Jak długo kościół powinien przechowywać dokumentację finansową?

Jako pastor, który uwielbia otaczać swoją wspólnotę opieką, nauczać i nawiązywać z nią więź, nieco trudno jest mi ekscytować się wytycznymi i zasadami przechowywania dokumentacji. Niestety dokumentacja finansowa kościoła jest niezbędną częścią prowadzenia każdej wspólnoty. Gdy jest prowadzona niewłaściwie, konsekwencje są poważne:

• Nieprawidłowa dokumentacja może prowadzić do pominięcia dziesięcin, nieujętych darowizn i błędów w budżetowaniu, co zakłóca kondycję finansową kościoła.
• Brak prowadzenia właściwej dokumentacji może skutkować niezgodnością z przepisami podatkowymi i kontrolami, narażając kościół na grzywny lub kary.
•  Nieuporządkowana dokumentacja może prowadzić do braku przejrzystości, powodując utratę zaufania wiernych do przywództwa kościoła i umiejętności zarządzania powierzonymi środkami.

Jeśli więc księgi i arkusze kalkulacyjne nie są twoją mocną stroną, nie zniechęcaj się. Zebrałem dla ciebie zalecenia i kroki, które wyjaśnią dlaczego i jak przechowywać dokumentację. Na początek warto wiedzieć, że skuteczne narzędzia programowe do obsługi darowizn w kościele mogą uprościć prowadzenie dokumentacji finansowej (i nie musisz być entuzjastą technologii, aby móc z nich korzystać).

Ogólne zalecenia

Cała dokumentacja kościoła musi być zarządzana i przechowywana w taki sposób, aby wykazywać, że kościół przestrzega wszystkich przepisów podatkowych i wymogów dotyczących organizacji charytatywnych. W razie kontroli musisz być w stanie przedstawić dokumentację wszystkich przychodów i wydatków za dany rok. Dokumentację finansową kościoła należy przechowywać tak długo, jak długo obowiązuje termin przedawnienia w odniesieniu do złożonego zeznania. 

Możesz się zastanawiać, jak długo to trwa. Cóż, to zależy.

Wytyczne IRS:

To, jak długo należy przechowywać dokumentację finansową kościoła, zależy od zdarzenia lub działania, które dokumentuje dana dokumentacja.  IRS opracował wytyczne do wykorzystania jako punkt odniesienia.

Niektóre dokumenty należy przechowywać bezterminowo, podczas gdy inne można zniszczyć już po 3 latach. Zanim jednak pozbędziesz się starszej dokumentacji, upewnij się, że nie musisz jej przechowywać do innych celów, takich jak podatki stanowe lub lokalne,  polisy ubezpieczeniowe lub roszczenia wierzycieli.   

Jakie rodzaje dokumentacji kościoła należy przechowywać?

W ciągu roku, podczas stosowania dobrych wytycznych dotyczących zarządzania finansami kościoła, powstaje wiele ważnych dokumentów. Oto lista rodzajów dokumentacji, które należy przechowywać, wraz z informacją, jak długo należy je zachować:

Przechowuj bezterminowo:

• Wniosek o uznanie statusu organizacji zwolnionej z podatku
• Pismo potwierdzające uznanie statusu organizacji zwolnionej z podatku
• Dokumenty korporacyjne i statut
• Protokoły posiedzeń zarządu
• Dokumentacja dotycząca nieruchomości

Przechowuj wszystkie dokumenty potwierdzające dochody i odliczenia wykazane w zeznaniach podatkowych. Okres przechowywania tej dokumentacji jest równy okresowi obowiązywania terminu przedawnienia. Termin przedawnienia upływa, gdy kościół nie może już zmienić zeznania, a IRS nie może już naliczyć dodatkowego podatku. Zasadniczo okres ten wynosi 3 lata od terminu złożenia zeznania lub od jego złożenia (w zależności od tego, która data jest późniejsza).

Przechowuj przez 3 lata następujące dokumenty:

• Sprawozdania finansowe
• Wyciągi bankowe
• Czeki, uzgodnienia sald i anulowane czeki
• Dokumentację zobowiązań i należności
• Pokwitowania wszystkich wydatków opłaconych przez kościół

Informacje dotyczące zatrudnienia należy przechowywać przez cztery lata od złożenia dokumentacji za czwarty kwartał danego roku. Obejmuje to:

• Dokumentację dotyczącą podatków od wynagrodzeń  
• Zrefundowane wydatki pracowników
• Karty czasu pracy

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dokumentacja cyfrowa a dokumentacja papierowa:

Wraz z rozwojem technologii przechowywanie dokumentacji elektronicznej może wydawać się najlepszym rozwiązaniem. Zanim podejmiesz jakiekolwiek decyzje, zapoznaj się z poniższą listą zalet i wad, aby móc podjąć świadomą decyzję dotyczącą tego, co jest najlepsze dla Twojego kościoła. 

Praktyczne kroki dotyczące prowadzenia dokumentacji

Prowadzenie dokumentacji kościoła może być mniej przytłaczające dzięki liście konkretnych, praktycznych kroków, które będą Cię prowadzić. Postępuj zgodnie z nimi, a będziesz na dobrej drodze do tworzenia i prowadzenia dokumentacji jak prawdziwy profesjonalista.

1: Ustal zasady przechowywania dokumentacji

Zasady prowadzenia dokumentacji określają jasne wytyczne dotyczące tego, które dokumenty należy przechowywać, w jaki sposób należy je przechowywać i jak długo.  Dokumentacja ta będzie obejmować dokumenty stałe, takie jak regulaminy, akty założycielskie i protokoły posiedzeń zarządu. Będą to również dokumenty nietrwałe, takie jak dokumentacja pracownicza i informacje składane w zeznaniach podatkowych. 

Zasady prowadzenia dokumentacji powinny zawierać wytyczne dotyczące prawidłowego usuwania dokumentów w celu zachowania poufności poufnych informacji. Upewnij się, że zasady są jasno przedstawione i łatwe do zastosowania, aby ich zrozumienie nie wymagało doktoratu z bibliotekoznawstwa. 

2: Korzystaj z bezpiecznego przechowywania

Niezależnie od tego, czy przechowujesz papierowe kopie wszystkiego, czy dokumentację elektroniczną, musisz zadbać o to, aby dokumenty były przechowywane w bezpiecznym i uporządkowanym miejscu. Wiele przechowywanych informacji może zawierać dane poufne.

Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w zamkniętej szafie lub pomieszczeniu, a dostęp do informacji powinna mieć ograniczona liczba osób.

Jeśli dokumentacja jest elektroniczna, powinna być chroniona hasłem lub przechowywana na prywatnym dysku, do którego dostęp mają tylko niezbędne osoby. 

W naszym kościele (New Life Fellowship w Cambridge, Ontario), podobnie jak zapewne w wielu innych, przechowujemy zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną, w zależności od rodzaju dokumentu. Posiadanie jednego rodzaju dokumentacji, drugiego lub obu nie jest ani dobre, ani złe, o ile Twój kościół ma odpowiednie zasady (zob. powyżej).

3: Kategoryzuj i opisuj dokumentację

Nie ma nic bardziej frustrującego niż wejście do pomieszczenia z dokumentacją (lub otwarcie dysku komputera) i znalezienie dokumentu bez struktury ani kategorii, które pomogłyby w wyszukiwaniu.  Zawsze znajduje się w ostatnim miejscu, w którym szukasz, prawda? 

Na poszukiwania można stracić wiele godzin, choć można by tego uniknąć, gdyby dokumentacja była odpowiednio uporządkowana i opisana. Jest to szczególnie ważne, gdy lub jeśli przechodzisz kontrolę IRS. Oszczędź sobie problemów, tworząc łatwą w użyciu i jasno opisaną strukturę plików. Później mi podziękujesz.

4: Regularnie aktualizuj dokumentację

Regularne aktualizowanie dokumentacji to zawsze właściwe podejście. W miarę jak kościoły się rozwijają, a technologia ewoluuje, zmiany są nieuniknione. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że misja i regulaminy z 1972 roku wydadzą się dziś dość przestarzałe i nieistotne. Ważne jest, aby informacje te były aktualne, dzięki czemu Twój kościół będzie mógł rozwijać się w czasach i kulturze, w których żyjemy. 

Co więcej, prowadzenie aktualnej dokumentacji zapewni, że pozbywasz się dokumentów, których nie musisz już przechowywać. Pomoże to ograniczyć problemy związane z miejscem na przechowywanie oraz zagwarantuje, że ważne informacje, których możesz potrzebować, nie będą zagracone ani trudne do znalezienia. 

5: Zapewnij zgodność z wymogami prawnymi

Zapoznaj się z lokalnymi przepisami oraz stanowymi i federalnymi wymogami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji i składania zeznań podatkowych. W razie potrzeby zasięgnij porady prawnej.  (Może to być trudne zadanie, zwłaszcza jeśli jesteś podobny do mnie i nie zostałeś pastorem z powodu pasji oraz zamiłowania do bibliotekoznawstwa i informacji naukowej.)

Znalezienie odpowiednich osób do komitetu finansowego twojego kościoła (lub rady dyrektorów) ma kluczowe znaczenie dla właściwego prowadzenia dokumentacji i zapewnienia zgodności ze wszystkimi organami regulacyjnymi na twoim obszarze.  Jestem bardzo wdzięczny za radę dyrektorów w moim kościele (New Life Fellowship). Wiem, że mogę powierzyć im szczegóły finansów kościoła, a możliwość pozostawienia tego w ich rękach odciąża mnie (psychicznie i fizycznie). 

6: Przeszkol personel i wolontariuszy

Skoro ustanowiłeś już jasne i kompleksowe zasady prowadzenia dokumentacji, nadszedł czas, aby przeszkolić cały odpowiedni personel kościoła i wolontariuszy w zakresie stosowania tych wytycznych. Udostępnij im zasady w łatwo dostępnym miejscu i regularnie komunikuj opisane procedury, aby wiedzieli, jak i kiedy je wdrażać.

Rekomendacja redakcji

Dobra opieka nad powierzonymi zasobami jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania kościoła. Zebrałem kilka naszych najważniejszych materiałów, które pomogą ci zarządzać finansami w sposób uczciwy i roztropny:

• Dobrze zorganizowany plan kont kościołaułatwia monitorowanie i zwiększa przejrzystość.
• Rachunkowość funduszy w kościołachpomaga odpowiedzialnie zarządzać wyodrębnionymi funduszami.
• Stosowanie najlepszych praktyk dotyczących finansów kościołabuduje solidny nadzór nad odpowiedzialnym wykorzystywaniem zasobów.
• Ten przewodnik dotyczący dodatku mieszkaniowego dla pastorówpomaga pastorom dzięki informacjom o ulgach podatkowych.
• Skorzystaj z tych materiałów dotyczących dziesięciny i ofiar, aby inspirować swoją wspólnotę do hojności.

Szukasz więcej informacji?

Zarządzanie dokumentacją finansową to tylko jeden z aspektów prowadzenia kościoła. Jeśli chcesz uzyskać więcej materiałów na ten lub inne tematy związane z zarządzaniem finansami, mogę ci pomóc. 

• Zwiększ liczbę darowizn online dzięki skutecznym stronom internetowym do przekazywania datków
• Pobierz przykładowe podziękowania za darowizny do celów podatkowych
• Skutecznie proś o darowizny w swoim kościele, korzystając z krótkich komunikatów dotyczących ofiar
• Dowiedz się, co Pismo Święte mówi (a czego nie mówi!) o dawaniu
• Poznaj ogromne korzyści wynikające z korzystania z najlepszych narzędzi do księgowości kościoła

Podsumowanie

Wiedza o tym, jak długo przechowywać dokumentację (np. dokumentację dziesięcin), zależy od wymogów dotyczących okresu przechowywania danego dokumentu.

Nie zawsze można udzielić prostej odpowiedzi, ale jeśli zastosujesz się do opisanych powyżej kroków, będziesz na dobrej drodze do stworzenia i utrzymywania przez wiele lat rzetelnej i skutecznej dokumentacji kościoła.

Dołącz do naszego biuletynu!

Pozostań w kontakcie, aby dowiedzieć się więcej od doświadczonych pastorów i liderów kościelnych. Zapisz się już dziś. Będzie nam miło Cię powitać!