto misure di controllo dei rischi per ciascuno di essi. Ora è il momento di passare agli aspetti più concreti del piano di gestione dei rischi della chiesa. Non è nemmeno un passaggio piacevole, ma è altrettanto necessario. È il momento di iniziare a documentare e tenere traccia dei rischi presenti nella vostra chiesa. 

Ciò significa creare documenti e politiche formali di gestione dei rischi per annotare i problemi presenti nella vostra chiesa e ciò che avete fatto di recente per prevenirli. È qui che indicate l’ultima volta in cui avete effettuato una prova antincendio o controllato le serrature di tutte le finestre e delle porte. In questo passaggio create anche i vostri piani di sicurezza della chiesa per prevenire le situazioni e stabilire cosa fare quando si verificano. 

È inoltre qui che iniziate a monitorare i rischi nella vostra chiesa locale. Tenete traccia della probabilità e dell’impatto del rischio e di ciò che state facendo per gestirlo. E se una situazione si è già verificata, tenete traccia di come è accaduta, del motivo per cui è accaduta e di ciò che farete per imparare da essa. 

Per esempio, il monitoraggio dei rischi potrebbe includere la registrazione di tutte le persone che conoscono la password dei vostri computer, così da prevenire i furti. Potreste anche cambiare la password ogni paio di mesi come parte della vostra strategia di prevenzione. In questo modo riducete la probabilità di furto e avrete un elenco di tutte le persone che conoscono la password, così da essere informati in caso di un possibile furto.

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• Autore di Leadership Basata sulla Fede

Modello di piano di gestione dei rischi della chiesa

Tenendo conto di tutto questo, elaborare un piano di gestione dei rischi o delle liste di controllo per la vostra chiesa può sembrare opprimente. Ma è assolutamente necessario, al 100%. Tutti i volontari, i leader della chiesa e chiunque altro sia coinvolto nel lavoro del vostro ministero devono essere consapevoli dei rischi e dei piani di mitigazione sotto forma di liste di controllo, documenti e così via. 

Per aiutarvi, ecco un modello molto semplice e basilare di gestione dei rischi della chiesa che potete utilizzare come base per la vostra chiesa.

La gestione dei rischi inizia dai nostri leader

Gestire una chiesa o un ministero non è facile e occuparsi della gestione dei rischi della chiesa non è mai piacevole. Tuttavia, è una delle componenti fondamentali e necessarie per gestire un ministero efficace, sicuro e devoto a Dio. 

Non possiamo condividere l’amore di Dio senza prima prenderci cura di tutti i nostri simili e assicurarci che siano al sicuro e protetti in ogni modo possibile. Certo, gli errori capitano, ma è proprio per questo che dobbiamo pianificare adeguatamente, andando oltre il necessario, per affrontare questi sfortunati scenari. 

Ecco perché la gestione del rischio della chiesa non è divertente, ma elaborare un piano è assolutamente necessario. Detto questo, capisco che non sia stato l'argomento più entusiasmante di cui parlare. Una squadra addetta alla sicurezza è importante per la gestione del rischio e delle crisi. Scopri di più sulle squadre addette alla sicurezza della chiesa e sui manuali per la sicurezza della chiesa qui.

Ecco perché ti consiglio di leggere il nostro articolo su come fare da mentore e formare giovani leader devoti. Questo argomento è molto più divertente e leggero rispetto alla gravità di quello appena trattato. Inoltre, formare adeguatamente il personale della nostra chiesa lo preparerà ad assistere nelle procedure di gestione del rischio e ad affrontare eventuali crisi della chiesa che potrebbero verificarsi.