Desde líderes de igrejas que abandonam inesperadamente as suas funções até à resposta a catástrofes, precisa de um plano de gestão de crises da igreja para quando surgem situações e começam a deteriorar-se rapidamente. De acordo com a Barna, apenas 15% dos pastores se sentem completamente preparados para conduzir um membro da congregação através de um trauma significativo. Esse número é demasiado baixo para a pessoa e a comunidade em que as pessoas confiam nesses momentos.
Pode parecer extremo considerar a existência de um plano de resposta para uma variedade de crises, mas é, na verdade, uma parte integrante da liderança pastoral de uma igreja local.
Quando ocorre uma catástrofe na sua congregação, é provável que o seu telefone seja um dos primeiros a tocar. Por isso, tanto você como os membros da sua equipa precisam de estar preparados. Vou orientá-lo na definição da gestão de crises da igreja, explicar por que precisa de um plano de gestão de crises da igreja, o que deve ser incluído nele e como começar a implementá-lo imediatamente.
Vou abordar:
- O que é um plano de gestão de crises da igreja?
- O que é a gestão de crises da igreja?
- Por que é importante um plano de gestão de crises da igreja?
- O que incluir num plano de gestão de crises
- Como criar um plano de gestão de crises
O que é um plano de gestão de crises da igreja?
Um plano de gestão de crises da igreja é um documento ou procedimento operacional padrão que pode ser aplicado sempre que for necessária uma resposta de emergência. Incluirá os números de telefone das autoridades competentes, os dados de contacto dos principais líderes da igreja (mantidos atualizados através de um bom software de gestão de contactos da igreja) e dos líderes comunitários com quem poderá ser necessário comunicar, bem como um plano geral para a gestão de emergências.
Pode parecer intimidante, mas é provável que já tenha a grande maioria destas informações ao seu alcance. Sabe para quem ligar e pode até já ter alguns dos números de telefone guardados no seu telemóvel. Só precisa de os organizar num documento normalizado a que os principais membros da equipa da igreja tenham fácil acesso, juntamente com um plano de emergência e um manual de segurança da igreja prontos para serem implementados.
Pense nisto da seguinte forma: não há maneira de estar preparado para todos os tipos de crise, mas pode preparar-se a si próprio e aos membros da sua equipa para o processo de lidar com situações de crise na igreja. Antes de analisarmos os pormenores, vamos avaliar o que queremos dizer quando falamos de gestão de crises da igreja.
O que é a gestão de crises da igreja?
Durante o meu tempo no ministério, ajudei a gerir crises como adolescentes ameaçados de expulsão da escola, tiroteios no bairro, escândalos envolvendo líderes da igreja e muito mais. No final de contas, a forma como lidamos com estas situações é muito mais semelhante do que diferente.
Podemos definir de forma geral a gestão de crises da igreja como qualquer situação em que o plano de resposta envolva uma ameaça física ou psicológica imediata para alguém ou alguma coisa, que exija o envolvimento de autoridades externas aos escritórios da igreja.
Tal como expusemos num artigo posterior sobre gestão de crises da igreja, o processo envolve normalmente o seguinte:
- Concentrar-se na mitigação dos efeitos negativos e tentar impedir que ocorram mais danos
- Preparar-se para crises futuras
- Responder utilizando todas as informações e recursos disponíveis
- Dedicar algum tempo à recuperação posterior
É um processo bastante simples, que consiste em lidar com tudo passo a passo e manter-se tão preparado, calmo e compreensivo quanto possível. Mas o que define uma crise?
Bem, uma crise é definida como um período de intensa dificuldade, perturbação ou perigo. Para a maioria de nós, isso parece-se um pouco com o trabalho diário que fazemos. No entanto, a palavra-chave aqui é “intensa”. Quando parece que é necessário envolver as forças de segurança, que o edifício da igreja está em perigo iminente ou até que foi decretada uma ordem de permanência num local seguro, isso constitui definitivamente uma crise.
Have an account? Log In
Por que é importante um plano de gestão de crises da igreja?
Como já discutimos e explicámos, um período de crise é qualquer momento em que os membros da equipa da igreja sentem que a situação ultrapassa as suas capacidades e é necessário o envolvimento de autoridades externas.
Se chegou ao ponto de ser necessário chamar uma equipa de resposta que inclua forças de segurança, médicos, equipas de investigação de ameaças de bomba, etc., então entrou plenamente num período de crise para a sua igreja local.
É importante notar, contudo, que até o envolvimento de organizações como os Serviços de Proteção de Menores, os serviços de emergência ou até a sua companhia de seguros pode ser considerado uma situação de crise. Estes podem parecer exemplos muito mais banais, mas cumprem todos os nossos critérios e merecem toda a nossa atenção quando se trata de preparação para catástrofes.
Ter um plano de gestão de crises da igreja permite simplesmente preparar os membros da sua equipa para situações como catástrofes naturais, condições meteorológicas severas, situações com um atirador ativo, incidentes médicos como alguém desmaiar, uma criança denunciar ter sido tocada de forma inadequada ou a utilização de extintores.
Existe um ditado famoso que diz que não planear é planear o fracasso. A nossa congregação merece ver as instalações e a equipa da igreja em segurança (uma parte da gestão das instalações da igreja). Uma forma de demonstrar o amor de Jesus, mesmo nas formas mais comuns e banais, é ajudar os outros a saberem que existe um plano para quando as coisas correm mal.
O que incluir num plano de gestão de crises
A grande maioria do conteúdo do seu plano de gestão de crises da igreja será centrada nas comunicações durante uma crise. Vez após vez, a comunicação será o fator decisivo para determinar como lidar com qualquer crise.
Dito isto, eis algumas das coisas mais comuns a incluir em qualquer plano de gestão de crises:
- Informações de contacto das autoridades locais
- Números de telefone de várias linhas de apoio, como o centro de informação antivenenos e a linha de prevenção do suicídio
- Localização de todos os kits de primeiros socorros e equipamentos DEA, bem como uma lista das pessoas com formação e certificação para utilizar corretamente este equipamento
- O porta-voz designado da igreja para qualquer situação (normalmente, o Pastor Principal)
- Contacto de um representante local da Cruz Vermelha Americana, se possível
- Informações de contacto de emergência de todos os membros da equipa da igreja
- Nomes das pessoas com acesso às instalações da igreja e respetivos meios de acesso
- Um processo geral sobre como as comunicações durante uma crise devem fluir de e para o porta-voz designado
- Em que situações ou circunstâncias deve ser considerado o contacto com os meios de comunicação social
- Rotas de evacuação designadas, tanto para o edifício como para a área local
A lista poderia continuar indefinidamente, mas este é um ótimo ponto de partida para saber que informações começar a recolher.
Como criar um plano de gestão de crises
Quando se trata de criar um plano de gestão de crises da igreja para a sua própria congregação, não existe uma forma certa ou errada de o fazer. Normalmente, é boa ideia disponibilizá-lo digitalmente para que todos os líderes e membros da equipa da igreja lhe possam aceder facilmente, mas manter cópias em áreas designadas no local é também uma excelente ideia.
De um modo geral, deverá, contudo, organizar as informações da forma mais simples e clara possível. Quando ocorre uma catástrofe, as pessoas nem sempre pensam com clareza, pelo que a clareza num plano de gestão de crises será fundamental.
Tendo isso em mente, eis como sugerimos que organize o seu plano de gestão de crises:
- Criar uma equipa de resposta a crises
- Definir as comunicações durante uma crise
- Criar um plano geral de resposta
- Conceber planos de resposta específicos para as situações mais comuns
- Organizar as informações de contacto de emergência
- Rever frequentemente os seus planos de emergência
1. Criar uma equipa de resposta a crises
O primeiro passo para criar um plano de gestão de crises da igreja é criar uma equipa de resposta, ou uma equipa de segurança da igreja.
Isto não tem de ser uma equipa separada dos seus anciãos, da equipa da sua igreja ou dos voluntários da igreja que gere . Pode sobrepor-se a estas equipas já estabelecidas ou incluir um representante de cada uma, que se reunirá anualmente para fazer uma revisão (mais sobre isto adiante).
De qualquer forma, antes de começar, terá de contar com pessoas-chave dedicadas à preparação e revisão destas informações, estando todas em sintonia. Mais importante ainda, isto não deve ficar inteiramente sobre os ombros do Pastor Principal.
A sua equipa de resposta a crises estará igualmente informada e preparada para momentos de crise e deverá, por isso, participar na sua atualização e criação.
Uma nota importante: mesmo que o Pastor Principal NÃO esteja diretamente envolvido na equipa de resposta, é provável que tenha de ser o porta-voz designado e estará profundamente envolvido na criação do plano inicial de gestão de crises da igreja.
2. Defina as comunicações em situações de crise
Este será o início da organização propriamente dita do seu plano de gestão de crises da igreja. As comunicações em situações de crise serão a tarefa mais gigantesca sempre que ocorrer um desastre. Ter um percurso e um processo claramente definidos tornará estas situações mais calmas, descontraídas e fáceis de resolver.
A sua equipa de resposta a crises terá de determinar aspetos como:
- Com que rapidez deve o porta-voz ser informado sobre uma determinada situação?
- Em que momento devem as autoridades ser envolvidas?
- Devemos criar uma regra geral para o contacto com os meios de comunicação social neste tipo de situações de forte carga emocional?
- Quando é que outras pessoas envolvidas, direta ou indiretamente, passam a fazer parte do plano de resposta a crises?
Não conseguirá criar um plano para todas as situações, mas ter uma regra em vigor, como a seguinte: “O porta-voz das instalações da igreja será contactado assim que um membro da equipa de resposta a crises tomar conhecimento do envolvimento atual ou futuro das autoridades locais” Planos como este contribuirão muito para que todos se sintam mais preparados para estas situações trágicas.
Não se limite a enumerar estas perguntas e respostas; formule cada resposta como uma “regra de resposta a crises” que possa ser aplicada a qualquer situação.
Mantenha estas regras tão curtas, simples e compreensíveis quanto possível. É provável que apareçam na primeira página do seu plano de gestão de crises da igreja, por isso tente condensar tudo nessa única página, por uma questão de simplicidade.
3. Crie um plano geral de resposta
Agora que já tem o seu plano de comunicações em situações de crise, só precisa de criar um “plano geral de resposta” que possa ser aplicado a praticamente todas as situações, utilizando uma linguagem tão simples quanto possível.
Este plano geral de resposta ocupará a segunda página do seu documento. Mais uma vez, crie um processo simples que apresente um plano geral sobre como responder a qualquer crise, sem se prender imediatamente aos pormenores.
Pense nisto como as declarações de visão da sua equipa de resposta a crises. Trata-se menos de procedimentos operacionais normalizados e mais de códigos de conduta. Sugiro que reveja o processo de mitigação, preparação, resposta e recuperação mencionado anteriormente neste artigo.
4. Elabore planos de resposta específicos para crises comuns
As páginas seguintes dependerão provavelmente da sua congregação, cultura e comunidade local. Serão planos de resposta específicos para alguns dos tipos de crise mais comuns na sua igreja local.
Por exemplo, se vive na Florida, faz provavelmente sentido ter um plano de resposta a furacões. Por exemplo, não faria sentido ter o mesmo plano em vigor no Ohio. Da mesma forma, ter um plano de resposta a inundações no deserto do Nevada não faz sentido, mas faz no leste do Kentucky.
Eis alguns planos de resposta sugeridos para implementar na maioria dos locais de culto:
- Perigo para crianças
- Atirador ativo
- Desastre natural (específico da sua região)
- Emergência médica
5. Organize as informações de contacto de emergência
Esta parte é bastante simples: precisa de uma lista das informações de contacto relevantes que possam ser necessárias a qualquer momento.
Naturalmente, esta lista deverá incluir os números de telefone das autoridades policiais locais, mas poderá também incluir informações de contacto de pessoas e organizações como:
- O serviço de urgência mais próximo
- Um representante local da Cruz Vermelha Americana (se possível)
- Serviços de Proteção de Menores
6. Reveja frequentemente os seus planos de emergência
O último passo para criar o seu plano de gestão de crises da igreja consiste em não o encarar como um projeto único e definitivo. A sua equipa de resposta a crises deve rever, aperfeiçoar e ajustar o seu plano de gestão de crises pelo menos uma vez por ano.
Idealmente, após cada crise importante, deverá considerar-se uma reunião de acompanhamento para avaliar como decorreram as coisas e o que pode ser melhorado da próxima vez.
O seu plano de gestão de crises da igreja nunca está “completo”, porque haverá sempre uma crise nova e inesperada ao virar da esquina. Faz parte da condição humana e não há motivo para preocupação ou vergonha.
O seu plano de gestão de crises da igreja pode ajudar a prevenir crises
Quer saber qual é a melhor parte de desenvolver este excelente plano de gestão de crises da igreja? Na verdade, pode funcionar como uma medida preventiva!
Quando as empresas e as organizações sem fins lucrativos têm planos de emergência implementados, isso resulta frequentemente numa redução geral das crises! É um conceito conhecido como mitigação de riscos e faz frequentemente com que as pessoas ajam e se comportem de forma diferente quando se sentem seguras, protegidas e amparadas. Ter um plano de segurança da igreja implementado também pode ajudar a prevenir certos tipos de incidentes antes de acontecerem.
Leia aqui sobre como criar uma lista de verificação de segurança da igreja. Este documento complementa muito bem o seu plano de gestão de crises.