4 pasos para crear un plan de gestión de riesgos de la iglesia + plantilla

Tenemos que estar preparados para estos momentos de la mejor manera posible. Aquí es donde entra en juego un plan de gestión de crisis de la iglesia. Existen muchos riesgos relacionados con la gestión de iglesias y otras organizaciones religiosas, pero con un plan bien redactado en mente, al menos puedes evitar el peor resultado posible en la mayoría de las situaciones.

Hablaré de lo siguiente:

• ¿Qué es un plan de gestión de riesgos de la iglesia?
• ¿Cómo crear un plan de gestión de riesgos de la iglesia?
• Plantilla de gestión de riesgos de la iglesia

¿Qué es un plan de gestión de riesgos de la iglesia?

Un plan de gestión de riesgos de la iglesia es tu guía y apoyo para afrontar circunstancias desafortunadas. Es el proceso establecido para cuando te enfrentas a la posibilidad de que ocurra algo terrible. Está presente por dos motivos principales: ayudarte a evitar y reducir el riesgo de que ocurran determinados acontecimientos. 

Pero solo somos humanos, por lo que, lamentablemente, la posibilidad de que algo ocurra en algún momento es inevitable. Así que el segundo objetivo del plan de gestión de riesgos de la iglesia es ayudarte a encontrar una solución cuando ocurren cosas malas. Mantiene a todas las personas de tu ministerio informadas y sirve para evitar que una situación negativa empeore. 

La gestión de riesgos es esencial para todas y cada una de las iglesias y ministerios que existen. Elaborar un plan de gestión de riesgos de la iglesia y pensar en él no resulta divertido, pero al final te alegrarás de haberlo hecho. 

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¿Cómo crear un plan de gestión de riesgos de la iglesia?

Antes de empezar a implementar tu sistema para detectar y evitar situaciones negativas, primero debes crear un plan físico de gestión de riesgos de la iglesia. Este será el documento de referencia en caso de emergencia y debes compartirlo con cada miembro del personal, voluntario, pastor, líder y cualquier otra persona que pueda ayudar en tu organización. 

Para elaborar uno de estos planes, hay cuatro pasos principales que me gustaría que tuvieras en cuenta. Son partes fundamentales para mitigar los riesgos. Desglosaré completamente cada uno de los pasos y aportaré algunas ideas y lecciones aprendidas durante mi tiempo en el ministerio. 

1. Identifica los riesgos en el entorno de tu iglesia

Antes de continuar, necesitamos conocer los riesgos que existen en nuestro entorno. Hay muchos riesgos y problemas que pueden surgir en cualquier iglesia. Sin embargo, algunos son específicos de determinados tipos de ministerios y ubicaciones. Para evitar situaciones desafortunadas, debes saber qué estás buscando. 

Esta es una lista de los principales riesgos que he observado durante mi experiencia relacionada con la seguridad de la iglesia. No es una lista exhaustiva y puede que haya situaciones que no fueran relevantes para mí, pero sí lo sean para ti. Además, me gustaría reiterar que esta lista pone en práctica la fe por encima del miedo: una pieza fundamental para afrontar con éxito los riesgos de la iglesia. 

• Accidentes
• Acusaciones
• Agresiones
• Drogas
• Peleas
• Incendios
• Inundaciones
• Acoso
• Asistentes ebrios
• Lesiones
• Secuestro
• Demandas
• Emergencias médicas
• Desastres naturales
• Cortes de suministro eléctrico
• Autolesiones
• Tiroteos
• Apropiación indebida de fondos de la iglesia
• Robo
• Vandalismo

Esta no es, ni mucho menos, una lista completa de todo aquello a lo que podrías enfrentarte en relación con la seguridad de la iglesia. Son solo algunos de los principales problemas que he visto e incluso afrontado. Identificar los riesgos consiste en saber qué podría ocurrir y, después, planificar con antelación teniendo eso en cuenta. 

Por ejemplo: era el director adjunto del ministerio infantil de una iglesia de tamaño mediano. Las drogas y las peleas eran problemas especialmente graves (sí, incluso entre los niños). Teníamos un sistema de autobuses que traía a miles de niños de todo el condado de Los Ángeles a nuestra iglesia todos los jueves por la noche y los domingos por la mañana. 

Algunos de estos niños no conocían otra forma de expresar su opinión que pelear o jugar con drogas. Por ello, estos eran problemas importantes que teníamos que afrontar en nuestra congregación, tanto con los niños como con los adultos. Puesto que este era un riesgo evidente que teníamos que considerar constantemente, establecimos muchos planes y escenarios. 

Por este motivo, contábamos con sistemas para saber qué hacer a continuación cuando alguien consumía heroína en el baño. O cuando dos niños empezaban a golpearse brutalmente, teníamos una solución para tratar con ambos y avisar a sus padres. 

Una vez que conozcas los principales riesgos que pueden producirse dentro de tu iglesia (y aquellos que no son tan habituales), podrás prepararte para afrontarlos. 

2. Evalúa los riesgos y sus consecuencias

Sin embargo, no basta con identificar un riesgo, ya que también debemos evaluar su nivel. Algunos riesgos potenciales son más probables que otros y algunos problemas tendrán un impacto más negativo que otros. En general, estas son las cuatro categorías en las que deberías dividir los riesgos identificados anteriormente: 

• Baja probabilidad y bajo impacto: Estas situaciones ocurrirán rara vez y, cuando sucedan, se resolverán fácilmente. 
• Baja probabilidad y alto impacto: Estos riesgos ocurren rara vez, pero devastarían a tu congregación y a tus líderes si llegaran a producirse. 
• Alta probabilidad y bajo impacto: Son situaciones habituales que pueden ocurrir con frecuencia, pero que se gestionan fácilmente cuando suceden. 
• Alta probabilidad y alto impacto: La peor de las cuatro categorías. Son situaciones de alto riesgo que pueden ocurrir a menudo y afectar a todos los que se encuentren alrededor cuando sucedan. 

Esto significa que algunos riesgos son muy improbables, mientras que otros son extremadamente probables. Por ejemplo (y esto es una generalización), las probabilidades de que un niño resulte herido en tu ministerio infantil están prácticamente garantizadas. Los niños van a jugar, correr y divertirse, y tarde o temprano alguien se hará daño.

Chocarán entre sí, se pegarán y harán cosas por el estilo. Es una situación con una probabilidad muy alta en prácticamente cualquier iglesia. Por otro lado, una situación de baja probabilidad podría ser una inundación, dependiendo de tu ubicación, y puedes prepararte para ella con antelación.

Sin embargo, hay una segunda parte: el impacto que puede tener una situación. Las situaciones de bajo impacto son aquellas que tienen consecuencias mínimas después del incidente y, por tanto, pueden resolverse rápida y eficazmente. Si pensamos de nuevo en los niños, las lesiones leves, como moratones y golpes, son de bajo impacto. 

También tienen muchas probabilidades de ocurrir, pero son lo bastante leves como para que puedas tratarlas con facilidad. Por otro lado, las situaciones de alto impacto son las peores de todas. Son situaciones graves que deseas evitar a toda costa. Algo como un incendio o un secuestro puede devastar a toda la iglesia, la comunidad y a todas las personas que forman parte de ella. 

Para conocer la diferencia entre un nivel de riesgo de probabilidad baja y uno de probabilidad alta, solo tienes que observar el entorno de tu iglesia. Si en tu comunidad no hay una alta tasa de consumo de drogas, quizá el tráfico de drogas en tu iglesia no sea una preocupación demasiado importante. 

Por otro lado, si en tu zona llueve mucho y hay muchas tormentas, los tornados, los cortes de electricidad y las inundaciones podrían ser problemas de probabilidad muy alta que requieran seguros y otras garantías.

3. Mitiga los riesgos para evitar desastres

Ya has identificado tus riesgos y los has clasificado; ahora es el momento de actuar. Teniendo en cuenta las cuatro categorías de riesgos, el siguiente paso es tomar esos riesgos y hacer todo lo posible para prevenirlos. Cada situación requerirá procesos diferentes para mitigar el riesgo, pero existen algunas reglas generales. 

Analicemos cada una de las cuatro categorías. Creo que la situación de baja probabilidad y bajo impacto es la menos preocupante del grupo. Esta es una de las áreas de riesgo en las que puedes idear algunas soluciones para estos problemas, ponerlas en práctica o crear un documento para cuando ocurran. 

Por ejemplo, supongamos que una situación de bajo riesgo y bajo impacto es el vandalismo de las instalaciones de tu iglesia (una cuestión que debería formar parte de tu estrategia de gestión de las instalaciones de la iglesia). Es posible que los grafitis y actos similares no sean muy habituales, y no sería demasiado grave si alguien los hiciera. En este caso, podrías limitarte a instalar algunas cámaras en los callejones y en las zonas exteriores de las instalaciones de tu iglesia para atrapar a quien lo haga. También podrías contar con un equipo de limpieza preparado por si ocurriera. 

Por otro lado, una situación de bajo riesgo y alto impacto implica mucho más. Estas situaciones requieren planes de respaldo y sistemas muy detallados para mantenerlas en un nivel de riesgo bajo. Por ejemplo, los incendios, con suerte, no son muy habituales, pero ¿qué estás haciendo para que siga siendo así? 

Debes asegurarte de que se cumplen las normas de seguridad contra incendios correspondientes, además de ir más allá de lo estrictamente necesario. Podrías establecer como norma que solo cocine el personal debidamente formado. Haz cumplir estrictamente la prohibición de fumar en las instalaciones. Y crea planes de evacuación que todos conozcan y practíquenlos de vez en cuando. 

Los escenarios con una alta probabilidad y un bajo impacto quizá no parezcan tan graves, pero no los tome a la ligera. Debido al alto riesgo de que estas situaciones ocurran, requieren una atención y una prevención adecuadas para garantizar que sus impactos sigan siendo bajos. Recomiendo recordatorios constantes, formación y planes detallados para mitigar las consecuencias de estos escenarios.

Por ejemplo, como antes, consideraría que un escenario con una alta probabilidad y un bajo impacto sería una lesión leve causada por un niño que golpea a otro. El hecho de que pueda tratarse de un pequeño moretón que no requiera atención médica no significa que no deba tomárselo en serio. Si se sabe que un niño es violento, tome las medidas adecuadas para evitar que haga daño a alguien. 

Por ejemplo, en el pasado tuve que prohibir o suspender (generalmente de forma temporal) el uso del autobús a niños de 12 años o menos, y fue una de las decisiones más difíciles de mi vida, pero era necesario para proteger a los demás. A veces, estas situaciones de alto riesgo y bajo impacto tienen soluciones bastante sencillas, pero no permita que se ignoren porque aparentemente no parecen tan importantes.

Si las ignora demasiado, pueden convertirse, y se convertirán, en escenarios de alto impacto. 

Hablando del alto impacto, existen las situaciones de alto riesgo y alto impacto, que son las más devastadoras y alarmantes. Estas requieren el máximo cuidado, atención y planificación posibles. Dedique todos sus recursos de seguridad y de gestión de riesgos a evitar que estas situaciones ocurran, pero sepa que pueden ocurrir y que posiblemente ocurrirán. 

Por lo tanto, necesita un equilibrio entre la prevención y la solución. Hay una gran probabilidad de que ocurra en algún momento. Necesita planes de respaldo igualmente sólidos sobre cómo afrontar estas situaciones cuando ocurran. No es fácil ni agradable lidiar con ellas y, sin duda, son las partes más difíciles de la gestión de riesgos. 

Un ejemplo de esto, según mi experiencia, fue el de un feligrés ebrio. Como mencioné, recibíamos adultos en la iglesia y muchas veces estaban borrachos o drogados. Esto tenía un alto impacto, ya que podían atacar a alguien, interrumpir todo el servicio o incluso intentar subir al escenario. 

Estos son los escenarios más difíciles, pero existen métodos de prevención posibles si cuenta con los planes de acción adecuados. En nuestro caso, teníamos guardias alrededor de las instalaciones, vigilando a todos y protegiendo el escenario en todo momento.

No era agradable y no daba una buena imagen de una iglesia, pero era necesario. Además, teníamos excelentes relaciones con las autoridades locales para actuar de manera eficaz e inmediata con cualquier persona en cuanto mostrara signos de causar disturbios. Como nota relacionada, siempre sugiero realizar verificaciones de antecedentes de todos los voluntarios y empleados de la iglesia que gestione.

Una lista de comprobación de seguridad de la iglesia puede ayudarle a mitigar los riesgos.

4. Documente y supervise los riesgos

Ha realizado una evaluación de riesgos, ha categorizado los posibles riesgos y está poniendo en marcha medidas de control de riesgos para cada uno de ellos. Ahora es el momento de entrar en los detalles del plan de gestión de riesgos de la iglesia. Este tampoco es un paso divertido, pero es igualmente necesario. Es hora de empezar a documentar y hacer un seguimiento de los riesgos presentes en su iglesia. 

Esto significa crear documentos y políticas formales de gestión de riesgos para registrar los problemas de su iglesia y lo que ha hecho recientemente para prevenirlos. Aquí es donde marca la última vez que realizó un simulacro de incendio o comprobó las cerraduras de todas las ventanas y puertas. En este paso también crea sus planes de seguridad de la iglesia para prevenir situaciones y saber qué hacer cuando ocurran. 

También es aquí donde empieza a supervisar los riesgos de su iglesia local. Haga un seguimiento de la probabilidad y el impacto del riesgo, así como de lo que está haciendo para abordarlo. Y si ya ha ocurrido una situación, registre cómo ocurrió, por qué ocurrió y qué hará para aprender de ella. 

Por ejemplo, la supervisión de riesgos podría incluir llevar un registro de todas las personas que conocen la contraseña de sus ordenadores para evitar robos. También podría cambiar la contraseña cada dos meses como parte de su estrategia de prevención. De este modo, reduce la probabilidad de robo y tendrá una lista de todas las personas que conocen la contraseña, por lo que estará informado en caso de que se produzca un posible robo.

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• Redactor de Liderazgo Basado en la Fe

Plantilla de plan de gestión de riesgos de la iglesia

Teniendo todo esto en cuenta, puede resultar abrumador elaborar un plan de gestión de riesgos o listas de comprobación para su iglesia. Pero es absolutamente necesario, al 100 %. Todos los voluntarios, líderes de la iglesia y demás personas que participen en el trabajo de su ministerio deben conocer los riesgos y los planes de mitigación en forma de listas de comprobación, documentos, etc. 

Para ayudarle con esto, aquí tiene una plantilla de gestión de riesgos de la iglesia muy básica y sencilla que puede utilizar como base para su iglesia.

La gestión de riesgos comienza con nuestros líderes

Dirigir una iglesia o un ministerio no es fácil, y lidiar con la gestión de riesgos de la iglesia nunca es agradable. Sin embargo, es uno de los componentes más fundamentales y necesarios para dirigir un ministerio eficaz, seguro y piadoso. 

No podemos compartir el amor de Dios sin preocuparnos primero por todos nuestros semejantes y asegurarnos de que estén seguros y protegidos de todas las maneras posibles. Por supuesto, se cometerán errores, pero por eso tenemos que planificar adecuadamente, y más allá de lo necesario, para esos escenarios desafortunados. 

Por eso la gestión de riesgos de la iglesia no es divertida, pero elaborar un plan es absolutamente necesario. Dicho esto, entiendo que no era el tema más emocionante del que hablar. Un equipo de seguridad es importante para la gestión de riesgos y crisis. Lee más sobre los equipos de seguridad de la iglesia y los manuales de seguridad de la iglesia aquí.

Por eso recomiendo consultar a continuación nuestro artículo sobre cómo orientar y formar a líderes juveniles comprometidos. Esto es mucho más divertido y desenfadado en comparación con la seriedad de este tema. Además, formar adecuadamente al personal de nuestra iglesia lo preparará para ayudar en los procedimientos de gestión de riesgos y hacer frente a cualquier posible crisis de la iglesia que pueda surgir.