Hoe lang moet een kerk financiële gegevens bewaren?

Als pastor die ervan houdt om mijn gemeente te begeleiden, te onderwijzen en ermee verbonden te zijn, is het best lastig om enthousiast te worden over richtlijnen en beleid voor het bewaren van gegevens. Helaas zijn financiële kerkgegevens een noodzakelijk onderdeel van het runnen van elke kerk. Wanneer dit slecht wordt gedaan, zijn de gevolgen aanzienlijk:

• Onnauwkeurige gegevens kunnen leiden tot gemiste tienden, niet-geregistreerde donaties en fouten in de begroting, wat de financiële gezondheid van je kerk verstoort.
• Het niet bijhouden van de juiste gegevens kan leiden tot het niet naleven van belastingwetten en controles, waardoor je kerk het risico loopt op boetes of andere sancties.
•  Een slechte administratie kan leiden tot een gebrek aan transparantie, waardoor je mensen het vertrouwen in de kerkleiding en jouw vermogen om goed rentmeesterschap te tonen verliezen.

Dus ook als grootboeken en werkbladen niet echt jouw ding zijn, houd vol. Ik heb aanbevelingen en stappen voor je verzameld die duidelijk maken waarom en hoe je gegevens bewaart. Om te beginnen kunnen effectieve softwaretools voor giften aan de kerk het bijhouden van financiële gegevens eenvoudig maken (en je hoeft geen techneut te zijn om ze te kunnen gebruiken).

Algemene aanbevelingen

Alle kerkelijke gegevens moeten worden beheerd en bijgehouden om aan te tonen dat de kerk voldoet aan alle belastingregels en vereisten voor goede doelen. Je moet in het geval van een controle een overzicht kunnen tonen van alle ontvangsten en uitgaven voor het betreffende jaar. Bewaar financiële kerkgegevens zolang de verjaringstermijn voor de ingediende aangifte loopt. 

Je vraagt je misschien af: hoe lang is dat? Dat hangt ervan af.

Richtlijnen van de IRS:

Hoe lang je financiële kerkgegevens moet bewaren, hangt af van de gebeurtenis of handeling die het document vastlegt.  De IRS heeft richtlijnen ter referentie opgesteld.

Sommige gegevens moeten permanent worden bewaard, terwijl andere al na 3 jaar mogen worden vernietigd. Voordat je die oudere gegevens weggooit, moet je echter nagaan of je ze niet voor andere doeleinden moet bewaren, zoals voor staats- of lokale belastingen,  verzekeringspolissen of schuldeisers.   

Welke soorten kerkelijke gegevens moeten worden bewaard?

In de loop van een jaar waarin je de richtlijnen voor goed financieel beheer van de kerk volgt, worden veel belangrijke gegevens gegenereerd. Hieronder staat een lijst met de soorten gegevens die moeten worden bewaard en hoelang je ze moet bewaren:

Permanent bewaren:

• Aanvraag voor erkenning van de belastingvrije status
• Beschikking waarin de belastingvrije status wordt erkend
• Bedrijfsgegevens en statuten
• Notulen van bestuursvergaderingen
• Eigendomsdocumenten

Bewaar alle gegevens die inkomsten en aftrekposten onderbouwen die op je belastingaangiften zijn vermeld. De bewaartermijn voor deze gegevens is gelijk aan de looptijd van de verjaringstermijn. De verjaringstermijn eindigt wanneer de kerk de aangifte niet langer kan wijzigen en de IRS geen aanvullende belasting meer kan opleggen. Over het algemeen duurt deze periode 3 jaar na de uiterste indieningsdatum of de indiening van de aangifte (wat later is).

Bewaar het volgende 3 jaar:

• Financiële overzichten
• Bankafschriften
• Cheques, afstemmingen en geannuleerde cheques
• Gegevens over te betalen en te ontvangen bedragen
• Bonnen voor alle door de kerk betaalde uitgaven

Arbeidsgegevens moeten vier jaar worden bewaard na het indienen van de aangifte over het vierde kwartaal van het jaar. Dit omvat:

• Gegevens over loonbelasting  
• Vergoede werknemerskosten
• Urenkaarten

Word lid van de community

Ontvang tips en hulpmiddelen om de kerkelijke administratie sneller te doen. Zo houd je meer tijd over voor wat het belangrijkst is.

Get Free Access

Have an account? Log In

Digitale documenten versus fysieke documenten:

Met alle technologische vooruitgang lijkt het bijhouden van elektronische documenten misschien de beste keuze. Bekijk voordat u beslissingen neemt deze lijst met voor- en nadelen, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen over wat het beste is voor uw kerk. 

Praktische stappen voor archiefbeheer

Het bijhouden van kerkelijke documenten kan minder ontmoedigend zijn met een lijst met duidelijke, praktische stappen om u te begeleiden. Volg deze stappen en u bent goed op weg om uw documenten als een professional aan te maken en te beheren.

1: Stel een bewaarbeleid voor documenten op

Een beleid voor archiefbeheer stelt duidelijke richtlijnen vast voor welke documenten moeten worden bewaard, hoe ze moeten worden opgeslagen en hoelang. Hierbij gaat het om permanente documenten, zoals statuten, oprichtingsakten en notulen van bestuursvergaderingen. Er zijn ook niet-permanente documenten, zoals personeelsdossiers en informatie die voor belastingaangiften wordt ingediend. 

Een beleid voor archiefbeheer moet aanwijzingen bevatten over hoe documenten op de juiste manier kunnen worden vernietigd om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te bewaren. Zorg ervoor dat het beleid duidelijk is opgesteld en eenvoudig te volgen is, zodat u geen PhD in bibliotheekwetenschappen nodig hebt om het te begrijpen. 

2: Gebruik veilige opslag

Of u nu van alles een papieren exemplaar bewaart of elektronische documenten gebruikt, u moet ervoor zorgen dat de documenten op een veilige en georganiseerde locatie worden opgeslagen. Veel van de opgeslagen informatie kan gevoelige gegevens bevatten.

Fysieke bestanden moeten worden bewaard in een afgesloten kast of ruimte, waarbij slechts een beperkt aantal personen toegang tot de informatie heeft.

Als uw documenten elektronisch zijn, moeten ze met een wachtwoord worden beveiligd of op een privéstation worden opgeslagen, waar alleen de noodzakelijke personen toegang toe hebben. 

In onze kerk (New Life Fellowship, in Cambridge, Ontario) hebben we, zoals ik zeker weet dat bij veel kerken het geval is, een combinatie van fysieke en elektronische documenten, afhankelijk van de aard van het document. Het ene, het andere of beide hebben is niet goed of slecht, zolang uw kerk maar een beleid heeft (zie hierboven).

3: Categoriseer en label documenten

Niets is frustrerender dan een opslagruimte (of computerschijf) binnenlopen en een document aantreffen zonder structuur of categorieën die u helpen zoeken.  Het staat altijd op de laatste plaats waar u kijkt, toch? 

Er kunnen uren verloren gaan aan zoeken, terwijl dit voorkomen had kunnen worden als de documenten goed waren georganiseerd en gelabeld. Dit is nooit belangrijker dan wanneer u door de IRS wordt gecontroleerd. Bespaar uzelf wat hoofdpijn door een eenvoudige en duidelijk gelabelde bestandsstructuur op te zetten. U zult me later dankbaar zijn.

4: Werk documenten regelmatig bij

Documenten actueel houden is altijd de beste aanpak. Naarmate kerken groeien en technologie zich ontwikkelt, is verandering onvermijdelijk. De kans is groot dat de missie en statuten uit 1972 vandaag behoorlijk verouderd en irrelevant lijken. Het is belangrijk om deze informatie actueel te houden, zodat uw kerk kan floreren in de tijd en cultuur waarin we vandaag leven. 

Niet alleen dat, maar door bijgewerkte administratie bij te houden, zorg je er ook voor dat je gegevens verwijdert die je niet langer hoeft te bewaren. Dit helpt met opslagbeperkingen en zorgt ervoor dat de belangrijke informatie die je mogelijk nodig hebt niet tussen rommel staat en moeilijk te vinden is. 

5: Zorg voor naleving van wettelijke vereisten

Maak jezelf vertrouwd met lokale wetgeving en met staats- en federale vereisten voor het bijhouden van administratie en het indienen van belastingaangiften. Vraag waar van toepassing juridisch advies in.  (Dit kan een ontmoedigende taak zijn, vooral als je net als ik niet predikant bent geworden vanwege je passie en hart voor bibliotheek- en informatiewetenschappen.)

De juiste mensen vinden voor je financiële commissie van de kerk (of raad van bestuur) is essentieel voor het bijhouden van een goede administratie en het waarborgen van naleving van alle toezichthoudende instanties in jouw omgeving.  Ik ben zo dankbaar voor de raad van bestuur van mijn kerk (New Life Fellowship). Ik weet dat ik hen de details van de kerkfinanciën kan toevertrouwen, en het neemt mentaal en lichamelijk een last van me af dat ik het aan hen kan overlaten. 

6: Train medewerkers en vrijwilligers

Nu je een duidelijk en veelzijdig beleid voor het bijhouden van administratie hebt opgesteld, is het tijd om alle relevante medewerkers en vrijwilligers van de kerk te trainen in het volgen van deze richtlijnen. Zorg ervoor dat ze het beleid gemakkelijk kunnen raadplegen en communiceer regelmatig de beschreven procedures, zodat ze weten hoe en wanneer ze deze moeten toepassen.

Redactionele aanbeveling

Goed rentmeesterschap is essentieel voor een bloeiende kerk. Ik heb enkele van onze belangrijkste bronnen verzameld om je te begeleiden bij het integer en verstandig beheren van financiën:

• Een goed georganiseerde rekeningschema voor de kerk vereenvoudigt het bijhouden van gegevens en verbetert de transparantie.
• Fondsadministratie voor kerken helpt bij het verantwoord beheren van toegewezen fondsen.
• Het toepassen van beste werkwijzen voor kerkfinanciën zorgt voor goed toezicht op een verantwoord gebruik van middelen.
• Deze handleiding over een huisvestingsvergoeding voor predikanten ondersteunt predikanten met inzichten in belastingvoordelen.
• Gebruik deze berichten over tienden en offergaven om vrijgevigheid binnen je gemeente te stimuleren.

Op zoek naar meer informatie?

Het beheren van financiële administratie is slechts één aspect van het voorgaan in een kerk. Als je meer bronnen wilt over dit of andere aspecten van financieel beheer, dan kan ik je helpen. 

• Verhoog je online giften met effectieve webpagina's voor online donaties
• Download voorbeelden van bedankbrieven voor donaties voor belastingdoeleinden
• Vraag in je kerk effectief om donaties met korte berichten over offergaven
• Ontdek wat de Schrift wel (en niet!) zegt over geven in de Bijbel
• Ontdek de grote voordelen van het gebruik van de beste boekhoudprogramma's voor kerken

Conclusie

Weten hoe lang je administratie (d.w.z.: tiendenadministratie) moet bewaren hangt af van de bewaartermijnen van die administratie.

Het antwoord is niet altijd eenvoudig, maar als je de bovenstaande stappen volgt, ben je goed op weg om jarenlang betrouwbare en efficiënte kerkelijke administratie op te zetten en te onderhouden.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Blijf verbonden en hoor meer van ervaren voorgangers en kerkleiders. Abonneer je vandaag. We zouden het geweldig vinden je erbij te hebben!