Kirkkojen lahjoitusten vastaanottokäytännöt: usein kysyttyä + 4 ilmaista mallipohjaa
Lahjoitusten vastaanottokäytäntö on riskienhallintaa: Se suojaa yleishyödyllistä yhteisöäsi hankalilta tai sen tehtävään sopimattomilta lahjoituksilta, kuten kiinteistöiltä, kryptovaroilta tai voimakkaasti rajoitetuilta lahjoituksilta.
Jokainen lahjoitus tulisi arvioida – ei vain hyväksyä: Muut kuin rahalahjoitukset, arvokkaat lahjoitukset tai ehdolliset lahjoitukset voivat sisältää oikeudellisia, taloudellisia tai toiminnallisia riskejä, jotka ylittävät niiden hyödyn.
Määrittele, kuka päättää, mitkä lahjoitukset ovat sopivia ja milloin: Aseta selkeät rajat sille, mitkä lahjoitukset henkilöstö voi hyväksyä ja mitkä edellyttävät hallituksen tai ylimmän johdon hyväksyntää.
Lahjojen vastaanottamista koskeva käytäntö voi usein huomiotta jäädessään säästää seurakuntasi monelta vaivalta. Kun joku tarjoaa organisaatiollesi epätavallista lahjoitusta (rakennuksen, maa-alueen, Bitcoinia jne.), tiedätkö, mitä sanoa? Ilman selkeää käytäntöä useimmat voittoa tavoittelemattomat organisaatiot joutuvat toimimaan kiireessä:
- Johtajat joutuvat tekemään nopeita päätöksiä paineen alla.
- Tunteja kuluu oikeudellisten, verotukseen liittyvien tai maineeseen vaikuttavien ongelmien selvittämiseen.
- Luottamus lahjoittajiin ja jäseniin heikkenee, kun päätökset vaikuttavat epäjohdonmukaisilta tai epäoikeudenmukaisilta.
Ongelma EI ole siinä, etteivätkö voittoa tavoittelemattomat organisaatiot tai hallitukset välittäisi vastuullisesta varojenhoidosta. Ongelma on siinä, että monet johtajat perivät järjestelmiä, joita ei ole koskaan rakennettu nykypäivän monimutkaisuutta varten — erityisesti silloin, kun lahjoituksiin liittyy ehtoja, piilokustannuksia tai julkista tarkastelua.
Mikä lahjojen vastaanottamista koskeva käytäntö on ja miksi saatat tarvita sellaisen
Lahjojen vastaanottamista koskeva käytäntö on yksinkertainen mutta tehokas työkalu. Siinä määritellään, millaisia lahjoja seurakuntasi ottaa vastaan — ja millaisia ei. Se selkeyttää, kuka tekee nämä päätökset. Lisäksi se auttaa pastoraalitiimiä vastaamaan viisaasti, kun odottamaton lahjoitus saapuu. Pääpastorien näkökulmasta kyse ei ole vain käytännöstä — kyse on hengellisestä ja organisatorisesta eheydestä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Johdatpa pientä maaseurakuntaa tai suurta kaupunkikampusta, odotusten määrittäminen ajoissa auttaa kaikkia osapuolia.
Seurakuntasi saattaa tarvita tällaisen käytännön useista syistä:
- Arvojen yhdenmukaisuus: Kaikki lahjoitukset eivät ole linjassa palvelutyösi vision kanssa.
- Riskienhallinta: Joihinkin lahjoituksiin liittyy oikeudellisia ongelmia tai eettisiä haasteita.
- Selkeät rajat: Määritelty käytäntö auttaa välttämään kiusallisia tai painostavia keskusteluja.
- Toiminnan tehokkuus: Se suojaa tiimiäsi lahjoituksilta, joiden ylläpito vaatii enemmän kuin niiden arvo edellyttäisi.
- IRS:n vaatimusten noudattaminen: IRS edellyttää voittoa tavoittelemattomilta organisaatioilta (mukaan lukien seurakunnat) lomakkeen 990 liitteen M jättämistä yli $25,000:n lahjoituksista.
- Varainhankinnan johdonmukaisuus: Selkeä käytäntö vahvistaa yleistä varainhankintastrategiaasi tarjoamalla henkilöstölle ja mahdollisille lahjoittajille johdonmukaiset toimintatavat.
- Suunnitellun lahjoittamisen selkeys: Se auttaa jäsentämään ja arvioimaan pitkäaikaisia sitoumuksia, kuten testamenttilahjoituksia tai hyväntekeväisyysrahastoja.
- Perinnön suunnittelun yhdenmukaisuus: Käytäntö varmistaa, että voitte vastaanottaa lahjoituksia vastuullisesti myös kuolinpesien kautta.
Haluatko sovittaa tämän yhteen koko varojenhoidon rakenteen kanssa? Aloita seurakuntasi talousarviosta ja avustusstrategiastasi. Etsitkö tapaa rahoittaa seurakunnan korjauksia avustuksilla? Se on jälleen yksi syy lisätä käytäntöihisi selkeyttä!
Neljä muokattavaa esimerkkiä lahjojen vastaanottamista koskevista käytännöistä
Jokaisen seurakunnan tilanne on erilainen. Alla on neljä mallia, jotka on suunniteltu palvelutyön realiteetit huomioiden. Aiheeseen liittyy myös luottamuksen rakentaminen seurakuntasi verkkoläsnäolon avulla.
Esimerkkikäytäntö pienille maaseurakunnille
Tätä voidaan soveltaa seurakuntiin, joissa on alle 100 jäsentä tai joiden toimintabudjetti on alle $250,000
Käytäntö:
- Seurakunta ottaa vastaan vain käteistä, shekkejä, luottokorttimaksuja ja verkossa tehtäviä lahjoituksia, ellei hallitus ole arvioinut lahjoitusta.
- Hallituksen on arvioitava kaikki lahjoitukset tai muut kuin rahalahjoitukset, joiden arvo on vähintään $10,000.
- Kiinteistö-, ajoneuvo- tai kryptovaluuttalahjoituksia ei oteta vastaan, ellei oikeudellinen neuvonantaja vahvista, ettei lahjoituksesta aiheudu oikeudellista tai taloudellista rasitetta.
- Lahjoittajien on allekirjoitettava lahjoitussopimus kaikista rajoitetuista tai kohdennetuista lahjoituksista.
- Aineellista henkilökohtaista omaisuutta voidaan ottaa vastaan vain, jos se tukee suoraan palvelutyön toimintaa tai voidaan myydä.
- Yhteensovitetut lahjoitukset ovat suositeltavia, ja seurakunnan taloustiimi seuraa niitä.
- Lahjoitettu omaisuus on arvioitava piilokustannusten, kuten kiinteistöverojen tai huoltotarpeiden, varalta.
Esimerkkiteksti:
"Muut kuin rahalahjoitukset, kuten laitteet tai omaisuus, hyväksytään vain hallituksen ennakkohyväksynnällä sekä tarvittaessa ulkopuolisen oikeudellisen tai taloudellisen neuvonantajan hyväksynnällä."
Esimerkkilahjoituspolitiikka monikampus- tai megaseurakunnille
Tämä on tarkoitettu seurakunnille, joilla on useita kampuksia ja/tai yli 1 miljoonan dollarin vuotuinen lahjoituskertymä
Politiikka:
- Perustetaan pysyvä lahjoitusten hyväksymiskomitea (GAC), joka koostuu ylimmästä johdosta, hallituksen edustajasta sekä oikeudellisesta tai taloudellisesta neuvonantajasta.
- Rahoitushenkilöstö voi hyväksyä tavanomaiset alle 15 000 dollarin lahjoitukset (esimerkiksi vuosittaiset lahjoituslupaukset ja rahalahjoitukset).
- Monimutkaiset lahjoitukset (esimerkiksi arvonnousua tuottaneet arvopaperit, yli 25 000 dollarin käyttötarkoitukseltaan rajoitetut varat, kiinteistölahjoitukset tai yritysosuudet ja yhtiökumppanuudet) on käsiteltävä GAC:ssa.
- Kirjalliset menettelyt on laadittava seuraavista:
- Nimeämisoikeudet
- Lahjoittajan suosittelemat rahastot
- Korkean riskin omaisuuserät
- Hyväntekeväisyystarkoituksiin perustuvat jäännöstrustit ja hyväntekeväisyystarkoituksiin perustuvat etuoikeustrustit
- Lahjoituksen hyväksymisen aikataulu ja lomake
- Harvalukuisen omistuksen arvopaperit, sijoitusrahastot tai yli 100 000 dollarin suuruiset merkittävät lahjoitukset edellyttävät oikeudellista tarkastelua.
Esimerkkiteksti:
"Kiinteistöä ei saa hyväksyä ilman ensimmäisen vaiheen ympäristöarviointia, käypää markkina-arvoa koskevaa arviota ja kirjallista oikeudellista lausuntoa."
Esimerkkilahjoitusten hyväksymispolitiikka kaupunkiseurakuntien perustamishankkeille
Kirjoitettu seurakunnille, jotka ovat ensimmäisten 5 perustamisvuotensa aikana, tai seurakunnille kaupunki-, monietnisissä tai digitaalisissa toimintaympäristöissä
Politiikan yhteenveto:
- Luontoislahjoitukset, kuten teknologia, palvelut tai vuokratila, voidaan hyväksyä sen jälkeen, kun niiden arvo on arvioitu ja hallitus on hyväksynyt ne.
- Nimetään lahjoitusten arviointiryhmä (pastori + 1 hallituksen jäsen) käsittelemään tavanomaisesta poikkeavia lahjoituksia.
- Kryptovaluuttalahjoitusten enimmäismäärä on 5 000 dollaria vuodessa, ja ne on muunnettava välittömästi vastaanottamisen jälkeen.
- Kaikkien liiketoimintaan liittyvien tai brändättyjen lahjoitusten edellytyksenä on julkinen yhteensopivuus seurakunnan arvojen kanssa.
- Testamenttilahjoitukset ja henkivakuutukset voidaan hyväksyä hallituksen ennakkotarkastelun jälkeen.
- Tällaisten lahjoitusten on vastattava lahjoittajan tarkoitusta ja sijoituttava palvelutyön painopistealueisiin.
Esimerkkiteksti:
"Pidätämme oikeuden kieltäytyä lahjoituksesta, joka saattaa vaarantaa seurakunnan teologisen selkeyden tai julkisen todistuksen."
Esimerkkilahjoituspolitiikka historiallisille tai pitkäaikaisille seurakunnille
Tätä politiikkaa voidaan soveltaa seurakuntiin, joilla on rahastoja, suuria testamenttilahjoituksia tai yli 50 vuotta palvelutyötä
Politiikan yhteenveto:
- Kaikki pitkäaikaisvaikutteiset lahjoitukset (testamentit, trustit, nimetyt lahjoitukset) on tarkastettava sen varmistamiseksi, että ne ovat seurakunnan tehtävän mukaisia.
- On laadittava käytäntö pitkäaikaisten käyttötarkoitukseltaan rajoitettujen lahjoitusten tarkoituksen uudelleenarvioimiseksi kymmenen vuoden välein.
- Hallituksen on hyväksyttävä sellaisten pitkäaikaisvaikutteisten varojen uudelleenkohdentaminen, jotka eivät enää vastaa palvelutyön painopistettä.
- Kiinteistö- tai esinelahjoituksiin on liityttävä ylläpito- tai rahastovarat, tai niistä kieltäydytään.
- Kaikki hallituksen jäseniin ja mahdollisiin lahjoittajiin liittyvät eturistiriidat on ilmoitettava ja niitä on lievennettävä.
- Lahjoitukset on hyväksyttävä sovellettavien lakien mukaisesti ja dokumentoitava lain edellyttämällä tavalla.
- Elinikäiset hallintaoikeudet ja hyväntekeväisyyslahjojen annuiteetit on tarkastutettava oikeudellisella neuvonantajalla ennen hyväksymistä.
Esimerkkiteksti:
"Seurakunta pidättää oikeuden kieltäytyä kohteliaasti pitkäaikaisvaikutteisesta lahjoituksesta, joka ei enää tue seurakunnan nykyistä tai tulevaa tehtävää."
Lahjoitusten arviointiprosessi
Seurakuntasi tarvitsee muutakin kuin luettelon hyväksytyistä lahjoituskohteista. Suosittelen vahvasti yksinkertaisen prosessin käyttöönottoa jokaisen mahdollisen lahjoituksen arvioimiseksi. Esimerkiksi:
- Alustava lahjakysely: Mahdolliset lahjoittajat ilmoittavat lahjoitusaikeestaan vakiomuotoisella lahjoitusehdotuslomakkeella. Lomakkeessa ilmoitetaan lahjoituksen tyyppi, arvioitu käypä markkina-arvo, mahdolliset rajoitukset ja ajankohta.
- Alustava tarkistus: Johto tarkistaa, onko lahjoitukseen liittyen välittömiä huolenaiheita. Jos kyseessä on tavanomainen käteis- tai luottokorttilahjoitus, se voidaan hyväksyä heti. Muut kuin rahalahjoitukset tai arvoltaan suuret lahjoitukset siirtyvät seuraavaan vaiheeseen.
- Lahjoitusten arviointikomitean arviointi: Nimetty komitea (pastori, talousvastaava, oikeudellinen neuvonantaja ja tarvittaessa johtokunnan tai toimeenpanevan johtajan edustaja) kokoontuu arvioimaan riskejä taloudellisesta, oikeudellisesta, toiminnallisesta ja maineeseen liittyvästä näkökulmasta.
- Huolellinen ennakkoselvitys: Tähän voi sisältyä oikeudellinen tarkistus, ympäristöarvioinnit (kiinteän omaisuuden osalta), epälikvidien varojen realisointisuunnitelmat tai yhteydenotto seurakuntasi vakuutusyhtiöön.
- Päätös ja dokumentointi: Komitea tekee suosituksen. Lopullinen hyväksyntä voi kuulua toimeenpanevalle pastorille tai johtokunnalle. Muodollinen lahjoitussopimus allekirjoitetaan ja kirjataan.
- Kiittäminen ja varainhoito: Lahjoittajalle toimitetaan kiitoskirje ja verokuitti, ja häneen ollaan yhteydessä lahjoittajasuhteen hoitamiseksi. Lahjoitusta seurataan mahdollisten rajoitusten noudattamisen varmistamiseksi.
Tällainen prosessi varmistaa avoimuuden, suojaa tiimiä hätiköidyiltä päätöksiltä ja luo dokumentoidun jäljen, joka kunnioittaa sekä lahjoituksen vastaanottamista että lahjoittajan tarkoitusta.
Keiden tulisi osallistua?
Hyödynnä seurakuntasi talouskomiteaa tässä. Sen tulee ehdottomasti olla osa arviointia. Yleisesti ottaen arviointiin tulisi kuitenkin osallistua useita henkilöitä:
- Lopullinen päätösvalta on usein vanhimmistolla, toimeenpanevalla pastorilla tai nimetyllä johtokomitealla.
- Oikeudellinen neuvonantaja tulisi ottaa mukaan kiinteistöjen tai rajoitettujen lahjoitusten käsittelyyn.
- Aseta kynnysarvot (esim. $50,000), joiden ylittyessä asia siirtyy johtokunnan muodolliseen tarkasteluun.
Millaiset lahjoitukset tulisi ottaa huomioon?
Tämä käytäntö ei koske vain käteistä. Määrittele selkeästi myös muut varat:
- Käteislahjoitukset
- Kiinteistöt / kiinteistölahjoitukset / kiinteän omaisuuden lahjoitukset
- Osakkeet, markkinakelpoiset arvopaperit, sijoitusrahastot ja suljetusti omistetut arvopaperit
- Luontoislahjoitukset (laitteet, ajoneuvot, palvelut)
- Kohdennetut/rajoitetut lahjoitukset
- Kryptovaluutat
- Monimutkaiset varat (esim. yksityisten yritysten omistusosuudet, hyväntekeväisyysrahastot, yhtiöosuudet)
- Aineellinen irtain omaisuus
- Henkivakuutukset ja henkivakuutuslahjoitukset
- Testamenttilahjoitukset, suunnitellut lahjoitukset ja jäämistölahjoitukset
- Vastaavat lahjoitukset
- Suorat lahjoitukset
- Elinikäiset hallintaoikeudet ja hyväntekeväisyyslahjojen annuiteetit
Mitä tapahtuu, kun erityistä lahjoitusta ei voida hyväksyä?
Tässä monet pastorit menevät lukkoon. Voit sanoa ei vahingoittamatta suhdetta. Lahjoitusten vastaanottamista koskeva käytäntösi on tässä liittolaisesi. Sen avulla voit:
- Selittää hienovaraisesti, miksi tiettyjä lahjoituksia ei voida vastaanottaa.
- Selventää, että kyse on varainhoidosta, ei lahjoittajan torjumisesta.
- Viitata julkaistuun (tai ainakin mainittuun) käytäntöön.
- Osoittaa, että päätökset tehdään johdonmukaisesti, lain mukaisesti ja lahjoittajien odotusten mukaisesti.
Lahjojen vastaanottopolitiikkaa koskevat usein kysytyt kysymykset voittoa tavoittelemattomille järjestöille (seurakunnat huomioiden)
1. Tarvitseeko pieni seurakunta todella virallisen lahjojen vastaanottopolitiikan?
Kyllä. Jopa paikalliset seurakunnat kohtaavat riskejä, ja politiikka auttaa suojaamaan seurakuntaasi lahjoilta, jotka voisivat aiheuttaa oikeudellisia tai taloudellisia ongelmia. Kyse on resurssien hyvästä hoitamisesta ja siitä, että johtajillasi on varmuus käsitellä epätavallisia tilanteita – ei vain byrokratian lisäämisestä.
2. Voimmeko kieltäytyä lahjasta vahingoittamatta lahjoittajasuhdetta?
Kyllä. Kiitollisuudella ilmaistut rajat auttavat pitkälle, ja etukäteen laadittu politiikka tekee kieltäytymisen syyn selväksi. Kun selität perustelusi huolellisesti ja viittaat johdonmukaiseen politiikkaan, useimmat lahjoittajat ymmärtävät ja kunnioittavat päätöstäsi.
3. Millaiset lahjat aiheuttavat todennäköisimmin ongelmia?
Korkean riskin lahjoihin kuuluvat kiinteistöt, rajoitetut varat, kryptovarat, taide, ajoneuvot ja omistusosuudet yrityksissä. Kaikki lahjat, joihin liittyy ehtoja tai epätavallisia vaatimuksia, ansaitsevat erityistä tarkastelua. Näihin lahjoihin voi liittyä piileviä kustannuksia tai velvoitteita, jotka ylittävät niiden hyödyn.
4. Kenen tulisi arvioida epätavalliset tai arvokkaat lahjat?
Perustakaa lahjojen vastaanottokomitea, johon kuuluu hallituksen jäseniä, ylimpiä johtajia ja neuvonantajia. Ryhmä varmistaa, että päätökset ovat harkittuja ja tasapainoisia eivätkä jää yhden henkilön vastuulle. Tämä lähestymistapa luo myös vastuullisuutta ja johdonmukaisuutta prosessiinne.
5. Kuinka usein lahjojen vastaanottopolitiikka tulisi päivittää?
Joka toinen vuosi on hyvä aikaväli, jotta politiikkanne pysyy ajan tasalla lakien ja lahjoittamisen trendien muuttuessa. Politiikka on myös viisasta tarkistaa aina, kun kohtaatte uudenlaisen lahjan tai palvelutyössänne tapahtuu merkittävä muutos. Säännölliset päivitykset auttavat pitämään seurakuntanne suojattuna ja valmistautuneena.
Tunnetko olevasi yksin seurakunnan johtamisessa?
Tilaa The Lead Pastor -uutiskirje ja saat yksinkertaisia, käytännöllisiä resursseja, jotka auttavat sinua selviytymään palvelutyön johtamisen haasteista – juuri silloin, kun niitä tarvitset.
Olisi hienoa saada sinut mukaan.
