Een (stressvrij) kerkelijk financieel rapport maken
Wat is een financieel rapport van een kerk?
Een financieel rapport van een kerk is simpelweg een momentopname van de huidige financiële situatie van je kerk. Het moet een duidelijk, nauwkeurig beeld geven van de huidige financiële status van je kerk... het is dus niet bedoeld als een kerkelijke begroting. Het is ook niet bedoeld als een prognose.
Financiële rapporten zoals deze worden doorgaans maandelijks opgesteld (maar soms per kwartaal of jaarlijks, afhankelijk van het beoogde publiek van het rapport - daarover zo meteen meer.) Wanneer je bepaalt hoe vaak je deze rapporten moet laten opstellen, houd dan rekening met het volgende:
- Welke wettelijke en reglementaire vereisten zijn op jou van toepassing?
- Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden (donateurs, leiding, financiële commissie, raad van bestuur enzovoort), en wat hebben zij nodig?
- Wat is je huidige cyclus voor financiële planning en begroting?
- Hoe financieel stabiel en complex is je kerk?
Al deze vragen spelen een rol in dit gesprek.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Financiële rapporten van een kerk brengen duidelijkheid en werpen licht op je huidige financiële omstandigheden. Zelfs als wat je ziet ontmoedigend is, zijn jij en je leiderschapsteam toegerust om te plannen voor een betere financiële toekomst.
-
ChMeetings
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.9 -
QuickBooks Online
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4 -
DualEntry
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.9
Wie is betrokken bij de ontwikkeling van een financieel rapport van een kerk?
Doorgaans neemt een financiële commissie of raad van bestuur van de kerk hierin het voortouw (vaak ondersteund door boekhoudsoftware voor kerken), omdat zij verantwoordelijk zijn voor toezicht en richting. Vaak werkt de penningmeester samen met een boekhouder of accountant (huur iemand in of besteed het uit als dat nodig is) om het kerkelijke rapport op te stellen. Als je nog geen raad van bestuur of financiële commissie hebt ingesteld, is dit een goed moment om een team van gekwalificeerde vrijwilligers te werven.
Predikanten, ook jullie rol is belangrijk, zoals Jim Gordon hier verder toelicht:
Hoe helpen financiële rapporten van een kerk?
Financiële rapporten van een kerk maken deel uit van goed rentmeesterschap.
Ik heb nog nooit een predikant ontmoet die zich NIET zorgen maakt over rentmeesterschap in de kerk. Deze roeping die wij hebben omarmd, is er een van nauwe afhankelijkheid van Jezus - en van vertrouwen op Zijn voorziening. God heeft beloofd in onze behoeften te voorzien, maar de Schrift staat nog altijd vol aanwijzingen om goed met onze middelen om te gaan.
Een financieel rapport van een kerk ondersteunt onze inspanningen om goed met onze middelen om te gaan door een actueel beeld van de financiële situatie te geven. Als we financiële rapporten van de kerk niet gebruiken, kiezen we ervoor om blind beslissingen te nemen, zonder rekening te houden met de gevolgen. (Financieel beheer en verantwoording zijn ook belangrijke onderdelen van het opbouwen van vertrouwen en zekerheid binnen je gemeente.)
Financiële rapporten van een kerk helpen bij effectieve planning.
Een financieel rapport van een kerk ondersteunt je begrotings- en planningsinspanningen aanzienlijk doordat het een momentopname geeft van de gezondheid van je kerk. Jij en je leiderschapsteam zijn toegerust om trends te herkennen en daarop te reageren, je middelen effectief te beheren en financiële risico's te beheren en te beperken. Uiteindelijk zijn financiële rapporten van een kerk actuele feedback op de operationele en administratieve beslissingen van je kerk.
Financiële rapporten van een kerk helpen de kerk te beschermen.
Kerkelijke financiële rapporten vormen een groot onderdeel van het beheer van kerkelijke administratie. Ze maken het veel moeilijker voor financiële problemen om ongemerkt te groeien en zich te ontwikkelen. Problemen worden in de kiem gesmoord. Kerkelijke financiële rapporten kunnen verschillen, afhankelijk van hoe je de financiën van je kerk bijhoudt (bijvoorbeeld door gebruik te maken van fondsboekhouding voor kerken). Dat rapport biedt echter transparantie door de inkomstenbronnen en de besteding van middelen gedetailleerd weer te geven, waardoor verantwoording wordt afgelegd - niet alleen aan de gemeente, maar ook aan de raad van bestuur van je kerk, de financiële commissie enzovoort.
Kerkelijke financiële rapporten zijn vereist door banken of de overheid*.
Een financieel rapport van de kerk helpt bij naleving door ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wettelijke en regelgevende vereisten voor financiële transparantie en rapportage. Maandelijkse rapporten (bijvoorbeeld) laten een overzicht zien van financiële transacties en beslissingen, wat nuttig kan zijn als je kerk financiering nodig heeft voor een gebouw enzovoort. Sommige toezichthoudende instanties vereisen regelmatige rapporten (IRS of CRA) en verplichten je ook om kerkelijke documenten gedurende de juiste termijn te bewaren. We raden je aan om je accountant om specifiek advies over jouw situatie te vragen.
*af en toe
Wie zal dit financiële rapport lezen?
Kerkelijke financiële rapporten kunnen qua omvang en complexiteit verschillen, afhankelijk van voor wie het rapport bestemd is:
- Kerkenleiders hebben nauwkeurige, actuele financiële informatie nodig om verstandige uitgavenbeslissingen te nemen en trends te herkennen. Je financiële commissie of raad van bestuur heeft mogelijk maandelijkse overzichten nodig om de uitgaven ten opzichte van de werkelijke bedragen bij te houden, grotere uitgaven goed te keuren of recente trends nauwlettend in de gaten te houden.
- Gemeenteleden moeten, afhankelijk van de juridische structuur van je kerk, mogelijk kerkelijke financiële rapporten zien (waarschijnlijk jaarlijks) om te bevestigen dat de kerk betrouwbaarheid toont. Zelfs kerken die niet door leden worden geleid, stellen af en toe eenvoudige financiële overzichten op om de gemeente te laten zien hoe de missie en visie van de kerk via de financiën worden verwezenlijkt. Dit helpt hen een verband te leggen met hun giften en te weten dat deze betekenisvol zijn.
- Toezichthoudende instanties en autoriteiten in jouw regio kunnen duidelijke, nauwkeurige rapporten vereisen, zoals een jaarlijks financieel rapport of, indien nodig, gecontroleerde financiële overzichten. Sommige banken vereisen deze ook bij het aanvragen van een lening, kredietlijn of hypotheek.
Wat moet een financieel rapport van een kerk bevatten?
Een financieel rapport van een kerk bestaat uit een aantal onderdelen. Elk onderdeel is een belangrijk hulpmiddel voor zowel intern beheer als externe belanghebbenden om de financiële positie van je kerk te begrijpen. Laten we het opsplitsen!
1. De resultatenrekening...
...vat de inkomstenstromen van de kerk en uitgaven over een bepaalde periode samen, waarbij doorgaans de inkomstenbronnen (bijvoorbeeld giften, tienden en subsidies) en kerkelijke uitgaven (bijvoorbeeld salarissen, nutsvoorzieningen, apparatuur en onderhoud) worden weergegeven.
2. De balans...
..geeft een overzicht van de bezittingen, verplichtingen en nettoactiva (of het eigen vermogen) van de kerk op een bepaald moment. Dit helpt om de algehele financiële gezondheid te beoordelen.
3. Het kasstroomoverzicht...
...volgt de geldstroom die gedurende een bepaalde periode de kerk in- en uitstroomt en biedt inzicht in de financiële gezondheid en operationele efficiëntie.
4. De begrotingsvergelijking...
...toont de werkelijke financiële prestaties naast de begrote bedragen, helpt gebieden van over- of onderbesteding te identificeren en ondersteunt toekomstige begrotingsbeslissingen.
5. Toelichtingen...
...aanvullende context of uitleg bieden die mogelijk nodig is. Als de uitgaven voor faciliteiten aanzienlijk hoger zijn omdat het kerkgebouw deze maand een nieuwe verwarmingsketel nodig had, zorg er dan voor dat deze aanvullende context in het rapport wordt vermeld.
Een gratis checklist voor een financieel kerkrapport:
Laten we precies doornemen hoe je het rapport opstelt. Als dit de eerste keer is dat je een financieel overzicht opstelt, houd dan het volgende in gedachten: vooruitgang gaat vóór perfectie. Dit is geen audit; het is gewoon een manier om alle relevante informatie te ordenen, en het zal tijd kosten om er handigheid in te krijgen.
Stap 1. Verzamel financiële gegevens
Verzamel relevante gegevens voor de rapportageperiode (inkomsten, uitgaven, activa, passiva enzovoort). Je kunt wat je nodig hebt vinden in je boekhoudsoftware (die je kerk veel voordelen biedt), bankafschriften, kasstroomoverzichten, bonnetjes en facturen. Boekhouding voor kerken met QuickBooks kan dit gegevensverzamelingsproces aanzienlijk stroomlijnen.
- Inkomstenbronnen:
- Tienden en offergaven: Noteer de totale bijdragen die van leden en andere donateurs zijn ontvangen.
- Fondsenwervende evenementen: Vermeld de opbrengsten van speciale evenementen of campagnes.
- Huurinkomsten: Noteer alle inkomsten die worden gegenereerd door het verhuren van kerkfaciliteiten.
- Uitgaven:
- Operationele uitgaven: Vermeld uitgaven die verband houden met de dagelijkse activiteiten, zoals nutsvoorzieningen, salarissen en kantoorbenodigdheden.
- Programma-uitgaven: Specificeer de kosten die verband houden met bedieningsprogramma's, evenementen en outreachactiviteiten (jongerenwerk, kinderwerk, zending, audio/video, technologie enzovoort).
- Onderhoud van faciliteiten: Vermeld uitgaven voor onderhoud, reparaties en renovaties van gebouwen.
- Bezittingen:
- Kasreserves: Bepaal hoeveel geld er op bankrekeningen of in reserves wordt aangehouden.
- Eigendommen en apparatuur: Beoordeel de waarde van eigendommen, gebouwen, voertuigen en apparatuur die eigendom zijn van de kerk.
- Beleggingen: Noteer alle beleggingen die de kerk bezit, zoals aandelen, obligaties of beleggingsfondsen.
- Verplichtingen:
- Leningen en schulden: Vermeld alle uitstaande leningen of schulden van de kerk.
- Schuldbetalingen: Noteer betalingen op leningen of hypotheken.
- Te betalen rekeningen: Vermeld onbetaalde rekeningen of facturen voor ontvangen goederen en diensten.
- Vergelijking met de begroting: Vergelijk de werkelijke inkomsten en uitgaven met de begrote bedragen voor de verslagperiode.
- Financiële overzichten:
- Winst-en-verliesrekening: Vat de opbrengsten, uitgaven en nettowinst of het nettoverlies voor de verslagperiode samen.
- Balans: Geef een momentopname van de financiële positie van de kerk, met de bezittingen, verplichtingen en het eigen vermogen op een specifiek tijdstip.
- Kasstroomoverzicht: Geef de inkomende en uitgaande kasstromen weer om de liquiditeit van de kerk en het vermogen om aan financiële verplichtingen te voldoen te beoordelen.
- Afwijkingen: Analyseer eventuele verschillen tussen begrote en werkelijke cijfers en identificeer de redenen voor deze verschillen.
- Begroting versus werkelijk:
- Vergelijk de werkelijke inkomsten en uitgaven met de begrote bedragen voor de verslagperiode.
Stap 2. Orden de gegevens
Nadat je de gegevens hebt verzameld, raden we aan de brongegevens van elk rapport te ordenen in duidelijk gelabelde mappen of digitale bestanden (vermeld de datums!), gegroepeerd per bron (bijvoorbeeld bankafschriften, donatiegegevens, bonnetjes van uitgaven, salarisadministratie, leveranciers enzovoort). Gebruik indien nodig submappen... hier is een snelle schermafbeelding van een voorbeeld:
3. Stel de resultatenrekening op (winst-en-verliesrekening)
Vermeld alle inkomsten, trek alle uitgaven af en bereken de nettowinst of het nettoverlies voor de verslagperiode (bijvoorbeeld de maand, het kwartaal of het hele jaar). Je kerkelijke boekhoud- of administratieprogramma zou dit rapport moeten kunnen genereren. Als dat niet het geval is, overweeg dan over te stappen op een programma dat dit WEL kan - maar in de tussentijd biedt Google een voorbeeldwerkblad voor winst en verlies.
4. Stel de balans op
De balans van je kerk vermeldt eenvoudigweg wat de kerk bezit (bezittingen) en wat zij verschuldigd is (verplichtingen). Wanneer je deze twee combineert, krijg je het nettovermogen. (Zoals eerder vermeld, zou het boekhoudprogramma van je kerk dit voor je moeten kunnen genereren. Als dat niet het geval is - verander het! Of bekijk het gratis sjabloon van Google Docs .)
5. Stel het kasstroomoverzicht op
Deel de kasstroom van je kerk in drie categorieën in: operationele activiteiten, investeringen en financiering.
- Kas uit operationele activiteiten: omvat ontvangen geld uit verkopen en betaald geld voor benodigdheden, lonen en andere operationele uitgaven.
- Kas uit investeringsactiviteiten: dit omvat geld dat wordt gebruikt voor of gegenereerd door het kopen/verkopen van activa (apparatuur, investeringen enzovoort).
- Kas uit financieringsactiviteiten: dit omvat geld dat wordt ontvangen uit leningen of van investeerders en geld dat wordt betaald als dividend of voor het aflossen van leningen.
6. Bereid de begrotingsvergelijking voor
Vergelijk de werkelijke inkomsten en uitgaven voor de rapportageperiode met de begrote bedragen voor dezelfde periode.
- Neem de bedragen op die voor elke categorie zijn toegewezen (bijvoorbeeld nutsvoorzieningen, salarissen en bedieningskosten).
- De werkelijke bedragen voor dezelfde categorieën.
- Bereken het procentuele verschil tussen de begroting en de werkelijke uitgaven voor elke categorie.
- Toon procentuele stijgingen of dalingen voor een snelle visualisatie van veranderingen in uitgavenprioriteiten of behoeften.
7. Voeg aanvullende toelichtingen toe
Geef de nodige context en leg ongebruikelijke transacties uit om het begrip van de gegevens te vergroten. Je kunt hier ook een korte schriftelijke samenvatting of een overzicht opnemen. Zie het desgewenst als een proactieve sectie met veelgestelde vragen.
Aanvullende nuttige hulpmiddelen
De volgende hulpmiddelen helpen je echt om de financiën van je kerk bij te houden en snel eenvoudige, nauwkeurige rapporten te genereren:
- Stroomlijn je dagelijkse kerkboekhouden met boekhoudsoftware voor kerken.
- Ondersteun een cultuur van vrijgevigheid met de beste softwarehulpmiddelen voor het geven in je kerk.
Belangrijke aandachtspunten
1. Ontwijk de realiteit van de financiën van je kerk NIET.
Praten over geld kan ongemakkelijk zijn, maar het was beslist geen onderwerp dat Jezus uit de weg ging, en dat zouden wij ook niet moeten doen. Voor degenen onder ons die van nature een afkeer hebben van financiën, kan geld een hulpmiddel zijn voor geestelijke vorming - de arena waarin Jezus ons vertrouwen, geloof en kwetsbaarheid leert.
Dat gezegd hebbende:
Elke voorganger heeft de steun nodig van een team mensen die financiële inzichten en toezicht bieden - de financiële commissie van de kerk (of raad van bestuur). Als je die nog niet hebt, vertrouw er dan op dat de juiste mensen er zijn, bid dat God je naar hen leidt en begin vervolgens te zoeken.
2. Raak niet financieel geobsedeerd.
Zelfs te midden van de complexiteit van financiën is het jouw taak om te vertrouwen op en te steunen op de voorziening van God en dit voor te leven aan je gemeente. De plaatselijke kerk is immers belangrijk voor Hem. Houd het volgende in gedachten wanneer je actief financieel beheer probeert te combineren met vertrouwen in Gods voorziening:
- Afhankelijkheid door gebed: Praat voortdurend met God over de stress en last die je voelt. Hij heeft beloofd die voor je te dragen.
Doe dit individueel, maar ook als leiderschapsteam en als kerk. Onthoud: God heeft beloofd Zijn kerk te bouwen - zodat de poorten van de hel haar NIET zouden overweldigen (Mattheüs 16:18.) - Integriteit in financieel beheer: Geef bij het toezicht op de financiën van je kerk prioriteit aan je integriteit. Wij zijn tegenover God verantwoordelijk voor de manier waarop we met Zijn voorziening omgaan. Snelkoppelingen kunnen verleidelijk zijn - maar doe geen concessies. Geef onze vijand geen voet aan de grond (Efeziërs 4:27.)
- Geloof in Gods beloften: Baseer je financiële beslissingen en planning op de beloften van Gods Woord. Vertrouw op Zijn trouw om in je behoeften te voorzien - en houd je plannen met open handen vast. Jakobus moedigt ons aan ons bewust te zijn van ons beperkte perspectief en onze plannen aan Jezus te onderwerpen (Jakobus 4:13-15.)
- Vrijgevigheid en focus op het Koninkrijk: Stimuleer binnen je kerk een cultuur van vrijgevigheid, waarin leden met vreugde geven voor Gods werk, zoals Hij hen leidt. Benadruk de eeuwige impact van investeren in Gods Koninkrijk in plaats van je uitsluitend te richten op tijdelijke zorgen. Je kerk kan een cultuur van geloofvol Bijbels rentmeesterschap bevorderen, waarin actief financieel beheer wordt gekoppeld aan afhankelijkheid van Gods voorziening: “En mijn God zal overeenkomstig Zijn rijkdom in heerlijkheid, door Christus Jezus, in al uw behoeften voorzien,” Filippenzen 4:19.
3. Draag niet alleen de last van de financiën van uw kerk.
Door anderen erbij te betrekken en de last te delen, vermindert u stress en bouwt u aan een gemeenschap waarin iedereen een rol speelt in wat God doet.
Als kerkleider is u de verantwoordelijkheid toevertrouwd om uw kerk te leiden. De verwachtingen die aan leiderschap worden gesteld, houden echter niet in dat u de financiële verantwoordelijkheden in uw eentje moet dragen. Zo heeft God het lichaam van Christus niet ontworpen.
In plaats daarvan hebt u een groep mensen nodig die samen de financiële last dragen, zoals een financiële commissie van de kerk of een raad van bestuur.
Een laatste bemoediging
Als uw kerk een auto is, heeft die een achterbank en een voorstoel.
Op de voorstoel zitten visie en waarden.
Op de achterbank zitten administratie en financiën. Als administratie en financiën niet in de auto zitten, zal het voertuig crashen. Maar als ze op de voorstoel zitten, komt u niet vooruit.
Administratie en financiën zijn van cruciaal belang, maar uiteindelijk komen ze op de tweede plaats na visie en waarden... en daarvoor krijgen we onze marsorders van Jezus:
...om aan armen het goede nieuws te verkondigen, aan gevangenen hun vrijlating bekend te maken, aan blinden herstel van hun gezichtsvermogen te geven, om onderdrukten hun vrijheid te schenken en het jaar van de gunst van de Heer uit te roepen.
Lucas 4:16-21
Voor meer ervaren inzichten van doorgewinterde predikanten...
...schrijf u in voor de nieuwsbrief van The Lead Pastor. We zouden u er graag bij hebben.