4 steg för att skapa en riskhanteringsplan för kyrkan + mall

Vi måste vara så väl förberedda som möjligt inför dessa stunder. Det är här en krishanteringsplan för församlingen kommer in i bilden. Det finns så många risker förknippade med att driva församlingar och andra religiösa organisationer, men med en välskriven plan i åtanke kan du åtminstone undvika det värsta möjliga utfallet i de flesta scenarier.

Jag går igenom:

• Vad är en riskhanteringsplan för församlingen?
• Hur skapar man en riskhanteringsplan för församlingen?
• Mall för riskhantering i församlingen

Vad är en riskhanteringsplan för församlingen?

En riskhanteringsplan för församlingen är din vägledning och hjälp när olyckliga omständigheter uppstår. Det är den process du har på plats när du hanterar risken för att något fruktansvärt ska inträffa. Den finns där av två huvudsakliga skäl: för att hjälpa dig att undvika och minska risken för att vissa händelser inträffar från första början. 

Men vi är bara människor, så sannolikheten för att något till slut ska inträffa är tyvärr oundviklig. Därför är det andra syftet med församlingens riskhanteringsplan att hjälpa dig att hitta en lösning när dåliga saker faktiskt händer. Den håller alla i din verksamhet informerade och arbetar för att förhindra att en dålig situation förvärras. 

Riskhantering är avgörande för varje församling och verksamhet som finns. En riskhanteringsplan för församlingen är varken rolig att skapa eller tänka på, men i slutändan kommer du att vara glad att du gjorde det. 

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hur skapar man en riskhanteringsplan för församlingen?

Innan du kan börja införa ditt system för att upptäcka och undvika dåliga situationer måste du först skapa en fysisk riskhanteringsplan för församlingen. Detta blir ditt huvuddokument vid nödsituationer, och du måste dela det med varje anställd, volontär, pastor, ledare och alla andra som kan komma att hjälpa till i din organisation. 

För att skapa en sådan plan finns det fyra huvudsakliga steg som jag vill att du överväger. Dessa är avgörande delar i arbetet med att minska risker. Jag kommer att gå igenom vart och ett av stegen i detalj och ge några insikter och lärdomar från min tid inom församlingsarbete. 

1. Identifiera risker i din församlingsmiljö

Innan vi kan gå vidare måste vi känna till de risker som finns i vår miljö. Det finns många risker och problem som kan dyka upp i alla församlingar. Men vissa är unika för särskilda typer av verksamheter och platser. För att undvika olyckliga situationer måste du veta vad du ska vara uppmärksam på. 

Här är en lista över de huvudsakliga risker jag har sett under min tid med församlingssäkerhet. Detta är inte en uttömmande lista, och det kan finnas situationer som inte var relevanta för mig men som är relevanta för dig. Jag vill också återigen betona att denna lista omsätter tro framför rädsla i praktiken: en viktig del av att framgångsrikt hantera risker i församlingen.. 

• Olyckor
• Anklagelser
• Överfall
• Droger
• Bråk
• Bränder
• Översvämningar
• Trakasserier
• Berusade deltagare
• Skador
• Kidnappning
• Rättsprocesser
• Medicinska nödsituationer
• Naturkatastrofer
• Strömavbrott
• Självskadebeteende
• Skjutningar
• Stöld av församlingens pengar
• Stöld
• Skadegörelse

Detta är absolut inte en fullständig lista över allt som du kan behöva hantera när det gäller församlingssäkerhet. Det här är bara några av de huvudsakliga problem som jag har sett och till och med hanterat. Att identifiera risker handlar om att veta vad som kan hända och sedan planera framåt med detta i åtanke. 

Exempel: Jag var biträdande föreståndare för barnverksamheten i en medelstor kyrka. Droger och slagsmål var särskilt problematiska (ja, även bland barn). Vi hade ett bussystem som varje torsdagskväll och söndagsmorgon körde tusentals barn från hela Los Angeles County till vår kyrka. 

Vissa av dessa barn kände inte till något annat än att slåss för att få fram sin poäng eller att hålla på med droger. Därför var detta framträdande problem som vi behövde hantera i vår församling, både bland barn och vuxna. Eftersom detta var en uppenbar risk som vi ständigt behövde ta hänsyn till, införde vi många planer och scenarier. 

Därför hade vi system på plats så att vi visste vad vi skulle göra härnäst när någon tog heroin på toaletten. Eller när två barn började slå varandra så att det stod härliga till hade vi en lösning för hur vi skulle hantera dem båda och meddela deras föräldrar. 

När du väl känner till de huvudsakliga riskerna som sannolikt kan uppstå i din kyrka (och sådana som inte är lika vanliga) kan du förbereda dig för dem. 

2. Bedöm riskerna och deras konsekvenser

Det räcker dock inte att bara identifiera en risk, eftersom vi också behöver bedöma risknivån. Vissa potentiella risker är mer sannolika än andra, och vissa problem kommer att påverka din församling och ditt ledarskap mer negativt än andra. I allmänhet är detta de fyra kategorier som du bör dela in de tidigare identifierade riskerna i: 

• Låg sannolikhet och liten påverkan: Dessa situationer inträffar sällan och när de gör det är de lätta att hantera. 
• Låg sannolikhet och stor påverkan: Dessa risker inträffar sällan, men kommer att påverka din församling och ditt ledarskap förödande om de inträffar. 
• Hög sannolikhet och liten påverkan: Detta är vanliga scenarier som kan inträffa regelbundet men som är lätta att hantera när de gör det. 
• Hög sannolikhet och stor påverkan: Den värsta av de fyra kategorierna. Detta är högriskscenarier som ofta kan inträffa och påverkar alla i omgivningen när de gör det. 

Detta innebär att vissa risker är mycket osannolika, medan andra är ytterst sannolika. Till exempel (och detta är en generalisering) är sannolikheten att ett barn skadas i din barnverksamhet i princip hundraprocentig. Barn kommer att leka, springa omkring och ha roligt, och förr eller senare kommer någon att skada sig.

De kommer att springa in i varandra, slå varandra och så vidare. Det är ett scenario med mycket hög sannolikhet i nästan alla kyrkor. Å andra sidan kan en situation med låg sannolikhet vara översvämning, beroende på var du befinner dig, och något som du kan förbereda dig för i förväg.

Det finns dock en andra del i detta, nämligen vilken påverkan en situation kan ha. Situationer med liten påverkan är sådana som får minimala konsekvenser efter händelsen och därför kan hanteras snabbt och säkert. Om vi återgår till barnen är mindre skador som blåmärken och bulor exempel på situationer med liten påverkan. 

De har också stor sannolikhet att inträffa, men de är tillräckligt lindriga för att du enkelt ska kunna hantera dem. Å andra sidan är scenarier med stor påverkan de värsta av de värsta. Detta är de allvarliga situationer som du vill undvika till varje pris. Det kan handla om något som en brand eller ett bortförande, vilket kan påverka hela kyrkan, samhället och alla som finns där förödande. 

För att förstå skillnaden mellan låg och hög sannolikhet för en risk behöver du helt enkelt se på din kyrkomiljö. Om ditt samhälle inte har en hög drogrelaterad brottslighet kanske droghandel i din kyrka inte är något större bekymmer. 

Om ditt område däremot har mycket regn och stormar kan saker som tornador, strömavbrott och översvämningar vara problem med mycket hög sannolikhet som kräver försäkring och andra garantier.

3. Minska riskerna för att undvika katastrofer

Du har identifierat dina risker och kategoriserat dem, och nu är det dags att agera. Med de fyra riskkategorierna i åtanke är nästa steg att ta dessa risker och göra allt du kan för att förebygga dem. Varje situation kräver olika processer för riskminskning, men det finns några allmänna tumregler. 

Låt oss gå igenom var och en av de fyra kategorierna. Jag tycker att scenariot med låg sannolikhet och liten påverkan är det minst oroande av dem. Detta är ett av de riskområden där du kan komma på några lösningar på problemen, införa dem eller skapa ett dokument för när de inträffar. 

Anta till exempel att ett scenario med låg risk och liten påverkan är vandalisering av din kyrkas egendom (en aspekt som bör ingå i din strategi för förvaltning av kyrkans egendom). Graffiti och liknande kanske inte är särskilt vanligt, och det skulle inte vara alltför allvarligt om någon gjorde det. I det här fallet kanske det enda du behöver göra är att sätta upp några kameror i gränderna och vid de yttre delarna av kyrkans egendom för att fånga den som gör det. Du kan också ha ett städteam redo om det skulle inträffa. 

Å andra sidan innebär ett scenario med låg risk och stor påverkan betydligt mer. Dessa situationer kräver mycket detaljerade reservplaner och system för att hålla risken låg. Brand är förhoppningsvis inte särskilt vanligt, men vad gör du för att se till att det förblir så? 

Du måste se till att de korrekta brandsäkerhetsföreskrifterna följs och dessutom göra mer än så. Du kan införa en regel om att endast personal med rätt utbildning får laga mat. Upprätthåll strikt rökförbud i lokalerna. Och skapa utrymningsplaner som alla känner till och öva på dem då och då.

Scenarier med hög sannolikhet och låg påverkan kanske inte låter så allvarliga, men ta dem inte lättvindigt. På grund av den höga risken för att dessa situationer inträffar behöver de uppmärksammas ordentligt och förebyggas för att säkerställa att deras konsekvenser förblir små. Jag rekommenderar ständiga påminnelser, utbildning och detaljerade planer för att begränsa konsekvenserna av dessa scenarier.

Som tidigare skulle jag till exempel betrakta en situation med hög sannolikhet och låg påverkan som en mindre skada till följd av att ett barn slår ett annat barn. Bara för att det kanske handlar om ett litet blåmärke som inte kräver läkarvård betyder det inte att du inte ska ta det på allvar. Om ett barn är känt för att vara våldsamt ska du vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att barnet skadar någon. 

Jag har till exempel varit tvungen att förbjuda eller stänga av (vanligtvis tillfälligt) barn som var 12 år eller yngre från att åka med bussen, och det var ett av de svåraste besluten i mitt liv, men det var nödvändigt för att skydda de andra. Ibland har dessa högrisk- och lågpåverkanssituationer tillräckligt enkla lösningar, men låt dem inte förbli obeaktade bara för att de till synes inte spelar så stor roll.

Om du ignorerar dem för mycket kan och kommer de att utvecklas till situationer med stor påverkan. 

På tal om stor påverkan finns det situationer med hög risk och stora konsekvenser som är de mest förödande och alarmerande. Dessa kräver största möjliga omsorg, uppmärksamhet och planering. Lägg alla dina säkerhetsresurser och resurser för riskhantering på att förhindra att dessa situationer inträffar, men var medveten om att de kan, och kanske kommer att, inträffa. 

Därför behöver du ha en jämn balans mellan förebyggande åtgärder och lösningar. Det är stor sannolikhet att det kommer att inträffa någon gång. Du behöver lika solida reservplaner för hur du ska hantera dessa situationer när de inträffar. Dessa situationer är varken enkla eller roliga att hantera och är utan tvekan de mest utmanande delarna av riskhanteringen. 

Ett exempel på detta var en berusad kyrkobesökare, enligt min erfarenhet. Som nämnts tog vi emot vuxna i kyrkan, och många gånger var de berusade eller påverkade av droger. Detta hade stor påverkan eftersom personen kunde attackera någon, störa hela gudstjänsten eller till och med försöka springa upp på scenen. 

Detta är de svåraste scenarierna, men det finns möjliga förebyggande metoder om du har ordentliga handlingsplaner på plats. I vårt fall hade vi vakter runt hela anläggningen som bevakade alla och alltid skyddade scenen.

Det var inte roligt och det såg inte bra ut för en kyrka, men det var nödvändigt. Och vi hade goda kontakter med de lokala myndigheterna för att effektivt och omedelbart hantera någon så snart personen visade tecken på att störa ordningen. Som en relaterad rekommendation föreslår jag alltid bakgrundskontroller för alla kyrkvolontärer som du ansvarar för och anställda.

En checklista för kyrkans säkerhet kan hjälpa dig att minska riskerna.

4. Dokumentera och övervaka risker

Du har genomfört en riskbedömning, kategoriserat potentiella risker och vidtar riskkontrollåtgärder för var och en av dem. Nu är det dags för det praktiska arbetet i kyrkans riskhanteringsplan. Detta är inte heller ett roligt steg, men det är lika nödvändigt. Det är dags att börja dokumentera och hålla reda på riskerna som finns i din kyrka. 

Det innebär att skapa dokument och formella riktlinjer för riskhantering där du noterar problemen i din kyrka och vad du nyligen har gjort för att förebygga dem. Här kryssar du av när du senast genomförde en brandövning eller kontrollerade låsen på alla dina fönster och dörrar. I detta steg skapar du också dina säkerhetsplaner för kyrkan för hur du ska förebygga situationer och vad du ska göra när de inträffar. 

Det är också här du börjar övervaka riskerna i din lokala kyrka. Håll reda på riskens sannolikhet och påverkan samt vad du gör för att hantera den. Och om en situation redan har inträffat ska du hålla reda på hur den inträffade, varför den inträffade och vad du ska göra för att lära dig av den. 

Att övervaka risker kan till exempel innebära att hålla reda på alla som känner till lösenordet till dina datorer för att förhindra stöld. Du kanske också byter lösenordet med några månaders mellanrum som en del av din förebyggande strategi. På så sätt minskar du sannolikheten för stöld, och du har en lista över alla som känner till lösenordet så att du vet vilka som kan vara inblandade om en eventuell stöld skulle inträffa.

More Articles

• Skribent om trosbaserat ledarskap

Mall för kyrkans riskhanteringsplan

Med allt detta i åtanke kan det kännas överväldigande att ta fram en riskhanteringsplan eller checklistor för din kyrka. Men det är absolut, 100 % nödvändigt. Alla volontärer, kyrkoledare och andra som är involverade i arbetet i din verksamhet bör känna till riskerna och planerna för att minska dem i form av checklistor, dokument och så vidare. 

För att hjälpa dig med detta finns här en mycket grundläggande och enkel mall för kyrkans riskhantering som du kan använda som grund för din kyrka.

Riskhantering börjar med våra ledare

Att driva en kyrka eller verksamhet är inte lätt, och att hantera risker i kyrkan är aldrig roligt. Det är dock en av de mest grundläggande och nödvändiga delarna av att driva en effektiv, trygg och gudfruktig verksamhet. 

Vi kan inte dela Guds kärlek utan att först bry oss om alla våra medmänniskor och se till att de är trygga och skyddade på alla möjliga sätt. Visst kommer misstag att inträffa, men det är därför vi måste planera tillräckligt och gå längre än vad som krävs för dessa olyckliga scenarier. 

Det är därför som riskhantering i kyrkan inte är roligt, men att göra en plan är absolut nödvändigt. Med det sagt förstår jag att detta inte var det mest spännande ämnet att prata om. Ett säkerhetsteam är viktigt för risk- och krishantering. Läs mer om säkerhetsteam i kyrkan och säkerhetsmanualer för kyrkor här.

Det är därför jag rekommenderar att du därefter läser vår artikel om hur man handleder och bygger upp hängivna ungdomsledare. Detta är mycket roligare och lättsammare jämfört med tyngden i det här ämnet. Dessutom kommer en tillräcklig utbildning av vår kyrkopersonal att förbereda dem för att hjälpa till med rutiner för riskhantering och hantera eventuella kriser i kyrkan som kan uppstå.