5 vinkkiä ja työkalua seurakunnan henkilöstöviestintään & yhtenäisyyteen
Seurakunnan työntekijöiden välinen viestintä ei ehkä ole seurakunnan rakentamisen hohdokkain tai kiinnostavin osa-alue, mutta ilman sitä olet jo lähtenyt väärään suuntaan. Se on yksi kukoistavan uskovien yhteisön rakentamisen olennaisimmista osista.
Vietin useita vuosia nuoresta aikuiselämästäni rakentaen seurakunnan työntekijöiden välisen viestinnän perustaa työskentelemäni lasten osaston parissa Angelus Templessä Los Angelesissa Kaliforniassa. Koska meillä ei ollut juurikaan valmista mallia, tiimimme hapuili tämän osa-alueen kanssa ja teki matkan varrella paljon virheitä (kuvittele, jos käytettävissäni olisi ollut inspiraatiota joistakin tämän vuoden parhaista seurakuntien mediakonferensseista!)
Haluan antaa sinulle joitakin vuosien varrella kantapään kautta oppimiani vinkkejä, jotta sinun ei tarvitse oppia niitä samalla tavalla. Seurakunnan työntekijöiden välinen viestintä on nimittäin yhtenäisen ja yhteistyökykyisen tiimin luomisen ytimessä. Jos pystyt ohjaamaan työntekijäsi samalle polulle ja kohti täsmälleen samoja tavoitteita, uusien uskovien tavoittaminen ja heidän liittämisensä seurakuntaasi helpottuu huomattavasti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Käsittelen seuraavat aiheet:
- Kuinka parantaa seurakunnan työntekijöiden välistä viestintää
- 5 seurakunnan työntekijöiden välisen viestinnän parasta käytäntöä
- Seurakunnan työntekijöiden viestintätyökalut
Kuinka parantaa seurakunnan työntekijöiden välistä viestintää
En epäröi puhua avoimesti aiemmista kokemuksistani. Olen nähnyt ihmisten, mukaan lukien useiden aiemmissa seurakunnissa, joissa työskentelin, toimineiden merkittävien johtajien, jättävän tiimin ja joissakin masentavissa tapauksissa jopa kristinuskon kokonaan puutteellisen viestinnän vuoksi. He olivat myös seurakuntiensa keskeisiä suunnannäyttäjiä.
Useissa näistä tilanteista ongelmat olisi valitettavasti voitu helposti välttää, ja ne johtuivat työntekijöiden välisen asianmukaisen viestinnän puutteesta. Olemme vain ihmisiä, joten konflikteja syntyy väistämättä, uskomukset eroavat toisinaan valitettavasti toisistaan ja kaikkien osapuolten tunteet tulevat loukatuiksi.
Kuten sinäkin, toivoisin, ettei näin olisi, mutta niin kuitenkin tapahtuu, ja meidän on luotava toimintatapoja viestinnän parantamiseksi ja sen estämiseksi, että nämä tilanteet tuhoavat ihmissuhteet pysyvästi. Tämän ensimmäinen osa on mahdollisimman korkeatasoinen avoimuus.
Tämä on yksi keskeinen elementti, jota suosittelen viestinnän kaikilla osa-alueilla, ja se on aina välttämätön. Jos sinulla on työntekijäryhmä, vaikka siinä olisi satoja ihmisiä, avoimuus on avainasemassa. Jos esimerkiksi yksi ryhmä valitaan johtamaan kaupungissa toteutettavaa evankeliointiohjelmaa ja lahjoitusten jakamista, kerro se selkeästi kaikille ja selitä, miksi juuri nämä henkilöt valittiin.
Pyri estämään mustasukkaisuuden ja muiden kaunaa herättävien tunteiden syntyminen työntekijöiden keskuudessa. Pyri aktiivisesti pitämään kaikki mukana, vaikka heille ei olisikaan mieluisin rooli edellä mainitsemassani evankeliointiohjelmassa. Viestintäjohtajasta voi olla tässäkin apua.
Samassa edellä mainitussa esimerkissä: jos joku valittaa, ettei pääse mukaan toimintaan, johon haluaisi osallistua, selitä huolellisesti, miksi teit päätöksesi, ja tarjoa hänelle ehkä mahdollisuutta auttaa jollakin toisella tavalla tai erillisessä ohjelmassa, joka on suunniteltu juuri hänen johdettavakseen.
Miten työntekijöiden välinen viestintä liittyy viestintästrategiaasi?
Täydellinen ja huolellisesti laadittu seurakunnan viestintäsuunnitelman mallipohja voi estää keskeisiä johtajia ja kristittyjä lähtemästä seurakunnastasi. Olemme aiemmin puhuneet viestinnästä yleisesti ja siitä, kuinka ratkaisevan tärkeää se on evankeliumin jakamisessa.
Jos emme nimittäin pysty jakamaan hyvää uutista nykypäivän viestintämenetelmien avulla, se ei koskaan saavuta maailmaa, joka tarvitsee sitä epätoivoisesti. Kun kuitenkin määrittelet kokonaisvaltaista viestintästrategiaasi, myös työntekijöidesi ja osastojesi on oltava mukana aloitteissa.
On ehdottoman tärkeää, ettet unohda prosessissa muita johtajia, muita pastoreita ja työntekijöitäsi viestintäsuunnitelmaa laatiessasi. Kaikki alkaa johdosta eli palvelutyösi johtajista. Jos et varmista, että he ovat samalla sivulla keskenään, onnistuneen viestintästrategian toteuttaminen ja ylläpitäminen on lähes mahdotonta.
Siksi suosittelen tutustumaan hieman tarkemmin siihen, mitä Ben Sampson sanoo aiheesta seurakunnan viestintäsuunnitelman laatiminen. Viestintäprosessiin kuuluu viisi päävaihetta, joissa selvitetään kohdeyleisö, viestinnän sisältö, viestinnän ajankohta ja paljon muuta. Tähän kuuluu myös ulkoisen ja sisäisen viestinnän erottaminen toisistaan sekä niiden saumaton yhdistäminen.
5 seurakunnan henkilöstön viestintävinkkiä ja parasta käytäntöä
Tässä on viisi parasta seurakunnan henkilöstön viestintäkäytäntöä, jotka olen oppinut toimiessani seurakunnan johtoryhmän jäsenenä. Voit myös hyödyntää tekoälyä seurakunnan viestinnässä näiden parhaiden käytäntöjen rinnalla.
1. Luo rajat ja viestintäsäännöt
Sen tietäminen, milloin ja miten henkilöstölle pitäisi sanoa jotain, vaatii hienovaraista tasapainoilua. Suosittelen laatimaan joitakin sääntöjä siitä, miten viestintä seurakunnassanne toimii. Mielestäni rajojen asettaminen on sallittua ja hyödyllistä.
Ilman niitä mitä tahansa voi tapahtua ja tapahtuukin. Saatatte tarvita kokonaisen viestintätiimin, joka keskittyy viestinnän rajojen ja sääntöjen määrittämiseen.
Käytännössä tämä tarkoittaa henkilöstökokousten ajankohtien ja viestintäpäivien määrittämistä seurakunnan tapahtumista. Jos seurakuntanne pitää pitkän jumalanpalvelus- ja tapahtumaviikonlopun jälkeen maanantait vapaapäivinä, pidä kyseinen päivä vapaana. Älä lähetä työviestejä tai tekstiviestejä sinä päivänä äläkä anna henkilöstösi tehdä samoin.
Jos olet lomalla, käytä tämä aika rentoutumiseen ja virkistäytymiseen, ellei kyseessä ole ehdoton hätätilanne. Kyse ei kuitenkaan ole vain sähköposteista ja tapahtumista. Luo myös selkeät rajat henkilöstötiimin jäsenten välille.
Olin itse nuori seurakunnan työntekijä, ja näin läheltä, kuinka samanhenkisten työntekijöiden välille syntyy usein romansseja, vaikka onneksi itse pidättäydyin osallistumasta niihin. Älä pelkää kieltää seurustelua ja vastaavaa kokonaan henkilöstön keskuudessa tai vähintäänkin luoda tällaisia tilanteita varten joitakin ohjeita.
Jos näitä sääntöjä rikotaan, valitettavasti myös rangaistuksia tarvitaan. Kehotan varmistamaan, että seuraukset vastaavat asianmukaisesti tehtyä rikkomusta. Jos esimerkiksi kaksi henkilöstön jäsentä seurustelee vastoin sääntöjä, se ei tarkoita, että jonkun pitäisi saada potkut.
Siirtäminen eri osastoille tai määräaikainen työstä pidättäminen voi yksinään riittää. Viime kädessä teidän on kuitenkin keskusteltava yhdessä henkilöstönne kanssa siitä, mikä toimii parhaiten seurakuntanne jäsenille.
Se, mikä toimi omassa seurakunnassani – seurakunnan johdolla ei ollut minkäänlaisia rajoituksia seurustelulle tai viestinnälle edes vapaapäivinä – ei välttämättä toimi teidän henkilöstöllenne. Tämä pitää erityisesti paikkansa, jos ette keskustele kaikkien työntekijöiden kanssa parhaasta tavasta edetä.
Omassa tapauksessani seurakuntamme oli määritellyt toimintatapansa jo ennen kuin saavuin sinne. Vähäiset tai olemattomat rajat tarkoittivat sitä, että minuun saatettiin ottaa yhteyttä tai minua pyytää tekemään jotain jopa lomalla.
Tiesin, ettei minulle sopinut se, että minuun otettiin vapaapäivänä yhteyttä seurakunnan avaamiseksi, eikä minulla ollut sananvaltaa viestintärajojen määrittämisessä.
Ironista kyllä, vaikka lähdin myöhemmin kyseisestä seurakunnasta toisen mahdollisuuden vuoksi, minuun otettiin edelleen säännöllisesti yhteyttä ja pyydettiin apua tiettyjen asioiden tekemiseen. Suosittelen lämpimästi välttämään samat virheet antamalla kaikille mahdollisuuden esittää näkemyksensä ja ideansa.
2. Vaali jumalallisia siteitä tasapuolisesti
Tietenkin myös pelkkä työnteko ilman hauskanpitoa on ongelma. Säännöt ja ohjeet ovat tarpeellisia, mutta niin on myös hauskanpito. Älä tee kirkosta ja palvelutyöstä kokonaisuudessaan pelkkää askaretta tai työtä, sillä niiden on tarkoitus olla myös hauskoja. Yhteys ja toisiinsa liittyvien siteiden vahvistaminen juontavat juurensa aina Jeesuksen ja hänen seuraajiensa aikaan asti (ks. Mark. 2:15).
Voit rakentaa kirkon työntekijöiden välisiä siteitä monin tavoin. Joitakin omia suosikkejani ovat retket, peli-illat, juhlat ja vastaavat tapahtumat. Jouluna ja kesällä pastorimme kotona järjestetyt juhlat olivat aina kaksi vuoden suurinta kohokohtaa minulle, kun työskentelin Angelus Templessä.
Tehkää hassuja asioita, kuten leikkikää pantomiimia, jakakaa lempiruokianne ja -jälkiruokianne tai antakaa jopa palkintoja hulvattomista asioista. Ehdotan myös, ettette rajoita näitä tapahtumia yhteen tai kahteen kertaan vuodessa, sillä kuukausittaiset työntekijöiden yhteiset retket ovat tehokas tapa vahvistaa näitä suhteita.
Yhdessä hauskan pitäminen sekä voittojen ja tappioiden kokeminen rakentavat työntekijäryhmästänne sen yhdeksi mieleksi ja ruumiiksi, joksi Jeesus kutsuu meitä seurakuntana. Se auttaa myös myöhemmin syntyvien ristiriitojen ja ongelmien kanssa, sillä läheiset suhteet muihin työntekijöihin voivat auttaa ratkaisemaan vaikeuksia.
3. Älä salaile mitään
Yksi suuri ongelma, jonka näen usein, on se, että seurakunnat toimivat kuin suljetut kirjat. Älä pidä salaisuuksia äläkä anna huhujen levitä vapaasti työntekijöidesi keskuudessa. Ymmärrän, että joskus on voinut tapahtua jotain noloa, etkä halua sen leviävän. Mutta lupaan sinulle, että se tulee jonain päivänä ilmi, ja seuraukset ovat silloin huomattavasti pahemmat.
Kun taustalla on ongelmia, virheitä tai tapahtumia, kerro niistä koko henkilökunnalle. Selitä selkeästi, mitä tapahtui, miksi se tapahtui ja mitä seurakunta aikoo jatkossa tehdä asianosaisten kanssa. Varmista, että kaikki ovat asioista samalla kannalla ja hyväksyvät seuraukset.
Jos salailusta tulee seurakunnassasi tapa, se johtaa epäluottamukseen, hajaannukseen ja lopulta seurakuntasi tehtävän epäonnistumiseen. Olen nähnyt tämän itse. Yksi esimerkki, jonka olen valmis jakamaan, liittyy erään palvelutyöntekijän lähtöön seurakunnasta, jossa kävin ja palvelin.
Hänen lähtöönsä liittyvät olosuhteet olivat mysteeriä, eikä hänen lähtöään edes ilmoitettu. Hän oli yhtenä viikkona seurakunnassa johtamassa nuorisoryhmää, johon olin aikoinaan kuulunut, ja seuraavalla viikolla hän oli poissa. Vaikka olin tuolloin itsekin kyseisen seurakunnan työntekijä, jouduin kyselemään muilta saadakseni vastauksia.
Muidenkin täytyi tehdä samoin, ja he alkoivat epäillä seurakunnan johtajia, jotka pimittivät heiltä tietoja. Tämän seurauksena seurakunnasta lähti kymmeniä ihmisiä, mukaan lukien palvelutyön piirissä olleita opiskelijoita ja muita nuorisoryhmän johtajia. Nuorisoryhmällä kesti noin viisi vuotta palautua tämän yhden tapahtuman jälkeen entisiin lukuihinsa.
Ihmiset jatkavat eteenpäin ja asioita tapahtuu, mutta näin ei todellakaan olisi tarvinnut käydä. Kun olet tilanteesta avoin työntekijöillesi, voit varmistaa, että vaikka tilanne olisi vaikea, selviätte siitä lopulta.
4. Varaudu ristiriitoihin
On syytä huomata, että osa tehokasta viestintää on ymmärtää ristiriitojen olevan väistämättömiä. Emme ole täydellisiä ihmisiä, vaan ainoastaan ihmisiä. Ihmiset ovat eri mieltä keskenään, joku tekee virheen ja vaikeita tilanteita syntyy.
Olen jopa huomannut, että nämä ongelmat ovat seurakunnassa yleisempiä, koska vihollinen käy erityisesti Jeesukseen keskittyneiden, kukoistavien seurakuntien kimppuun (ks. 1. Piet. 5:8).
Ratkaisevaa ei ole jäädä hämmästelemään, kun jotain tapahtuu, vaan pitää aina olla suunnitelma ristiriitojen varalle. Erityisesti viestintäongelmien kohdalla ihmiset kuitenkin riitelevät ja väittelevät usein, jopa palvelutyössä.
Suunnittele etukäteen, miten toimit tällaisina hetkinä, ja tiedä, mitä teet, kun niitä tulee vastaan. Jos kahden työntekijän välillä on erimielisyyttä, puutu siihen heti ja selvitä ongelman perimmäinen syy. Jos syynä on sinun tai jonkun toisen työntekijän puutteellinen viestintä, tartu siihen ja varmista, ettei niin tapahdu uudelleen.
5. Tavoittele aina rauhaa
Tavoittele palvelutyössäsi aina rauhaa. Rauhan tulee olla päämäärä, ja rakkauden ja ykseyden tulee ohjata jokaista tiimisi tekemää päätöstä. Kun ristiriita syntyy, tärkeimpänä tavoitteena tulee olla rauhan palauttaminen parhaalla mahdollisella tavalla.
Ensimmäinen askel tähän on selvittää ja kuulla asian kaikki osapuolet. Usein kyse on tilanteesta, jossa toinen sanoo yhtä ja toinen toista, ja samasta tapahtumasta on useita tulkintoja. Ymmärrä mahdollisimman hyvin väärinymmärryksen tai kiistan taustat ja etsi jumalallista viisautta ennen päätöksen tekemistä.
Usein ihmiset asettuvat puolille ja ovat puolueellisia, joten suosittelen ottamaan yhteyttä muiden seurakuntien johtajiin tai mahdollisiin mentoreihisi. He voivat antaa sinulle puolueetonta neuvoa siitä, mitä tehdä. Kun olet valmis tekemään rauhan, kokoa osapuolet yhteen ja yritä ratkaista asia ryhmänä avoimen ja rakkaudellisen keskustelun avulla.
Esimerkkinä voidaan käyttää kahta nuorta työntekijää, jotka seurustelivat keskenään (mistä päästään edelliseen huomiooni rajojen asettamisesta). Suhde päättyi riitaan, ja se vaikutti kaikkiin palvelutyössämme. Kumpikin kutsuttiin erikseen sivuun ja heidän kanssaan keskusteltiin.
Muut työntekijät kuuntelivat molempia osapuolia siitä, miten ja miksi suhde päättyi. Kummallakin oli mahdollisuus tehdä sovinto ja päättää seuraavista toimista. Koska molemmat saivat tuoda näkemyksensä esiin, asiasta päästiin rauhanomaiseen sopimukseen, ja toinen siirtyi toiseen osastoon.
Kumpikaan ei lähtenyt seurakunnasta, ja he pystyivät edelleen palvelemaan alalla, josta pitivät, ilman kaunaa tai että heitä olisi pidätelty. Jos luot työyhteisöösi perustan, jonka ytimessä on rauha, näiden ristiriitojen ratkaiseminen sovinnollisesti on helpompaa.
Seurakunnan työntekijöiden viestintävälineet
Nykyään käytettävissämme on niin monia välineitä seurakunnan työntekijöiden kanssa viestimiseen pelkän sosiaalisen median ja seurakunnan verkkosivuston lisäksi. Edellä mainitut käytännöt ja tavoitteet huomioiden on olemassa ohjelmistoja ja sovelluksia, jotka voivat auttaa niiden toteuttamisessa.
Olemme laatineet erityisen oppaan seurakunnille tarkoitetuista kymmenestä parhaasta viestintäohjelmistosta. Näihin kuuluvat esimerkiksi Elexio massaviestintää varten lähetettävillä sähköposteilla, mikä sopii erinomaisesti yhteydenpitoon suurten työntekijäryhmien kanssa kerralla, sekä Breeze, joka on mainio väline yhteisöön jalkautuvien tapahtumien tai voittoa tavoittelemattomien järjestöjen kanssa tehtävän yhteistyön suunnitteluun.
Lisäksi mainitsisin muutaman muun vaihtoehdon, kuten työntekijöillesi tarkoitetun viestisovelluksen. Slack on keskustelusovellus, jota käytän useimmissa työtehtävissäni, sillä se on joissakin tilanteissa paljon joustavampi ja nopeampi kuin sähköposti tai jopa tekstiviesti.
Slack sisältää reaaliaikaisen keskustelun sekä mahdollisuuden luoda yhden Slack-ryhmän sisälle eri osastoille omia kanavia, kuten nuorisotyölle, ruokapankkiosastolle, nuorille aikuisille ja muille.
Suosittelen myös esimerkiksi Zoomin kaltaista ohjelmistoa. Se on erinomainen silloin, kun chat-viestit eivät yksinkertaisesti riitä, mutta ette ole kaikki samassa paikassa ja tarvitsette videopuhelun. Lopuksi on välttämätöntä, että käytössä on jaettu kansio ja kalenteri. Google sekä sen Docs-, Sheets- ja Calendar-palvelut muodostavat yhden pysähdyksen ratkaisun tapahtumien suunnitteluun, projektitaulukoiden työstämiseen ja siihen, että kaikki pysyvät ajan tasalla.
Löydät lisää seurakuntien viestintäsovelluksia täältä.
Seuraavat askeleesi
Näiden välineiden ja käytäntöjen avulla toivon, että pystyt luomaan toimivan, myönteisen ja vaikuttavan tavan viestiä seurakunnan työntekijöiden kanssa. Tämä on yksi ensimmäisistä askelista kohti yhtenäistä seurakuntaa, joka on valmis lähtemään liikkeelle ja levittämään Jeesuksen evankeliumia.
Samalla on kuitenkin helpompi sanoa, mitä pitäisi tehdä, kuin todella toteuttaa se. Suosittelen tutustumaan ajatuksiini seurakunnan viestinnästä kokonaisuutena. Viestintä työntekijöidesi kanssa on vain yksi osa tätä hyvin suurta ja toisinaan pelottavalta tuntuvaa kokonaisuutta. Muiden osa-alueiden, kuten mahdollisten uusien jäsenten ja yhteisön tavoittamisen, hoitaminen voi olla haastavaa, mutta me olemme täällä auttamassa.
