4 stappen om een risicobeheerplan voor de kerk op te stellen + sjabloon
Ik herinner me dat enkele van de zwaarste dagen die ik ooit tijdens mijn werk in de bediening heb meegemaakt, voorkomen hadden kunnen worden met goed kerkelijk risicobeheer. En zelfs sommige dagen waarop we een ramp wisten te voorkomen, achtervolgen me nog steeds, terwijl de klassieke ‘wat als’-scenario’s zich in mijn gedachten blijven afspelen.
Voordat ik verderga, wil ik lezers waarschuwen dat sommige scenario’s waarover ik schrijf voor sommigen aanleiding kunnen geven tot heftige reacties, vanwege de zeer zware onderwerpen.
Zo denk ik bijvoorbeeld aan momenten waarop een kind onder onze zorg vanwege een verwonding die niet had mogen gebeuren met spoed naar het ziekenhuis moest worden gebracht. Op andere momenten denk ik aan de ouder die op dat moment geen voogdij over zijn of haar kind had, maar toch probeerde het kind mee te nemen (gelukkig zonder succes).
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
We moeten zo goed mogelijk op deze momenten voorbereid zijn. Dit is waar een crisisbeheersingsplan voor de kerk van pas komt. Er zijn veel risico’s verbonden aan het runnen van kerken en andere religieuze organisaties, maar met een goed opgesteld plan kun je in de meeste scenario’s in elk geval de slechtst mogelijke afloop voorkomen.
Ik bespreek:
- Wat is een risicobeheerplan voor de kerk?
- Hoe maak je een risicobeheerplan voor de kerk?
- Sjabloon voor risicobeheer van de kerk
Wat is een risicobeheerplan voor de kerk?
Een risicobeheerplan voor de kerk is je leidraad en hulp bij ongelukkige omstandigheden. Het is het proces dat je hebt ingericht voor het geval er iets vreselijks zou kunnen gebeuren. Het heeft twee belangrijke doelen: je helpen voorkomen dat bepaalde gebeurtenissen zich überhaupt voordoen en het risico daarop verminderen.
Maar we zijn slechts mensen, dus de kans dat er uiteindelijk iets gebeurt, is helaas onvermijdelijk. Het tweede doel van het risicobeheerplan voor de kerk is daarom je helpen een oplossing te vinden wanneer er wel slechte dingen gebeuren. Het zorgt ervoor dat iedereen binnen je bediening op één lijn zit en voorkomt dat een slechte situatie verder verslechtert.
Risicobeheer is essentieel voor elke kerk en bediening. Een risicobeheerplan voor de kerk is niet leuk om te maken of om over na te denken, maar uiteindelijk zul je blij zijn dat je het hebt gedaan.
Hoe maak je een risicobeheerplan voor de kerk?
Voordat je kunt beginnen met het invoeren van je systeem voor het signaleren en voorkomen van slechte situaties, moet je eerst een fysiek risicobeheerplan voor de kerk opstellen. Dit wordt je belangrijkste document in noodsituaties en je moet het delen met ieder personeelslid, iedere vrijwilliger, pastor, leider en alle anderen die binnen je organisatie kunnen helpen.
Om zo’n plan te maken, zijn er vier belangrijke stappen die ik je wil laten overwegen. Dit zijn cruciale onderdelen van risicobeperking. Ik zal elk van deze stappen volledig uiteenzetten en inzichten en lessen delen uit mijn tijd in de bediening.
1. Identificeer risico’s in je kerkelijke omgeving
Voordat we verder kunnen gaan, moeten we weten welke risico’s er in onze omgeving bestaan. In elke kerk kunnen allerlei risico’s en problemen opduiken. Sommige daarvan zijn echter specifiek voor bepaalde soorten bedieningen en locaties. Om ongelukkige situaties te voorkomen, moet je weten waar je naar zoekt.
Hier volgt een lijst met de belangrijkste risico’s die ik ben tegengekomen tijdens mijn werk op het gebied van kerkelijke veiligheid. Dit is geen volledige lijst; er kunnen situaties zijn die voor mij niet relevant waren, maar voor jou wel. Ook wil ik nogmaals benadrukken dat deze lijst geloof boven angst in de praktijk brengt: een cruciaal onderdeel van het succesvol omgaan met kerkelijke risico’s..
- Ongelukken
- Beschuldigingen
- Aanranding
- Drugs
- Vechtpartijen
- Branden
- Overstromingen
- Intimidatie
- Bezoekers onder invloed
- Verwondingen
- Ontvoering
- Rechtszaken
- Medische noodgevallen
- Natuurrampen
- Stroomstoringen
- Zelfbeschadiging
- Schietpartij
- Het verduisteren van kerkelijke gelden
- Diefstal
- Vandalisme
Dit is absoluut geen volledige lijst van alles waarmee je op het gebied van kerkelijke veiligheid te maken kunt krijgen. Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste problemen die ik heb gezien en zelfs zelf heb meegemaakt. Risico’s identificeren draait om weten wat er mogelijk kan gebeuren en vervolgens vooruit plannen met dat in gedachten.
Bijvoorbeeld: Ik was de adjunct-directeur van het kinderwerk in een middelgrote kerk. Drugs en vechtpartijen vormden een bijzonder groot probleem (ja, zelfs bij kinderen). We hadden een bussysteem dat elke donderdagavond en zondagochtend duizenden kinderen uit heel Los Angeles County naar onze kerk bracht.
Sommige van deze kinderen kenden niets anders dan vechten om hun gelijk te halen of experimenteren met drugs. Daarom waren dit belangrijke problemen waarmee we in onze gemeente te maken hadden, zowel bij kinderen als bij volwassenen. Omdat dit een duidelijk risico was waar we voortdurend rekening mee moesten houden, hadden we veel plannen en scenario’s opgesteld.
Daarom hadden we systemen ingesteld, zodat we wisten wat we moesten doen als iemand heroïne gebruikte in de badkamer. Of wanneer twee kinderen elkaar de lichten uit de ogen begonnen te slaan, hadden we een oplossing voor de aanpak van beiden en voor het informeren van hun ouders.
Zodra je de belangrijkste risico’s kent die zich waarschijnlijk binnen je kerk kunnen voordoen (en de risico’s die minder vaak voorkomen), kun je je daarop voorbereiden.
2. Beoordeel risico’s en hun gevolgen
Het is echter niet genoeg om alleen een risico vast te stellen, want we moeten ook het risiconiveau beoordelen. Sommige potentiële risico’s zijn waarschijnlijker dan andere en sommige problemen zullen een negatievere impact hebben dan andere. Over het algemeen zijn dit de vier categorieën waarin je de eerder vastgestelde risico’s moet indelen:
- Lage waarschijnlijkheid en lage impact: Deze situaties zullen zelden voorkomen en wanneer dat wel gebeurt, kunnen ze gemakkelijk worden opgelost.
- Lage waarschijnlijkheid en hoge impact: Deze risico’s komen zelden voor, maar zullen je gemeente en je leidinggevenden verwoesten als ze zich voordoen.
- Hoge waarschijnlijkheid en lage impact: Dit zijn veelvoorkomende scenario’s die regelmatig kunnen voorkomen, maar gemakkelijk kunnen worden aangepakt wanneer dat gebeurt.
- Hoge waarschijnlijkheid en hoge impact: De ergste van de vier categorieën. Dit zijn scenario’s met een hoog risico die vaak kunnen voorkomen en iedereen in hun omgeving zullen raken wanneer dat gebeurt.
Dit betekent dat sommige risico’s zeer onwaarschijnlijk zijn, terwijl andere uiterst waarschijnlijk zijn. Zo is de kans dat een kind gewond raakt in je kinderwerk (en dit is een generalisatie) vrijwel gegarandeerd. Kinderen zullen spelen, rondrennen en plezier maken, en uiteindelijk zal iemand gewond raken.
Ze zullen tegen elkaar aanrennen, elkaar slaan, enzovoort. Dat is in vrijwel elke kerk een scenario met een zeer hoge waarschijnlijkheid. Aan de andere kant kan een overstroming, afhankelijk van je locatie, een situatie met een lage waarschijnlijkheid zijn, waarop je je vooraf kunt voorbereiden.
Er is echter nog een tweede onderdeel, namelijk de impact die een situatie kan hebben. Situaties met een lage impact hebben na het scenario minimale gevolgen en kunnen daarom snel en veilig worden afgehandeld. Als we terugdenken aan kinderen, zijn kleine verwondingen zoals blauwe plekken en bulten situaties met een lage impact.
De kans dat ze gebeuren is ook groot, maar ze zijn klein genoeg dat je ze gemakkelijk zou moeten kunnen afhandelen. Aan de andere kant zijn scenario’s met een hoge impact het ergste van het ergste. Dit zijn de ernstige situaties die je koste wat kost wilt vermijden. Denk bijvoorbeeld aan brand of ontvoering, die de hele kerk, de gemeenschap en iedereen daarin kunnen verwoesten.
Om het verschil te kennen tussen een lage en hoge waarschijnlijkheid van een risico, hoef je alleen maar naar je kerkelijke omgeving te kijken. Als er in je gemeenschap weinig drugsgebruik voorkomt, is drugshandel in je kerk misschien niet zo’n groot probleem.
Aan de andere kant kunnen tornado’s, stroomuitval en overstromingen, als er in jouw omgeving veel regen en stormen zijn, zeer waarschijnlijke problemen zijn die verzekeringen en andere zekerheden vereisen.
3. Beperk risico’s om rampen te voorkomen
Je hebt je risico’s in kaart gebracht en gecategoriseerd; nu is het tijd om actie te ondernemen. Met de vier risicocategorieën in gedachten is de volgende stap om die risico’s aan te pakken en alles te doen wat je kunt om ze te voorkomen. Elke situatie vereist andere processen voor risicobeperking, maar er zijn enkele algemene vuistregels.
Laten we elk van de vier categorieën nader bekijken. Ik denk dat het scenario met een lage waarschijnlijkheid en lage impact het minst zorgwekkend is. Dit is een van de risicogebieden waarin je oplossingen voor deze problemen kunt bedenken, ze kunt implementeren of een document kunt opstellen voor wanneer ze zich voordoen.
Stel bijvoorbeeld dat een scenario met een laag risico en een lage impact vandalisme van je kerkelijke eigendommen is (een aandachtspunt dat onderdeel zou moeten zijn van je strategie voor het beheer van kerkelijke eigendommen). Graffiti en dergelijke komen misschien niet vaak voor en het zou niet al te ernstig zijn als iemand dit zou aanbrengen. In dit geval zou je alleen camera’s kunnen plaatsen in de steegjes en aan de buitenzijde van je kerkelijke eigendommen om degenen die het doen vast te leggen. Je zou ook een schoonmaakploeg achter de hand kunnen hebben voor het geval het toch gebeurt.
Aan de andere kant omvat een scenario met een laag risico en een hoge impact veel meer. Hiervoor zijn zeer gedetailleerde back-upplannen en systemen nodig om het risico laag te houden. Brand komt bijvoorbeeld hopelijk niet al te vaak voor, maar wat doe je om dat zo te houden?
Je moet ervoor zorgen dat de juiste brandveiligheidsvoorschriften worden gevolgd en bovendien extra voorzorgsmaatregelen nemen. Je zou kunnen bepalen dat alleen goed opgeleide medewerkers mogen koken. Het rookverbod op het terrein strikt handhaven. En vluchtplannen opstellen die iedereen kent en deze zo nu en dan oefenen.
Scenario's met een hoge waarschijnlijkheid en een lage impact klinken misschien niet zo erg, maar onderschat ze niet. Vanwege het hoge risico dat deze situaties zich voordoen, hebben ze de juiste aandacht en preventie nodig om ervoor te zorgen dat de impact ervan beperkt blijft. Ik raad voortdurende herinneringen, training en gedetailleerde plannen aan om de gevolgen van deze scenario's te beperken.
Zo zou ik, net als eerder, een scenario met een hoge waarschijnlijkheid en een lage impact beschouwen als een lichte verwonding die ontstaat doordat een kind een ander kind slaat. Alleen omdat het misschien om een kleine blauwe plek gaat waarvoor geen medische hulp nodig is, betekent dat niet dat je het niet serieus moet nemen. Als bekend is dat een kind gewelddadig is, neem dan passende maatregelen om te voorkomen dat het iemand verwondt.
Ik heb bijvoorbeeld eerder kinderen van 12 jaar en jonger moeten verbieden om met de bus mee te rijden of hen tijdelijk moeten schorsen, en het was een van de moeilijkste beslissingen van mijn leven, maar het was noodzakelijk om de anderen te beschermen. Soms hebben deze situaties met een hoog risico en een lage impact eenvoudig genoeg oplossingen, maar laat ze niet onbehandeld omdat ze ogenschijnlijk niet zo belangrijk zijn.
Als je ze te veel negeert, kunnen en zullen ze uitgroeien tot scenario's met een hoge impact.
Over een hoge impact gesproken: er zijn situaties met een hoog risico en een groot gevolg die het meest verwoestend en alarmerend zijn. Deze vereisen de grootst mogelijke zorg, aandacht en planning. Zet al je middelen voor veiligheid en risicobeheer in om te voorkomen dat deze situaties zich voordoen, maar weet dat ze kunnen en mogelijk zullen gebeuren.
Daarom heb je een evenwichtige combinatie van preventie en oplossingen nodig. De kans is groot dat het op een bepaald moment gebeurt. Je hebt even solide back-upplannen nodig voor hoe je met deze situaties omgaat wanneer ze zich voordoen. Deze situaties zijn niet eenvoudig of leuk om mee om te gaan en vormen zonder twijfel de meest uitdagende onderdelen van risicobeheer.
Een voorbeeld hiervan uit mijn ervaring was een dronken kerkganger. Zoals gezegd brachten we volwassenen de kerk binnen, en vaak waren ze dronken of onder invloed van drugs. Dit had een hoge impact, omdat ze mogelijk iemand konden aanvallen, de hele dienst konden verstoren of zelfs konden proberen het podium op te rennen.
Dit zijn de moeilijkste scenario's, maar er zijn mogelijke preventiemethoden als je de juiste actieplannen hebt opgesteld. In ons geval hadden we bewakers rond het gebouw die iedereen in de gaten hielden en te allen tijde het podium bewaakten.
Het was niet leuk en zag er niet goed uit voor een kerk, maar het was noodzakelijk. We hadden bovendien goede contacten met de lokale autoriteiten om iemand effectief en onmiddellijk aan te pakken zodra die tekenen van verstoring vertoonde. In dat verband raad ik altijd antecedentenonderzoek aan voor alle kerkelijke vrijwilligers die je begeleidt en werknemers.
Een beveiligingschecklist voor de kerk kan je helpen risico's te beperken.
4. Documenteer en bewaak risico's
Je hebt een risicobeoordeling uitgevoerd, potentiële risico's gecategoriseerd en voor elk risico maatregelen voor risicobeheersing ingevoerd. Nu is het tijd voor het uitvoerende werk van het risicobeheerplan voor de kerk. Ook dit is geen leuke stap, maar wel een die net zo noodzakelijk is. Het is tijd om de risico's binnen je kerk te documenteren en bij te houden.
Dit betekent dat je documenten en formele beleidsregels voor risicobeheer opstelt om de problemen binnen je kerk vast te leggen en te noteren wat je onlangs hebt gedaan om ze te voorkomen. Hier vink je bijvoorbeeld aan wanneer je voor het laatst een brandoefening hebt gehouden of de sloten van al je ramen en deuren hebt gecontroleerd. In deze stap stel je ook je beveiligingsplannen voor de kerk op, waarin staat hoe je situaties voorkomt en wat je moet doen wanneer ze zich voordoen.
Hier begin je ook de risico's in je plaatselijke kerk te bewaken. Houd de waarschijnlijkheid en impact van het risico bij en noteer wat je doet om daarmee te helpen. En als een situatie zich al heeft voorgedaan, houd dan bij hoe en waarom ze is gebeurd en wat je zult doen om ervan te leren.
Het bewaken van risico's kan bijvoorbeeld betekenen dat je bijhoudt wie het wachtwoord van je computers kent om diefstal te voorkomen. Mogelijk wijzig je het wachtwoord ook om de paar maanden als onderdeel van je preventiestrategie. Zo verklein je de kans op diefstal en heb je een lijst van iedereen die het wachtwoord kent, zodat je op de hoogte bent in het geval van een mogelijke diefstal.
Sjabloon voor een risicobeheerplan voor de kerk
Met dit alles in gedachten kan het overweldigend zijn om een risicobeheerplan of checklists voor je kerk op te stellen. Maar het is absoluut 100% noodzakelijk. Alle vrijwilligers, kerkleiders en anderen die betrokken zijn bij het werk binnen je bediening, moeten op de hoogte zijn van risico's en plannen om deze te beperken, in de vorm van checklists, documenten enzovoort.
Om hierbij te helpen, vind je hier een zeer eenvoudig en basaal sjabloon voor risicobeheer in de kerk dat je als basis voor je kerk kunt gebruiken.
Risicobeheer begint bij onze leiders
Een kerk of bediening leiden is niet eenvoudig, en omgaan met risicobeheer in de kerk is nooit leuk. Toch is het een van de meest fundamentele en noodzakelijke onderdelen van het leiden van een effectieve, veilige en godvruchtige bediening.
We kunnen de liefde van God niet delen zonder eerst zorg te dragen voor al onze medemensen en ervoor te zorgen dat zij op alle mogelijke manieren veilig en beschermd zijn. Natuurlijk zullen er fouten worden gemaakt, maar daarom moeten we voor die ongelukkige scenario's voldoende en grondig plannen.
Daarom is risicobeheer binnen de kerk niet leuk, maar het maken van een plan is absoluut noodzakelijk. Dat gezegd hebbende, begrijp ik dat dit niet het meest spannende onderwerp was om over te praten. Een beveiligingsteam is belangrijk voor risico- en crisisbeheer. Lees hier meer over beveiligingsteams van kerken en beveiligingshandleidingen voor kerken.
Daarom raad ik aan om vervolgens ons artikel te lezen over hoe je toegewijde jeugdleiders begeleidt en opbouwt. Dit is veel leuker en luchtiger dan de zwaarte van dit onderwerp. Bovendien zorgt een adequate training van ons kerkpersoneel ervoor dat zij kunnen helpen bij risicobeheerprocedures en kunnen omgaan met eventuele crises binnen de kerk die zich kunnen voordoen.
