Hur länge bör en kyrka spara ekonomiska dokument?
Behåll permanent: Ansökan om erkännande av skattebefriad status, beslut som erkänner skattebefriad status, företagsdokument och stadgar, styrelseprotokoll, fastighetsdokument
Behåll i 3 år: Ekonomiska rapporter, kontoutdrag, checkar, avstämningar, makulerade checkar, leverantörs- och kundreskontra, kvitton för alla utgifter som betalats av kyrkan
Behåll i 4 år: Anställningsdokument (löneskattedokument, ersatta personalutgifter, tidkort)
Som pastor som älskar att leda, undervisa och skapa kontakt med min församling är det lite svårt att bli entusiastisk över riktlinjer och policyer för bevarande av dokument. Men kyrkans ekonomiska handlingar är en nödvändig del av att driva varje kyrka. När detta görs dåligt blir konsekvenserna allvarliga:
- Felaktiga uppgifter kan leda till missade tionden, donationer som inte registreras och fel i budgeteringen, vilket stör kyrkans ekonomiska hälsa.
- Om man inte bevarar korrekta handlingar kan det leda till bristande efterlevnad av skattelagstiftningen och revisioner, vilket utsätter kyrkan för risken att drabbas av böter eller andra påföljder.
- Bristfällig dokumenthantering kan leda till bristande transparens, vilket får församlingsmedlemmarna att förlora förtroendet för kyrkans ledarskap och förmåga att förvalta resurserna.
Så även om huvudböcker och kalkylblad inte är din grej, håll ut. Jag har samlat rekommendationer och steg som klargör varför och hur dokument ska bevaras. Till att börja med kan effektiva programvaruverktyg för gåvor till kyrkan göra den ekonomiska dokumenthanteringen enkel (och du behöver inte vara teknikexpert för att kunna använda dem.)
Allmänna rekommendationer
Alla kyrkans handlingar måste hanteras och bevaras för att visa de underlag som styrker att kyrkan följer alla skatteregler och krav för välgörenhetsorganisationer. Du måste kunna visa en redovisning av alla inkomster och utgifter för det aktuella året om kyrkan någon gång blir föremål för revision. Bevara kyrkans ekonomiska handlingar så länge preskriptionstiden gäller för den inlämnade deklarationen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du kanske undrar hur länge det är? Det beror på.
IRS:s riktlinjer:
Hur länge kyrkans ekonomiska handlingar ska bevaras beror på den händelse eller åtgärd som handlingen dokumenterar. IRS har tagit fram riktlinjer som du kan använda som referens.
Vissa handlingar måste bevaras permanent, medan andra kan förstöras efter bara 3 år. Innan du slänger äldre handlingar bör du dock kontrollera att du inte behöver bevara dem av andra skäl, till exempel för delstatliga eller lokala skatter, försäkringar eller fordringsägare.
Vilka typer av kyrkliga handlingar bör bevaras?
Under ett år då man följer goda riktlinjer för ekonomisk förvaltning av kyrkan kommer många viktiga handlingar att skapas. Här är en lista över de typer av handlingar som bör bevaras samt hur länge de ska bevaras:
Bevara permanent:
- Ansökan om erkännande av skattebefriad status
- Beslut som erkänner skattebefriad status
- Bolagshandlingar och stadgar
- Styrelseprotokoll
- Fastighetshandlingar
Bevara alla handlingar som styrker de inkomster och avdrag som anges i skattedeklarationerna. Bevarandetiden för dessa handlingar är lika lång som preskriptionstiden gäller. Preskriptionstiden löper ut när kyrkan inte längre kan ändra deklarationen och IRS inte längre kan fastställa ytterligare skatt. Generellt gäller denna period i 3 år efter det att deklarationen skulle ha lämnats in eller lämnades in (det som inträffar senare).
Bevara följande i 3 år:
- Ekonomiska rapporter
- Kontoutdrag
- Checkar, avstämningar och makulerade checkar
- Reskontra för leverantörsskulder och kundfordringar
- Kvitton för alla utgifter som kyrkan har betalat
Personaluppgifter måste bevaras i fyra år efter att det fjärde kvartalet för året har deklarerats. Detta omfattar:
- Löneskattedokument
- Ersatta personalutgifter
- Tidkort
Digitala dokument kontra fysiska dokument:
Med alla tekniska framsteg kan det verka som att elektronisk dokumenthantering är rätt väg att gå. Innan du fattar några beslut kan du ta en titt på denna lista över för- och nackdelar, så att du kan fatta ett välgrundat beslut om vad som är bäst för din kyrka.
| Fysiska dokument | |
Fördelar:
| Nackdelar:
|
| Digitala dokument | |
Fördelar:
| Nackdelar:
|
Praktiska steg för dokumenthantering
Dokumenthantering i kyrkan kan kännas mindre överväldigande med en lista över konkreta steg som vägleder dig. Följ dessa steg så är du på god väg att skapa och underhålla dina dokument som ett proffs.
1: Upprätta en policy för bevarande av dokument
En policy för dokumenthantering fastställer tydliga riktlinjer för vilka dokument som ska sparas, hur de ska lagras och hur länge. Dessa dokument omfattar permanenta dokument, såsom stadgar, stiftelseurkunder och protokoll från styrelsemöten. Det kommer också att finnas icke-permanenta dokument, såsom anställningsdokument och information som lämnas in för skattedeklarationer.
En policy för dokumenthantering bör innehålla anvisningar om hur dokument ska förstöras på rätt sätt för att skydda känslig information. Se till att policyn är tydligt utformad och enkel att följa, så att du inte behöver en doktorsexamen i biblioteks- och informationsvetenskap bara för att förstå den.
2: Använd säker lagring
Oavsett om du sparar papperskopior av allt eller använder elektroniska dokument måste du se till att dokumenten lagras på en säker och organiserad plats. Mycket av den information som lagras kan innehålla känsliga uppgifter.
Fysiska filer bör förvaras i ett låst skåp eller rum, där endast ett begränsat antal personer har tillgång till informationen.
Om dina dokument är elektroniska bör de vara lösenordsskyddade eller lagras på en privat enhet där endast de personer som behöver det kan komma åt dem.
I vår kyrka (New Life Fellowship, i Cambridge, Ontario) har vi, liksom många andra förmodligen, en kombination av fysiska och elektroniska dokument, beroende på dokumentets art. Att ha det ena eller det andra, eller båda, är varken bra eller dåligt, så länge din kyrka har en policy på plats (se ovan).
3: Kategorisera och märk dokument
Det finns inget mer frustrerande än att gå in i ett förråd (eller en datorenhet) och hitta ett dokument utan struktur eller kategorier som hjälper dig att söka. Det finns alltid på det sista stället du letar på, eller hur?
Man kan förlora timmar på sökandet, trots att det hade kunnat undvikas om dokumenten hade organiserats och märkts ordentligt. Detta är aldrig viktigare än när du granskas av IRS. Bespara dig själv en del huvudvärk genom att skapa en lättanvänd och tydligt märkt filstruktur. Du kommer att tacka mig senare.
4: Uppdatera dokument regelbundet
Att hålla dokumenten uppdaterade är alltid rätt väg att gå. När kyrkor växer och tekniken utvecklas är förändring oundviklig. Det är stor chans att uppdraget och stadgarna från 1972 kommer att verka ganska föråldrade och irrelevanta i dag. Det är viktigt att hålla denna information uppdaterad, så att din kyrka kan blomstra i den tid och kultur vi lever i idag.
Inte nog med det, att hålla uppdaterade register säkerställer att du gör dig av med register som du inte längre behöver spara. Detta hjälper till att hantera begränsningar i lagringsutrymmet och ser till att den viktiga information du kan behöva inte blir rörig och svår att hitta.
5: Säkerställ att lagkraven uppfylls
Bekanta dig med lokala lagar samt delstatliga och federala krav på dokumenthantering och inlämning av skattedeklarationer. Sök juridisk rådgivning där det är tillämpligt. (Detta kan vara en överväldigande uppgift, särskilt om du är som jag och inte blev pastor på grund av ditt brinnande intresse och din passion för biblioteks- och informationsvetenskap.)
Att hitta rätt personer till församlingens ekonomikommitté (eller styrelse) är avgörande för att upprätthålla korrekta register och säkerställa att alla tillsynsmyndigheters krav i ditt område uppfylls. Jag är så tacksam för styrelsen i min församling (New Life Fellowship). Jag vet att jag kan lita på dem när det gäller detaljerna i församlingens ekonomi, och det avlastar mig (både mentalt och fysiskt) att kunna lämna det i deras händer.
6: Utbilda personal och volontärer
Nu när du har fastställt en tydlig och heltäckande policy för dokumenthantering är det dags att utbilda all relevant församlingspersonal och alla volontärer i hur riktlinjerna ska följas. Gör policyerna lättillgängliga för dem och kommunicera regelbundet de rutiner som beskrivs, så att de vet hur och när de ska tillämpa dem.
More Articles
Letar du efter mer information?
Att hantera ekonomiska register är bara en aspekt av att vara pastor i en församling. Om du vill ha fler resurser om detta eller andra delar av ekonomisk förvaltning har jag det du behöver.
- Öka era gåvor på nätet med effektiva webbsidor för donationer på nätet
- Ladda ner exempel på tackbrev för donationer i skattesyfte
- Be effektivt om donationer i församlingen med korta offerbudskap
- Upptäck vad Bibeln säger (och inte säger!) om givande enligt Bibeln
- Upptäck de stora fördelarna med att använda de bästa verktygen för bokföringsprogram för församlingar
Slutsats
Att veta hur länge man ska spara dokument (dvs. tiondeuppgifter) beror på bevarandekraven för dokumentet.
Det är inte alltid ett enkelt svar, men om du följer stegen som beskrivs ovan kommer du att vara på god väg att upprätta och underhålla tillförlitlig och effektiv kyrkodokumentation i många år framöver.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Håll kontakten för att få höra mer från erfarna pastorer och kyrkoledare. Prenumerera idag. Vi skulle gärna ha dig med!
