Så skapar du en (stressfri) ekonomisk rapport för kyrkan
Vad är en ekonomisk rapport för en församling?
En ekonomisk rapport för en församling är helt enkelt en ögonblicksbild av församlingens aktuella ekonomiska situation. Den bör ge en tydlig och korrekt bild av församlingens aktuella ekonomiska status ... så den är inte avsedd att vara en församlingsbudget. Den är inte heller avsedd att vara en prognos.
Ekonomiska rapporter som denna tas vanligtvis fram varje månad (men ibland kvartalsvis eller årligen, beroende på rapportens avsedda målgrupp – mer om det strax.) När du överväger hur ofta du behöver ta fram dessa bör du tänka på följande:
- Vilka juridiska och regulatoriska krav gäller för er?
- Vilka är de viktigaste intressenterna (givare, ledning, ekonomikommitté, styrelse osv.), och vad behöver de?
- Vilken är er nuvarande cykel för ekonomisk planering och budgetering?
- Hur ekonomiskt stabil och komplex är er församling?
Alla dessa frågor spelar in i denna diskussion.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ekonomiska rapporter för församlingen skapar tydlighet och belyser era aktuella ekonomiska omständigheter. Även om det ni ser är nedslående kommer du och ditt ledarteam att vara rustade för att planera för en bättre ekonomisk framtid.
-
Gracely
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.8 -
ChMeetings
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.9 -
Xero
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
Vilka deltar i utarbetandet av en ekonomisk rapport för en församling?
Vanligtvis tar en ekonomikommitté eller styrelse i församlingen ledningen i detta (ofta med hjälp av verktyg för bokföringsprogram för församlingar), eftersom de ansvarar för tillsyn och vägledning. Ofta arbetar kassören tillsammans med en bokförare eller revisor (anställ eller anlita externt vid behov) för att presentera rapporten för församlingen. Om ni ännu inte har en styrelse eller ekonomikommitté på plats är detta ett utmärkt tillfälle att rekrytera ett team av kvalificerade volontärer.
Pastorer, er roll är också viktig, vilket Jim Gordon förklarar mer ingående här:
Hur hjälper ekonomiska rapporter för församlingen?
Ekonomiska rapporter för församlingen är en del av ett gott förvaltarskap.
Jag har ännu inte träffat en pastor som INTE bryr sig om församlingens förvaltarskap. Den kallelse vi har tagit emot innebär ett nära beroende av Jesus – och en förtröstan på hans försörjning. Gud har lovat att försörja oss med det vi behöver, men Bibeln är fortfarande full av uppmaningar att förvalta våra resurser väl.
En ekonomisk rapport för församlingen hjälper våra ansträngningar att förvalta våra resurser väl genom att ge en bild av den ekonomiska situationen i realtid. Om vi inte använder ekonomiska rapporter för församlingen väljer vi att fatta beslut i blindo, utan hänsyn till konsekvenserna. (Ekonomisk styrning och ansvarstagande är också viktiga delar i att bygga förtroende och tillit i församlingen.)
Ekonomiska rapporter för församlingen bidrar till effektiv planering.
En ekonomisk rapport för församlingen ger en ögonblicksbild av församlingens hälsa och stöder därför i hög grad ert budget- och planeringsarbete. Du och ditt ledarteam får möjlighet att identifiera och reagera på trender, förvalta era resurser effektivt samt hantera och minska ekonomiska risker. I slutändan är ekonomiska rapporter för församlingen återkoppling i realtid på de operativa och administrativa beslut ni fattar.
Ekonomiska rapporter för församlingen bidrar till att skydda församlingen.
Ekonomiska rapporter för kyrkan är en stor del av kyrkans dokumenthantering. De gör det mycket svårare för ekonomiska problem att växa och utvecklas utan insyn. Problemen kan åtgärdas i ett tidigt skede. Kyrkans ekonomiska rapporter kan skilja sig åt beroende på hur ni följer upp kyrkans ekonomi (t.ex. genom att använda fondredovisning för kyrkor). Rapporten ger dock transparens genom att beskriva inkomstkällorna och hur medlen används, vilket säkerställer ansvarsskyldighet – inte bara gentemot församlingen utan även gentemot kyrkans styrelse, ekonomikommitté osv.
Ekonomiska rapporter för kyrkan krävs av banker eller myndigheter*.
En ekonomisk rapport för kyrkan bidrar till efterlevnaden genom att säkerställa att lagstadgade krav och myndighetskrav på ekonomisk transparens och rapportering följs. Månatliga rapporter (till exempel) visar en historik över ekonomiska transaktioner och beslut, vilket kan vara till hjälp om kyrkan behöver finansiering för en byggnad osv. Vissa tillsynsorgan kräver regelbundna rapporter (IRS eller CRA) och kräver också att ni sparar kyrkans ekonomiska dokument under lämplig tidsperiod. Vi rekommenderar att ni kontaktar er revisor för specifika råd om er situation.
*ibland
Vem kommer att läsa den här ekonomiska rapporten?
Ekonomiska rapporter för kyrkan kan variera i omfattning och komplexitet beroende på vem rapporten är avsedd för:
- Kyrkans ledare behöver korrekt och aktuell ekonomisk information för att kunna fatta kloka beslut om utgifter och identifiera trender. Kyrkans ekonomikommitté eller styrelse kan behöva månadsrapporter för att följa upp utgifterna jämfört med det faktiska utfallet, godkänna större utgifter eller hålla noggrann uppsikt över aktuella trender.
- Församlingens medlemmar kan, beroende på kyrkans juridiska struktur, behöva se ekonomiska rapporter för kyrkan (troligen årligen) för att bekräfta att kyrkan visar sig vara förtroendeingivande. Även kyrkor som inte leds av medlemmarna tar ibland fram enkla ekonomiska rapporter för att hjälpa församlingen att se hur kyrkans uppdrag och vision förverkligas genom ekonomin. Detta hjälper dem att se kopplingen till sina gåvor och förstå att de har betydelse.
- Tillsynsorgan och myndigheter i er region kan kräva tydliga och korrekta rapporter, till exempel en årlig ekonomisk rapport eller, vid behov, reviderade ekonomiska rapporter. Vissa banker kräver också sådana rapporter vid ansökan om lån, kredit eller bolån.
Vad bör en ekonomisk rapport för kyrkan innehålla?
Det finns en handfull delar som utgör en ekonomisk rapport för kyrkan. Var och en är ett viktigt verktyg för både intern styrning och externa intressenter som vill förstå kyrkans ekonomiska ställning. Låt oss gå igenom dem!
1. Resultaträkningen...
...sammanfattar kyrkans intäktsströmmar och utgifter under en viss period och beskriver vanligtvis inkomstkällor (t.ex. donationer, tionde och bidrag) samt kyrkans utgifter (t.ex. löner, el och vatten, utrustning och underhåll).
2. Balansräkningen...
..ger en översikt över kyrkans tillgångar, skulder och nettotillgångar (eller eget kapital) vid en viss tidpunkt. Detta hjälper till att bedöma den övergripande ekonomiska hälsan.
3. Kassaflödesanalysen...
...följer pengaflödet in i och ut ur kyrkan under en viss period och ger insikt i den ekonomiska hälsan och verksamhetens effektivitet.
4. Budgetjämförelsen...
...visar det faktiska ekonomiska utfallet tillsammans med de budgeterade beloppen, vilket hjälper till att identifiera områden med över- eller underutgifter och ger vägledning inför framtida budgetbeslut.
5. Förklarande anmärkningar...
...ge ytterligare kontext eller förklaringar som kan behövas. Om utgifterna för lokaler är betydligt högre eftersom kyrkobyggnaden behövde en ny värmepanna den här månaden, se till att denna ytterligare kontext anges i rapporten.
En kostnadsfri checklista för kyrkans ekonomirapport:
Låt oss gå igenom exakt hur rapporten ska utarbetas. Om det här är första gången du tar fram ett ekonomiskt bokslut bör du tänka på följande: framsteg framför perfektion. Det här är ingen revision, utan bara ett sätt att organisera all relevant information, och det tar tid att få kläm på det.
Steg 1. Samla in ekonomiska uppgifter
Samla in relevanta uppgifter för rapporteringsperioden (intäkter, utgifter, tillgångar, skulder och så vidare). Du hittar det du behöver i ditt bokföringsprogram (som erbjuder många fördelar för din kyrka), kontoutdrag, kassaflödesrapporter, kvitton och fakturor. QuickBooks-bokföring för kyrkor kan effektivisera denna datainsamlingsprocess avsevärt.
- Inkomstkällor:
- Tionden och kollekter: Bokför de totala bidrag som tagits emot från medlemmar och andra givare.
- Insamlingsevenemang: Inkludera intäkter från särskilda evenemang eller kampanjer.
- Hyra: Notera eventuella intäkter från uthyrning av kyrkans lokaler.
- Utgifter:
- Driftsutgifter: Lista utgifter relaterade till den dagliga verksamheten, såsom kostnader för el och andra tjänster, löner och kontorsmaterial.
- Programutgifter: Specificera kostnader förknippade med församlingsprogram, evenemang och utåtriktade aktiviteter (ungdomsverksamhet, barnverksamhet, mission, ljud/bild, teknik osv.)
- Underhåll av lokaler: Inkludera utgifter för underhåll, reparationer och renoveringar av byggnader.
- Tillgångar:
- Likvida reserver: Fastställ hur mycket pengar som finns på bankkonton eller i reserver.
- Fastigheter och utrustning: Bedöm värdet av fastigheter, byggnader, fordon och utrustning som ägs av kyrkan.
- Investeringar: Bokför eventuella investeringar som innehas av kyrkan, såsom aktier, obligationer eller värdepappersfonder.
- Skulder:
- Lån och skulder: Lista eventuella utestående lån eller skulder som kyrkan har.
- Skuldbetalningar: Bokför betalningar på lån eller bolån.
- Leverantörsskulder: Inkludera obetalda räkningar eller fakturor för mottagna varor och tjänster.
- Budgetjämförelse: Jämför faktiska inkomster och utgifter med de budgeterade beloppen för rapporteringsperioden.
- Finansiella rapporter:
- Resultaträkning: Sammanfatta intäkter, utgifter och nettoresultat eller nettoförlust för rapporteringsperioden.
- Balansräkning: Ge en ögonblicksbild av kyrkans ekonomiska ställning, med tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
- Kassaflödesanalys: Redogör för in- och utbetalningar för att bedöma kyrkans likviditet och förmåga att uppfylla sina ekonomiska skyldigheter.
- Avvikelser: Analysera eventuella skillnader mellan budgeterade och faktiska siffror och identifiera orsakerna till skillnaderna.
- Budget jämfört med utfall:
- Jämför faktiska inkomster och utgifter med de budgeterade beloppen för rapporteringsperioden.
Steg 2. Organisera uppgifterna
När du har samlat in uppgifterna rekommenderar vi att du organiserar källdata för varje rapport i välmärkta mappar eller digitala filer (inkludera datum!), grupperade efter källa (t.ex. kontoutdrag, donationsregister, utgiftskvitton, löner, leverantörer osv.). Använd undermappar vid behov ... här är en snabb skärmbild av ett exempel:
3. Förbered resultaträkningen
Lista alla intäkter, dra av alla utgifter och beräkna nettoresultatet eller nettoförlusten för rapporteringsperioden (dvs. månaden, kvartalet eller hela året). Ditt bokförings- eller redovisningsprogram för kyrkan bör kunna generera denna rapport. Om inte bör du överväga att byta till ett program som KAN göra det – men under tiden erbjuder Google ett exempel på ett resultaträkningsblad.
4. Förbered balansräkningen
Kyrkans balansräkning visar helt enkelt vad som ägs (tillgångar) och vad som är skyldigt (skulder). När du kombinerar de två får du nettotillgångarna. (Precis som tidigare bör kyrkans bokföringsprogram kunna generera detta åt dig. Om inte – byt program! Eller så kan du granska en kostnadsfri mall i Google Dokument .)
5. Förbered kassaflödesanalysen
Klassificera kyrkans kassaflöde i tre kategorier – löpande verksamhet, investeringar och finansiering.
- Kontanter från den löpande verksamheten: inkluderar kontanter från försäljning samt utgifter för förnödenheter, löner och andra operativa kostnader.
- Kontanter från investeringsverksamheten: detta omfattar kontanter som används för eller genereras genom köp/försäljning av tillgångar (utrustning, investeringar osv.).
- Kontanter från finansieringsverksamheten: detta omfattar kontanter från lån eller investerare samt kontanter som betalas ut som utdelningar eller för återbetalning av lån.
6. Förbered budgetjämförelsen
Jämför de faktiska inkomsterna och utgifterna för rapporteringsperioden med de budgeterade beloppen för samma tidsperiod.
- Inkludera beloppen som avsatts för varje kategori (t.ex. allmännyttiga tjänster, löner och församlingskostnader).
- De faktiska beloppen för samma kategorier.
- Beräkna den procentuella skillnaden mellan budgeten och de faktiska utgifterna för varje kategori.
- Visa procentuella ökningar eller minskningar för en snabb överblick över förändringar i utgiftsprioriteringar eller behov.
7. Ge ytterligare förklarande kommentarer
Ge all nödvändig bakgrund och förklara ovanliga transaktioner för att underlätta förståelsen av uppgifterna. Du kan också inkludera en kort skriftlig sammanfattning eller översikt här. Se det som ett förebyggande avsnitt med vanliga frågor, om man så vill.
Ytterligare användbara verktyg
Följande verktyg hjälper dig verkligen att följa församlingens ekonomi och snabbt skapa enkla och korrekta rapporter:
- Effektivisera den dagliga bokföringen för församlingen med bokföringsprogram för församlingar.
- Stöd en givandekultur med de bästa programverktygen för församlingens givande.
Viktiga påminnelser
1. Undvik INTE verkligheten i församlingens ekonomi.
Det kan kännas obekvämt att tala om pengar, men Jesus drog sig definitivt inte undan från ämnet, och det bör inte vi heller göra. För oss som har en naturlig motvilja mot ekonomi kan pengar vara ett verktyg för andlig fostran – den arena där Jesus lär oss tillit, tro och sårbarhet.
Med det sagt:
Varje huvudpastor behöver stöd av ett team människor som bidrar med ekonomisk insikt och tillsyn – församlingens ekonomikommitté (eller styrelse). Om du ännu inte har det, lita på att rätt personer finns där ute, be Gud att leda dig till dem och börja sedan leta.
2. Bli inte ekonomiskt besatt.
Även när ekonomin är rörig är din uppgift att lita på och förtrösta på Guds försörjning och vara ett föredöme för din församling. Den lokala församlingen är trots allt viktig för Honom. Tänk på några saker när du försöker balansera aktiv ekonomisk förvaltning med tillit till Guds försörjning:
- Beroende i bön: Tala regelbundet med Gud om den stress och tyngd du känner. Han har lovat att bära det åt dig.
Gör detta individuellt, men också som ledarteam och som församling. Kom ihåg: Gud lovade att bygga sin församling – så att helvetets portar INTE skulle få makt över den (Matteus 16:18.) - Integritet i ekonomisk förvaltning: När du har tillsyn över församlingens ekonomi ska du prioritera din integritet. Vi är ansvariga inför Gud för hur vi hanterar Hans försörjning. Genvägar kan vara frestande – men kompromissa inte. Ge inte vår fiende något fäste (Efesierbrevet 4:27.)
- Tro på Guds löften: Förankra dina ekonomiska beslut och din planering i löftena i Guds ord. Lita på Hans trofasthet att försörja dina behov – och håll dina planer med öppna händer. Jakob uppmuntrar oss att vara medvetna om vårt begränsade perspektiv och överlämna våra planer till Jesus (Jakobsbrevet 4:13–15.)
- Generositet och fokus på Guds rike: Uppmuntra en generositetskultur i församlingen, där medlemmarna med glädje ger till Guds verk när Han leder dem. Betona den eviga inverkan av att investera i Guds rike i stället för att enbart fokusera på tillfälliga bekymmer. Din församling kan främja en kultur av trosfylld bibliskt grundad förvaltarskap, där aktiv ekonomisk förvaltning kombineras med beroende av Guds försörjning: ”Och min Gud ska efter sin rikedom i härlighet i Kristus Jesus ge er allt ni behöver”, Filipperbrevet 4:19.
3. Bär inte ansvaret för kyrkans ekonomi ensam.
Genom att involvera andra och dela på bördan minskar du stressen och skapar en gemenskap där alla bidrar till det Gud gör.
Som kyrkoledare har du fått förtroendet att vägleda din kyrka. Men de förväntningar som ställs på ledarskapet innebär inte att du ensam ska bära det ekonomiska ansvaret. Det är inte så Gud har utformat Kristi kropp.
I stället behöver du ha en grupp människor som tillsammans bär ansvaret för ekonomin, till exempel en kyrklig ekonomikommitté eller en styrelse.
En sista uppmuntran
Om din kyrka vore en bil skulle den ha ett baksäte och ett framsäte.
I framsätet har du vision och värderingar.
I baksätet har du administration och ekonomi. När administration och ekonomi inte finns med i bilen kommer fordonet att krascha. Men om de sitter i framsätet kommer du inte att komma någonstans.
Administration och ekonomi är avgörande – men de får i slutändan stå tillbaka för vision och värderingar ... och för dessa får vi våra marschorder från Jesus:
...förkunna goda nyheter för de fattiga, frihet för de fångna, syn för de blinda, att ge de förtryckta frihet och att förkunna ett nådens år från Herren.
Lukas 4:16–21
För fler erfarna insikter från veteranpastorer ...
...gå med i nyhetsbrevet från The Lead Pastor. Vi skulle gärna ha dig med.
