Combien de temps une église doit-elle conserver ses documents financiers ?

En tant que pasteur qui aime guider, enseigner et être proche de sa congrégation, il m’est assez difficile de m’enthousiasmer pour les directives et politiques de conservation des documents. Hélas, les documents financiers de l’Église sont indispensables au fonctionnement de toute Église. Lorsqu’ils sont mal gérés, les conséquences sont lourdes :

• Des documents inexacts peuvent entraîner des dîmes manquées, des dons non suivis et des erreurs de budgétisation, ce qui perturbe la santé financière de votre Église.
• Le fait de ne pas tenir correctement les documents pourrait entraîner un non-respect des lois fiscales et des contrôles, exposant votre Église à des amendes ou des pénalités.
•  Une mauvaise tenue des documents peut entraîner un manque de transparence, amenant vos membres à perdre confiance dans la direction de l’Église et dans vos capacités de gestion.

Alors, même si les livres comptables et les feuilles de calcul ne sont pas votre tasse de thé, tenez bon. J’ai rassemblé pour vous des recommandations et des étapes qui clarifieront le pourquoi et le comment de la conservation des documents. Pour commencer, disposer d’outils logiciels efficaces pour la gestion des dons de l’Église peut simplifier la tenue des documents financiers (et vous n’avez pas besoin d’être un passionné de technologie pour les utiliser).

Recommandations générales

Tous les documents de l’Église doivent être gérés et conservés afin de présenter les pièces justificatives attestant que l’Église respecte toutes les règles fiscales et les exigences relatives aux organismes caritatifs. Vous devrez être en mesure de présenter un relevé de tous les revenus et de toutes les dépenses pour l’année concernée en cas de contrôle. Conservez les documents financiers de l’Église aussi longtemps que court le délai de prescription applicable à la déclaration déposée. 

Vous vous demandez peut-être combien de temps cela représente ? Eh bien, cela dépend.

Directives de l’IRS :

La durée de conservation des documents financiers de l’Église dépend de l’événement ou de l’action que le document consigne.  L’IRS a publié des directives de référence.

Certains documents doivent être conservés de manière permanente, tandis que d’autres peuvent être détruits après seulement 3 ans. Toutefois, avant de vous débarrasser de ces documents anciens, assurez-vous que vous n’avez pas besoin de les conserver à d’autres fins, notamment pour les impôts fédéraux ou locaux,  les polices d’assurance ou les créanciers.   

Quels types de documents de l’Église doivent être conservés ?

Au cours d’une année de bonne gestion financière de l’Église, de nombreux documents importants sont créés. Voici une liste des types de documents à conserver ainsi que la durée de conservation correspondante :

À conserver de manière permanente :

• Demande de reconnaissance du statut d’exonération fiscale
• Lettre de décision reconnaissant le statut d’exonération fiscale
• Documents constitutifs et statuts
• Procès-verbaux du conseil d’administration
• Documents relatifs aux biens immobiliers

Conservez tous les documents justifiant les revenus et les déductions déclarés dans vos déclarations fiscales. La durée de conservation de ces documents correspond à la durée du délai de prescription. Le délai de prescription prend fin lorsque l’Église ne peut plus modifier la déclaration et que l’IRS ne peut plus réclamer d’impôt supplémentaire. En règle générale, cette période est de 3 ans à compter de la date d’échéance ou de dépôt de la déclaration (la date la plus tardive étant retenue).

Conservez les documents suivants pendant 3 ans :

• États financiers
• Relevés bancaires
• Chèques, rapprochements bancaires et chèques annulés
• Documents relatifs aux comptes fournisseurs et aux comptes clients
• Reçus de toutes les dépenses payées par l’Église

Les informations relatives à l’emploi doivent être conservées pendant quatre ans après le dépôt de la déclaration du quatrième trimestre de l’année. Cela comprend :

• Documents relatifs aux charges sociales  
• Dépenses des employés remboursées
• Fiches de pointage

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Dossiers numériques ou dossiers papier :

Avec toutes les avancées technologiques, la conservation de dossiers électroniques peut sembler être la meilleure solution. Avant de prendre une décision, consultez cette liste des avantages et des inconvénients afin de faire un choix éclairé pour ce qui convient le mieux à votre église. 

Étapes pratiques pour la tenue des dossiers

La tenue des dossiers de l’église peut sembler moins intimidante grâce à une liste d’étapes pratiques et solides pour vous guider. Suivez ces étapes et vous serez sur la bonne voie pour créer et conserver vos dossiers comme un véritable pro.

1 : Établir une politique de conservation des dossiers

Une politique de tenue des dossiers établit des directives claires concernant les dossiers à conserver, leur mode de stockage et la durée de leur conservation.  Ces dossiers comprendront des documents permanents, tels que les règlements, les statuts constitutifs et les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Il y aura également des documents non permanents, tels que les dossiers d’emploi et les informations déposées pour les déclarations fiscales. 

Une politique de tenue des dossiers doit préciser comment éliminer correctement les documents afin de préserver la confidentialité des informations sensibles. Veillez à ce que la politique soit clairement présentée et simple à suivre, afin de ne pas avoir besoin d’un doctorat en bibliothéconomie pour la comprendre. 

2 : Utiliser un stockage sécurisé

Que vous conserviez une copie papier de tout ou des dossiers électroniques, vous devez vous assurer que les documents sont stockés dans un endroit sûr et organisé. Une grande partie des informations conservées peut contenir des données sensibles.

Les dossiers papier doivent être conservés dans une armoire ou une pièce fermée à clé, et l’accès aux informations doit être limité à un nombre restreint de personnes.

Si vos dossiers sont électroniques, ils doivent être protégés par un mot de passe ou stockés sur un lecteur privé auquel seules les personnes qui en ont besoin peuvent accéder. 

Dans notre église (New Life Fellowship, à Cambridge, en Ontario), comme dans beaucoup d’autres, j’en suis certain, nous avons une combinaison de dossiers papier et électroniques, selon la nature du document. Le fait d’avoir l’un ou l’autre, ou les deux, n’est ni bon ni mauvais, tant que votre église dispose d’une politique en place (voir ci-dessus).

3 : Classer et étiqueter les dossiers

Il n’y a rien de plus frustrant que d’entrer dans une salle de stockage (ou un lecteur informatique) pour trouver un document dépourvu de structure ou de catégories permettant d’effectuer une recherche.  Il se trouve toujours au dernier endroit où vous cherchez, n’est-ce pas ? 

Des heures peuvent être perdues à effectuer une recherche qui aurait pu être évitée si les dossiers avaient été correctement organisés et étiquetés. Cela n’est jamais aussi important que lorsque vous faites l’objet d’un contrôle de l’IRS. Épargnez-vous quelques maux de tête en mettant en place une structure de fichiers facile à utiliser et clairement étiquetée. Vous m’en remercierez plus tard.

4 : Mettre régulièrement les dossiers à jour

La meilleure solution consiste toujours à tenir ses dossiers à jour. À mesure que les églises grandissent et que la technologie évolue, le changement est inévitable. Il y a de fortes chances que la mission et les règlements de 1972 semblent aujourd’hui assez dépassés et peu pertinents. Il est important de tenir ces informations à jour afin que votre église puisse s’épanouir dans l’époque et la culture dans lesquelles nous vivons aujourd’hui. 

De plus, le fait de tenir des registres à jour vous permettra de vous assurer que vous éliminez les documents que vous n’êtes plus tenu de conserver. Cela contribuera à résoudre les problèmes de capacité de stockage et garantira que les informations importantes dont vous pourriez avoir besoin ne sont pas encombrées et difficiles à trouver. 

5 : Garantir le respect des exigences légales

Familiarisez-vous avec les lois locales ainsi qu’avec les exigences de l’État et du gouvernement fédéral en matière de tenue des registres et de déclaration fiscale. Demandez un avis juridique lorsque cela est nécessaire.  (Cela peut être une tâche intimidante, surtout si, comme moi, vous n’êtes pas devenu pasteur en raison de votre passion et de votre intérêt pour les sciences de l’information et des bibliothèques.)

Trouver les bonnes personnes pour siéger à votre comité des finances de l’église (ou au conseil d’administration) est essentiel pour tenir des registres adéquats et garantir le respect des exigences de tous les organismes de réglementation de votre région.  Je suis très reconnaissant envers le conseil d’administration de mon église (New Life Fellowship). Je sais que je peux leur faire confiance pour gérer les détails des finances de l’église, et cela m’enlève un grand poids (mental et physique) de pouvoir les leur confier. 

6 : Former le personnel et les bénévoles

Maintenant que vous avez établi une politique claire et complète de tenue des registres, il est temps de former tous les membres concernés du personnel et les bénévoles de l’église afin qu’ils sachent suivre ces directives. Rendez les politiques facilement accessibles et communiquez régulièrement les procédures décrites afin qu’ils sachent comment et quand les appliquer.

Recommandation éditoriale

Une bonne gestion est essentielle à la prospérité d’une église. J’ai rassemblé certaines de nos meilleures ressources pour vous aider à gérer vos finances avec intégrité et sagesse :

• Un plan comptable bien organisé pour une église simplifie le suivi et améliore la transparence.
• La comptabilité par fonds pour les églises aide à gérer les fonds affectés de manière responsable.
• L’utilisation des meilleures pratiques en matière de finances d’église permet d’assurer une supervision solide et une utilisation responsable des ressources.
• Ce guide sur l’allocation logement pour les pasteurs aide les pasteurs à mieux comprendre les avantages fiscaux.
• Utilisez ces messages sur la dîme et les offrandes pour encourager la générosité au sein de votre assemblée.

Vous cherchez plus d’informations ?

La gestion des documents financiers n’est qu’un aspect du pastorat d’une église. Si vous souhaitez obtenir davantage de ressources sur ce sujet ou sur d’autres aspects de la gestion financière, je peux vous aider. 

• Augmentez vos dons en ligne grâce à des pages web de dons efficaces
• Téléchargez des modèles de lettres de remerciement pour les dons à des fins fiscales
• Demandez efficacement des dons dans votre église grâce à de courts messages sur les offrandes
• Découvrez ce que les Écritures disent (et ne disent pas !) au sujet des dons dans la Bible
• Découvrez les grands avantages de l’utilisation des meilleurs outils logiciels de comptabilité pour les églises

Conclusion

Savoir combien de temps conserver les documents (p. ex. les relevés de dîmes) dépend des exigences de conservation de ces documents.

Ce n’est pas toujours une réponse simple, mais si vous suivez les étapes décrites ci-dessus, vous serez sur la bonne voie pour établir et conserver des archives fiables et efficaces pour votre église pendant de nombreuses années.

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