Combien de temps une église doit-elle conserver ses documents financiers ?
À conserver indéfiniment: Demande de reconnaissance du statut d’exonération fiscale, lettre de détermination reconnaissant le statut d’exonération fiscale, documents constitutifs et statuts de l’organisation, procès-verbaux du conseil d’administration, documents relatifs aux biens immobiliers
À conserver pendant 3 ans: États financiers, relevés bancaires, chèques, rapprochements bancaires, chèques annulés, comptes fournisseurs et comptes clients, justificatifs de toutes les dépenses payées par l’église
À conserver pendant 4 ans: Documents relatifs à l’emploi (documents fiscaux liés à la paie, frais des employés remboursés, feuilles de temps)
En tant que pasteur qui aime guider, enseigner et créer des liens avec sa congrégation, il m’est quelque peu difficile de m’enthousiasmer pour les directives et les politiques de conservation des documents. Hélas, les documents financiers de l’Église sont indispensables au fonctionnement de toute Église. Lorsqu’ils sont mal gérés, les conséquences sont lourdes :
- Des documents inexacts peuvent entraîner des dîmes manquées, des dons non suivis et des erreurs budgétaires, ce qui perturbe la santé financière de votre Église.
- Le fait de ne pas conserver des documents appropriés peut entraîner le non-respect des lois fiscales et des audits, exposant votre Église à des amendes ou à des pénalités.
- Une mauvaise tenue des documents peut entraîner un manque de transparence, amenant vos fidèles à perdre confiance dans les dirigeants de l’Église et dans vos capacités de gestion.
Alors, même si les registres et les feuilles de calcul ne sont pas votre domaine, tenez bon. J’ai rassemblé pour vous des recommandations et des étapes qui clarifieront le pourquoi et le comment de la conservation des documents. Pour commencer, disposer d’outils logiciels efficaces pour les dons de l’Église peut simplifier la tenue des documents financiers (et vous n’avez pas besoin d’être un féru de technologie pour savoir les utiliser).
Recommandations générales
Tous les documents de l’Église doivent être gérés et conservés afin de prouver, au moyen des pièces justificatives, que l’Église respecte toutes les règles fiscales et les exigences relatives aux organismes de bienfaisance. Vous devrez être en mesure de présenter un relevé de toutes les recettes et dépenses pour l’année concernée en cas d’audit. Conservez les documents financiers de l’Église pendant toute la durée du délai de prescription applicable à la déclaration déposée.
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Vous vous demandez peut-être combien de temps cela représente ? Eh bien, cela dépend.
Directives de l’IRS :
La durée de conservation des documents financiers de l’Église dépend de l’événement ou de l’action documenté(e) par le document. L’IRS a établi des directives à consulter.
Certains documents doivent être conservés indéfiniment, tandis que d’autres peuvent être détruits après seulement 3 ans. Toutefois, avant de jeter ces documents anciens, assurez-vous que vous n’avez pas besoin de les conserver à d’autres fins, notamment pour les impôts des États ou des collectivités locales, les polices d’assurance ou les créanciers.
Quels types de documents de l’Église doivent être conservés ?
Au cours d’une année de bonne gestion financière de l’Église, de nombreux documents essentiels sont produits. Voici une liste des types de documents à conserver ainsi que la durée pendant laquelle ils doivent être conservés :
À conserver indéfiniment :
- Demande de reconnaissance du statut d’exonération fiscale
- Lettre de décision reconnaissant le statut d’exonération fiscale
- Documents constitutifs et statuts de l’organisme
- Procès-verbaux du conseil d’administration
- Documents relatifs aux biens immobiliers
Conservez tous les documents justifiant les revenus et les déductions déclarés dans vos déclarations fiscales. La durée de conservation de ces documents correspond à la durée du délai de prescription applicable. Le délai de prescription prend fin lorsque l’Église ne peut plus modifier la déclaration et que l’IRS ne peut plus établir d’impôt supplémentaire. En règle générale, cette période est de 3 ans après la date d’échéance ou de dépôt de la déclaration (selon la date la plus tardive).
Conservez les documents suivants pendant 3 ans :
- États financiers
- Relevés bancaires
- Chèques, rapprochements bancaires et chèques annulés
- Documents relatifs aux comptes fournisseurs et clients
- Reçus de toutes les dépenses payées par l’Église
Les informations relatives à l’emploi doivent être conservées pendant quatre ans après le dépôt de la déclaration du quatrième trimestre de l’année. Cela comprend :
- Documents relatifs aux charges sociales
- Dépenses des employés remboursées
- Cartes de pointage
Documents numériques ou documents physiques :
Avec toutes les avancées technologiques, conserver des documents électroniques peut sembler être la meilleure solution. Avant de prendre une décision, consultez cette liste des avantages et des inconvénients afin de faire un choix éclairé concernant ce qui convient le mieux à votre église.
| Documents physiques | |
| Avantages : | Inconvénients : |
| Documents numériques | |
| Avantages : | Inconvénients : |
Étapes pratiques pour la tenue des dossiers
La tenue des dossiers de l’église peut sembler moins intimidante grâce à une liste d’étapes pratiques solides pour vous guider. Suivez ces étapes et vous serez sur la bonne voie pour créer et tenir vos dossiers comme un professionnel.
1 : Établir une politique de conservation des documents
Une politique de tenue des dossiers établit des directives claires concernant les documents à conserver, la manière dont ils doivent être stockés et la durée de leur conservation. Ces documents comprennent les documents permanents, tels que les statuts, les actes constitutifs et les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Il existe également des documents non permanents, tels que les dossiers des employés et les informations déposées pour les déclarations fiscales.
Une politique de tenue des dossiers doit indiquer comment éliminer correctement les documents afin de préserver la confidentialité des informations sensibles. Veillez à ce que la politique soit clairement formulée et simple à suivre, afin de ne pas avoir besoin d’un doctorat en sciences de l’information pour la comprendre.
2 : Utiliser un stockage sécurisé
Que vous conserviez une copie papier de tous les documents ou des documents électroniques, vous devez vous assurer que ceux-ci sont stockés dans un endroit sécurisé et organisé. Une grande partie des informations conservées peut contenir des données sensibles.
Les dossiers physiques doivent être conservés dans une armoire ou une pièce fermée à clé, et l’accès aux informations doit être limité à un nombre restreint de personnes.
Si vos dossiers sont électroniques, ils doivent être protégés par un mot de passe ou stockés sur un lecteur privé auquel seules les personnes nécessaires peuvent accéder.
Dans notre église (New Life Fellowship, à Cambridge, en Ontario), comme dans beaucoup d’autres, j’en suis certain, nous avons une combinaison de documents physiques et électroniques, selon la nature du document. Disposer de l’un ou de l’autre, ou des deux, n’est ni bon ni mauvais, pourvu que votre église ait mis en place une politique (voir ci-dessus).
3 : Catégoriser et étiqueter les documents
Il n’y a rien de plus frustrant que d’entrer dans une pièce de stockage (ou un lecteur informatique) pour trouver un document sans structure ni catégories permettant d’effectuer une recherche. Il se trouve toujours au dernier endroit où vous cherchez, n’est-ce pas ?
Des heures peuvent être perdues à effectuer une recherche qui aurait pu être évitée si les documents avaient été correctement organisés et étiquetés. Cela n’a jamais été aussi important que lorsque vous faites l’objet d’un contrôle de l’IRS. Épargnez-vous quelques maux de tête en mettant en place une structure de fichiers facile à utiliser et clairement étiquetée. Vous m’en remercierez plus tard.
4 : Mettre régulièrement à jour les documents
Tenir ses dossiers à jour est toujours la meilleure solution. À mesure que les églises grandissent et que la technologie évolue, le changement est inévitable. Il y a de fortes chances que la mission et les statuts de 1972 semblent aujourd’hui assez dépassés et sans rapport avec la réalité. Il est important de maintenir ces informations à jour afin que votre église puisse s’épanouir dans l’époque et la culture dans lesquelles nous vivons aujourd’hui.
De plus, le fait de tenir des registres à jour vous permettra de vous assurer que vous éliminez les documents que vous n’êtes plus tenu de conserver. Cela contribuera à résoudre les problèmes de capacité de stockage et garantira que les informations importantes dont vous pourriez avoir besoin ne sont pas encombrées et difficiles à trouver.
5 : Garantir le respect des exigences légales
Familiarisez-vous avec les lois locales, ainsi qu’avec les exigences nationales et fédérales en matière de tenue des registres et de déclaration des revenus. Demandez un avis juridique lorsque cela est nécessaire. (Cela peut être une tâche intimidante, surtout si, comme moi, vous n’êtes pas devenu pasteur par passion pour les sciences de l’information en bibliothèque.)
Trouver les bonnes personnes à intégrer à votre comité des finances de l’église (ou conseil d’administration) est essentiel pour tenir des registres appropriés et garantir le respect de toutes les autorités de réglementation de votre région. Je suis très reconnaissant envers le conseil d’administration de mon église (New Life Fellowship). Je sais que je peux leur faire confiance pour gérer les détails des finances de l’église, et cela m’enlève un poids (mental et physique) de pouvoir les laisser s’en occuper.
6 : Former le personnel et les bénévoles
Maintenant que vous avez établi une politique claire et complète de tenue des registres, il est temps de former tout le personnel et les bénévoles concernés de l’église à suivre ces directives. Rendez les politiques facilement accessibles afin qu’ils puissent les consulter et communiquez régulièrement les procédures décrites pour qu’ils sachent comment et quand les mettre en œuvre.
Vous cherchez davantage d’informations ?
La gestion des documents financiers n’est qu’un aspect de la fonction de pasteur d’une église. Si vous souhaitez obtenir davantage de ressources sur ce sujet ou sur d’autres aspects de la gestion financière, je peux vous aider.
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Conclusion
Savoir combien de temps conserver les registres (c.-à-d. les registres de dîmes) dépend des exigences de conservation de ce registre.
Ce n’est pas toujours une réponse simple, mais si vous suivez les étapes décrites ci-dessus, vous serez en bonne voie pour établir et tenir des registres paroissiaux fiables et efficaces pendant de nombreuses années.
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